Bảy năm trước, khi tôi mới gia nhập một công ty đầu tư tư nhân, tôi được giao nhiệm vụ tạo ra một mô hình tài chính cho một dự án greenfield. Kết quả của mô hình tài chính đã được trình bày cho các giám đốc điều hành và cổ đông — đây là lần đầu tiên tôi làm điều gì đó như vậy.
Xuất thân từ nền tảng kiểm toán, tôi đã tạo một trang tóm tắt chi tiết hiển thị gần như tất cả các giả định, P&L đầy đủ, bảng cân đối kế toán và dòng tiền, biểu đồ và đồ thị cho từng mục hàng trong báo cáo tài chính và tất cả các loại giải thích. Khi trình bày nó với các giám đốc điều hành, tôi có thể cảm nhận được sự bối rối của họ. Họ cố gắng hiểu cơ sở lý luận đằng sau mỗi phần thông tin được trình bày trên trang tóm tắt. Quá trình này hóa ra rất kém hiệu quả và tốn thời gian cho mọi người.
Ngày đó, tôi biết được rằng một mô hình tài chính tốt cũng giống như một món đồ nội thất tốt - cho dù người thợ mộc dành nhiều thời gian để hoàn thiện từng chi tiết, khách hàng chỉ nhìn thấy và đánh giá cao sản phẩm cuối cùng. Chỉ có rất ít khách hàng muốn xem quy trình chi tiết. Những khách hàng này cũng có xu hướng tự yêu cầu và điều tra những chi tiết đó. Điều tương tự cũng áp dụng cho các mô hình tài chính. Ngay cả khi một nhà tư vấn dành nhiều thời gian để tạo ra mô hình và phân tích, chúng ta nên hạn chế mong muốn thể hiện tất cả nỗ lực mà chúng ta đã bỏ ra trong công việc. Thay vào đó, chúng ta nên nhấn mạnh những điểm nổi bật quan trọng về hiệu suất trong quá khứ và các dự báo trong tương lai để làm cho quá trình ra quyết định dễ dàng hơn cho người dùng.
Từ kinh nghiệm chuyên môn của mình về việc mắc sai lầm và tìm ra giải pháp, tôi đã xác định một số cách dễ sử dụng để sử dụng trực quan hóa dữ liệu tài chính giúp mô hình dễ hiểu hơn.
Điểm bắt đầu để xây dựng một mô hình tài chính lành mạnh là hiểu được mục đích của nó bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
Các loại và mức độ phức tạp của các mô hình tài chính thay đổi đáng kể từ các tính toán “mặt sau của phong bì” đến các mô hình tài chính phức tạp tính toán rất chính xác hiệu suất trong tương lai, hiệu ứng tổng hợp, tính kinh tế theo quy mô, v.v. Loại người sử dụng mô hình tài chính cũng có thể khá khác nhau - từ Chuyên gia Excel phân tích mô hình tài chính của bạn để trình bày kết quả cho cấp trên của họ, cho đồng nghiệp từ các bộ phận khác không có kiến thức về tài chính. Alberto Mihelcic Bazzana đưa ra các mẹo và hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng các mô hình tài chính trong bài viết của anh ấy về các phương pháp hay nhất về mô hình tài chính nâng cao và giải thích các loại mô hình khác nhau. Việc hiểu rõ ai là người sử dụng mô hình tài chính sẽ giúp mô hình trở nên thân thiện với người dùng, đó là mục tiêu cuối cùng của nó.
Các mô hình tài chính có thể được sử dụng để đưa ra quyết định cung cấp tài chính hoặc đầu tư, thêm hoặc bớt các dòng sản phẩm, thâm nhập thị trường mới hoặc đơn giản hơn, định giá tài sản hoặc đầu tư bằng phương pháp DCF. Trong phần lớn các trường hợp, các mô hình được sử dụng để đưa ra một số loại quyết định tài chính và / hoặc chiến lược nhưng đôi khi cũng để lập kế hoạch các bước chiến thuật và ngắn hạn hoặc thậm chí để hiểu khối lượng vốn lưu động trong các trường hợp hoặc tình huống khác nhau. Chuyên gia chuẩn bị mô hình tài chính cần ghi nhớ những gì người ra quyết định đang cố gắng đạt được hoặc giải quyết bằng cách sử dụng mô hình. Vì lý do này, trực quan hóa dữ liệu tài chính là rất quan trọng.
Bây giờ đã rõ ai sẽ sử dụng mô hình và những gì người dùng mong đợi đạt được với mô hình đó, nhà tư vấn nên hiểu mô hình có thể giúp ích như thế nào. Bạn nên hiểu các giả định quan trọng là gì hoặc những phát hiện nào đang ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định. Có một KPI cụ thể nào đặc biệt quan trọng để ra quyết định không? Có những giả định quan trọng nào sẽ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng không? Sự hiểu biết này sẽ giúp nhà tư vấn thu hút sự chú ý của người dùng đến các phần phù hợp của mô hình, từ đó tiết kiệm “thời gian tìm kiếm” của người dùng và cho phép đánh giá quan trọng về dự án.
