Thực tế là một trong những bài học đầu tiên tôi học được trong kinh doanh là bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập là hư cấu, dòng tiền là thực tế.– Chris Chocola
Khi hầu hết các chuyên gia tài chính nghe thấy thuật ngữ “dự báo tiền mặt trong 13 tuần”, họ coi đó như một gánh nặng — một nhiệm vụ nữa là xoa dịu một người cho vay hống hách. Hầu hết các chuyên gia tài chính gần như không hào hứng với việc xây dựng nó như khi họ xây dựng mô hình dự báo cho một vụ mua lại hoặc đầu tư. Nó không giúp ích gì khi các công ty thường có xu hướng không tập trung vào nhu cầu thanh khoản của họ cho đến khi họ bị buộc phải làm như vậy. Do đó, mọi người thường chỉ ưu tiên các dự báo tiền mặt hàng tuần trong các tình huống khó khăn, khi đã quá muộn để thực hiện các hành động sửa chữa. Và thậm chí, việc phân tích thường được thực hiện một cách vội vàng và không chính xác.
Qua thời gian làm việc trong lĩnh vực tư vấn và cổ phần tư nhân, tôi đã chứng kiến việc tổng hợp các dự báo tiền mặt hàng tuần có thể có lợi như thế nào, trong các ngành từ phân phối và sản xuất, đến thể dục và dịch vụ. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty liên quan ước rằng họ tiến hành phân tích sớm hơn. Do đó, tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng dự báo tiền mặt hàng tuần là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn và nhỏ, khỏe mạnh hay khó khăn và trên tất cả các lĩnh vực.
Dự báo tiền mặt hàng tuần được sử dụng để dự đoán tính thanh khoản của công ty trong trung hạn, ước tính thời gian và số lượng tiền vào và ra. Khoảng thời gian hàng tuần buộc các công ty phải hiểu chi tiết về hoạt động kinh doanh của họ ở cấp độ chi tiết hơn. Ví dụ, dòng tiền vào có thể lớn trong một tuần nếu thu được một lượng lớn các khoản phải thu, nhưng dòng ra có thể rất lớn vào thời gian tới nếu đến hạn thanh toán tiền thuê nhà. Chia nhỏ hoạt động kinh doanh hàng tuần nắm bắt các chuyển động chi tiết có thể bị bỏ qua nếu sử dụng khoảng thời gian tháng, quý hoặc năm. Vậy tại sao không thực hiện dự báo hàng ngày? Theo kinh nghiệm của tôi, nó có thể là quá mức vì nó giới thiệu các biến số gấp bảy lần như một dự báo hàng tuần và có thể không cải thiện độ chính xác của dự báo. Do đó, khoảng thời gian hàng tuần cung cấp một phương tiện hữu ích trong việc đạt được mức độ chi tiết mà không quá chi tiết.
Đối với khoảng thời gian dự báo tối ưu, tiêu chuẩn ngành là 13 tuần, số tuần trong một quý tài chính. Tốt nhất, một công ty nên hiểu doanh thu và chi phí sẽ phát sinh như thế nào trong khung thời gian này. Nếu bạn chỉ dự kiến từ 4 đến 8 tuần, sẽ rất khó để phản ứng hiệu quả với các vấn đề thanh khoản. Khoảng thời gian tối ưu nên kéo dài đủ xa trong tương lai để nhóm của bạn có thời gian phản ứng, nhưng không quá xa đến mức mức độ chắc chắn trở thành con số không.
