Trong một môi trường kinh doanh, nơi hàng hóa vật chất đang được bán hoặc mua, điều cần thiết là phải có một hệ thống quản lý hàng tồn kho. Các hệ thống quản lý hàng tồn kho này chia thành hai loại chính, được gọi là hệ thống vĩnh viễn và hệ thống định kỳ. Hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn là các phương pháp khác nhau để theo dõi số lượng hàng hóa có trong tay.
Hệ thống kiểm kê định kỳ dựa vào số lượng hàng tồn kho không thường xuyên hoặc kịp thời để xác định mức độ tồn kho và giá vốn hàng bán (COGS). Theo kiểm kê định kỳ, tài khoản hàng tồn kho và tài khoản giá vốn hàng bán được cập nhật kịp thời - có thể là mỗi tháng một lần, mỗi quý một lần hoặc một năm một lần.
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn theo dõi liên tục số dư hàng tồn kho và yêu cầu lưu giữ nhiều hồ sơ hơn để duy trì. Bất cứ khi nào một sản phẩm được nhận hoặc bán, các bản cập nhật sẽ được thực hiện tự động. Các giao dịch mua và trả lại được ghi nhận ngay lập tức trong tài khoản hàng tồn kho. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn sử dụng công nghệ kỹ thuật số để theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực.
Khi nói đến hệ thống tuần hoàn, các ghi chép liên quan đến giá vốn hàng bán được tính vào các bút toán Nhật ký chung. Tuy nhiên, hệ thống vĩnh viễn sẽ cập nhật các tài khoản trong suốt thời gian của kỳ kế toán.
Một sự khác biệt khác giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ là việc mua hàng. Khi bạn xem xét một hệ thống định kỳ, một mục nhập duy nhất được đưa vào tài khoản mua hàng và tổng số tiền mua hàng. Mặt khác, hệ thống vĩnh viễn sẽ ghi lại tổng lượng hàng đã mua, cùng với việc ghi lại tổng số đơn vị đã được mua.
Khi sử dụng hệ thống tuần hoàn, một mục nhập duy nhất là số tiền bán được và hàng hóa phản ánh điều đó. Nhưng khi nói đến một hệ thống vĩnh viễn, hai mục nhập sẽ được ghi lại. Mục nhập đầu tiên sẽ đề cập đến số tiền bán hàng và mục nhập thứ hai sẽ đề cập đến giá vốn hàng bán.
> Giá vốn hàng bán trong Hệ thống kiểm kê hàng năm và định kỳ
Hệ thống định kỳ sẽ tính giá vốn hàng bán khi việc nhập kho diễn ra bằng cách tính như đã đề cập ở trên. Sau đó, một số tiền duy nhất nhập vào đặt phòng. Nhưng khi nói đến hệ thống vĩnh viễn, giá vốn hàng bán cập nhật tại mỗi thời điểm bán hàng được thực hiện.
Trong hệ thống định kỳ, hãy nhập các mục kết thúc để thể hiện giá vốn hàng bán. Điều này giúp bạn hiểu những gì còn lại trong tay của bạn. Tuy nhiên, một hệ thống vĩnh viễn sẽ cập nhật các tài khoản liên tục. Do đó, sẽ không có mục kết thúc nào được ghi lại.
Khi nói đến một hệ thống định kỳ, các giao dịch không được đăng nhập ở cấp độ đơn vị. Do đó, việc điều tra các giao dịch có liên quan đến sai sót trong hàng tồn kho là khá khó khăn. Tuy nhiên, một hệ thống vĩnh viễn sẽ ghi lại mọi giao dịch trên mỗi đơn vị khoảng không quảng cáo, điều này giúp bạn hiểu được các lỗi.
Sự khác biệt cuối cùng giữa hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ là về tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho. Các chỉ số tài chính đóng một vai trò quan trọng khi quyết định sự thành công của một sản phẩm. Tuy nhiên, hệ thống định kỳ không cung cấp ý tưởng rõ ràng về cách tính tỷ lệ luân chuyển cổ phiếu. Nó sẽ chỉ ghi lại giá vốn hàng bán trong các khoảng thời gian. Tuy nhiên, một hệ thống vĩnh viễn sẽ có thể cung cấp cho bạn cái nhìn chính xác về dữ liệu kho tại mọi thời điểm.
Những điểm khác biệt chính này làm rõ ràng rằng hệ thống kiểm kê vĩnh viễn vượt trội hơn hẳn so với hệ thống kiểm kê định kỳ. Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn ngày nay được ưa chuộng hơn so với hệ thống kiểm kê định kỳ cũ. Tuy nhiên, một hệ thống định kỳ có thể hoạt động trong trường hợp số lượng hàng tồn kho rất nhỏ. Trong trường hợp đó, bạn không cần hồ sơ kho chi tiết và bạn có thể xem xét nó một cách trực quan.
<
>> Bài tiếp theo - Nhược điểm của Khoảng không quảng cáo vĩnh viễn