Sau khi đột phá với mức doanh thu hàng năm thấp sáu con số, LendEDU, một công ty khởi nghiệp được Y Combinator hậu thuẫn, đã đưa ra quyết định lớn là đưa các chức năng tài chính và kế toán vào nội bộ. LendEDU, một trang web giúp người tiêu dùng tìm hiểu và so sánh các sản phẩm tài chính, bao gồm các khoản vay dành cho sinh viên, khoản vay cá nhân và các sản phẩm bảo hiểm, đang tìm cách hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh đồng thời trở nên hiệu quả hơn.
Trong thời gian này, vai trò của tôi tại công ty của chúng tôi đã thay đổi và tôi trở thành giám đốc tài chính và hoạt động, một vai trò mới cho công ty đang phát triển của chúng tôi. Thực tế, đây cũng là một vai trò mới đối với tôi, và cùng nhau, chúng tôi quyết định rằng chúng tôi cần thuê một nhà tư vấn độc lập để giúp chúng tôi hoạt động.
Đây là câu chuyện về cách công ty chúng tôi chuyển các chức năng tài chính và kế toán nội bộ với sự hỗ trợ của Chuyên gia Tài chính Toptal Andrew Fales.
Vào mùa hè năm 2017, LendEDU là một công ty khởi nghiệp nhỏ có tốc độ phát triển vượt bậc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Với sự gia tăng nhất quán về doanh thu, tiền mặt, khách hàng và nhân viên, rõ ràng là các quy trình kế toán chính thức và ghi sổ kế toán đã sớm trở nên cần thiết.
Cho đến thời điểm này, LendEDU đã tập trung vào tăng trưởng và các khía cạnh của doanh nghiệp trực tiếp thúc đẩy nó. Có thể hiểu, các nguồn lực hạn chế mà công ty sử dụng đã không được triển khai để xây dựng các nhóm phải trả và phải thu chính thức. Thay vào đó, những nhân viên có kỹ năng liên quan và trách nhiệm liên quan đã thêm những kỹ năng này vào danh sách nhiệm vụ của họ.
Vào cuối mùa hè năm đó, công ty chúng tôi bắt đầu xem xét những lợi ích mà một quy trình kế toán chính thức có thể mang lại. Vòng quay các khoản phải thu nhanh hơn có thể làm tăng dòng tiền của chúng tôi, các phương pháp kế toán dồn tích có thể giúp chúng tôi phân tích chính xác hơn hiệu quả hoạt động và việc ghi sổ kế toán chính thức có thể cho phép chúng tôi quản lý tài chính của mình một cách hiệu quả.
Bây giờ chúng tôi đã có đủ nguồn lực để đầu tư vào khía cạnh này của công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên, tại thời điểm này, việc thuê một kế toán toàn thời gian có vẻ không hợp lý, vì vậy chúng tôi bắt đầu nghiên cứu về các nhóm tài chính thuê ngoài có thể giải quyết việc này cho chúng tôi. Chúng tôi tình cờ gặp một công ty có uy tín tập trung vào việc thực hiện các hoạt động kế toán cho các công ty khởi nghiệp. Phí hàng giờ rất cao, nhưng chúng tôi nhận ra rằng, “bạn sẽ nhận được những gì bạn phải trả cho”, vì vậy chúng tôi đã tiếp tục.
Đây hóa ra là một sai lầm đáng chú ý. Đến tháng 8 năm 2018, chúng tôi đã chi hơn 50.000 đô la cho bộ phận tài chính thuê ngoài của mình, nhưng chúng tôi đã có báo cáo tài chính hàng tháng chính thức để hiển thị cho điều đó. Doanh thu của chúng tôi được chia nhỏ theo dòng sản phẩm, chi phí của chúng tôi được chia thành từng khoản và định dạng chuyên nghiệp.
Chi tiêu gia tăng của LendEDU cho Phòng tài chính thuê ngoài
Chỉ có một vấn đề — chúng tôi không thể tin tưởng vào các con số. Quá trình đóng cửa hàng tháng là một cơn ác mộng. Các đại diện tại công ty chúng tôi đã thuê dường như không hiểu cách chúng tôi kiếm được doanh thu và họ không quan tâm đến việc học. Các email dài dòng trích dẫn chênh lệch số dư, lỗi lập hóa đơn và danh sách câu hỏi đã được trao đổi, nhưng các bản điều chỉnh liên tục bị đẩy sang các tháng tiếp theo. Quá trình này có sai sót, giao tiếp tồi tệ và dịch vụ khách hàng rất tệ. Điều đáng thất vọng nhất là sự tin tưởng vào dữ liệu tài chính của chúng tôi rất thấp.
Sau tám tháng chuyển tiền cho công ty kế toán bên ngoài này và vật lộn để tạo ra kết quả có giá trị, chúng tôi đã có đủ.
Chúng tôi quyết định xem xét đưa các chức năng kế toán vào nội bộ. Những lợi ích của động thái này rất thú vị. Bằng cách chuyển các nghiệp vụ kế toán nội bộ, chúng tôi có thể lập báo cáo tài chính hàng tháng nhanh hơn, minh bạch hơn và ít tốn kém hơn. Vấn đề dai dẳng là chúng tôi vẫn chưa có khả năng thuê một kế toán toàn thời gian và chúng tôi không có bất kỳ CPA nào cho nhân viên một cách thuận tiện.
Đến thời điểm này, tôi đã học được những điều cơ bản về quy trình kế toán mà chúng tôi cần thiết lập và tôi có thể xử lý phần lớn công việc. Tuy nhiên, tôi cần một người có chuyên môn để tham khảo ý kiến về quy trình của chúng tôi và quan trọng nhất là kiểm tra công việc của tôi. Tóm lại, tôi cần một người biết những gì tôi chưa biết và một người không chỉ có thể xác định những sai lầm mà còn giúp tôi sửa chữa chúng. Chúng tôi đã tìm thấy người này tại Toptal. Trước đây, chúng tôi đã sử dụng trang web này để ký hợp đồng phụ với một nhà phát triển phần mềm cho trang web của mình và đó là một trải nghiệm tuyệt vời. Lần này, chúng tôi cần một người có kiến thức về kế toán, tốt nhất là CPA, người hiểu rõ ngành mà công ty chúng tôi hoạt động.
Sau khi đăng vị trí trên Toptal, chúng tôi đã nhận được rất nhiều phản hồi từ các dịch giả tự do quan tâm với bản sơ yếu lý lịch ấn tượng. Trong vòng vài ngày, chúng tôi đã thiết lập năm cuộc phỏng vấn qua điện thoại cho tuần sau.
Chúng tôi đã giải thích nhu cầu của chúng tôi là gì và hỏi cách mỗi người nộp đơn có thể giúp chúng tôi tránh các vấn đề kế toán mà chúng tôi đã gặp phải trong quá khứ. Chúng tôi đã tìm thấy một người phù hợp với Andrew Fales.
Andrew là một CPA, người đã thành lập một công ty kế toán thuế được đánh giá cao, chuyên về các khía cạnh khác nhau của kế toán và tuân thủ cho các công ty khởi nghiệp. Andrew cũng đã tư vấn cho nhiều công ty trong nhiều ngành khác nhau trong suốt sự nghiệp của mình. Qua một cuộc phỏng vấn qua điện thoại kéo dài 30 phút, Andrew đã đưa ra một kế hoạch để chúng tôi thiết lập một quy trình kế toán nội bộ. Anh ấy nói rằng anh ấy thành thạo QuickBooks và gợi ý rằng anh ấy có thể tự mình huấn luyện tôi cách điều hướng phần mềm.
Hơn nữa, Andrew dường như hoàn toàn hiểu cách doanh nghiệp của chúng tôi hoạt động và những gì chúng tôi đang cố gắng hoàn thành. Andrew nói rằng ý định của anh ấy là "làm theo cách của mình để thoát khỏi công việc." Ý của anh ấy là anh ấy muốn giáo dục chúng ta tự chủ, đó chính là mục tiêu của chúng ta. Động lực của anh ấy cho cách tiếp cận này là ý tưởng rằng chúng tôi sẽ tham khảo ý kiến của anh ấy trong các tình huống khác mà chúng tôi gặp phải khi công ty của chúng tôi trưởng thành, đó chính xác là những gì chúng tôi đã làm.
Sau khi thảo luận về ngân sách của chúng tôi với Andrew, chúng tôi bắt đầu làm việc ngay. Trong tháng đầu tiên, Andrew và tôi nói chuyện qua Zoom trong 2-4 giờ mỗi ngày, ba ngày mỗi tuần. Tôi đã sử dụng tính năng chia sẻ màn hình khi anh ấy hướng dẫn tôi qua phần mềm QuickBooks, dạy tôi các phím tắt và nhấn mạnh các nguyên tắc kế toán dồn tích cần thiết để ghi sổ kế toán chính xác. Có rất nhiều điều để học hỏi. Bất cứ khi nào tôi có câu hỏi, Andrew đều có câu trả lời. Bất cứ khi nào có sai sót cần được sửa chữa, Andrew sẽ đưa ra nhiều giải pháp. Trong một tháng, chúng tôi đã thiết lập một quy trình kế toán chính thức được thiết kế để tránh những sai lệch trong tương lai và hoạt động hiệu quả.
Vào cuối tháng thứ hai, tôi đã có thể điều hướng QuickBooks một cách độc lập và thực hiện các nhiệm vụ gần như đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng, tích lũy bảng lương, phân bổ chi phí trả trước, tạo điều chỉnh các bút toán và lập báo cáo tài chính chính thức.
Vào cuối tháng thứ ba, chúng tôi đã lập thành công báo cáo tài chính dồn tích chính xác cho năm tài chính 2018.
Vào tháng thứ tư, chúng tôi đã sử dụng các báo cáo này làm đầu vào lịch sử cho các mô hình dự báo doanh thu, lập ngân sách chi phí và phân tích tỷ lệ. Andrew không chỉ đích thân huấn luyện tôi sử dụng phần mềm QuickBooks và hướng dẫn tôi sau đó, mà anh ấy còn dành thời gian để tìm hiểu những điều phức tạp của công ty cụ thể của chúng tôi. Anh ấy đã tạo ra các bảng tính chi tiết để tính toán các khoản phải trả lương, theo dõi phân bổ và tính toán các khoản thuế thu nhập hoãn lại / hiện hành. Các tài nguyên tùy chỉnh này cho phép tôi tạo các mục nhật ký tích lũy phức tạp mà không cần hỗ trợ.
Đã hơn một năm kể từ khi chúng tôi thuê Andrew, và sự tự tin vào dữ liệu tài chính của chúng tôi chưa bao giờ cao hơn. Tại thời điểm này, tôi nói chuyện với Andrew qua Zoom khoảng 5-10 giờ mỗi tháng, chủ yếu để đánh giá cuối tháng và đặt câu hỏi về các tình huống kế toán một lần xảy ra trong kỳ. Andrew đã thành công giúp chúng tôi thiết lập một quy trình kế toán nội bộ hiệu quả hơn, chính xác hơn và ít tốn kém hơn so với sự hợp tác bên ngoài của chúng tôi từng có. Có lẽ giá trị nhất là chúng tôi đã hình thành mối quan hệ với CPA và chuyên gia kinh doanh, người luôn sẵn sàng hỗ trợ chúng tôi 24/7 qua Slack, điện thoại, email và Zoom để nhận bất kỳ lời khuyên nào mà chúng tôi có thể cần.
Bước sang năm 2020, chúng ta sẽ bắt đầu vào cuối năm 2019. Quá trình này thường vất vả hơn quá trình kết thúc trung bình hàng tháng. Ở giai đoạn này, điều cần thiết là phải thực hiện tất cả các điều chỉnh cần thiết và đạt được mức độ chính xác cao trong báo cáo tài chính của chúng tôi để chuẩn bị cho việc nộp tờ khai thuế của chúng tôi.
Ngoài ra, trong danh sách việc cần làm của chúng tôi trong phần đầu tiên của năm 2020 là bắt đầu sử dụng công cụ lập ngân sách QuickBooks. Điều này sẽ cho phép chúng tôi thực hiện phân tích so sánh chi tiết giữa ngân sách ước tính và ngân sách thực tế, cuối cùng giúp chúng tôi quản lý chi phí của mình. Andrew đã gửi cho tôi một danh sách các hướng dẫn về cách chuẩn bị cho dự án này để chúng tôi có thể bắt đầu hoạt động trong năm mới.
Danh sách kiểm tra cho Nhóm tiếp thị nội bộ lành mạnh
Nghiên cứu điển hình về ngân hàng HDFC 2021 - Ngành, SWOT, Tài chính &Cổ đông
Nghiên cứu điển hình Hindustan Unilever Limited (HUL) 2021 - Ngành, SWOT, Tài chính &Cổ đông
Nghiên cứu điển hình của Infosys 2021 - Ngành, SWOT, Tài chính &Cổ đông
Nghiên cứu điển hình về sơn châu Á 2021 - Công nghiệp, SWOT, Tài chính &Cổ đông