Tôi đã nghe nói và một số bạn thậm chí có thể đã sử dụng một hoặc nhiều lý do sau để không thực hiện dự báo:
“Điều đó thật tuyệt, nhưng tất cả đều là những tình huống đau khổ. Công việc kinh doanh của tôi đang hoạt động tốt, vì vậy điều này thật lãng phí thời gian. ”
“Tôi có một nhóm nhỏ (hoặc không có nhóm) và tôi không có thời gian để đưa ra một dự báo khác”
“Công ty của tôi đang phát triển tốt và không có gì ở phía trước để khiến tôi tin tưởng hơn”
“Doanh nghiệp của tôi khác với những doanh nghiệp bạn đã mô tả, vì vậy, dự báo tiền mặt không áp dụng cho công ty của tôi”
“Các cổ đông / người cho vay / công ty mẹ của tôi tin tưởng vào chúng tôi và có túi tiền sâu. Ngay cả khi chúng tôi gặp khó khăn, họ sẽ tài trợ cho bất kỳ khoản thiếu hụt tiền mặt nào mà chúng tôi có thể có ”
Mặc dù có liên quan, nhưng tất cả đều thiển cận. Mọi công ty dù lớn mạnh đến đâu cũng không tránh khỏi những lúc khó khăn. Đừng quên Đại suy thoái, khi các công ty blue chip hàng đầu thế giới (ví dụ:Goldman Sachs, Morgan Stanley, Lehman Brothers, Bear Stearns, v.v.) phải quỳ gối. Bây giờ, liệu dự báo tiền mặt hàng tuần có ngăn chặn được thảm họa? Có lẽ không. Nhưng, điều tôi có thể nói chắc chắn, là không công ty nào trong số này xử lý tốt nhu cầu thanh khoản của họ, điều mà có thể đã giảm nhẹ thiệt hại cuối cùng. Có luôn luôn giới hạn về tính thanh khoản và nhà điều hành cần biết những giới hạn đó.
Các nhà điều hành không thể ẩn đằng sau các thủ thuật kế toán để che giấu hoạt động kém hiệu quả. GAAP có thể giúp che giấu các vấn đề kinh doanh, nhưng khó có thể che đậy các vấn đề khi tập trung vào tiền mặt. Tập trung vào các khung thời gian gần và trung hạn có thể nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn và có thể giúp các doanh nghiệp có tính thời vụ vượt qua thời vụ trái vụ.
Quá trình phân tầng khách hàng và nhà cung cấp cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng và nhà cung cấp chính, tùy thuộc vào tình huống:
Nếu khách hàng thanh toán chậm: Nó có thể được sử dụng như một cái cớ để gọi cho một khách hàng. Thay vì chỉ yêu cầu thanh toán, đó có thể là một cơ hội tạo doanh thu khác — giả sử công ty của bạn vẫn muốn kinh doanh từ khách hàng này
Nếu một số nhà cung cấp nhất định cung cấp chiết khấu thanh toán sớm: Có khả năng xử lý dòng tiền có thể cho phép công ty tận dụng các khoản chiết khấu này và tăng lợi nhuận
Nếu một số nhà cung cấp nhất định được nới lỏng trong việc thực thi các điều khoản của họ: Một công ty có thể mở rộng một số nhà cung cấp linh hoạt của họ để giảm vốn lưu động ròng và tăng tiền mặt
Các công ty đang phát triển thường bị hạn chế về tiền mặt vì chi tiêu vốn và đầu tư hàng tồn kho phải được thực hiện trước doanh thu liên quan đến tăng trưởng. Hiểu được nhu cầu thanh khoản ngắn hạn cho phép một công ty lập kế hoạch cho sự tăng trưởng này và huy động nguồn tài chính thích hợp. Do đó, nó cũng giúp một công ty tránh được việc không giao hàng hoặc tệ hơn là gặp khó khăn lớn về tài chính.
Bằng cách hiểu tính thanh khoản, một công ty có thể giảm thiểu việc vay tín dụng để tài trợ cho các khoản thanh toán tạm thời như tiền lương và tiền thuê nhà. Trong các trường hợp khác, một công ty có thể giảm lượng tiền mặt đang giữ và thay vào đó triển khai vốn bằng cách tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh, giảm nợ hoặc chia cổ tức.
Để hoàn thành tốt dự báo dòng tiền, nhóm tài chính phải trao đổi với các đồng nghiệp trong bộ phận bán hàng, mua hàng, các khoản phải trả, khoản phải thu, nguồn nhân lực, v.v. Điều này buộc các chuyên gia dự báo tài chính phải hiểu đầy đủ hơn về hoạt động kinh doanh và cách thức hoạt động hoạt động.
