“Sự dịch chuyển kiến tạo do COVID-19 gây ra đã thay đổi‘ công việc ’từ một danh từ thành một động từ. Từ một nơi, chúng tôi đã đến một công việc mà chúng tôi làm, bất kể địa điểm. " - Joe Brady, Giám đốc điều hành - Châu Mỹ, The Instant Group
Các công ty ngày nay đang phải đối mặt với áp lực to lớn từ các nhân viên hiện tại và tương lai trong việc đưa ra các sắp xếp làm việc linh hoạt hơn và có nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết. Trong khi sự chuyển đổi đột ngột sang làm việc từ xa do đại dịch COVID-19 gây ra ban đầu rất hỗn loạn, làm việc tại nhà (WFH) đã chứng tỏ khả năng hơn nhiều so với dự kiến của hầu hết mọi người. Các công ty — và toàn bộ ngành — trước đây chưa xem xét việc áp dụng các chính sách như vậy, hiện đang xem xét việc biến chúng thành vĩnh viễn để thu hút và giữ chân nhân viên.
Giờ đây, chúng tôi đã vượt qua phần lớn các rào cản về văn hóa và công nghệ để làm việc tại nhà, biên giới hợp lý tiếp theo là làm việc từ mọi nơi (WFA). Mức độ tự do và linh hoạt này đã từng được coi là một điều tưởng tượng. Nhưng giờ đây, với bối cảnh của Sự từ chức lớn và việc mở lại biên giới toàn cầu, việc có hay không cung cấp cho nhân viên tùy chọn làm việc từ bất kỳ đâu sẽ là điều quan tâm hàng đầu đối với nhiều nhà tuyển dụng — và nhân viên — vào năm 2022.
Các rào cản chính để làm việc từ bất cứ đâu là các vấn đề pháp lý và thuế. Những rủi ro chính bao gồm tuân thủ thuế (đối với nhân viên và người sử dụng lao động), lo ngại về nhập cư, luật việc làm địa phương và các vấn đề về bảo mật dữ liệu. Mặc dù những rủi ro này ban đầu có vẻ khó khăn nhưng chúng có thể được quản lý. Các công ty lớn, như Spotify và Revolut, đã có các chính sách của WFA. Những chính sách như vậy không nhất thiết mang lại cho nhân viên sự tự do tuyệt đối. Thay vào đó, chúng có thể được thiết kế để cung cấp cho người lao động một mức độ linh hoạt nhất định, đồng thời áp đặt các giới hạn chiến lược để giảm thiểu rủi ro.
Tôi đã làm việc trên khắp EMEA, APAC và Hoa Kỳ và đã dành một khoảng thời gian đáng kể cho bản thân mình với tư cách là một nhân viên từ xa chạy nước kiệu trên toàn cầu. Tôi là nhân viên kế toán điều lệ và đã đảm nhiệm các vai trò cấp cao cho các công ty đa quốc gia toàn cầu, cho phép tôi đi đến hơn 150 địa điểm. Tôi đã trực tiếp trải nghiệm những thách thức khi giải quyết các vấn đề phức tạp về thuế doanh nghiệp, thuế cá nhân và luật việc làm trên nhiều khu vực pháp lý.
Tôi và gia đình nhận thấy làm việc từ bất cứ đâu để thay đổi cuộc sống. Con gái 5 tuổi của tôi đã sống ở bốn quốc gia và đi du lịch hơn 20. Có thể làm việc từ bất cứ đâu cho phép chúng tôi thực sự hòa mình vào các nền văn hóa khác nhau và theo đuổi đam mê của mình theo những cách mà chúng tôi không bao giờ có được trong những kỳ nghỉ ngắn ngày. Cách làm việc mới này đã truyền cảm hứng cho tôi thành lập công ty của riêng mình:Bây giờ tôi tư vấn cho các tập đoàn và cá nhân về cách biến WFA thành hiện thực.
Vì WFA là một lĩnh vực chính sách mới và đang phát triển liên quan đến các quy định từ rất nhiều quốc gia, nên vẫn còn nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời. Điều đó nói lên rằng, các nhà tuyển dụng đang xoay sở để tiến về phía trước và đưa ra quyết định mặc dù có một số mơ hồ. Cách đơn giản nhất — và có lẽ là tốt nhất — để đánh giá rủi ro và phần thưởng của việc đưa ra chính sách WFA là thông qua lăng kính của một khuôn khổ ROI toàn diện. Loại phân tích này có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc áp dụng chính sách WFA có phải là lựa chọn phù hợp cho tổ chức của bạn hay không và giúp bạn tối ưu hóa chính sách cho mức độ chấp nhận rủi ro của mình.
