Tóm tắt Điều hành

Các chiến lược được đề xuất để xây dựng mô hình tài chính là gì?

• Như với tất cả các nỗ lực cồng kềnh và phức tạp, hãy bắt đầu với một bản thiết kế kỹ lưỡng và chu đáo cho mô hình. Như một phần của quy trình này, hãy hiểu tiến trình xây dựng mô hình và thời gian sử dụng hữu ích dự kiến ​​của nó, cũng như sự cân bằng mong muốn giữa “khả năng tái sử dụng” và “mức độ chi tiết của mô hình”.
• Tiếp theo, hãy cấu trúc và chế tạo mô hình của bạn một cách cẩn thận. Tối thiểu, hãy chia nó thành ba phần:(a) đầu vào / trình điều khiển, (b) tính toán, (mô hình thực tế, sẽ minh họa báo cáo tài chính dự kiến) và (c) kết quả đầu ra.
• Cuối cùng, hãy xây dựng mô hình và dành thời gian để định dạng mô hình để có một kết thúc rõ ràng, nhất quán và chuyên nghiệp.

Các thủ thuật và mẹo hàng đầu để tạo mô hình thân thiện với người dùng, thông minh, không có lỗi

• Tôi sẽ hiển thị / chia sẻ với bạn một số thủ thuật đã được kiểm tra trong thời gian để tạo ra một mô hình không có lỗi. Điều này sẽ bao gồm một số tín chỉ cá nhân của tôi, chẳng hạn như "Một hàng, một công thức" và các quy tắc như "Không nhúng số được mã hóa cứng trong công thức". Ngoài ra, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo kiểm tra trong suốt mô hình của bạn thông qua Kiểm tra lỗi tổng hợp.
• Tầm quan trọng của việc cấu trúc trước mô hình của bạn. Tôi sẽ hướng dẫn bạn cách trực quan nhất để thiết lập mô hình của bạn sao cho nó có ý nghĩa trực quan về quy trình công thức cũng như dễ kiểm tra và chuyển giao.
• Định dạng màu là phải. Nghe có vẻ đơn giản nhưng lại là một công cụ cực kỳ hiệu quả hướng dẫn người dùng mô hình mới làm quen với đầu vào nghĩa là gì. Đọc tiếp để biết cách thiết lập nhanh macro để tự động hóa quá trình này.
• Các phím tắt công thức Excel kiểu cũ tốt. Phần này bao gồm một số phương pháp hay nhất về Excel rất hiệu quả cho những người dùng nâng cao hơn của chúng tôi. Những điều này có thể yêu cầu một chút điều chỉnh, nhưng sẽ tiết kiệm vài giờ làm việc sau đó và tương đối đơn giản để thực hiện.

Chuyên gia tài chính có thể giúp bạn / công ty của bạn như thế nào?

• Bằng cách làm việc cùng bạn với tư cách là đối tác tư duy để thiết kế, cấu trúc, xây dựng và cung cấp một loạt các mô hình hoặc ngân sách được đánh giá cao cho các dự án, mục đích hoặc quyết định cụ thể được ủy thác trước.
• Bằng cách tạo một mẫu mô hình đi đến nhiều tab, có sẵn, có thể được điều chỉnh duy nhất cho hầu hết mọi người, cho bất kỳ mục đích nào, trong tổ chức của bạn.
• Bằng cách thiết kế các kết quả đầu ra cụ thể và chạy các phân tích độ nhạy phức tạp bằng Excel trên đường đến quyết định chiến lược cấp quản lý, cấp hội đồng quản trị hoặc cấp điều hành viên.
• Bằng cách xây dựng hoặc tạo các mẫu cho mọi loại mô hình tài chính, bao gồm cả hướng dẫn "cách thực hiện", từ mô hình chiết khấu dòng tiền (DCF) và mua lại theo đòn bẩy, đến sáp nhập và mua lại hoặc mô hình dòng tiền.
• Bằng cách đào tạo các cá nhân hoặc nhóm cá nhân trong tổ chức của bạn về mọi thứ, từ kiến ​​thức cơ bản về lập mô hình đến các phương pháp định lượng nâng cao.