Trong nhiều trường hợp, có thể tránh được căng thẳng tài chính bằng cách hiểu được dòng tiền vào và ra, và thực hiện các hành động tương ứng thích hợp. Trong mọi trường hợp, một doanh nghiệp có thể thu được lợi nhuận từ việc dự báo tiền mặt. Hãy nhớ, TIỀN MẶT LÀ VUA! Tôi tin tưởng mạnh mẽ rằng các công ty lớn và nhỏ, sớm và trưởng thành, nên sử dụng công cụ này. Dự báo dòng tiền hàng tuần thậm chí có thể được điều chỉnh cho phù hợp với mọi loại hình kinh doanh.
Khi tôi nhìn thấy dự báo tiền mặt hàng tuần đầu tiên của mình vào mùa thu năm 2008, tôi thừa nhận rằng tôi đã hoài nghi về giá trị của nó. Vào thời điểm đó, tôi đang làm việc cho một doanh nghiệp phân phối phục vụ các công ty trong ngành vận tải và xây dựng. Tuy nhiên, với dự báo, chúng tôi có thể thu thập thông tin chi tiết về thời điểm mọi người đến cửa hàng của chúng tôi và khi nào tiền mặt thực sự vào tài khoản ngân hàng của chúng tôi. Bất chấp môi trường kinh tế khó khăn, hiệu quả kinh doanh cơ bản “ngăn chặn và xử lý” được cải thiện cũng như dòng tiền. Chúng tôi nhận thấy rằng doanh số bán hàng tăng đột biến vào những ngày nhất định trong tháng (ngày 1, 10, 20) do một số mô hình mua hàng nhất định. Công ty đã tận dụng xu hướng này bằng cách thực hiện các chương trình khuyến mãi vào những ngày đó để tăng đô la trung bình cho mỗi đơn đặt hàng. Tôi nhanh chóng trở thành một người tin tưởng.
Trong một tình huống khác với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, chúng tôi đã ngăn chặn thảm họa vì dự báo tiền mặt hàng tuần dự báo chính xác rằng chúng tôi sẽ hết tiền mặt trong tháng tiếp theo nếu ngân hàng buộc phải trả nợ bắt buộc. Công ty đã đạt doanh thu hơn 100 triệu đô la mỗi năm, nhưng chúng tôi sẽ lỗ 1 triệu đô la do tính thời vụ chính của công ty. Chúng tôi đã sử dụng dự báo để thuyết phục ngân hàng giảm số tiền trả nợ mà họ yêu cầu và để chúng tôi vượt qua thời kỳ khủng hoảng tiền mặt theo mùa đến những thời điểm có lợi hơn. Ngoài việc giúp chúng tôi tránh khủng hoảng, những hiểu biết chính xác về doanh nghiệp đã xây dựng uy tín của chúng tôi với ngân hàng khi chúng tôi đưa ra dự báo lại để thương lượng lại gói giao ước của mình.
Mặc dù phản trực giác, nhưng khi công việc kinh doanh trở nên tuyệt vời, bạn nên có thói quen dự báo hàng tuần. Tiếp tục thử nghiệm và trau dồi dự báo để khi vấn đề cuối cùng xuất hiện, công ty có thể thực hiện hành động thích hợp để cắt giảm chi phí, tích trữ tiền mặt và tồn tại trong thời gian khắc phục khó khăn.
Ví dụ, một công ty tôi đã làm việc đang hoạt động tốt và có khả năng thanh khoản dồi dào, nhưng thận trọng vẫn chọn theo đuổi hoạt động này. Nó đã trở thành một quyết định đúng đắn. Nhiều nhà cung cấp trong ngành đưa ra chiết khấu thanh toán sớm mà trước đây công ty đã không tận dụng vì ưu tiên vốn lưu động. Tuy nhiên, sau khi thực hiện một số hoạt động nhạy cảm, chúng tôi kết luận rằng sự gia tăng lợi nhuận sẽ có giá trị hơn so với việc rút ngắn hạn từ việc thanh toán một số chi phí sớm hơn. Trong trường hợp này, dự báo tiền mặt hàng tuần đã giúp chúng tôi đạt được lợi nhuận cao hơn, mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp và hiệu quả hoạt động cao hơn.