Tôi đã đề cập đến áp lực ngày càng tăng mà các nhà tuyển dụng đang phải đối mặt từ nhân viên để họ làm việc không chỉ từ xa mà ngày càng tăng từ mọi nơi. Bạn có thể hỏi:Sự khác biệt chính xác là gì?
WFH đề cập đến những nhân viên toàn thời gian mà công ty cho phép họ làm việc từ xa, thường là từ sự thoải mái tại nhà của họ. Các chính sách của WFH thường áp dụng cho những người lao động ở trong một quốc gia và có thể chọn làm việc tại “nhà” một phần hoặc toàn bộ thời gian.
Các chính sách của WFA là khác nhau. Họ cho phép nhân viên làm việc từ xa ở nước ngoài trên cơ sở tạm thời, thường trong hơn bảy ngày nhưng ít hơn 365. Thời lượng trong phạm vi này rơi vào vùng xám hợp pháp ở nhiều quốc gia. Những đợt lưu trú này dài hơn so với chuyến đi công tác thông thường nhưng không yêu cầu thay đổi nơi cư trú vĩnh viễn.
Mặc dù WFA không phải là một khái niệm mới đối với một số người (bao gồm cả tôi), nhưng nó là một cái gì đó thường xuyên vượt qua các vết nứt quy định. Tuy nhiên, khi ngày càng có nhiều người tham gia vào hàng ngũ của WFA, việc cư trú tạm thời có khả năng phải chịu sự giám sát chặt chẽ hơn về mặt quy định và thực thi nghiêm ngặt hơn. Bối cảnh thay đổi này là tất cả lý do để phát triển một chính sách WFA được thiết kế tốt nhằm bảo vệ công ty của bạn khỏi các rủi ro về tuân thủ pháp luật và thuế.
Cả dữ liệu cứng và bằng chứng giai thoại mạnh mẽ đều chỉ ra rằng việc cho phép nhân viên làm việc từ xa có thể mang lại lợi ích cụ thể cho người sử dụng lao động, giúp họ thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu, tăng sự hài lòng và năng suất của nhân viên, đồng thời giảm nhu cầu và chi phí văn phòng. Các nhà tuyển dụng cung cấp vĩnh viễn tùy chọn WFA sẽ thu được lợi ích bổ sung từ việc tiếp cận với nhóm nhân tài toàn cầu. Công ty phần mềm GitLab ước tính lợi ích ròng mà họ nhận được khi trở thành một công ty hoàn toàn ở xa là 18.000 đô la cho mỗi công nhân mỗi năm.
Ngay cả trước khi xảy ra đại dịch, nghiên cứu học thuật từ các trường đại học hàng đầu cho rằng việc cho phép làm việc từ xa có thể tăng năng suất của nhân viên. Một nghiên cứu năm 2013 do giáo sư kinh tế Nicholas Bloom của Stanford dẫn đầu cho thấy rằng việc chuyển đổi từ công việc văn phòng truyền thống sang làm việc tại nhà dẫn đến năng suất của nhân viên tăng 13%. Một nghiên cứu quan sát sau đó do các giáo sư từ Đại học Harvard và Đại học Northeastern thực hiện cho thấy việc cho phép nhân viên chuyển từ WFH sang WFA dẫn đến tăng năng suất thêm 4,4%.
Thông điệp từ nhân viên rất rõ ràng và nhất quán:Sắp xếp công việc không linh hoạt là một trong những lý do chính khiến họ rời bỏ công việc. Trong một cuộc khảo sát gần đây từ GoodHire, 74% người được hỏi cho biết họ cần một số hình thức sắp xếp làm việc từ xa để ở lại công việc hiện tại của họ.
Ngày càng có nhiều bằng chứng cho thấy rằng nhiều công nhân thậm chí sẵn sàng giảm lương cho lựa chọn làm việc từ xa trên cơ sở cố định. Mặc dù số tiền khác nhau tùy theo nguồn, nhưng nhìn chung, hầu hết những người được khảo sát đều nói rằng họ chấp nhận giảm lương từ 5% đến 10% để thực hiện các thỏa thuận làm việc từ xa lâu dài.
Có nhiều khuyến khích đối với việc áp dụng chính sách WFA, chủ yếu trong số đó là cơn ác mộng tuân thủ mà WFA có thể tạo ra. Chúng tôi sẽ xem xét vấn đề này chủ yếu từ quan điểm của nhà tuyển dụng, những người thường đối mặt với rủi ro lớn hơn. Tuy nhiên, những nhân viên làm việc từ xa ở một quốc gia không phải nơi cư trú lâu dài về thuế của họ trong thời gian dài cũng phải đối mặt với những rủi ro nhất định.
Rủi ro chính mà người sử dụng lao động phải đối mặt trong các tình huống WFA là khả năng kích hoạt “cơ sở thường trú” (PE). PE mô tả các hoạt động của một doanh nghiệp ở nước ngoài là đáng kể và đang diễn ra, đủ để làm phát sinh nghĩa vụ thuế ở quốc gia đó. Các quốc gia khác nhau và các hiệp ước thuế tương ứng của họ có thể sử dụng các tiêu chí hơi khác nhau để xác định PE, nhưng hầu hết dựa vào hướng dẫn từ Điều 5 của Công ước về thuế mẫu của OECD.
Có hai cách chính mà một doanh nghiệp có thể kích hoạt PE:điều hành một địa điểm kinh doanh cố định (thực hoặc ảo) ở một quốc gia và / hoặc bồi thường cho một đại lý phụ thuộc ở quốc gia đó (thường là người có quyền ký hợp đồng thay mặt công ty ). Giám đốc điều hành cấp cao và nhân viên bán hàng là những ví dụ điển hình về các đại lý phụ thuộc, mặc dù việc chỉ định thay đổi theo quốc gia và tình huống. Vì những lý do này, cả bản chất của công việc được tiến hành ở một quốc gia, cũng như khoảng thời gian và mức độ thường xuyên mà công việc đó diễn ra, là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi xây dựng chính sách WFA của bạn.
Giả sử một giám đốc cấp cao trong công ty của bạn — người chịu trách nhiệm về các quyết định chiến lược lớn và người có quyền ký hợp đồng thay mặt công ty — muốn sống trong mùa hè ở nước ngoài trong bảy tháng mỗi năm. Bản chất công việc đang được tiến hành, kết hợp với khoảng thời gian đáng kể ở một quốc gia và tính chất định kỳ của các chuyến thăm, có khả năng sẽ kích hoạt PE bằng cách không đạt cả hai bài kiểm tra “địa điểm kinh doanh cố định” và “đại lý phụ thuộc”.
Nếu một quốc gia nước ngoài cho rằng công ty của bạn có cơ sở thường trú ở đó, bạn có nguy cơ phải chịu một hóa đơn thuế doanh nghiệp cao hơn đáng kể. Mặt khác, một nhà phát triển phần mềm cơ sở làm việc từ Airbnb trên một hòn đảo Caribe trong một tháng mỗi năm không có khả năng kích hoạt PE.
PE mang lại rủi ro tài chính cao nhất khi cho phép nhân viên tham gia WFA, nhưng đó không phải là rủi ro duy nhất. Tôi đã vạch ra những rủi ro chính khác trong bảng sau.
Làm cách nào để bạn có thể phát triển và tối ưu hóa chính sách WFA của công ty mình theo cách tối đa hóa lợi ích tiềm năng đồng thời giảm thiểu rủi ro đáng kể nhất? Với khung ROI.
Cũng giống như cách mà các nhà đầu tư tính toán lợi tức đầu tư, các công ty thường tìm cách ước tính (hoặc, sau khi thực tế, đo lường) lợi tức của một quyết định kinh doanh chiến lược so với chi phí của nó. Khung ROI có thể là một công cụ hữu ích khi phát triển chính sách WFA hoặc so sánh các tùy chọn chính sách. Các đầu vào chắc chắn sẽ không chính xác, vì không thể gán các giá trị số cụ thể cho cả chi phí hoặc lợi ích liên quan. Bất kể, khung lý thuyết này có thể giúp bạn biết các khía cạnh khác nhau của chính sách có thể được sửa đổi như thế nào để tối đa hóa ROI, bằng cách tăng lợi ích hoặc giảm chi phí.
Đối với mục đích của chúng tôi, bên "chi phí" của phương trình phải tính đến các chi phí hành chính bổ sung để thực hiện chính sách WFA cũng như "chi phí" của từng rủi ro chính được liệt kê trong hình sau. Bạn có thể ước tính chi phí của bất kỳ rủi ro nhất định nào bằng cách nhân xác suất của kết quả tiêu cực xảy ra với chi phí của hình phạt sẽ phải chịu.