Giới thiệu:Mô hình tài chính

Mô hình tài chính là một phần không thể thiếu trong bộ công cụ tài chính của mọi công ty. Chúng là các bảng tính chi tiết dữ liệu tài chính lịch sử của một doanh nghiệp nhất định, dự báo hoạt động tài chính trong tương lai và đánh giá rủi ro và hồ sơ lợi nhuận của doanh nghiệp đó. Các mô hình tài chính thường được cấu trúc xoay quanh ba báo cáo tài chính của kế toán - đó là:báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Việc quản lý của hầu hết các tập đoàn, ít nhất một phần dựa vào các chi tiết, giả định và kết quả đầu ra của các mô hình tài chính, tất cả đều rất quan trọng đối với quá trình ra quyết định chiến lược và vốn của các công ty nói trên.

Bài viết này phục vụ như một hướng dẫn từng bước cho các chuyên gia tài chính trung cấp và mới bắt đầu tìm cách làm theo các phương pháp hay nhất của chuyên gia khi xây dựng các mô hình tài chính. Đối với nhà lập mô hình tài chính nâng cao, bài viết này cũng sẽ giới thiệu một loạt các mẹo và thủ thuật cấp chuyên gia để tối ưu hóa thời gian, kết quả và hiệu quả của mô hình hóa. Hãy bắt đầu.

Lập kế hoạch Mô hình của Bạn

Như với tất cả những thứ phức tạp, bước đầu tiên để xây dựng một mô hình tài chính (“mô hình”) là bố trí một cách cẩn thận một bản thiết kế. Những thay đổi cấu trúc không có kế hoạch, không lường trước được giữa chừng trong quá trình thực hiện mô hình hóa có thể tốn thời gian, khó hiểu và dễ xảy ra lỗi, đặc biệt nếu bộ điều hợp của mô hình không giống với tác giả của nó. Những thách thức như vậy có thể dễ dàng bị lật đổ với một chút thời gian lập kế hoạch tận tâm khi bắt đầu bài tập. Tôi khuyên bạn nên thực hiện giai đoạn lập kế hoạch như sau:

1. Xác định mục tiêu cuối cùng của mô hình.

Xác định rõ ràng mục đích của một mô hình là chìa khóa để xác định bố cục, cấu trúc và kết quả đầu ra tối ưu của nó. Là một phần của quy trình này, hãy dành thời gian để đảm bảo rằng các bên liên quan chính của mô hình của bạn ký tên vào bản thiết kế và thiết kế quy trình của bạn trước khi bắt đầu xây dựng. Điều này mang lại cho họ cơ hội để nói lên bất kỳ sở thích hoặc ý định cuối cùng nào, do đó tránh được bất kỳ sự “leo thang phạm vi” (cách nói của ngành) hoặc chuyển hướng đau đớn.

2. Hiểu các mốc thời gian cho cả việc xây dựng mô hình và cho vòng đời hữu ích của nó.

Mặc dù là mục tiêu thứ yếu của mục tiêu cuối cùng của mô hình, nhưng việc hiểu các tiến trình xây dựng mô hình và thời gian sử dụng mô hình cũng là những yếu tố đầu vào quan trọng để xác định phương pháp tiếp cận bài tập lập mô hình. Các mô hình có thời lượng dài và có thời hạn sử dụng lâu dài (hữu ích) thường được tùy chỉnh xây dựng từ đầu và bao gồm rất nhiều khả năng chi tiết hoạt động, tính linh hoạt và độ nhạy. Đối với các mô hình dự án vốn hoặc vận hành tức thì, thời gian ngắn hơn, người lập mô hình thường sẽ sử dụng các mẫu đúc sẵn để tối đa hóa tốc độ xây dựng đồng thời giảm thiểu lỗi. Hơn nữa, các mẫu mô hình cũng có xu hướng quen thuộc hơn và do đó dễ dàng sử dụng / thao tác hơn đối với các bên liên quan khác nhau trong tổ chức.

3. Xác định sự cân bằng tối ưu giữa “chi tiết” và “khả năng tái sử dụng”.

Khi quyết định đánh đổi tối ưu giữa mức độ chi tiết mong muốn và khả năng tái sử dụng của mô hình (tức là mô hình được dự định làm lại cho nhiều loại / mục đích giao dịch hay thay vào đó được thiết kế chỉ cho bài tập một lần này), một khuôn khổ hữu ích để quyết định lựa chọn / cách tiếp cận mô hình mà tôi đã tuân theo thông qua hầu hết sự nghiệp của tôi, như sau:

Với giai đoạn lập kế hoạch / kế hoạch chi tiết hiện đã hoàn tất và các quyết định quan trọng đã được giải quyết xong, bây giờ chúng ta có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo của mô hình hóa.