Dự báo tiền mặt hàng tuần gần như không quá khó vì chúng thường được đưa ra. Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước. Đầu tiên, đây là một số mục cần ghi nhớ:
Mô hình bao gồm hai thành phần chính. Một bên của phương trình là nhận tiền mặt (doanh thu), và bên kia là các khoản chi bằng tiền mặt (thanh toán bằng tiền mặt). Chúng tôi sẽ giải quyết cả hai.
Đổ rác vào, đổ rác ra. Phân tích của bạn chỉ tốt như những con số và dữ liệu bạn đang nhập. Cố gắng hết sức để có được thông tin chính xác trước khi nhập vào mô hình của bạn.
Xây dựng trong hơn 13 tuần, sau đó tiếp tục. Mặc dù khoảng thời gian thông thường của dự báo là 13 tuần, bạn nên xây dựng một khoảng thời gian dài hơn và sau đó tiếp tục. Sau khoảng thời gian 13 tuần, hãy cập nhật các giả định khi hiệu suất thực tế đến và đo lường dự báo so với hiệu suất thực tế. Như đã nêu trước đây, hãy sử dụng một khoảng thời gian giúp nhóm của bạn có thời gian để phản ứng, nhưng không quá xa khiến các dự đoán trở nên không chính xác cao.
Sử dụng “tính toán hộp giày”. Phần khó khăn nhất đối với các chuyên gia tài chính là thay đổi tâm lý của họ từ phương pháp cộng dồn GAAP sang kế toán tiền mặt. Hãy coi doanh nghiệp của bạn như một chiếc hộp đựng giày và mối quan tâm duy nhất là tiền mặt đi vào và đi ra — do đó “kế toán hộp đựng giày”. Bỏ qua các mục GAAP như ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán, chi phí thuê GAAP, tích lũy tiền thưởng, lãi PIK và suy giảm lợi thế thương mại — chúng không có ý nghĩa gì trong phân tích này. Đôi khi sự phức tạp và phân bổ của GAAP che phủ tình trạng tài chính thực sự của một công ty. Thay vào đó, hãy tập trung vào tiền mặt lạnh và cứng:thu tiền mặt, thanh toán hàng tồn kho hoặc dịch vụ, thanh toán lãi suất tiền mặt, tiền thuê nhà, trả nợ gốc bắt buộc, v.v.
Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn có thành phần doanh thu trả chậm lớn và thu các khoản thanh toán bằng tiền mặt trước khi ghi nhận doanh thu. Trong quá khứ ở một trường mà tôi đã tham gia, học phí đã được trả trước cho năm học. Do đó, tháng Bảy có một dòng tiền lớn, nhưng không có doanh thu. Các tháng tiếp theo ghi nhận doanh thu nhưng không có tiền mặt.
Bắt đầu nào. Đối với mục đích của bài tập này, chúng tôi sẽ sử dụng một doanh nghiệp tư vấn được trả mức cố định hàng tuần cho mỗi nhà tư vấn. Nó cũng có một hệ số nhân biến, nhưng có thể dự đoán được dựa trên số giờ làm việc hàng tuần. Ngoài ra, họ nhận được khoản phí thành công lớn khi kết thúc một số dự án nhất định. Chúng tôi cũng sẽ giả định rằng doanh nghiệp thuê văn phòng và cũng có nợ.
Bước đầu tiên là thiết lập bảng tính. Thêm ngày kết thúc tuần trên đầu trang; sở thích cá nhân của tôi là để ngày là thứ sáu vào cuối tuần, nhưng bạn cũng có thể sử dụng thứ hai vào đầu tuần, cách nào cũng được. Xuống cột bên trái, tạo các hàng cho biên lai tiền mặt (tính chất định kỳ và một lần) và thanh toán (bắt buộc và tùy ý). Điền vào và phân tích dữ liệu thực tế trong 3-4 tuần để rút ra xu hướng, sau đó lập dự án từ đó.
Xin lưu ý rằng các khoản giải ngân tùy ý bao gồm những chi phí mà công ty có một chút thời gian để khi nào để thanh toán, trái ngược với một cái gì đó như bảng lương, phải được thanh toán vào cùng một ngày mỗi tháng.
Bảng tính bên dưới dự án vượt quá 13 tuần, nhưng tôi chỉ hiển thị 13 tuần đó. Để tiếp tục đưa dự báo dòng tiền về phía trước, bạn có thể chỉ cần hiện cột tiếp theo và ẩn tuần thực tế xa nhất. Trong ví dụ dưới đây, tôi đã bao gồm cả biên lai tiền mặt định kỳ và một lần, các khoản giải ngân điển hình như tiền lương và tiền thuê nhà, cũng như các khoản giải ngân tùy ý như thanh toán cho nhà tuyển dụng và nhà cung cấp chính.
Sau khi thiết lập bảng tính, hãy tập trung vào các khoản thu tiền mặt, đây thường là điều khó lập dự án nhất. Bạn sẽ cần một báo cáo về độ tuổi khoản phải thu, một báo cáo chi tiết các khoản phải thu theo khoảng thời gian chưa thanh toán hóa đơn nếu doanh nghiệp bán theo hình thức tín dụng. Bạn cũng sẽ cần dự báo hoặc kế hoạch bán hàng. Rõ ràng, điều quan trọng là phải biến đây thành một bài tập hợp tác với các đồng nghiệp bán hàng và tiếp thị. Tiếp theo, hiểu cách doanh nghiệp thực hiện bán hàng và thu tiền mặt. Nói chung, có bốn mô hình:
Đây là loại hình nhận tiền mặt dễ tính nhất cho đến nay:Đơn giản chỉ cần xem qua từng hợp đồng và lên lịch khi các khoản thanh toán đến hạn. Đầu tiên hãy tính toán doanh thu hàng tuần, sau đó xem xét các điều khoản thanh toán. Điểm dữ liệu quan trọng cần hiểu là phần doanh thu theo hợp đồng mà 1) thanh toán chậm hoặc 2) dẫn đến nợ khó đòi. Nếu 5% thanh toán đến muộn, hãy đảm bảo rằng dự báo dòng tiền của bạn phản ánh điều đó. Nếu 2% của các khoản thanh toán theo hợp đồng không bao giờ đến, hãy đảm bảo giảm 2% doanh thu theo hợp đồng.
Trong công ty tư vấn mẫu, doanh nghiệp được trả theo tỷ lệ hàng tuần cho mỗi nhà tư vấn. Chúng tôi đã giả định $ 5,000 mỗi tuần cho mỗi nhà tư vấn. Tôi cũng đã giả định một khoản nợ khó đòi nhỏ (2%), nhưng không phải trả chậm. Doanh thu kiếm được trong một tháng sẽ đến hạn vào ngày 10 của tháng tiếp theo. Điều này có nghĩa là các tuần bao gồm cả ngày 10 sẽ có dòng tiền chảy vào lớn hơn, trong khi các tuần khác với các khoản chi tiêu như tiền thuê nhà và tiền lương có thể dẫn đến việc rút tiền mặt lớn.
Loại biên nhận này phức tạp hơn một chút, nhưng có nhiều cách để sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo. Theo tôi, đây là những loại hình kinh doanh thú vị nhất để dự báo; mặc dù chúng yêu cầu phân tích nhiều hơn, nhưng người ta có thể nhận được gần nhất với thực tế. Tôi đã làm việc với nhiều doanh nghiệp với mô hình này và phải đến khi xem xét dữ liệu, chúng tôi mới phát hiện ra các mẫu quan trọng. Hầu hết các nhà bán lẻ phù hợp với mô hình kinh doanh này, cũng như các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ nhận đơn đặt hàng đến từ những khách hàng nhiều lần. Đối với các nhà bán lẻ, những ngày nhất định (cuối tuần, ngày lễ, v.v.) thường là những ngày có doanh thu lớn trong khi những ngày khác (như Thứ Hai) chậm hơn. Trong trường hợp kinh doanh dịch vụ và / hoặc sản xuất, thường những khách hàng này sẽ đặt hàng hoặc yêu cầu dịch vụ trong một khung thời gian thông thường.
I. Bước đầu tiên, giả sử có sẵn dữ liệu, là sắp xếp doanh số bán hàng theo phân khúc, chi nhánh, ngành nghề kinh doanh hoặc tốt nhất là đánh giá doanh nghiệp theo ngày. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ muốn sử dụng dữ liệu trong vài tháng hoặc thậm chí vài năm. Nếu công việc kinh doanh không mang tính thời vụ cao, thì một vài tháng sẽ có kết quả. Nếu nó theo mùa từ tháng này sang tháng khác, tốt nhất nên sử dụng dữ liệu trong vài năm.
II. Tiếp theo, hãy xem doanh thu hàng ngày hàng tháng hoặc hàng tuần. Tính trung bình phần trăm doanh thu đến vào ngày thứ nhất, thứ hai, thứ ba, v.v. trong tháng. Bạn cũng sẽ muốn tính toán tỷ lệ phần trăm đến vào Thứ Hai, Thứ Ba, v.v. cho doanh thu hàng tuần. Không bao lâu nữa, các mô hình sâu sắc sẽ bắt đầu xuất hiện. Theo kinh nghiệm của tôi, các công ty thường có nhịp độ hàng tháng trong đó X% doanh thu đến vào ngày 1, 2, 3, v.v. Nó không hoàn hảo, nhưng nó chính xác hơn nhiều so với việc giả định doanh thu tăng đột biến trong hơn một tháng, và nó mang lại một điểm khởi đầu tốt hơn cho các dòng tiền của dự án.
III. Cuối cùng, tổng hợp dữ liệu từ vài tháng trước (tính trung bình% doanh thu hàng tháng đến vào mỗi ngày trong tháng) và sử dụng dữ liệu đó làm cơ sở cho các tháng trong tương lai. Xin lưu ý rằng bạn nên sử dụng một vài điểm dữ liệu cho tháng 30 ngày và tháng 31 ngày. Ước tính nếu dữ liệu tháng 2 (28 ngày) không có sẵn.
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã sử dụng một giả định đơn giản hơn nhiều cho các khoản thanh toán định kỳ này. Công ty tư vấn của chúng tôi sẽ yêu cầu thanh toán thêm khi các chuyên gia tư vấn của họ làm thêm công việc vượt quá phạm vi của dự án. Trung bình, công ty yêu cầu tăng thêm 1.000 đô la mỗi tuần cho khoảng 20% tư vấn viên của mình, dựa trên mức trung bình trong quá khứ. Trong những trường hợp này, các công ty khách hàng trả phí gia tăng 90% thời gian (làm cho nợ khó đòi là 10%), với các điều khoản tương tự như mức phí hàng tuần được liên hệ.
Để minh chứng rõ hơn cho bước này, tôi đã đưa vào một ví dụ từ một công ty bán lẻ hoàn toàn không liên quan đến công ty tư vấn mẫu. Phần lớn, chúng tôi kỳ vọng doanh số hàng tuần dự kiến sẽ giảm theo cách tương tự như hiệu suất lịch sử. Kể từ thứ bảy và chủ nhật lần lượt chiếm ~ 27% và 26% doanh số bán hàng tuần, chúng tôi dự đoán những con số tương tự trong tương lai. Chúng tôi cũng phải ước tính một số điều bất thường nhất định, chẳng hạn như ngày lễ và những ngày lớn hơn bình thường, chẳng hạn như Thứ Sáu Đen. Những người khác được đánh dấu, bao gồm Ngày Lao động, Lễ Tạ ơn và Giáng sinh.
Loại biên nhận này khó dự kiến và đòi hỏi giao tiếp rộng rãi với nhóm bán hàng. Cũng nên sử dụng các ước tính thận trọng dựa trên những gì nhóm bán hàng nói vì vai trò của họ luôn tiềm ẩn sự khó đoán định và phụ thuộc vào các bên khác. Do đó, doanh nghiệp của bạn nên tránh sử dụng các khoản thanh toán này để tài trợ cho các hoạt động và nên coi các khoản thanh toán này là “tiền tìm được”.