Ví dụ:việc đưa ra chính sách WFA trong 30 ngày mỗi năm đặt ra xác suất rất thấp rằng bất kỳ nhân viên nào sẽ kích hoạt PE ở nước ngoài. Mặc dù chi phí phạt của PE cao, nhưng khả năng phát sinh chi phí đó là không đáng kể trong trường hợp này, do đó, việc đưa ra chính sách đó giúp công ty của bạn ở một vị trí khá an toàn.
Ngược lại, một rủi ro không thể chấp nhận được có thể cho phép một người nào đó có vai trò rủi ro cao như bán hàng dành hơn nửa năm ở một quốc gia có nguy cơ đáng kể trong việc tạo cơ sở thường trú có thể khiến công ty mất hàng triệu đô la. Trong trường hợp đó, thật khó để xây dựng một trường hợp kinh doanh để cho phép họ làm việc từ mọi nơi.
(Trong biểu đồ trước, chi phí ước tính để thay thế một nhân viên đến từ Gallup và một số cuộc khảo sát liên quan đến sở thích của người lao động đã được thực hiện bởi Goodhire, Owl Labs và Vidyard.)
Khi bạn phát triển và so sánh các chính sách WFA tiềm năng, hãy xem xét bốn câu hỏi chính. Câu trả lời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ROI của một tùy chọn chính sách nhất định, cho phép bạn tối ưu hóa chính sách của mình bằng cách tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu rủi ro.
1. WFA có phải là một lựa chọn khả thi cho công ty của bạn không?
Không phải công việc nào cũng có thể hoàn thành tốt từ xa. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng nó không phải lúc nào cũng rõ ràng như bạn nghĩ. WFA có thể làm phức tạp thêm vấn đề nếu nhân viên làm việc trên các múi giờ khác nhau. Tuy nhiên, trong quá trình diễn ra đại dịch, nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp từng nghĩ rằng doanh nghiệp của họ không thể hoạt động từ xa hoặc không đồng bộ đã phát hiện ra rằng thực tế là họ có thể làm được.
Và ngay cả những ngành yêu cầu lịch trình cố định và sự hiện diện thực tế - như nhà máy ô tô - có thể có các bộ phận (tài chính, pháp lý, nhân sự) có thể hoạt động độc lập hơn. Trước khi bạn nghiêm túc xem xét việc áp dụng chính sách WFA, hãy tự hỏi liệu công ty của bạn có thể làm việc từ xa không đồng bộ hay không và khả năng dẫn đến năng suất thấp hơn. Hãy nghĩ về điều này đối với toàn bộ doanh nghiệp, cũng như đối với các bộ phận và vai trò riêng lẻ.
Trong một số trường hợp, quy định cụ thể của ngành có thể là một yếu tố hạn chế nơi nhân viên có thể làm việc. Ví dụ, một số loại tổ chức tài chính nhất định được quản lý chặt chẽ và có thể cần tuân thủ các yêu cầu cấp phép cụ thể để tiến hành kinh doanh trên phạm vi tiểu bang và quốc gia. Trong các trường hợp khác, có thể làm việc từ xa, nhưng kém hiệu quả hơn. Công việc không đồng bộ đặt ra những thách thức nhất định, đặc biệt là liên quan đến giao tiếp - tuy nhiên, nó cũng có thể tăng hiệu quả bằng cách để công việc tiếp tục suốt ngày đêm. McKinsey &Company đã xác định những ngành nào phù hợp nhất cho công việc từ xa.
2. Bạn nên cho phép bao nhiêu ngày của WFA trong một năm nhất định?
Số ngày bạn cho phép nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu mỗi năm phải là một hàm của hai yếu tố.
Đầu tiên, như đã thảo luận trong Câu hỏi 1, hãy xem xét liệu năng suất có bị ảnh hưởng tiêu cực bởi thời gian làm việc từ xa kéo dài hay không. Ví dụ, nhiều công việc trong lĩnh vực công nghệ, chẳng hạn như phát triển phần mềm, tương đối độc lập và thường được thực hiện từ xa. Thật khó để biết WFA trong bất kỳ khoảng thời gian nào sẽ gây ra các vấn đề như thế nào. Tuy nhiên, trong các ngành hoặc vai trò khác đòi hỏi mức độ cộng tác cao, thỉnh thoảng không có mặt tại văn phòng một hoặc hai tháng có thể khả thi, nhưng khoảng thời gian dài hơn có thể không lý tưởng.