Cấu trúc mô hình của bạn

Tại thời điểm này, chúng tôi đã sẵn sàng mở Excel và bắt đầu suy nghĩ về cấu trúc. Ở mức cao nhất có thể, mọi mô hình có thể / nên được chia thành ba phần:(a) đầu vào / trình điều khiển, (b) tính toán (báo cáo tài chính dự kiến) và (c) đầu ra. Việc tách biệt các phần này càng tốt, thì việc kiểm tra và sửa đổi mô hình càng dễ dàng hơn, đồng thời giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa đúng hạn.

Tôi đã làm theo cùng một cách tiếp cận cấu trúc cho hầu hết mọi mô hình mà tôi đã xây dựng; một cách tiếp cận mà cả các bên liên quan tương ứng của tôi và tôi luôn thấy thực tế, dễ hiểu và cuối cùng là hữu ích. Các phần của nó như sau:

1. Trang bìa (Tab): Tên mã dự án, mô tả mục đích của mô hình, thông tin liên hệ của tác giả và mọi tuyên bố từ chối trách nhiệm hiện hành.
2. Tab Trình điều khiển: Đầu vào và giả định.
3. Tab Mô hình: Tính toán (tức là ba dự báo và tính toán báo cáo tài chính).
4. Tab Kết quả: Bản tóm tắt gọn gàng, rõ ràng về những điểm nổi bật quan trọng nhất của mô hình.
5. Tab Độ nhạy: Phạm vi các tình huống, mức độ nhạy cảm và kết quả dữ liệu mà ban quản lý sẽ dựa vào khi họ chuyển sang quá trình ra quyết định.

Tôi sẽ chia nhỏ từng phần này cho bạn, từng phần một. Như sau:

Trang bìa

Trang bìa là điểm tiếp xúc đầu tiên với công việc của bạn. Mặc dù nó là đơn giản nhất để xây dựng, nhưng khi được thực hiện tốt, nó để lại ấn tượng ban đầu tuyệt vời và giải thích rõ ràng những gì sắp xảy ra. Một trang bìa hướng dẫn, đơn giản thường là cách tiếp cận tốt nhất và thường bao gồm các phần sau:

1. Tên kiểu máy: Tự giải thích.
2. Mục đích của Mô hình: Đoạn văn mô tả (các) mục đích sử dụng của nó
3. Chỉ mục Mô hình: Một bảng ngắn gọn nêu chi tiết mô tả và mục đích của từng tab. Phần này có thể đặc biệt hữu ích đối với các nhà điều hành phi tài chính, giúp họ "phân tích" cấu trúc và dòng chảy của mô hình bằng cách làm nổi bật những tab nào họ cần sử dụng cho đầu vào, đầu ra nào cần tập trung vào trong quá trình ra quyết định và những tab tính toán phức tạp nào họ nên để nguyên.
4. Lịch sử Phiên bản Mô hình: Đầu tư một vài giây vào việc nhập, theo ngày, các thay đổi quan trọng được thực hiện đối với mô hình khi bạn thực hiện luôn giúp tiết kiệm thời gian thực hiện, đặc biệt nếu bạn cần tìm lại và đảo ngược / sửa đổi các thay đổi. Điều này đặc biệt đúng với các mô hình phức tạp và mô hình mà bạn có thể sử dụng làm mẫu trong các giai đoạn sau.
5. Thông tin Liên hệ của Tác giả: Tự giải thích
6. Tuyên bố từ chối trách nhiệm pháp lý có thể áp dụng (nếu có, do Luật sư tư vấn pháp lý của bạn cung cấp) : Tự giải thích

Xin lưu ý:Tôi khuyến nghị rằng trang bìa luôn được khóa đối với bất kỳ ai và tất cả mọi người mà không có thẩm quyền rõ ràng để thực hiện thay đổi, ngoài tác giả.

Trình điều khiển Tab:Đầu vào và Giả định

Ngay sau trang bìa của mô hình, phải đến tab trình điều khiển (đầu vào) . Bạn phải đảm bảo rằng tab này rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu, vì đây là tab mà các nhà khai thác phi tài chính có thể sẽ thao tác thường xuyên nhất. Tôi thường khuyên bạn nên triển khai hai phần đầu vào trong tab đầu vào, một phần cho tĩnh đầu vào và đầu vào khác cho động . Bằng đầu vào tĩnh Ý tôi là các yếu tố đầu vào không thay đổi theo thời gian, chẳng hạn như giả định “quy mô của một nhà máy điện” hoặc “số dư nợ ban đầu của một công ty”; và bằng đầu vào động , Ý tôi là các yếu tố đầu vào có thể thay đổi theo thời gian (ví dụ:tháng này sang tháng khác hoặc hàng năm), chẳng hạn như giả định "lạm phát", giả định "chi phí nợ" hoặc "tăng trưởng doanh thu".

Ví dụ về tab Giả định và Trình điều khiển mẫu

Trong cả hai trường hợp tĩnh ở trên so với động các phần đầu vào, tôi khuyên bạn cũng nên tách dữ liệu của mình thành hai loại rõ ràng:(1) các số liệu được mã hóa cứng không thay đổi bất kể kịch bản giả định và (b) các thông số nhạy cảm sẽ thúc đẩy các tình huống giả định khác nhau và cuối cùng là bảng độ nhạy của bạn . Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không bao giờ biết đầy đủ thông số nào sẽ cấu thành thông số độ nhạy và thông số nào sẽ không cho đến giai đoạn cuối cùng của dự án. Để biết thêm về mô hình độ nhạy, vui lòng tham khảo bài viết sau.

Tab Mô hình:Tính toán chi tiết và xây dựng hoạt động

Tab này đại diện cho trung tâm của mô hình, nơi tất cả các yếu tố đầu vào, giả định và kịch bản phối hợp với nhau để dự báo hiệu suất tài chính của công ty trong những năm bên ngoài. Ngoài tab này, các kịch bản khác nhau dựa trên giả định sẽ được chạy cũng như phần định giá của bài tập sẽ được thực hiện trước quyết định chiến lược cuối cùng.

Ví dụ về Tab Mô hình Mẫu

Tab tình huống và độ nhạy

Các nhà khai thác mô hình bên thứ ba, được ủy quyền sẽ sử dụng Tình huống và Độ nhạy tab khá thường xuyên, ngay cả khi chỉ để lựa chọn các tình huống được lập trình sẵn của họ. Vì lý do này, bạn nên xây dựng các kịch bản một cách trực quan, bảo vệ các tình huống thực tế khỏi sự chỉnh sửa bên ngoài và xây dựng các độ nhạy đủ đa dạng sao cho một số tình huống được lập trình trước sẽ đủ để mang lại một cái nhìn rộng rãi về các kết quả có thể xảy ra khi có bảng độ nhạy (mẫu bên dưới) cũng được xây dựng.

Để bạn cân nhắc, cấu trúc định dạng kịch bản mà tôi đã dựa vào trong suốt sự nghiệp của mình như sau, chỉ là một loại ví dụ:

Một vài lưu ý về hình ảnh trên:

1. Người dùng mô hình chỉ có thể chỉnh sửa điều này, vì đó là nơi họ sẽ chọn số kịch bản. Con số đề cập đến một trong các tình huống được trình bày ở phía bên phải của bảng tính. Sau đó, người dùng sẽ trình bày kịch bản đã chọn (trong trường hợp này là số 6) trong cột đầu tiên. Đây là cột duy nhất của bảng tính Tình huống và Độ nhạy được tham chiếu trong mô hình.
2. Thêm một số trường mô tả vào đây để tóm tắt hiệu quả những gì mà kịch bản đã chọn thể hiện.
3. Tôi luôn thấy nó rất hữu ích, đặc biệt là nếu ai đó sẽ sử dụng mô hình, để thêm một cột chỉ định từng đơn vị đầu vào.
4. Cột này kéo trường / thống kê đòn bẩy của kịch bản đã chọn (trong trường hợp này là số 6), tất cả được hiển thị ở bên phải (màu xanh lam). Công thức cần thiết để điều khiển nó là một hàm offset, tức là, “=OFFSET (chèn ô trống ngay bên trái của kịch bản đầu tiên được đánh dấu màu đỏ ở trên ,, Ô nơi kịch bản được chọn / đánh dấu).” Xin lưu ý rằng có một khoảng trống giữa hai ô nên hai dấu phẩy (,,) không phải là lỗi chính tả.
5. Nhóm các giả định của bạn trong các danh mục vĩ mô và danh mục phụ. Điều này sẽ giúp cả bạn (người lập mô hình) và người dùng của bạn hiểu rõ ràng về kịch bản mà mô hình đã chọn.

Ví dụ về Bảng độ nhạy mẫu

Tab đầu ra

Đầu ra các tab là các tab mà người vận hành mô hình sẽ sử dụng thường xuyên nhất. Qua nhiều năm, tôi nhận thấy mình nghiêng về ít nhất ba tab đầu ra cho các mô hình từ trung bình đến phức tạp:

1. Tab Đầu ra Tài chính: Đây là bản tóm tắt ngắn gọn về các khoản tài chính được nêu chi tiết trong tab mô hình. Chúng thường được trình bày hàng năm (mặc dù mô hình có thể là hàng quý). Đầu ra này phải nằm trong khoảng từ 50 đến 150 hàng và phải hiển thị tất cả các mục hàng chính từ các tab tính toán. Hãy đảm bảo trình bày đủ chi tiết để đảm bảo người dùng không chuyển đổi giữa tab này và các tab Tính toán khác nhau. Cũng xin lưu ý rằng, như một phương pháp hay nhất, không có tab đầu ra nào phải thực hiện lại bất kỳ phép tính nào và thông tin này chỉ nên bao gồm các liên kết trực tiếp.
2. Tab Tóm tắt Điều hành: Tab này khá chuẩn và thường trình bày hỗn hợp các đồ thị, biểu đồ và bảng, minh họa, đơn giản và dễ hiểu nhất có thể, các xu hướng, phân tích và thống kê tóm tắt chính khác nhau mà giám đốc điều hành và thành viên hội đồng quản trị yêu cầu để điều hướng các quyết định chính của họ.
3. Tab đầu ra cụ thể: Tab này chứa các kết quả cụ thể, thường được quy định bởi mẫu của bản ghi nhớ đầu tư, bản trình bày của ủy ban đầu tư hoặc yêu cầu của các giám đốc điều hành và thành viên hội đồng quản trị khi cần để đạt được các điểm quyết định của họ.

Ví dụ về Tab đầu ra mô hình, bao gồm bảng, biểu đồ và đồ thị

Tại thời điểm này, giai đoạn xây dựng mô hình đã chính thức hoàn thành. Chúng tôi có thể chuyển sự chú ý của mình đến một số phương pháp hay nhất về lập mô hình cấp chuyên gia mà tôi đã đề cập ở phần đầu của bài viết. Hãy bắt đầu với định dạng.

Định dạng mô hình của bạn

Đầu tiên, điều quan trọng cần lưu ý là mỗi công ty / tập đoàn có thể có những sở thích hoặc thông lệ nội bộ riêng. Do đó, trong khi xây dựng, điều quan trọng trước tiên là phải kiểm tra — và tuân thủ — bất kỳ định dạng nào mà công ty tương ứng của bạn quy định. Tuy nhiên, trong trường hợp không có các thông lệ cụ thể cho từng công ty, nội dung bên dưới trình bày chi tiết về ngôn ngữ chung của Phố Wall để định dạng một mô hình.

Phương pháp định dạng đầu tiên và có hiệu quả thấp nhất cho mô hình tài chính là sử dụng các sơ đồ màu nhất quán và dễ nhận biết để biểu thị các loại ô và dữ liệu khác nhau. Như sau:

Blue =Dữ liệu đầu vào hoặc bất kỳ dữ liệu được mã hóa cứng nào, chẳng hạn như giá trị lịch sử, giả định và trình điều khiển.

Màu đen =Công thức, phép tính hoặc tham chiếu bắt nguồn từ cùng một trang tính.

Màu xanh lá cây =Công thức, phép tính và tham chiếu đến các trang tính khác (lưu ý rằng một số mô hình bỏ qua bước này hoàn toàn và sử dụng màu đen cho các ô này).

Màu tím =Liên kết, đầu vào, công thức, tham chiếu hoặc tính toán đến các tệp Excel khác (một lần nữa, lưu ý rằng một số mô hình bỏ qua bước này hoàn toàn và sử dụng màu đen cho các ô này).

Màu đỏ =Lỗi cần sửa.

Ví dụ về Tóm tắt tài chính được định dạng tốt (được mã hóa bằng màu)

Xin lưu ý rằng không có chức năng tự động hóa tích hợp để mã màu cho bảng tính Excel của bạn theo các tiêu chuẩn mã hóa màu phổ quát ở trên. Thay vào đó, bạn có thể thiết kế (các) macro của riêng mình để đạt được những kết quả này và sau đó tạo các tổ hợp phím tắt để tự động mã màu cho công việc của bạn.

Đôi khi trong quá khứ gần đây của tôi, tôi nhận được từ một đồng nghiệp (người mà tôi cảm ơn cho đến ngày nay), các macro sau (bao gồm các hướng dẫn chi tiết), từ đó đã giúp tôi tiết kiệm được vài giờ lao động chân tay. Tôi muốn chia sẻ chúng, nếu tôi có thể.

Hướng dẫn tạo macro (cho cả phiên bản Excel trên Mac và PC):

1. Nhấn đồng thời Alt + W + M + R để đặt tên và bắt đầu ghi macro của bạn.
2. Nhấn F5 (“Chuyển đến ô”) rồi đồng thời nhấn Alt + S để đến menu “Chuyển đến đặc biệt”.
3. Nhấn “O” để chọn Hằng số và “X” để bỏ chọn văn bản.
   
4. Bây giờ, hãy nhấn đồng thời Alt + H + FC (hoặc Ctrl + 1) và chọn màu phông chữ xanh lam của bạn cho các hằng số này.
5. Nhấn Esc.
6. Bây giờ, hãy làm điều tương tự, bắt đầu với F5, nhưng chọn Công thức (F) thay vì hằng số và nhấn “X” để bỏ chọn văn bản.
7. Bây giờ, hãy nhấn Alt + H + FC (hoặc Ctrl + 1) và chọn màu phông chữ Đen cho các hằng số này.
8. Dừng ghi macro bằng Alt + W + M + R hoặc Alt + T + M + R.

Liên kết đến những Workbook khác

Việc tìm kiếm các liên kết đến các sổ làm việc và trang tính khác rất khó và bạn rất có thể sẽ phải sử dụng VBA để điều này hoạt động chính xác. Đây là ý tưởng cơ bản:tìm kiếm sự hiện diện của ký hiệu “!” trong mỗi ô có chứa một công thức trên sổ làm việc của bạn, sau đó thay đổi màu phông chữ thành màu xanh lục. Bạn sẽ cần sửa đổi điều này trong VBA Editor và đặt nó thành for each lặp qua tất cả các trường hợp của “!” bạn tìm, sau đó thay đổi màu phông chữ cho từng cái này.

Xin lưu ý rằng phím tắt này sẽ vẫn không hoạt động 100% vì một số công thức sẽ tham chiếu đến các ô trong các trang tính khác mà không liên kết trực tiếp đến chúng. May mắn thay, các ô màu xanh lá cây hiếm hơn các ô màu đen hoặc xanh lam, vì vậy phương pháp trên hoạt động khá tốt trong hầu hết các mô hình (và bạn có thể định dạng tự nhiên phần còn lại của các liên kết đến các trang tính khác theo cách thủ công khi chúng xuất hiện hoặc khi bạn bắt gặp chúng).

Các phương pháp hay nhất để kiểm toán một mô hình

Khi làm người mẫu, tôi khuyến khích bạn luôn ghi nhớ câu hỏi duy nhất này trong tâm trí:"Tôi có đang làm cho mô hình này dễ nghe không?" bởi vì đối với mọi tác vụ được thực thi, công thức được tạo và liên kết được xây dựng, sẽ luôn có một cách nhanh hơn, “bẩn hơn” (theo cách nói của ngành) để thực hiện công việc. Những thủ thuật và thủ thuật như vậy, dù có thông minh đến đâu vào thời điểm đó, và đặc biệt là sau khoảng thời gian, sẽ luôn bị lãng quên và sẽ dẫn đến các lỗi khó theo dõi. Lưu ý đến người đánh giá của người thứ ba sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình của mình và giúp bạn đi đến quyết định đúng đắn ở những thời điểm quan trọng.

Dưới đây là một loạt các phương pháp hay nhất về cách xây dựng tư duy đánh giá viên. Như sau:

1. Một hàng, một công thức

Bạn chỉ nên có một công thức cho mỗi hàng, có nghĩa là bất kỳ công thức nào được sử dụng trong ô đầu tiên của bất kỳ hàng nhất định nào cũng phải được áp dụng thống nhất cùng một công thức trên toàn bộ hàng. Người dùng nên hiểu cấu trúc mô hình của bạn bằng cách nhìn vào ô đầu tiên của mỗi hàng khi họ tiến hành theo chiều dọc mô hình của bạn.

Trong khi điều này là đơn giản về nguyên tắc, nó thường bị vi phạm đủ để làm nổi bật thêm. Một trường hợp phổ biến thường xảy ra khi các bảng tính được phân tách giữa nhóm cột "lịch sử tài chính" và "dự báo cho năm ngoài" (xem hình ảnh ở trên có tiêu đề "Ví dụ về Tóm tắt tài chính được định dạng tốt (được mã hóa bằng màu)" để tham khảo ).

Một cách dễ dàng để giải quyết những trường hợp này là sử dụng cờ (ví dụ:1/0, TRUE / FALSE ) được đặt ở đầu bảng tính, sau đó được tham chiếu bằng cách sử dụng IF thông qua phần nội dung của mô hình của một người. Một minh họa đơn giản về điều này tại nơi làm việc như sau:

Ví dụ về "Việc sử dụng cờ" trong lập mô hình Excel

2. Không có con số được mã hóa cứng nào được nhúng trong công thức

Không bao giờ sử dụng các số được mã hóa cứng được nhúng trong công thức vì chúng rất khó phát hiện nếu người dùng chưa quen với mô hình. Thay vào đó, hãy đánh dấu rõ ràng và tách biệt các đầu vào / mã cứng khỏi các công thức; tốt hơn hết, hãy tập hợp tất cả các đầu vào / mã cứng (nếu thích hợp) và tổng hợp chúng trong cùng một tab. Sau đó, để các công thức của bạn kéo / tham chiếu chúng khi thích hợp từ ô bắt buộc và từ tab thích hợp.

3. Đơn giản luôn tốt hơn

Tốt hơn hết là bạn nên tránh những công thức phức tạp. Thay vào đó, hãy chia nhỏ công thức của bạn thành các bước dễ tiêu hóa. Thay vì một hàng có vẻ gọn gàng, cách tiếp cận này thường sẽ tạo ra nhiều hàng hơn, dẫn đến một bảng tính lớn hơn; nhưng sẽ dễ dàng hơn nhiều để theo dõi và kiểm tra bởi bên thứ ba.

4. Tuân thủ nhất quán quy ước ký kết của bạn

Bạn nên quyết định tại thời điểm 0, quy ước / khóa ký hiệu của bạn sẽ là gì. Bằng cách minh họa, hãy tự hỏi trong giai đoạn thiết kế mô hình của bạn, "Chi phí, chi phí, khoản khấu trừ, khấu hao, CapEx, v.v. được trình bày dưới dạng số âm hay số dương?" Sở thích cá nhân của tôi là luôn hiển thị chi phí dưới dạng số âm vì hai lý do:(a) Tổng sẽ luôn là số tiền thẳng và bạn sẽ giảm thiểu lỗi của người dùng, và (b) sẽ dễ dàng phát hiện ra sai sót hơn khi chỉ sử dụng các dấu hiệu.

5. Tránh đặt tên cho ô của bạn, thay vào đó hãy dựa vào Logic lưới của Excel

Nếu có thể, tôi thực sự khuyên bạn nên tránh đặt tên cho các ô của mình vì rất khó xác định đầu vào nguồn cho ô được đặt tên đã nói (ví dụ:"Lạm phát"). Thay vào đó, tôi khuyên bạn nên dựa vào quy ước lưới của Excel trong các công thức của bạn (ví dụ:chỉ cần liên kết đến ô C4 hoặc vị trí, [Tab Name]l'!G21 , nếu tham chiếu nằm trong một tab hoặc sổ làm việc khác).

6. Không bao giờ có cùng một đầu vào ở nhiều vị trí

Tổ chức đầu vào của bạn một cách đơn giản và minh bạch. Tôi khuyên bạn nên hợp nhất tất cả các đầu vào trong một vài tab trình điều khiển và tham chiếu chúng từ các điểm xuất phát duy nhất của chúng trong toàn bộ bảng tính.

7. Tránh liên kết tệp

Tránh liên kết với các tệp khác. Tốt hơn là nhập dữ liệu có liên quan mà bạn yêu cầu từ một tệp khác dưới dạng đầu vào được mã hóa cứng, sau đó bạn cập nhật thủ công theo yêu cầu. Liên kết chéo được biết là có thể làm hỏng các mô hình Excel lớn hơn hoặc cập nhật không nhất quán, do đó tạo ra các lỗi khó theo dõi.

8. Không ẩn Trang tính hoặc Hàng

Trong bảng tính dài hơn, hãy "nhóm" các hàng / cột thay vì "ẩn" chúng.

9. Ít hơn, các tab lớn hơn tốt hơn nhiều tab nhỏ hơn

Thực hành này dựa 100% vào kinh nghiệm. Việc theo dõi và kiểm tra một mảng liên tục cho dữ liệu trên một bảng tính lớn liền kề sẽ dễ dàng hơn so với nhiều tab hoặc tệ hơn là nhiều bảng tính được liên kết chéo.

10. Tạo kiểm tra trong suốt mô hình của bạn thông qua “Kiểm tra lỗi tổng hợp” nằm trong một tab

Kiểm tra là cách dễ nhất để nhanh chóng xem xét tính toàn vẹn của mô hình. “Séc” bao gồm tất cả mọi thứ từ việc đảm bảo rằng các tổng số phải thực sự ràng buộc đến việc đảm bảo rằng bảng cân đối kế toán của một người thực sự cân đối. Tôi thường tạo một vài kiểm tra ở đầu hoặc cuối mỗi bảng tính, sau đó hợp nhất chúng trong một “Tab Kiểm tra” riêng biệt. Điều này đảm bảo rằng có thể dễ dàng tìm thấy lỗi trong mô hình và sau đó theo dõi lỗi đó bắt nguồn từ đâu.

Mẫu Bảng cân đối kế toán "Kiểm tra"

Xin lưu ý rằng chỉ dựa vào kiểm tra để xác minh tính toàn vẹn của mô hình không bao giờ là một ý tưởng hay vì kiểm tra thường khá cao. Nhưng đó là một điểm khởi đầu tốt.

Carve Out - Dành cho Người dùng Nâng cao:Mẹo Excel

Phần này trình bày một số phương pháp hay nhất về Excel rất hiệu quả cho những người dùng nâng cao hơn của chúng tôi. Những điều này có thể yêu cầu một chút điều chỉnh, nhưng sẽ tiết kiệm vài giờ làm việc sau đó và tương đối đơn giản để thực hiện. Chúng như sau, ngắn gọn, súc tích, cho điểm chính:

1. Sử dụng càng nhiều phím tắt càng tốt. Có một số tệp trên Internet trên Phím tắt Bàn phím Excel phù hợp với các nhu cầu khác nhau. Tôi sẽ tham khảo một vài ở đây:
   • Mô hình hóa Trang Cheat Key
   • Danh sách Mẹo Excel Toàn diện
2. Sử dụng F5 (“chuyển đến đặc biệt”) để tìm nhanh tất cả các số hoặc công thức được mã hóa cứng.
3. Sử dụng Tiền lệ theo dõi và Người phụ thuộc theo dấu vết để kiểm tra mô hình.
4. Sử dụng XNPV và XIRR để cho phép áp dụng ngày tháng tùy chỉnh dòng tiền, trên đường đến phân tích lợi nhuận; điều này, trái ngược với NPV của Excel và IRR hàm, mặc nhiên giả định các khoảng thời gian cách đều nhau cho phép tính.
5. Sử dụng INDEX MATCH chức năng trên VLOOKUP chức năng tìm kiếm thông tin trên các bảng tính lớn.
6. VLOOKUP hầu như luôn luôn vượt trội so với IF các câu lệnh; cảm thấy thoải mái với nó.
7. Tập thói quen bao gồm IFERROR theo cú pháp của các công thức của bạn.
8. Sử dụng kết hợp hàm ngày, EOMONTH và IF câu lệnh để làm cho ngày tháng trở nên động.
9. Loại bỏ các đường lưới khi trình bày hoặc chia sẻ mô hình tài chính; nó giúp tạo ra một tài liệu đầu ra sạch sẽ hơn, bóng bẩy hơn.

Yêu hay ghét…

Dù yêu hay ghét nó, Excel là toàn năng, toàn diện và toàn năng khi nói đến tài chính doanh nghiệp, phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Và bạn có tin hay không, nó không cần phải sợ hãi hay đau đớn, ngay cả đối với người mới làm quen hoặc chưa quen. Giống như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, thực hành, tính nhất quán và chú ý đến chi tiết (trong Excel là các phím tắt) sẽ giúp bạn thực hiện được hầu hết các chặng đường đến đó.

Một khi bạn đã quen với ứng dụng, bạn sẽ thấy nó là một công cụ kể chuyện bằng số và năng suất mạnh mẽ, mà bạn sẽ hiếm khi có thể hoạt động mà không có, ngay cả trong cuộc sống cá nhân của bạn. Khi bạn tiến bộ qua các giai đoạn khác nhau của sự thành thạo Excel, tôi chúc bạn điều tốt nhất và khuyến khích bạn giữ bài viết này như một hướng dẫn thực hành mà bạn thường xuyên tham khảo.