Người ta dễ dàng nghĩ rằng kế toán hoặc lưu trữ hồ sơ là một “công việc cần thiết”, được tạo ra và duy trì để đáp ứng báo cáo của chính phủ - chủ yếu là thuế.
Nhưng thực tế là ngoài việc bạn bắt buộc phải làm theo luật, hệ thống kế toán và lưu trữ hồ sơ được tạo ra để bạn đưa ra các quyết định liên quan đến khách hàng, tiếp thị, định giá và nhà cung cấp.
Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu các nhiệm vụ liên quan đến hệ thống kế toán và lưu trữ hồ sơ của một công ty, những cân nhắc về việc ai sẽ thực hiện công việc và sự khác biệt giữa một kế toán và một người ghi sổ.
Quản lý thành công một doanh nghiệp nhỏ liên quan đến việc quản lý tiền mặt của bạn. Hệ thống kế toán của bạn rất quan trọng để biết bạn có bao nhiêu tiền mặt trong ngân hàng vào mỗi buổi tối và liệu bạn có thể đáp ứng được các chi phí dự kiến của mình hay không.
Ba hoạt động chung là cần thiết để thiết lập và duy trì một hệ thống kế toán và lưu trữ hồ sơ hiệu quả.
1. Thiết lập hệ thống:Có thể thực hiện quá trình theo dõi các giao dịch và lập dự báo bằng cách sử dụng sổ ghi chép, bảng tính hoặc phần mềm kế toán.
2. Nhập giao dịch:Các giao dịch đã nhập có thể bao gồm doanh thu bán hàng, chi phí mua nguyên vật liệu, lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên, giờ làm việc, tiền thuê nhà, CNTT, bảo hiểm, đồ dùng văn phòng và các chi phí khác đã trả.
3. Báo cáo kết quả thực tế hoặc dự đoán kết quả trong tương lai:Báo cáo có thể bao gồm tình trạng của khách hàng tiềm năng, doanh số đã bán, doanh số đã thực hiện mà khách hàng chưa thanh toán, so sánh chi phí với ngân sách và cùng kỳ năm trước, tất cả các loại báo cáo thuế, báo cáo tài chính và thông tin cần thiết để đáp ứng các giao ước cho vay ngân hàng.
Khi bạn thành lập doanh nghiệp của mình, một trong những quyết định đầu tiên của bạn là xác định ai sẽ xử lý các hoạt động kế toán này. Ba lựa chọn là tự mình làm, giao cho ai đó trong nhóm của bạn thực hiện, hoặc thuê người kế toán hoặc kế toán. Thông thường, với một công ty mới thành lập, bạn là nhân viên duy nhất và quỹ có hạn nên ban đầu người sáng lập thường làm tất cả các công việc ghi sổ kế toán.
Ngay sau khi bạn có đủ tiền tùy ý, bạn có thể cân nhắc việc thuê ngoài. Điều quan trọng là phải quyết định xem việc ghi sổ sách có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của bạn hay không.
Bạn bắt đầu kinh doanh vì bạn giỏi bán hàng, phát triển ứng dụng, sản xuất sản phẩm, tư vấn hoặc bất kỳ hoạt động nào khác tạo ra doanh số bán hàng. Có giá trị hơn khi bạn dành thời gian sản xuất bán hàng hoặc làm sổ sách kế toán không? Trừ khi bạn làm trong lĩnh vực dịch vụ tài chính, nếu không kế toán không phải là thế mạnh của bạn.
Nếu bạn quyết định thuê ngoài, có hai loại chuyên gia tài chính cần xem xét:một kế toán công được chứng nhận (CPA) và một nhân viên kế toán. Mỗi người có các kỹ năng và tỷ lệ rất khác nhau, và bạn sẽ muốn giữ lại cả hai, nhưng cho các nhiệm vụ khác nhau.
CPA đã được hội đồng kiểm tra của tiểu bang chứng nhận là đã đáp ứng các yêu cầu pháp lý của tiểu bang. Những chuyên gia này được quy chế trao một số trách nhiệm nhất định, chẳng hạn như khả năng xác nhận các báo cáo tài chính và có thể phải chịu trách nhiệm về những hành vi sai trái nghề nghiệp.
