Tranh chấp thường là một trở ngại mà một doanh nghiệp phải đối mặt mọi lúc mọi nơi. Có nhiều loại tranh chấp như tranh chấp chất lượng, tranh chấp hóa đơn, tranh chấp giao hàng, tranh chấp quản trị, và nhiều loại tranh chấp khác. Trong tất cả những điều này, tranh chấp hóa đơn xảy ra thường xuyên hơn. Các doanh nghiệp nhỏ hầu hết phụ thuộc vào dòng tiền được tạo ra từ các hóa đơn của họ, do đó, một hóa đơn bị tranh chấp có thể dẫn đến sự tắc nghẽn trong hoạt động kinh doanh.
Tranh chấp hóa đơn là khi khách hàng từ chối thanh toán số tiền được trích dẫn của hóa đơn với lý do có sự khác biệt. Sự khác biệt có thể là một trong những nguyên nhân sau:
Tranh chấp này xảy ra khi có sản phẩm không phù hợp. Kỳ vọng của khách hàng và việc cung cấp sản phẩm của doanh nghiệp sẽ không khớp với nhau. Vì vậy, khách hàng sẽ từ chối thanh toán số tiền báo giá với lý do này. Đôi khi, ngay cả khi khách hàng đã đặt mua sản phẩm đó ban đầu, họ có thể có xu hướng thay đổi quyết định, do đó, việc ghi chép kỹ lưỡng các cuộc trò chuyện giữa khách hàng và nhà cung cấp có thể giúp giải quyết tranh chấp này.
Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, một thông lệ phổ biến là lập hóa đơn cho khách hàng về thời gian của họ. Vì vậy, nhà cung cấp dịch vụ phải thông báo trước cho khách hàng rằng họ sẽ bị tính phí vào thời gian đó. Tranh chấp về hóa đơn có thể xảy ra khi khách hàng từ chối trả tiền cho thời gian mà doanh nghiệp đã dành cho họ. Một bảng chấm công được ghi lại sẽ giải quyết loại tình huống này.
Thông thường nhất, loại tranh chấp hóa đơn này là phổ biến nhất vì khách hàng và nhà cung cấp sẽ mặc cả về vấn đề giá tính cho dịch vụ hoặc sản phẩm. Vấn đề này thường được giải quyết khi khách hàng và nhà cung cấp đạt được giải pháp thân thiện bằng cách nói chuyện trực tiếp. Nếu không, có thủ tục tranh chấp hóa đơn tùy chọn.
Theo luật tranh chấp hóa đơn ở hầu hết các quốc gia, nhà cung cấp phải được thông báo về sự khác biệt trước 21 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn. Khách hàng nên gửi một email có đính kèm hóa đơn cho nhà cung cấp với lý do từ chối thanh toán cho hóa đơn. Nếu khách hàng đã nói chuyện với một người, thì ngày giao tiếp, vị trí của người đó và chi tiết của cuộc trò chuyện phải được bao gồm.
Bước tiếp theo là chỉnh sửa hóa đơn, trong đó khách hàng phải đính kèm hóa đơn với thư trả lại hóa đơn nêu rõ lý do trả lại và dự kiến sửa chữa từ phía nhà cung cấp. Khách hàng phải giữ một bản sao của lá thư và hóa đơn này. Có nhiều lỗi lập hóa đơn mà doanh nghiệp nên tránh trước khi gửi cho khách hàng của họ.
Sau khi nhận được hóa đơn, nhà cung cấp có thể bắt đầu hành động khắc phục hậu quả đối với tranh chấp hóa đơn .
Mọi doanh nghiệp nên lưu giữ hồ sơ của tất cả các email và các thư từ khác cùng với các chi tiết hóa đơn về thời gian, chi phí và các yếu tố khác. Hồ sơ này sẽ giúp ích trong trường hợp khách hàng phát sinh tranh chấp về hóa đơn. Hồ sơ sẽ hoạt động như bằng chứng khi nhà cung cấp bác bỏ yêu cầu của khách hàng.
Sự thiếu rõ ràng trong các điều khoản thanh toán thường dẫn đến tranh chấp hóa đơn. Một trong những cách hiệu quả để xử lý tình huống này là ghi rõ các điều khoản bán hàng trong mỗi hóa đơn. Gửi lời nhắc cho khách hàng khi ngày đến hạn thanh toán có thể đảm bảo thanh toán kịp thời.
Báo giá hoặc ước tính không phải là hóa đơn. Hóa đơn là nơi khách hàng được lập hóa đơn và báo giá cung cấp một ước tính sơ bộ về giá sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc gửi báo giá hoặc ước tính sẽ giúp nhà cung cấp biết chính xác kỳ vọng của khách hàng và bằng cách nhận được sự chấp thuận của họ đối với báo giá, nhà cung cấp có thể giảm thiểu rủi ro về các hóa đơn bị tranh chấp.
Khi nhận được hóa đơn bị tranh chấp, điều đó không nhất thiết có nghĩa là khách hàng đúng và nhà cung cấp sai hoặc ngược lại. Khi thảo luận vấn đề, nhà cung cấp phải giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của họ để tránh sự leo thang của vấn đề. Bằng cách nghiên cứu tất cả các sự kiện một cách cẩn thận, sẽ dễ dàng hơn nhiều để đạt được một giải pháp thân thiện. Trong trường hợp xảy ra lỗi, nhà cung cấp nên chấp nhận và thực hiện các biện pháp khắc phục vì nó giúp xây dựng lòng tin.
Đầu tư vào phần mềm xuất hóa đơn tốt sẽ tốt cho doanh nghiệp. Có rất nhiều phần mềm lập hóa đơn có sẵn trên thị trường như ZapERP sẽ tự động tính toán và gửi hóa đơn cho khách hàng. Phần mềm có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi xảy ra tranh chấp về hóa đơn. ZapERP có các tính năng mà bạn có thể thiết kế các mẫu Lập hóa đơn của riêng mình hoặc sử dụng các mẫu tùy chỉnh có sẵn.
Quản lý hóa đơn và hóa đơn trở nên dễ dàng hơn với ZapERP. Tận hưởng sự tích hợp mạnh mẽ của ZapERP với Xero và trải nghiệm hóa đơn Thương mại điện tử và quản lý hóa đơn dễ dàng hơn. Tất cả các hóa đơn và thanh toán của Xero có thể được quản lý tốt với phần mềm này. Đăng ký miễn phí!
Điểm mấu chốt:
Giải quyết vấn đề hóa đơn bị tranh chấp là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt. Giải quyết chúng một cách nhanh chóng có thể giúp lấy lại dòng tiền và lấy được lòng tin của khách hàng. Bằng cách đề cập rõ ràng các điều khoản và điều kiện và theo dõi thường xuyên, doanh nghiệp có thể mong đợi các khoản thanh toán đúng hạn từ khách hàng và cũng giảm thiểu rủi ro tranh chấp hóa đơn.
Những người bạn của chúng tôi từ Hubstaff cũng có một số bài viết thú vị về "11 cách Doanh nghiệp của bạn có thể thu lợi từ Kết cấu địa lý". Khá hữu ích nếu bạn muốn ràng buộc lực lượng lao động của mình với việc lập hóa đơn.
Tín dụng hình ảnh:
Máy tẩy tiền
WikiHow
Dịch vụ kinh doanh