Để tóm tắt mô hình tài chính theo cách cho phép người dùng tập trung vào các giả định và kết quả chính, phương pháp tốt nhất là sử dụng một trang tóm tắt hoặc trang tổng quan riêng biệt. Trang tóm tắt phải cung cấp một trình tự hợp lý, mặc dù không phải là một báo cáo hoặc bản ghi nhớ cung cấp lời giải thích bằng cách sử dụng các câu và đoạn văn. Các kỹ thuật khác nên được áp dụng để hướng dẫn người đọc và giúp họ hiểu nguyên nhân và ảnh hưởng.
Trong cuốn sách Kể chuyện bằng dữ liệu của cô ấy , Cole Knaflic giải thích chi tiết cách tập trung sự chú ý của khán giả với sự hỗ trợ của các manh mối trực quan. Trong số các kỹ thuật khác, Knaflic đề xuất sử dụng Nguyên tắc Gestalt về Nhận thức Thị giác “khi xác định yếu tố nào trong hình ảnh của chúng ta là tín hiệu (thông tin chúng ta muốn truyền đạt) và yếu tố nào có thể là nhiễu (lộn xộn).” Được thành lập vào đầu thế kỷ 20, Trường Tâm lý học Gestalt lần đầu tiên đề xuất "các nguyên tắc phân nhóm" - một lý thuyết ngụ ý rằng bộ não con người có xu hướng đơn giản hóa nhận thức về môi trường xung quanh. Kích thích / đối tượng bên ngoài được nhìn nhận như một tổng thể hơn là một tổ hợp các thành phần của nó. Các nguyên tắc nhóm sau đây rất hữu ích để xem xét khi tạo trang tóm tắt:gần gũi, tương tự, gần gũi, số phận chung, tính liên tục. Cameron Chapman đưa ra lời giải thích tốt về những nguyên tắc này trong bài đăng trên blog của cô ấy giải thích các nguyên tắc Gestalt trong thiết kế.
Chúng tôi sẽ minh họa những nguyên tắc này bằng một vài ví dụ (dữ liệu được sử dụng trong biểu đồ và bảng chỉ dành cho mục đích trình diễn):
Biểu đồ so sánh doanh số bán hàng của công ty mục tiêu với các đối thủ cạnh tranh. Doanh số được phân nhóm dựa trên các danh mục sản phẩm khác nhau. Hai nguyên tắc đã được sử dụng để làm cho biểu đồ dễ đọc và dễ hiểu hơn:gần và tương tự.
Minh họa mối quan hệ giữa các con số thực tế và dự báo có thể là một công cụ hữu ích cho những người ra quyết định. Liên tục và số phận chung là những nguyên tắc Gestalt có thể giúp thể hiện một mối quan hệ như vậy. Nguyên tắc liên tục của Gestalt giải thích rằng “các điểm được nối với nhau bằng các đường thẳng hoặc cong được nhìn theo cách đi theo con đường trơn tru nhất.”
Một đường đứt nét được sử dụng để hiển thị các dự đoán về doanh số bán hàng của công ty và phân biệt ngân sách trong tương lai với các con số lịch sử thực tế. Mặc dù có khoảng cách giữa các dòng, nhưng người đọc sẽ cảm nhận nó một cách tổng thể.
Nguyên tắc của số phận chung nói rằng "mọi người sẽ nhóm những thứ cùng hướng đến hoặc đang di chuyển theo cùng một hướng." Trong trường hợp này, công ty quản lý để giữ tỷ suất lợi nhuận gộp từ 50% đến 55%. Do đó, doanh thu bán hàng và lợi nhuận gộp đang chuyển động cùng chiều. Người đọc sẽ dễ dàng nhận thức và hiểu được mối tương quan đó hơn.
Theo nguyên tắc đóng cửa của Gestalt, “nếu thiếu một thứ gì đó trong một hình vẽ hoàn chỉnh khác,” con người có xu hướng thêm vào một cách tinh thần. Biểu đồ dưới đây giúp bạn dễ dàng hiểu hơn về tổng sản lượng bán hàng, lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng trong kỳ vừa qua. Mặc dù nó chỉ hiển thị các khu vực lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng, người đọc có thể "tưởng tượng" rằng biểu đồ khu vực bán hàng bắt đầu từ điểm 0 và tiếp tục ở trên.
Không nhất thiết phải luôn sử dụng đồ thị và biểu đồ để minh họa các kết quả dự báo hoặc các giả định chính trong mô hình tài chính. Đôi khi (thường xuyên hơn bạn có thể nghĩ), tốt hơn là sử dụng một bảng đơn giản với định dạng có điều kiện hoặc thậm chí là một ô được đánh dấu duy nhất.
Các bảng này cung cấp phân tích độ nhạy về doanh số bán hàng của khách sạn trong năm ổn định (trong trường hợp này là năm thứ 4 kể từ khi bắt đầu hoạt động). Phân tích độ nhạy được xây dựng dựa trên hai biến:tỷ lệ lấp đầy và ADR (Tỷ lệ trung bình hàng ngày). Mục tiêu của ban quản lý là đạt được doanh số từ 8 triệu đến 9 triệu đô la. Chỉ cần vẽ một đường cho các số liệu bán hàng mục tiêu, người đọc có thể dễ dàng điều hướng qua bảng và hiểu được động lực chính cho mục tiêu này là gì.
Có một số hộp đơn giản cần chọn để làm cho mô hình tài chính và hình ảnh hóa dễ điều hướng và dễ hiểu:
Những biểu đồ này đại diện cho những con số giống nhau — xu hướng lấp đầy khách sạn trong 10 năm qua — nhưng biểu đồ bên phải có trục tung được sửa đổi. Trục tung hiển thị phạm vi từ 45% đến 75%. Kết quả của việc sửa đổi này, biểu đồ cho thấy mức tăng mạnh bắt đầu từ năm 2016. Trên thực tế, mức tăng hàng năm trong giai đoạn này là 2-3% (đây cũng là một kết quả tốt!). Bằng cách loại bỏ điểm trục 0%, hình ảnh có phần bị méo. Nếu chúng ta sử dụng định dạng có trách nhiệm hơn, rõ ràng là xu hướng “ổn định” hơn là “tăng”. Vì những lý do tương tự, hãy tránh sử dụng biểu đồ 3D. Nhìn vào biểu đồ 3D, đặc biệt là với phối cảnh, thường khó thấy được mối tương quan thực sự giữa một số bộ dữ liệu.
Sử dụng màu sắc một cách tiết kiệm và nhất quán trong các biểu đồ và đồ thị. Bạn nên nhớ rằng mục đích của biểu đồ là thu hút sự chú ý của người dùng vào một phần cụ thể. Thay vì có toàn bộ quang phổ của màu cầu vồng, hãy cố gắng phân biệt thông tin nền với thông điệp chính. Như Knaflic đã nói, “hãy làm nổi bật những thứ quan trọng, loại bỏ những thứ gây xao nhãng và tạo ra một hệ thống phân cấp thông tin rõ ràng”. Điều quan trọng là sử dụng cùng một màu sắc và định dạng cho cùng một mục đích và nhất quán - ví dụ:nếu bạn quyết định hiển thị doanh số bán hàng trước đây với đường màu cam và dự báo với đường gạch ngang màu xanh lam, hãy sử dụng các màu tương tự để minh họa dữ liệu khác. Nguyên tắc này đã được sử dụng trong khi tạo các biểu đồ được sử dụng trong suốt bài báo. Các dự báo trong tương lai được trình bày bằng một đường đứt nét, dữ liệu không quan trọng được đưa ra bằng màu xám trên biểu đồ và màu xanh lam và xanh lục của công ty được sử dụng để thu hút sự chú ý của người đọc vào phần bên phải của biểu đồ, trong khi văn bản trong tất cả các biểu đồ có cùng định dạng, kích thước và màu sắc.
Hãy lưu ý rằng các màu sắc khác nhau có ý nghĩa khác nhau trong các nền văn hóa và tình huống khác nhau. Điều tra tốt văn hóa của tổ chức. Nếu có thể, hãy sử dụng màu của công ty.
Trụ cột của các phương pháp hay nhất về trực quan hóa dữ liệu trong các mô hình tài chính là tạo ra các mô hình và biểu đồ với mục đích của chúng. Hiểu được bởi ai, cái gì, và mô hình và hình ảnh sẽ được sử dụng như thế nào. Luôn nhớ đẩy thông tin không liên quan lên nền và chỉ nhấn mạnh những phần quan trọng của mô hình. Bạn có thể tạo một công cụ mạnh mẽ để thu hút sự chú ý của người dùng vào đúng vấn đề và giúp họ đặt câu hỏi phù hợp và đưa ra quyết định đúng đắn. Đưa ra hướng đi đúng đắn cho quy trình mang lại cảm giác tốt hơn nhiều so với việc chỉ cho thấy bạn đã bỏ ra bao nhiêu thời gian và công sức để chuẩn bị công cụ này. Vì lý do này, điều quan trọng là sử dụng các kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu tài chính.