Kế toán, giống như bác sĩ và các chuyên gia khác, vừa là nhà tổng quát vừa là nhà chuyên môn. Các chuyên ngành kế toán bao gồm kế toán thuế, mua bán và sáp nhập, và các tổ chức phi lợi nhuận. Bạn cần tìm phù hợp với nhu cầu của bạn; lúc đầu, đây chủ yếu là công việc kế toán tổng hợp,
Tùy thuộc vào thị trường và mức độ phức tạp của công việc, CPA có thể tính phí $ 100 đến $ 300 một giờ. Vì vậy, hợp lý nhất nếu chỉ thuê một kế toán cho các dự án phức tạp hoặc có giá trị cao, chẳng hạn như báo cáo tài chính hàng quý (đặc biệt nếu bạn được yêu cầu cung cấp cho ngân hàng hoặc theo hợp đồng chính phủ), hồ sơ thuế, đang thực hiện hoặc trường hợp -dịch vụ tư vấn cụ thể hoặc phần tài chính trong kế hoạch kinh doanh của bạn. Cho đến khi công ty của bạn đạt được doanh số vài triệu đô la, sẽ tiết kiệm hơn nếu thuê ngoài những công việc này thay vì có một kế toán toàn thời gian.
Để tìm CPA, tốt nhất là truyền miệng. Ngoài ra, hãy xem hai trang này CPAdirectory (www.cpadirectory.com) và Hiệp hội Kế toán Quốc gia (www.nsacct.org/).
Việc thực hiện các hoạt động cơ bản hàng ngày là tốt nhất nên giao cho nhân viên kế toán. Những công việc này bao gồm thu thập bảng chấm công của nhân viên, gửi hóa đơn đặt hàng để bạn thanh toán, thu tiền thanh toán của khách hàng, lập bảng sao kê tiền gửi ngân hàng và nhập tất cả thông tin giao dịch vào hệ thống kế toán và lưu trữ hồ sơ của bạn.
Tùy thuộc vào thị trường và nhiệm vụ được giao, nhân viên kế toán tính phí từ 25 đến 35 đô la một giờ. Nhiều doanh nghiệp nhỏ giữ lại một nhân viên kế toán bán thời gian để giúp thiết lập hệ thống kế toán của họ và nhập tất cả các giao dịch, cho đến khi sự phát triển kinh doanh chứng minh vị trí toàn thời gian. Ngay cả khi bạn quyết định tự mình ghi sổ kế toán, bạn vẫn có thể muốn người kế toán giúp bạn thiết lập hệ thống kế toán.
Nhân viên kế toán có kiến thức về các doanh nghiệp tương tự khác sẽ biết loại doanh thu và chi phí nào tiêu biểu trong ngành của bạn để theo dõi và báo cáo, do đó tiết kiệm thời gian nghiên cứu và đảm bảo hệ thống của bạn được thiết lập hiệu quả nhất.
Để tìm một nhân viên kế toán, hãy hỏi nhân viên kế toán về các đề xuất của những người kế toán mà họ đã từng làm việc và kiểm tra. Bạn cũng có thể đặt quảng cáo trên báo địa phương của mình, trên Craigslist hoặc các diễn đàn khác như vậy, hoặc truy cập Học viện Kế toán Chuyên nghiệp Hoa Kỳ.
Cân nhắc việc thuê nhân viên kế toán và / hoặc người kế toán thuê ngoài nếu bạn không có thời gian, kỹ năng hoặc khả năng làm công việc này. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, đây không phải là tình huống bạn thuê những người này và sau đó quên mất chủ đề. Đó là công ty của bạn, và báo cáo tài chính là của bạn. Khi bạn xuất trình báo cáo tài chính cho ngân hàng, khai thuế, nộp hóa đơn cho quan chức mua sắm chính phủ hoặc bất kỳ hình thức sử dụng nào khác như vậy, bạn sẽ là người ký tài liệu.
Do đó, bạn sẽ cần một số hiểu biết về những gì được bao gồm. Xem lại các tài liệu quan trọng và yêu cầu giải thích nếu có điều gì không rõ ràng.
Bài học chính: