Hãy để chúng tôi bắt đầu bằng cách xác định quản lý tài liệu (DM) nghĩa là bất kỳ hệ thống phần mềm nào duy trì một kho lưu trữ tài liệu tập trung để hỗ trợ việc tìm kiếm và sắp xếp tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình văn phòng.
Vì vậy, DM có thể là bất cứ thứ gì từ cấu trúc thư mục chia sẻ đơn giản cho đến hệ thống quản lý phức tạp hỗ trợ lập phiên bản đầy đủ, siêu dữ liệu tùy chỉnh, chế độ xem, lọc, sắp xếp, kiểm soát truy cập người dùng và quy trình làm việc tài liệu.
Hầu hết các doanh nghiệp chuyên nghiệp xử lý số lượng lớn tài liệu và do đó khả năng lưu trữ an toàn, mạnh mẽ cho kho tài liệu là một trung tâm chi phí và mối quan tâm chính về CNTT.
Câu hỏi đặt ra là liệu việc chuyển DM lên đám mây có phù hợp hay đáng giá hay không, vì việc tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và in tài liệu đều được thực hiện cục bộ trong văn phòng?
Các công ty cam kết triển khai nội bộ cho DM thường đưa ra những lý do sau:
• Đầu tư đáng kể đã được thực hiện vào cơ sở hạ tầng CNTT của riêng họ với cả nhân viên và cơ sở vật chất, do đó, họ có thể tận dụng khoản đầu tư này.
• Bảo mật vật lý của các máy chủ hoàn toàn do họ kiểm soát và chịu trách nhiệm. Thông thường, chỉ có quyền truy cập được hộ tống vào các máy chủ đặt tại trụ sở và chỉ phần cứng của chính chúng mới được phép kết nối với mạng nội bộ của chúng.
• Bảo mật điện tử được quản lý bằng cách cô lập tường lửa khỏi Internet cho phép truy cập mức giao thức được kiểm soát vào những gì về cơ bản là một mạng nội bộ riêng biệt.
• Việc sử dụng ứng dụng được kiểm soát và quản lý tập trung bởi CNTT để đảm bảo rằng nhân viên có môi trường làm việc trên máy tính để bàn được kiểm soát và quản lý.
Các biện pháp này được thiết kế để bảo vệ tổ chức khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài như sự tấn công của tin tặc và sự xâm nhập của vi rút, đồng thời để đảm bảo các mức hiệu suất, khả năng dự phòng và sao lưu của hệ thống đã biết.
Niềm tin chung là việc lắp đặt nội bộ DM là cần thiết để duy trì mức độ bảo mật và mạnh mẽ theo yêu cầu của tổ chức.
Nhưng điều này có thực sự đúng không và cái giá phải trả là bao nhiêu?
Việc triển khai tiền đề thường mang lại chi phí CNTT đáng kể, phải chịu sự giám sát kỹ lưỡng. Thông thường, có 3 trung tâm chi phí chính:
• Chi phí mua.
• Chi phí duy trì.
• Chi phí dự phòng.
Nó thực sự an toàn đến mức nào?
Không có vấn đề bao nhiêu được chi tiêu cho môi trường máy chủ tại chỗ hoặc máy chủ ảo hóa mặc dù bị khóa sau tường lửa, nhưng có vẻ như các kho lưu trữ vẫn dễ bị tấn công bởi phần mềm độc hại như khóa mật mã, xâm nhập qua email hoặc truy cập web.
CDM là một giải pháp hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp quan tâm đến tài liệu và cung cấp các lợi ích sau:
• Lưu trữ tệp không giới hạn - không hết dung lượng đĩa, không nâng cấp máy chủ đắt tiền hơn.
• Lưu trữ vĩnh viễn - không cần thêm băng, chỉ là một kho lưu trữ trực tuyến vĩnh viễn không giới hạn, không bao giờ bị mất thứ gì.
• Cộng tác - không tải lên, không tải xuống, không sao chép, chỉ chia sẻ tài liệu nguồn duy nhất.
• Bảo mật - kho lưu trữ tệp được mã hóa an toàn được sao chép qua các trung tâm dữ liệu đẳng cấp thế giới.
• Khả năng truy cập - xem và chỉnh sửa tệp của bạn trực tuyến, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.
Vì vậy, công nghệ ứng dụng đám mây thực sự cho phép loại bỏ tất cả các chi phí truyền thống về sở hữu hoặc thuê thiết bị, bảo trì và sao lưu thiết bị. Nó cho phép bạn loại bỏ các dịch vụ hỗ trợ CNTT đắt tiền cho các máy chủ lưu trữ. Đó là con đường của tương lai.