Một chiến lược kinh doanh liên tục được cân nhắc kỹ lưỡng có thể giúp các công ty không chỉ tồn tại mà còn phát triển sau khủng hoảng. Tính liên tục trong hoạt động kinh doanh không còn là điều gì đó để che đậy, mà là một chủ đề đáng được thảo luận nghiêm túc. Khoảng 40% doanh nghiệp không mở cửa trở lại sau thảm họa, theo Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang (FEMA)
Dưới đây là năm bước bạn có thể thực hiện để bảo vệ công ty của mình khỏi cuộc khủng hoảng tiếp theo.
Cùng nhau lập một kế hoạch hoạt động liên tục trong kinh doanh
Đừng đợi một cuộc khủng hoảng khác xảy ra trước khi phát triển một kế hoạch hoạt động kinh doanh liên tục. Có sẵn một kế hoạch cho phép quá trình quay trở lại làm việc hiệu quả khi cuộc khủng hoảng lắng xuống. Nó cũng đưa ra định hướng về cách đối phó với bất kỳ thiệt hại nào sau thảm họa.
Mặc dù các tổ chức có thể thực hiện các kế hoạch này một mình, nhưng điều này thường giúp mang lại một nhà tư vấn chiến lược có tầm nhìn bên ngoài và kinh nghiệm sâu rộng về cách thức thành công của các kế hoạch kinh doanh liên tục thành hiện thực.
Theo kinh nghiệm của tôi, các doanh nghiệp được trang bị các kế hoạch như vậy có khả năng phục hồi tốt hơn các doanh nghiệp không có kế hoạch dự phòng và có cơ hội phục hồi tốt hơn. Hơn nữa, họ cũng có xu hướng tái xuất hiện nhanh hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
Vậy, điều gì liên quan đến việc đưa ra một kế hoạch hoạt động kinh doanh liên tục? Một chương trình lập kế hoạch dự phòng toàn diện được xác định bởi ba yếu tố:
- Phản ứng khẩn cấp
- Quản lý khủng hoảng
- Phục hồi và tiếp tục hoạt động kinh doanh
Cấu trúc của kế hoạch này cần bao gồm năm bước cốt lõi sau:
- Thiết lập phạm vi của kế hoạch được đề xuất
Trong bước này, trọng tâm chính là thiết lập một trọng tâm cụ thể và xác định nhóm xử lý khủng hoảng, nhóm khôi phục công nghệ và nhóm phục hồi kinh doanh sẽ làm việc để thực hiện kế hoạch liên tục của hoạt động kinh doanh. Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm khám phá các con đường khác nhau để xem cách công ty có thể bảo vệ nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng tốt nhất cũng như hoạt động kinh doanh trong thời gian xảy ra thảm họa.
- Xác định các lĩnh vực kinh doanh chính
Tổ chức được tạo thành từ bao nhiêu sở, ngành? CNTT, bán hàng, tài khoản, nguồn nhân lực, văn phòng hỗ trợ và văn phòng chính — mỗi lĩnh vực này cần được xác định và phác thảo để có thể phát triển một giao thức phản hồi cho từng lĩnh vực.
- Thực hiện phân tích tác động kinh doanh (BIA)
Phân tích tác động kinh doanh (BIA) được thực hiện để thấy trước bất kỳ tác động tiềm tàng nào đến các hoạt động kinh doanh quan trọng. Phân tích tác động kinh doanh có thể được tạo điều kiện thuận lợi bằng cách hỏi ba câu hỏi sau:
- Những hoạt động ưu tiên quan trọng đối với hoạt động cốt lõi của tổ chức là gì?
- Các nguồn lực cần có để tiếp tục các hoạt động ưu tiên này là gì? Điều này bao gồm cả các nguồn lực bên trong và bên ngoài như hàng tồn kho, phương tiện và nhân sự.
- Khoảng thời gian tối đa có thể chịu đựng được sự gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh là bao nhiêu? Câu hỏi cụ thể này xác định khung thời gian cho các hoạt động ưu tiên được tiếp tục.
Khi những câu hỏi này đã được trả lời, đã đến lúc đánh giá những rủi ro bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Sau khi điều này được thực hiện, việc vượt qua các loại thảm họa khác nhau mà doanh nghiệp có thể gặp phải sẽ trở nên dễ dàng hơn.
- Phát triển các chiến lược dựa trên thông tin thu thập được
Với dữ liệu bạn thu thập được trong quá trình thẩm định này, bạn có thể đưa ra các chiến lược để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết mọi trường hợp khẩn cấp và tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả sau đó.
Đây có lẽ là một trong những giai đoạn quan trọng nhất vì nó đòi hỏi nghiên cứu sâu rộng và nghiên cứu các chiến lược liên tục của các tổ chức khác. Có một điểm tham khảo từ các doanh nghiệp khác, đặc biệt là những doanh nghiệp đã vượt qua những thất bại trước đó, sẽ chứng tỏ là vô giá.
- Tạo một kế hoạch liên tục khả thi để duy trì hoạt động
Khi kế hoạch kinh doanh liên tục đã được vạch ra và viết rõ ràng, thì nó bắt buộc phải được thử nghiệm. Điều này liên quan đến việc thực hiện các bài tập và các sự kiện thiên tai mô phỏng để xem các lĩnh vực kinh doanh cần cải thiện và lập kế hoạch hơn nữa.
Trong một thế giới không chắc chắn, một kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ giúp ích rất nhiều trong việc bảo vệ doanh nghiệp của bạn và lợi ích của doanh nghiệp.
Thử nghiệm Kế hoạch liên tục trong kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh liên tục toàn diện đã được thử nghiệm và kiểm tra sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những điều bất ngờ. Nó giúp bạn thực hành làm việc từ xa, làm việc trong một môi trường khác và có thể làm việc mà không cần nhân sự quan trọng.
Kiểm tra giúp bạn kiểm tra các hệ thống như khôi phục sao lưu dữ liệu của bạn. Ngoài ra, việc kiểm tra kế hoạch của bạn sẽ phát hiện ra những lỗ hổng hoặc điểm yếu và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc vô giá về cách tinh chỉnh và củng cố kế hoạch một cách tốt nhất trong tương lai. Cuối cùng, việc chứng minh thử nghiệm nghiêm ngặt có thể giúp doanh nghiệp của bạn có được bảo hiểm thích hợp.
Vậy, bạn bắt đầu thử nghiệm kế hoạch liên tục kinh doanh của mình như thế nào?
- Cùng nhân viên xem xét BCP
Làm cho nhân viên của bạn biết về kế hoạch kinh doanh liên tục là rất quan trọng. Phần lớn các BCP thất bại do nhân viên không biết các giao thức mà họ dự kiến sẽ tuân theo trong trường hợp xảy ra thảm họa. Vạch ra các mục tiêu của bài tập mô phỏng và để họ hiểu rằng đây không chỉ là một bài tập diễn tập. Vai trò và trách nhiệm của họ phải được giải thích rõ ràng để tránh bao biện trong quá trình đánh giá. Bao gồm các đối tác và nhà cung cấp trong mô phỏng cũng là một ý tưởng hay.
- Quyết định thời gian để kiểm tra kế hoạch
Với các nhân viên đã được giới thiệu tóm tắt về vai trò và trách nhiệm liên tục trong kinh doanh của họ, đã đến lúc chọn thời điểm để thực hiện bài tập thử nghiệm. Tùy thuộc vào những gì mà nhóm phụ trách thực hiện cuộc tập trận này đã quyết định, quá trình mô phỏng này có thể mất từ một ngày đến vài tuần. Chìa khóa không phải là khoảng thời gian mà là đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức và phản ứng của nhân viên.
Những ngày tốt để lên lịch cho các bài tập mô phỏng là thứ sáu và thứ bảy. Nếu bạn đang lên kế hoạch chỉ tiến hành các buổi họp bàn với quản lý cấp cao và nhân sự của mình, bạn có thể muốn thực hiện những buổi họp này vào cuối tuần. Các cuộc đánh giá sau đó có thể được tổ chức trong tuần mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh bình thường.
- Mô phỏng tình huống thiên tai
Thảm họa có thể xảy ra dưới mọi hình thức - lũ lụt, lốc xoáy, bão, tấn công mạng, sụp đổ thị trường chứng khoán hoặc đại dịch toàn cầu như đợt bùng phát COVID-19 hiện tại. Chọn bất kỳ cái nào trong số này và tạo một mô phỏng mà bạn trình bày cho nhân viên. Họ dự kiến sẽ thực hiện cuộc diễn tập này như thể nó đang thực sự diễn ra. Các phản hồi của họ phải phù hợp với những gì đã được đưa ra trong kế hoạch liên tục của doanh nghiệp.
Theo dõi thời gian thực hiện để kiểm soát tình hình. Nếu tổ chức của bạn phụ thuộc vào các công ty khác cho các chức năng quan trọng như hệ thống CNTT, bạn có thể muốn đưa chúng vào bài tập mô phỏng này để bạn cũng có thể đánh giá sự chuẩn bị của họ. Bao lâu nên thực hiện một mô phỏng đầy đủ? Ít nhất một năm một lần. Bạn có thể sử dụng các tình huống khác nhau để có thể kiểm tra nhiều vấn đề tiềm ẩn.
- Đánh giá bài tập kiểm tra
Khi thời gian thử nghiệm kết thúc, hãy mời mọi người cùng tham gia một buổi đánh giá. Hãy để các nhân viên nói. Lắng nghe phản hồi được đưa ra, nó sẽ giúp bạn điều chỉnh kế hoạch kinh doanh liên tục. Các lĩnh vực vẫn cần được đánh bóng sẽ được đưa lên hàng đầu và các chiến lược hoạt động tốt cũng sẽ được đánh dấu. Đôi khi, có thể cần hoán đổi trách nhiệm của những người khác nhau trong nhóm để có kết quả tốt hơn.
Các phương pháp hay nhất về kế hoạch kinh doanh liên tục
Hành trình phát triển một kế hoạch kinh doanh liên tục tốt được bổ sung bởi các phương pháp hay nhất sau:
- Có một nhà tài trợ có kinh nghiệm
Bất kỳ công ty nào đang có kế hoạch xây dựng một kế hoạch liên tục trong kinh doanh sẽ làm tốt việc làm việc với một nhóm có kinh nghiệm có thể xây dựng, xem xét và trợ giúp việc kiểm tra BCP. Lý tưởng nhất là cần phải có người phụ trách hoặc giám sát toàn bộ quá trình này.
- Chọn một chính sách chiến lược
Một chính sách chiến lược sẽ hướng dẫn các quyết định và sẽ hoạt động như một lộ trình trên con đường phía trước. Nhân viên phải được cung cấp một bản sao của chính sách, cùng với kế hoạch kinh doanh liên tục đầy đủ, để làm quen với bản thân. Tốt nhất, mọi thứ nên được đưa vào sổ tay hướng dẫn mà nhân viên nhận được như một phần của quá trình đào tạo liên tục của họ.
- Làm việc với một phương pháp luận
Bạn sẽ sử dụng hệ thống và phương pháp nào để thực hiện kế hoạch liên tục của doanh nghiệp từ khi thành lập đến khi thử nghiệm? Phương pháp luận phải rõ ràng và dễ làm theo. Một phương pháp luận tốt sẽ được đánh giá cao bởi các đánh giá viên, những người sẽ đánh giá kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn. Ví dụ, việc hiểu rõ quy trình hoạt động cần thiết để bắt nguồn, giao dịch và quản lý việc bán hàng là điều bắt buộc phải lập thành tài liệu để trong trường hợp kinh doanh bị gián đoạn, công ty có thể xác định và giải quyết ngay các lỗ hổng được tạo ra. Phương pháp luận phải càng chặt chẽ càng tốt để cho phép tất cả nhân viên tiến hành hoạt động kinh doanh theo cùng một cách trong khi ban lãnh đạo luôn nỗ lực cải tiến quy trình để làm cho quy trình trở nên hiệu quả và hợp lý hơn.
- Thực hiện các bài đánh giá thường xuyên
Cách duy nhất để đánh giá kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn là thông qua các đánh giá được suy nghĩ cẩn thận. Những đánh giá này là một cách để đánh giá sự chuẩn bị của bạn với tư cách là một doanh nghiệp. Tốt hơn là nên tiến hành đánh giá rủi ro thường xuyên, thậm chí có thể là một lần mỗi quý. Những điều này không nhất thiết phải có sự tham gia của tất cả các nhân viên. Bạn có thể chỉ cần tập hợp các trưởng nhóm từ các bộ phận hoặc phòng ban khác nhau.
- Triển khai thử nghiệm thường xuyên
Thực hiện hoặc kiểm tra kế hoạch để bạn biết nó sẽ hoạt động tốt như thế nào khi thời điểm đến là một trong những phương pháp hay nhất mà bạn có thể triển khai. Thực hiện một loạt các cuộc diễn tập ít nhất một lần mỗi quý bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau để giúp nhân viên của bạn luôn cập nhật về những gì họ mong đợi khi xảy ra thiên tai.
- Lên lịch các phiên báo cáo và phản hồi
Cũng phải có một giao thức báo cáo. Làm thế nào để nhóm điều phối và điều hành dự án này báo cáo với ban quản lý? Sau khi xây dựng và thử nghiệm kế hoạch, một báo cáo cần được gửi cho ban lãnh đạo để tóm tắt mức độ sẵn sàng của tổ chức trong tình huống khẩn cấp.
Kết luận
Theo kinh nghiệm của tôi, kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn được xác định rõ hơn và được kiểm tra nhiều hơn thì cơ hội khôi phục hiệu quả và bảo vệ nhân viên, khách hàng và hoạt động kinh doanh của bạn càng cao.
Mọi người làm việc trong tổ chức nên biết về kế hoạch liên tục của doanh nghiệp và vai trò của họ trong việc phục hồi sau thảm họa. Không ai được miễn trừ. Sự tham gia ở mọi cấp độ cho phép phục hồi nhanh hơn và chuyển đổi suôn sẻ sang một giai đoạn mới của hoạt động kinh doanh.