Thứ hai, hãy nghĩ về các quy định bên ngoài. Nhiều quy tắc về thị thực và nhập cư dựa trên khoảng thời gian tiêu chuẩn (ví dụ:30, 90 hoặc 183 ngày). Ví dụ, công dân Mỹ thường được phép ở tối đa 90 ngày ở một quốc gia nhất định theo thị thực du lịch truyền thống. Việc thực hiện công việc từ xa cho một công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ từ nước ngoài — công việc không liên quan đến tương tác trong thị trường địa phương — sẽ gây ra rủi ro nghiêm trọng về việc kích hoạt PE trong khung thời gian này.
Không phải ngẫu nhiên mà hầu hết các chính sách của WFA được các công ty lớn áp dụng cho đến nay đều dao động từ một đến ba tháng mỗi năm. Nhân viên của Shopify được phép tham gia WFA ba tháng mỗi năm, Revolut cung cấp hai tháng WFA, trong khi American Express cho phép một tháng. Đối với bất kỳ chính sách WFA nhất định nào, thời hạn ngắn hơn sẽ làm giảm xác suất xảy ra một số rủi ro chính:kích hoạt PE, vi phạm các quy tắc nhập cư và trở thành đối tượng của luật việc làm địa phương.
3. Bạn sẽ bao gồm hoặc loại trừ những quốc gia nào?
Bạn có thể tiếp cận câu hỏi này theo một trong ba cách:danh sách các quốc gia được phê duyệt trước, danh sách các quốc gia bị cấm hoặc kết hợp cả hai. (Vì lý do địa chính trị hoặc an ninh, hầu hết các công ty cấm ít nhất một vài quốc gia.)
Khi bạn xác định những quốc gia nào cần đưa vào chính sách của mình, hãy xem xét những rủi ro nào có liên quan đặc biệt đến từng địa điểm, cũng như mức độ rủi ro tổng thể. Ví dụ, Hoa Kỳ và Anh có một số quy định nghiêm ngặt nhất trong lĩnh vực này:Ngay cả khi ở lại biên giới đó trong 30 ngày cũng có khả năng phát sinh các vấn đề về thuế. Ngược lại, và đặc biệt trong quá trình diễn ra đại dịch, một số quốc gia đã đưa ra các chính sách với mục đích rõ ràng là thu hút lao động từ xa. Nhiều quốc gia có nền kinh tế trước đây chủ yếu dựa vào du lịch đã đưa ra quyết định có tính toán để cung cấp các chương trình thị thực làm việc từ xa nhằm thu hút lao động từ xa có thu nhập tương đối cao và chi tiêu tùy ý mà họ mang lại.
4. Bạn có nên liên kết động hệ thống quản lý hiệu suất với chính sách WFA của mình không?
Mặc dù hầu hết dữ liệu cho thấy rằng việc mở rộng tính linh hoạt của nhân viên, cho dù bằng WFH hay WFA, sẽ dẫn đến tăng năng suất, nhưng có những cách bạn có thể khuếch đại lợi ích này. Cũng giống như các nhà tuyển dụng trước đây đã đưa ra các khoản thưởng dựa trên hiệu suất hoặc thưởng các kỳ nghỉ có lương cho những người ở lại công ty trong một số năm nhất định, việc cho phép nhân viên làm việc từ mọi nơi có thể được sử dụng như một lợi ích khuyến khích liên quan đến hiệu suất hoặc khả năng duy trì.
Không có gì là không có rủi ro. Một mặt, việc áp dụng chính sách WFA có thể khiến công ty của bạn phải đối mặt với một loạt các rủi ro tuân thủ. Mặt khác, việc không cung cấp ít nhất một số tính linh hoạt trong công việc từ xa quốc tế khiến bạn có nguy cơ mất đi một số tài năng tốt nhất của mình. Nhà tuyển dụng phải làm gì?
Tôi hy vọng rằng khung ROI sẽ cung cấp cho bạn hiểu biết cơ bản về chi phí và lợi ích tiềm năng của việc áp dụng chính sách WFA. Hơn nữa, nó sẽ giúp bạn so sánh các tùy chọn chính sách khác nhau và xem việc điều chỉnh các thành phần cụ thể trong chính sách WFA của bạn có thể tác động đến ROI như thế nào.
Tuy nhiên, một số lĩnh vực rủi ro rất phức tạp. Chúng thay đổi theo quốc gia và không ngừng phát triển khi các cơ quan quản lý cố gắng thích ứng với lực lượng lao động toàn cầu ngày càng phát triển. Mặc dù khuôn khổ cơ bản này có thể giúp bạn phát triển một chính sách WFA có rủi ro tương đối thấp cho công ty của mình, nhưng nếu bạn đang cân nhắc một chính sách mở rộng hơn, có thể bạn nên tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp.