Kế toán kép là cơ sở để ghi chép các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán bút toán kép sử dụng các Mục nhập để ghi lại các giao dịch đó. Các mục nhập đó có hai phần chính là “Nợ” và “Có”.
Hiểu biết thực tế về ghi nợ và ghi có này là điều cần thiết để duy trì sổ sách kế toán. Các Khoản Nợ và Tín dụng cho biết tình hình tài chính của một doanh nghiệp.
Mọi giao dịch tiền tệ đều có hai bên liên kết với họ, đó là Người nhận và Người cho hay nói một cách dễ hiểu là Người mua và Người bán. Nhưng trước tiên, chúng ta cần biết ảnh hưởng của ghi nợ và ghi có trong hệ thống kế toán bút toán kép.
Ghi Nợ là bút toán ghi tăng tài khoản tài sản và tài khoản chi phí. Nó cũng làm giảm nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu.
Tín dụng là một bút toán kế toán làm tăng tài khoản nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu đồng thời làm giảm tài khoản tài sản và chi phí.
Vị trí của ghi nợ và tín dụng:
Các khoản Nợ và Có trong hệ thống kế toán bút toán kép được ghi theo định dạng “T” của sổ cái.
Các khoản Nợ nằm ở phía bên trái của chữ “T.”
Tín dụng nằm ở phía bên phải của chữ “T.”
Khi bạn có được hình thức này, bước tiếp theo là phân loại giao dịch thành các khía cạnh ghi nợ và tín dụng. Thách thức thực sự là biết được phần nào của giao dịch là ghi nợ hay ghi có.
Hệ thống nhập kép sử dụng Mục nhập Nhật ký, còn được gọi là “Mục nhập theo thứ tự thời gian” để ghi lại các giao dịch. Nhập Nhật ký là bước ghi đầu tiên trong hệ thống Nhập kép. Định dạng cho một mục nhập nhật ký là:
Nợ A / c Nợ (ghi lại khía cạnh ghi nợ của giao dịch)
Để ghi có A / c (trong đó khía cạnh tín dụng của giao dịch được ghi lại)
Mục ghi Nợ nằm cạnh ký quỹ và mục nhập ghi có cách ký quỹ vài khoảng trắng.
Các nghiệp vụ kế toán được phân loại theo các nhóm sau:
1. Tài khoản vốn chủ sở hữu
2. Tài khoản tài sản
3. Tài khoản nợ phải trả
4. Tài khoản chi phí
5. Tài khoản thu nhập.
Phương pháp ghi nợ và ghi có khác nhau đối với từng thủ trưởng kế toán.
Tài khoản Nợ phải trả cho biết khoản nợ của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp và tổ chức tài chính khác. Nợ phải trả được phân loại thành Nợ dài hạn và Nợ ngắn hạn hoặc ngắn hạn. Ví dụ về các khoản nợ dài hạn là vay ngân hàng, trả nợ thế chấp, v.v. Ví dụ về các khoản nợ ngắn hạn là các khoản phải trả, các khoản chưa thanh toán, v.v. Khoản đầu tư của chủ sở hữu hoặc chủ doanh nghiệp vào doanh nghiệp cũng là nghĩa vụ đối với doanh nghiệp.
Tài khoản vốn chủ sở hữu là tổng hợp các tài sản của chủ sở hữu trong doanh nghiệp, như cổ phiếu và thu nhập giữ lại.
Các tài khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được ghi nhận theo cách thức giống nhau trong hệ thống kế toán bút toán kép. Sự gia tăng vốn chủ sở hữu và nợ phải trả là các khoản ghi có được ghi ở bên phải của định dạng “T” của sổ cái, và phần giảm vốn chủ sở hữu và nợ phải trả là các khoản ghi nợ được ghi ở bên trái của định dạng “T” của sổ cái.
Ví dụ:
Một giao dịch liên quan đến tài khoản nợ phải trả:
Doanh nghiệp có các khoản phải trả $ 5000, là khoản phải trả và nợ ngắn hạn. Khi thanh toán, mục nhật ký sẽ là
Tài khoản Phải trả A / C Nợ $ 5000
Chuyển tiền mặt A / C $ 5000
Khi nghĩa vụ của các khoản phải trả giảm xuống, nó sẽ được ghi nợ và số dư tiền mặt cũng giảm do tiền mặt đã được sử dụng để thanh toán.
