Hệ thống phần mềm trực tuyến giúp chúng tôi kinh doanh tốt và tốt. Chúng đảm bảo hợp lý hóa nhiều khía cạnh thiết yếu của công ty, từ tài khoản, quản lý, tiếp thị và kiểm soát hàng tồn kho, trong số nhiều khía cạnh khác. Việc sử dụng hệ thống kiểm kê thuộc bất kỳ loại nào là bắt buộc, đặc biệt là trong một tổ chức sẽ xử lý các mặt hàng vật chất thuộc nhiều loại khác nhau trong mô-đun kinh doanh của họ.
Việc không có bất kỳ loại kiểm soát hàng tồn kho nào trong hoạt động kinh doanh sẽ dẫn đến sự hỗn loạn hoàn toàn trong việc tiếp nhận, dự trữ và bán các mặt hàng, vốn là một phần không thể thiếu của công ty. Do đó, bạn cần theo dõi mọi khía cạnh để không có mặt hàng nào đi vào hoặc đi ra ngoài mà không thông qua hồ sơ thích hợp.
Trước đây các mặt hàng được theo dõi bằng cách kiểm soát hàng tồn kho định kỳ nhưng sau khi máy tính ra đời vào năm 1970, phần mềm đã thay đổi mọi thứ. Sự ra đời của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn có một số vấn đề và sai sót.
Nhược điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn đã đi trước mặc dù có lợi thế ngang bằng hoặc nhiều hơn bằng cách sử dụng các hệ thống như vậy. Một số trong số chúng được liệt kê dưới đây, nhưng điều đó không có nghĩa là nhược điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sẽ lớn hơn những lợi ích. Có nhiều cái sau hơn là cái trước, do đó sử dụng nó sẽ có lợi hơn.
Nhược điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn được liệt kê bên dưới.
Sử dụng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn đảm bảo lưu trữ hồ sơ nhanh chóng và dễ dàng các mặt hàng khác nhau trong kho trong bất kỳ tổ chức nào. Vấn đề, với một hệ thống như vậy, là khi bạn mất một vật phẩm vì bất kỳ lý do gì hay lý do khác. Trừ khi kiểm tra thực tế, bạn có thể phát hiện ra điểm bất thường.
Trong hệ thống kiểm kê định kỳ, có tiến hành kiểm kê thực tế để khớp số lượng tồn kho thực tế với số lượng hàng hóa trên sổ sách, điều này là bắt buộc. Nhưng trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, không yêu cầu trừ khi được thực hiện một cách chủ động, đó là khi bất kỳ tổn thất nào sẽ được phát hiện. Bạn có thể coi đây là nhược điểm đáng kể của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Tương tự đối với sự cố cũng vậy, nếu chúng không được điều chỉnh ngay lập tức vào hệ thống. Nếu bất kỳ vật phẩm nào bị hỏng và không thể bán được hoặc sử dụng được, thì vật đó nên được loại bỏ và hồ sơ được sửa lại cho phù hợp. Nếu bất kỳ mục nào bị hỏng và bị loại bỏ một cách kín đáo và không được điều chỉnh vào hệ thống, nó sẽ vẫn như vậy, trừ khi bạn kiểm tra thực tế. Đây là một nhược điểm lớn trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Nếu chúng tôi không phát hiện hoặc bắt giữ hành vi trộm cắp tại thời điểm các mặt hàng đó ra khỏi nhà kho hoặc các cửa hàng, nó sẽ vẫn không được tính đến. Điều đó cũng sẽ chỉ đi vào miền của người quản lý khi được kiểm tra thực tế. Các công ty lớn thực hiện các quy trình nghiêm ngặt để ngăn chặn hành vi trộm cắp và sử dụng nhiều loại kiểm soát tại các điểm lối ra vật lý. Đây cũng là một bất lợi đáng kể trong hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Mọi mặt hàng trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn cần phải có “mã vạch” hoặc thẻ để đảm bảo có thể quét được. Nếu một lỗi xảy ra trong hệ thống quét khi mặt hàng được đưa vào hoặc đi ra, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sẽ không thể phát hiện ra nó. Đây là một nhược điểm khác của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Cần có một sự sao lưu rất hợp lý và hiệu quả đối với hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Nếu một hệ thống như vậy không được triển khai, việc phát hiện và theo dõi hàng tồn kho không phù hợp sẽ không được chủ động phát hiện. Đây là một vấn đề chính khác và nhược điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.
Một nhược điểm chính khác của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn bởi vì bất kỳ phần mềm nào bạn triển khai sẽ sử dụng internet. Chúng tôi biết rằng ngay cả những hệ thống an ninh hàng đầu của Mỹ, bọn tội phạm cũng đã vi phạm. Không có giới hạn cho những cá nhân vô đạo đức nếu họ cố gắng để hack và xâm nhập. Khi trực tuyến, tính dễ bị tổn thương của bạn sẽ tăng lên, điều này sẽ không xảy ra nếu bạn sử dụng hệ thống theo dõi cổ phiếu cũ trong “thẻ kho”.
Mặc dù có những ưu điểm trong mọi hệ thống, nhưng cũng sẽ có những nhược điểm. Không sử dụng các hệ thống trực tuyến không phải là vấn đề. Ngày nay, chúng ta có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp để ngăn chặn tình hình, nhưng chúng ta biết rằng “thế giới không hoàn hảo”.
<
>> Bài tiếp theo - Ưu điểm của Khoảng không quảng cáo vĩnh viễn
