Rủi ro về an ninh mạng đang ở mức cao nhất mọi thời đại. Trong thời đại lừa đảo, phần mềm độc hại, tấn công bằng mật khẩu và các âm mưu khác, dữ liệu khách hàng nhạy cảm có nhiều nguy cơ hơn bao giờ hết. Các chuyên gia thường xuyên xử lý thông tin nhận dạng cá nhân cần phải siêng năng bảo vệ dữ liệu đó và những người khai thuế chắc chắn không phải là ngoại lệ. IRS gần đây đã đưa ra cảnh báo cho những người khai thuế tăng cường các biện pháp bảo mật của họ trước một thủ đoạn lừa đảo mới phổ biến nhằm lấy cắp tiền hoàn lại của người nộp thuế bằng cách sử dụng dữ liệu bị xâm phạm từ các văn phòng của người khai thuế.
Từ những lỗi đơn giản của con người cho đến hệ thống phần mềm không an toàn đến các chính sách lưu giữ không đầy đủ, có nhiều cách bạn có thể đặt tài liệu thuế vào rủi ro mà không hề nhận ra. Sau đây là bốn lĩnh vực rủi ro phổ biến và cách tránh chúng.
Khả năng trao đổi tài liệu bằng phương pháp điện tử đã tạo ra một cuộc cách mạng trong cách chúng ta kinh doanh, nhưng nó cũng mở ra cánh cửa cho các hành vi gian lận và vi phạm bảo mật tiềm ẩn nếu các biện pháp phòng ngừa thích hợp không được thực hiện. Gửi và nhận tài liệu thuế bằng email không bảo mật, không được mã hóa khiến chúng trở thành mục tiêu dễ dàng cho những kẻ lừa đảo chặn email, giả mạo địa chỉ email và đánh cắp dữ liệu không được bảo vệ. Các chương trình email này cũng có thể đặt giới hạn về kích thước tài liệu, điều này có thể dẫn đến thông tin quan trọng bị trả lại, bị mất hoặc thất lạc.
Là một giải pháp thay thế an toàn hơn cho email, các công ty nên xem xét sử dụng cổng thông tin để gửi và trao đổi tài liệu thuế. Cổng thông tin không chỉ cung cấp mã hóa quan trọng trong quá trình truyền và lưu trữ, chúng còn giới hạn quyền truy cập chỉ đối với những cá nhân được phê duyệt cụ thể. Ngoài ra, bạn sẽ được hưởng lợi từ việc có một cấu trúc có tổ chức để cộng tác tài liệu, vì các cổng hỗ trợ cấu trúc lưu trữ thân thiện với Windows.
Bạn cũng nên điều tra các giải pháp quản lý tài liệu cung cấp hệ thống email được mã hóa. Các giải pháp này cho phép bạn gửi tin nhắn và tài liệu bằng cách sử dụng các liên kết mã hóa dữ liệu đã tải xuống hoặc tải lên, bảo vệ dữ liệu đó khỏi bị tin tặc tấn công.
Tất cả chúng ta đều là con người. Mùa thuế kéo theo hàng núi công việc kéo dài hàng giờ đồng hồ. Ngay cả CPA có năng lực và siêng năng nhất cũng nhất định mắc sai lầm. Thật không may, khi nói đến một thứ nhạy cảm như thông tin thuế, một lỗi tưởng như vô hại có thể gây ra hậu quả rất lớn.
Nếu tài liệu thuế vô tình bị xóa hoặc di chuyển khỏi vị trí thích hợp của chúng, điều đó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất của bạn và gây rủi ro cho việc nộp hồ sơ kịp thời. Điều này cũng đúng với việc đặt tên sai tài liệu - thời gian bạn mất công tìm kiếm hoặc gửi lại chúng có thể gây nguy hiểm cho quá trình nộp đơn.
Các giải pháp công nghệ phù hợp có thể đi một chặng đường dài trong việc giảm bớt những lỗi này. Phần mềm của bạn sẽ nhận dạng tài liệu của bạn và tự động lưu trữ chúng để tránh việc vô tình xóa. Nó cũng phải cung cấp khả năng tìm kiếm tài liệu đầy đủ, vì vậy bạn có thể tìm kiếm toàn bộ nội dung tài liệu của mình chứ không chỉ tiêu đề của chúng. Cuối cùng, nó sẽ cung cấp cho bạn khả năng dễ dàng lấy lại các tài liệu đã xóa. Không ai muốn cảm thấy bối rối khi phải yêu cầu khách hàng của bạn gửi lại dữ liệu.
Thông thường các tài liệu phải trải qua nhiều lần sửa đổi trước khi chúng được hoàn thiện. Tuy nhiên, các vấn đề nảy sinh khi mọi người làm việc nhầm các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu. Điều này có thể xảy ra khi có nhiều bản sao của cùng một tệp hoặc khi nhiều người có thể truy cập vào một tài liệu có cùng quyền tại cùng một thời điểm. Điều này không chỉ tạo ra nguy cơ mắc lỗi mà còn có thể cản trở năng suất của bạn và tạo ra sự nhầm lẫn không cần thiết.
Những lỗi không cần thiết này có thể được ngăn chặn bằng cách sử dụng một giải pháp phần mềm cho phép bạn kiểm soát các phiên bản khác nhau của tài liệu, vì vậy bạn có thể quản lý chúng theo cách đảm bảo mọi người luôn làm việc trên phiên bản mới nhất và chính xác nhất, đồng thời duy trì khả năng truy cập các phiên bản trước trong trường hợp các thay đổi không phù hợp được thực hiện.
Mặc dù điều quan trọng là phải cho phép nhiều người truy cập vào tài liệu của bạn, nhưng nên có chức năng đăng ký và kiểm tra chính thức chỉ cho phép một người làm việc trên tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào. Tất cả những người khác phải có quyền truy cập chỉ đọc, vì vậy mọi người không đồng thời tham gia các chỉnh sửa cạnh tranh.
Mặc dù rất nhiều sự chú ý được chú ý đúng mức để tránh sai sót và đảm bảo an ninh trong khi tài liệu đang được chuẩn bị, nhưng mối quan tâm sẽ không chấm dứt khi tài liệu được hoàn thiện và mùa thuế kết thúc.
Duy trì các tài liệu thuế là rất quan trọng. Tài liệu phải được lưu trữ theo cách không thể thay đổi và có thể dễ dàng tìm kiếm. Sự chậm trễ trong việc định vị dữ liệu quan trọng có thể gây ra rủi ro thực sự. Cần phải có một tiêu chuẩn toàn công ty cho các quy ước đặt tên và vị trí lưu trữ tệp được thực thi bởi công nghệ, nếu không dữ liệu sẽ bị mất. Việc để đặt tên theo sở thích riêng sẽ tạo điều kiện cho lỗi, dẫn đến các tệp khó hoặc không thể định vị được.
Hãy nhớ rằng các thay đổi phần mềm và giấy phép luôn hết hạn. Tài liệu của bạn cần tồn tại ở định dạng mà bạn có thể truy cập bất kể phần mềm bạn hiện có là gì.
Công ty của bạn nên có chính sách lưu giữ tài liệu chính thức nêu rõ thời gian lưu trữ tệp khách hàng và thời điểm xóa chúng. Công nghệ củng cố chính sách đó, tự động xóa tệp vào những thời điểm thích hợp hoặc cảnh báo nhân viên làm như vậy. Bạn muốn có thể cung cấp cho khách hàng các hồ sơ trước đây trong một khoảng thời gian thích hợp nếu được yêu cầu. Tuy nhiên, bạn cũng muốn bảo vệ công ty của mình khỏi tạo gánh nặng cho hệ thống CNTT của bạn với hàng chục terabyte dữ liệu không cần thiết và phải chịu chi phí lưu trữ không cần thiết.
Cũng nên nhớ rằng trong thế giới tranh tụng ngày nay, bất kỳ công ty nào cũng có thể thấy mình phải xuất trình tài liệu trước tòa. Nếu bạn có thể chỉ ra một chính sách lưu giữ rõ ràng và phù hợp và cho thấy rằng bạn có một hệ thống để thực thi chính sách đó, thì khả năng đánh giá chuyên môn của bạn hoặc liệu bạn có xử lý và lưu trữ đúng cách tài liệu của mình hay không sẽ hiếm khi bị đặt câu hỏi.
Không thể trốn tránh thực tế rằng chúng ta đang sống trong thời kỳ mà vi phạm an ninh mạng là mối đe dọa thực sự đối với những người khai thuế. Tuy nhiên, tin tốt là có thể tránh được nhiều rủi ro tiềm ẩn phổ biến nhất liên quan đến chứng từ thuế. Bằng cách triển khai các giải pháp phần mềm cung cấp cho bạn quy trình làm việc và lưu trữ tài liệu an toàn, bạn có thể loại bỏ nhiều lỗi hàng ngày và điểm yếu bảo mật khiến thông tin thuế khách hàng nhạy cảm gặp rủi ro. Được trang bị công nghệ phù hợp, người khai thuế có thể yên tâm khi biết rằng tài liệu thuế của họ được bảo mật.
Doc-It sẽ được trưng bày tại Accountex vào ngày 23-24 tháng 5, đứng 1032