Nếu chủ sở hữu mang thêm vốn 25.000 đô la vào doanh nghiệp, mục nhập nhật ký sẽ như sau:
Tiền mặt A / C dr $ 25,000
Đối với vốn chủ sở hữu A / C $ 25,000
Có một dòng tiền mặt, đó là một tài khoản tài sản. Số dư tài khoản vốn chủ sở hữu cũng tăng lên và do đó được ghi có.
Tài khoản tài sản cho biết giá trị tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Cũng giống như nợ phải trả, tài sản cũng được phân biệt là Tài sản lưu động và Tài sản dài hạn. Ví dụ về tài sản lưu động là cổ phiếu, hàng tồn kho, v.v. Ví dụ về tài sản dài hạn, đảo, máy móc, tòa nhà, v.v. Các tài sản được hiển thị ở bên phải của Bảng cân đối kế toán.
Người ta phải nhớ rằng các khoản ghi nợ được ghi ở phía bên trái của tài khoản “T” và các khoản tín dụng được hiển thị ở phía bên phải.
Theo các nguyên tắc vàng của kế toán, tăng tài sản được ghi nợ và giảm tài sản được ghi có. Vì vậy, nếu có sự gia tăng của một tài sản, thì đó là một khoản ghi nợ và giảm tài sản có nghĩa là tín dụng.
Ví dụ về tài khoản tài sản:
Doanh nghiệp bán kho hàng của mình với giá 40.000 đô la và tiền mặt đã được nhận. Mục nhật ký cho giao dịch này sẽ là:
Tiền mặt A / C dr $ 40.000
Đến kho A / c $ 40.000
Tăng tiền mặt là tài sản lưu động nên ghi nợ, giảm tài sản cố định ghi có.
Một doanh nghiệp đã mua hàng tồn kho trị giá 10.000 đô la để sản xuất. Mục nhật ký cho giao dịch này là:
Hàng tồn kho A / C dr $ 10.000
Chuyển tiền mặt A / C $ 10.000
Khi A / C hàng tồn kho tăng lên, nó sẽ là một bút toán ghi nợ, và giảm A / C tiền mặt sẽ là một bút toán ghi có.
Các tài khoản chi phí là một phần của báo cáo lãi và lỗ, còn được gọi là báo cáo thu nhập. Tài khoản chi phí bao gồm toàn bộ chi phí hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm nhiều loại tài khoản. Khi hạch toán tài khoản chi phí, ghi tăng chi phí là ghi nợ, ghi giảm chi phí.
Khi ghi vào sổ cái, các khoản ghi nợ ở bên trái thể hiện sự tăng lên của tài khoản chi phí và các khoản ghi có ở bên phải thể hiện sự giảm xuống của tài khoản chi phí.
Ví dụ về tài khoản chi phí:
Doanh nghiệp đã mua văn phòng phẩm trị giá $ 1000 và bút toán cho giao dịch này sẽ là:
Văn phòng phẩm A / C Nợ $ 1000
Chuyển tiền mặt A / C $ 1000
Mua văn phòng phẩm là một khoản chi phí và Văn phòng phẩm A / C là một tài khoản chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tài khoản tiền mặt là một tài sản. Tài khoản văn phòng phẩm tăng lên là ghi nợ và giảm số dư tiền mặt là ghi có.
Tài khoản thu nhập bao gồm doanh thu nhận được từ các hoạt động của doanh nghiệp. Thu nhập bao gồm cả tiền mặt và bán tín dụng. Các nguồn thu nhập khác cũng có thể là từ các khoản đầu tư. Khoản giảm tài khoản thu nhập là ghi nợ và tăng tín dụng.
Ở định dạng “T”, các khoản tăng của tài khoản thu nhập được ghi ở bên có hoặc bên phải, và các khoản giảm trong tài khoản thu nhập được ghi có ở bên nợ hoặc bên trái.
Ví dụ về tài khoản thu nhập:
Một khoản tiền mặt trị giá 10.000 đô la đã được thực hiện trong quá trình kinh doanh. Mục nhật ký cho giao dịch này sẽ là:
Tiền mặt A / C Nợ $ 10.000
Để bán hàng A / C $ 10.000
Có sự gia tăng trong tài khoản tài sản, viz Tiền mặt, đó là một khoản ghi nợ, và có sự gia tăng doanh thu bán hàng, do đó, nó là một khoản ghi có.
Đây là các quy tắc áp dụng ghi nợ và tín dụng cho các giao dịch của một doanh nghiệp. Năm tài khoản này là một phần của phương trình kế toán mở rộng. Những quy tắc đơn giản này giúp kế toán phân tích các khía cạnh ghi nợ và ghi có của giao dịch và ghi lại chúng một cách hiệu quả.