Trong ví dụ dưới đây, công ty đã nhận được những khách hàng lớn nhiều tháng trước khi bắt đầu dự án, bù lại thời gian cần thiết để tìm nhân sự phù hợp (50.000 đô la vào tháng 9 và 75.000 đô la vào tháng 11). Những thuộc hạ này rất khó để dự đoán về quy mô và thời gian. Trong ví dụ này, các con số phản ánh các báo cáo của nhóm bán hàng. Tuy nhiên, trong thực tế, bạn nên trì hoãn thời gian của các khoản thanh toán này khoảng 3-4 tuần và cũng cắt giảm chúng đi một nửa.
Dự báo dòng tiền cho một công ty có mô hình kinh doanh kết hợp có vẻ khó khăn, nhưng không nên. Bạn có thể chỉ cần phân đoạn doanh thu theo loại và sử dụng phương pháp dự báo cho từng loại.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng là khi tiền mặt vào sổ cái hoặc tài khoản ngân hàng, chứ không phải khi giao dịch bán hàng được thực hiện. Đôi khi việc bán và thanh toán diễn ra đồng thời, đó là điều lý tưởng. Tuy nhiên, các trường hợp khác, như thường thấy với các doanh nghiệp thực hiện nhiều giao dịch bằng thẻ tín dụng, sẽ có độ trễ trong vài ngày. Điều này có vẻ nhỏ, nhưng nó không phải là — hãy đảm bảo tính đến sự khác biệt này, chẳng hạn như ghi nhận tiền mặt sẽ đến sau vài ngày sau khi giao dịch bán được thực hiện.
Công ty tư vấn trong ví dụ của chúng tôi kết hợp các loại nhận tiền mặt. Các khoản thanh toán theo hợp đồng và các khoản thanh toán có thể dự đoán được sẽ tài trợ cho các hoạt động, trong khi những người giữ chân khách hàng lớn (50.000 đô la và 75.000 đô la) sẽ được coi là phần thưởng tốt nếu và khi họ đến tham gia.
Ở phía bên kia của phương trình dự báo dòng tiền là giải ngân tiền mặt, hay còn gọi là thanh toán tiền mặt. Trong một tổ chức được điều hành tốt, những dự án này dễ dàng hơn nhiều vì thường có các biện pháp kiểm soát tốt đối với người được phép chi tiêu và khi nào các khoản thanh toán được thực hiện. Tuy nhiên, tôi đã thấy các tổ chức không có sự kiểm soát tốt thường xuyên bị bất ngờ với các khoản chi phí lớn. Nếu không có gì khác, dự báo tiền mặt hàng tuần sẽ buộc tổ chức kỷ luật về những người có thể chi tiêu và giới hạn của họ.
I. Bước đầu tiên là liệt kê những khoản thanh toán phải được thực hiện vào những ngày nhất định. Danh sách này nên bao gồm các khoản như bảng lương, tiền lãi, khoản phân bổ nợ gốc, tiền thuê nhà, và tiện ích là những khoản thanh toán mà Công ty thường không có nhiều thời gian để trì hoãn. Thiếu biên chế là một thảm họa và buộc doanh nghiệp phải đóng cửa. Việc thiếu các khoản thanh toán tiền lãi hoặc tiền gốc khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng vỡ nợ với những người cho vay và việc thanh toán tiền thuê trễ sẽ dẫn đến khoản tiền phạt lớn, nếu không bị tịch thu tài sản.
Ảnh chụp nhanh đầu tiên nêu chi tiết bảng lương, các khoản thanh toán cho các nhà tư vấn và lịch trình dịch vụ nợ. Ảnh chụp nhanh cuối cùng bao gồm bản tổng hợp các khoản thanh toán bắt buộc đầy đủ bao gồm các khoản đã nói ở trên cũng như tiền thuê và tiện ích.
II. Sau khi lập lịch cho các khoản thanh toán cố định, bạn phải xem xét những gì còn lại trong các khoản phải trả. Trong phần này của bài tập, hãy phân tầng các nhà cung cấp thành các nhà cung cấp quan trọng và không quan trọng. Các nhà cung cấp quan trọng có thể ngừng hoạt động nếu họ quyết định ngừng phục vụ bạn:Hãy nghĩ đến Google cho doanh nghiệp tìm kiếm kỹ thuật số hoặc nhà cung cấp nhôm cho nhà sản xuất lon nước ngọt. Chúng là ưu tiên cao nhất và phải được thanh toán trước các nhà cung cấp khác để đảm bảo các hoạt động vận hành trơn tru.
Trong ví dụ của chúng tôi, nhà cung cấp phần mềm và đại lý du lịch là những nhà cung cấp quan trọng. Công ty sử dụng một phần mềm độc quyền cho công việc của mình và họ sử dụng đại lý du lịch của bên thứ ba để có được mức giá tốt nhất có thể nhằm đưa các chuyên gia tư vấn của họ tham gia.
III. Các nhà cung cấp còn lại được coi là các nhà cung cấp ít quan trọng hơn, những nhà cung cấp mà một công ty thường có thể kéo dài mà không gây tổn hại đáng kể trong thời gian ngắn hạn. Trong trường hợp tốt nhất mà bạn nên phấn đấu, mọi người đều được trả lương đúng hạn. Tuy nhiên, trong lúc túng quẫn, bạn có thể buộc phải sử dụng khu vực này để giải phóng một số tiền mặt. Nếu cần, một nhà cung cấp chẳng hạn như một công ty tuyển dụng giám đốc điều hành hoặc một nhà cung cấp văn phòng có thể được kéo dài thêm một chút. Điều quan trọng là phải hiểu nếu có các khoản phí trả chậm theo hợp đồng, mà bạn nên tránh phải chịu. Rõ ràng, hiểu được nhu cầu của các doanh nghiệp cá nhân; bạn chỉ nên mở rộng các nhà cung cấp này nếu cần thiết.
Trong ví dụ bên dưới, đẩy các khoản thanh toán Phí Chuyên nghiệp và Tuyển dụng vào các tuần trong đó số dư tiền mặt dự kiến cao hơn một chút và không thấp hơn mức thoải mái 100.000 đô la là một giải pháp tiềm năng để duy trì trên 100.000 đô la (hoặc bất kỳ mức nào mà doanh nghiệp thấy thoải mái hoạt động).
IV. Trừ các khoản giải ngân từ biên lai cho dòng tiền ròng. Cộng hoặc trừ vào số dư đầu tuần để có số dư cuối tuần (sẽ là số dư đầu kỳ của tuần tới). Các tuần được biểu thị bằng màu đỏ có dòng tiền ròng âm. Nếu có khoản thâm hụt trong số dư tiền mặt cuối tuần, hãy rút tiền từ khoản tín dụng (nếu có), hoặc tìm cách tăng biên nhận hoặc giảm giải ngân. Nếu bạn đã xác định được vấn đề, hãy nói về vấn đề đó với những người quản lý chính. Bạn có thể lập kế hoạch, đừng chờ đợi cuộc khủng hoảng!
Tóm lại, dự báo tiền mặt hàng tuần có thể cải thiện đáng kể kỷ luật và kiểm soát hoạt động. Mặc dù nó sẽ không giải quyết được tất cả các vấn đề đối với một doanh nghiệp gặp thách thức về cơ bản, nhưng nó có thể cải thiện các quy trình và chức năng kinh doanh. Dự báo hàng tuần dẫn đến những hiểu biết sâu sắc về công ty về nơi mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền, có khả năng tăng doanh thu và tăng dòng tiền. Quan trọng hơn nữa, nếu được thực hiện đúng cách với tư duy phản biện và cái nhìn sâu sắc, nó có thể giúp các nhà quản lý vượt qua mọi vấn đề tiềm ẩn và lập kế hoạch phù hợp. Sau tất cả, Richard Branson đặt điều tốt nhất: “Đừng bao giờ rời mắt khỏi dòng tiền bởi vì nó là huyết mạch của hoạt động kinh doanh.”