Đại dịch đã tăng cường sự phụ thuộc vào công nghệ kỹ thuật số trong nhiều ngành công nghiệp. Các nhân viên kế toán buộc phải từ bỏ các phương thức làm việc đã có từ lâu và sử dụng các phương pháp kỹ thuật số trong vòng vài ngày để hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng và doanh nghiệp của họ. Trong hầu hết các trường hợp, kế toán đã áp dụng một cách tiếp cận mới để làm việc phân tán, hỗ trợ kỹ thuật số trên quy mô lớn, trong thời gian thực.

Nhiều kế toán đã chấp nhận số hóa nâng cao và do đó, đã mở ra những cánh cửa cơ hội mới. Nhưng đại dịch toàn cầu cũng khuấy động một thời kỳ kinh tế và xã hội không chắc chắn, khiến mọi người mất cân bằng và tạo ra những điều kiện để những kẻ tấn công mạng có thể lợi dụng. Chỉ gần đây, chính phủ Vương quốc Anh đã coi sức mạnh mạng là trụ cột cốt lõi của an ninh quốc gia.

Hơn bao giờ hết, kế toán và khách hàng của họ phải thực hiện các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của họ và trở nên linh hoạt về mặt kỹ thuật số. May mắn thay, hiện nay có các giải pháp phần mềm kế toán tích hợp liền mạch các quy trình, theo thời gian thực và có thể quản lý quy trình thanh toán của khách hàng, chẳng hạn như bảng lương và các mục thanh toán, một cách an toàn và tất cả ở cùng một nơi.

Tại đây, chúng tôi đã vạch ra các bước chính để kế toán viên tuân theo để họ có thể trở nên thông minh trên đường phố về mặt kỹ thuật số.

Sử dụng công nghệ phù hợp

Là một cổng gọi đầu tiên, kế toán nên đưa phần mềm chống vi-rút và phần mềm chống phần mềm độc hại vào hoạt động, triển khai tường lửa và cập nhật các phiên bản mới nhất của phần mềm và các bản vá bảo mật. Bằng cách này, họ có thể chuẩn bị tốt nhất để giảm thiểu các cuộc tấn công mạng. Việc hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ bảo mật chuyên môn cũng có thể chứng tỏ lợi ích và Liên minh mạng toàn cầu (GCA) có một danh sách các công cụ bảo mật hiệu quả, một số trong số đó được sử dụng miễn phí.

Kế toán cũng nên xem xét để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đám mây uy tín. Các nhà cung cấp này sẽ đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn cao và hoạt động đáng tin cậy, an toàn và tương ứng với tất cả các luật và quy định liên quan. Sau đó, điều này sẽ giải phóng thời gian cho các kế toán viên để tập trung vào những gì thực sự quan trọng, mang lại dịch vụ khách hàng xuất sắc.

Huấn luyện, chuẩn bị, thực thi, ngăn chặn

Đào tạo nhân viên để phát hiện và tránh các cuộc tấn công mạng là rất quan trọng. Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể trở thành nạn nhân của các cuộc tấn công lừa đảo hoặc vô tình đánh giá sai sót, vì vậy, đào tạo nhân viên để chuẩn bị, phát hiện và cuối cùng là tránh những kẻ tấn công trực tuyến là chìa khóa. Đào tạo nội bộ cũng sẽ chứng minh hiệu quả về chi phí. Nhưng nó phải được thiết kế để cung cấp cho nhân viên một hướng dẫn ngắn gọn về những gì cấu thành thực hành an ninh tốt. Bằng cách chuẩn bị cho nhân viên phát hiện các mối đe dọa, các công ty kế toán có thể ngăn chặn nhiều mối đe dọa phát sinh.

Sau đó, kế toán viên phải dành thời gian để chuẩn bị hệ thống của họ và đảm bảo tất cả nhân viên đều có quyền truy cập để họ có thể kiểm soát dữ liệu một cách cẩn thận. Cách tốt nhất để đảm bảo điều này là chỉ cho phép truy cập qua mạng riêng an toàn hoặc VPN. Nó cũng là chìa khóa để sử dụng sinh trắc học hoặc hệ thống quản lý thiết bị di động dựa trên đám mây và xác thực hai yếu tố để xác nhận tính xác thực và bảo mật của thiết bị của nhân viên. Việc chuẩn bị hệ thống theo cách này sẽ củng cố áo giáp kỹ thuật số của công ty và ngăn chặn tội phạm mạng.

Kế toán cũng nên thực thi các chính sách nội bộ để hạn chế sai sót của con người. Bạn nên tuân thủ chính sách đảm bảo dữ liệu chỉ có thể được truy cập trực tiếp từ các hệ thống kinh doanh dựa trên đám mây và không bao giờ được lưu trữ trên thiết bị của nhân viên. Ngoài ra, phần mềm quản lý mật khẩu ngăn nhân viên có mật khẩu yếu và không hiệu quả hoặc sử dụng cùng một mật khẩu cho các ứng dụng khác.

Hãy nhớ nghĩa vụ chăm sóc của bạn và chọn nhà cung cấp phù hợp

Kế toán có thể dễ dàng bắt kịp công nghệ mới, vì vậy điều quan trọng là họ không bao giờ được quên nhiệm vụ chăm sóc chính của mình, đó là cung cấp các dịch vụ chất lượng cao, an toàn cho khách hàng. Các cuộc tấn công mạng không chỉ có thể gây tai họa cho hoạt động kinh doanh, tài chính và danh tiếng của kế toán viên mà còn có thể có tác động lớn đến mức độ đáng tin cậy được nhận thức của họ.

Việc vi phạm luật hoặc quy định về bảo vệ dữ liệu có thể bị Văn phòng Ủy viên Thông tin (ICO) phạt. Vì vậy, doanh nghiệp phải có khả năng chứng minh tất cả các bước hợp lý để đạt được và đảm bảo tuân thủ.

Thông qua công nghệ đám mây và làm việc với các nhà cung cấp có thể cung cấp hệ thống kế toán mạnh mẽ và đáng tin cậy, kế toán có thể làm việc với khách hàng của họ để tránh các vi phạm tiềm ẩn và giúp họ khôi phục nhanh chóng khỏi bất kỳ lỗi kỹ thuật số nào. Do đó, các kế hoạch quản lý sự cố và liên tục trong kinh doanh thường xuyên được xem xét, kiểm tra và sửa đổi là rất cần thiết.

Trở nên linh hoạt về mặt kỹ thuật số

Chúng tôi đã tận mắt chứng kiến ​​những lợi ích nâng cao của việc tích hợp phần mềm kế toán với công nghệ thanh toán. Không chỉ nâng cao mức năng suất, mà bằng cách đưa hoạt động vào thế kỷ 21, các doanh nghiệp có công cụ để cạnh tranh trong các thị trường ngày càng cạnh tranh. Bằng cách lập kế hoạch trước và thực hiện phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro, thực tiễn tốt nhất để sử dụng công nghệ kỹ thuật số, kế toán viên linh hoạt có thể tự tin quản lý hoạt động của họ.

Rõ ràng là đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, hoạt động kỹ thuật số có thể làm tăng cơ hội vi phạm bảo mật, dữ liệu và các cuộc tấn công mạng. Đối với các kế toán viên hàng ngày phải xử lý hàng loạt thông tin tài chính nhạy cảm, điều quan trọng là họ phải lên kế hoạch trước và thực hiện một cách tiếp cận chủ động. Nhưng điều này không thể đánh đổi bằng vai trò và trách nhiệm cốt lõi của họ. Thực hiện theo ba bước này sẽ cho phép kế toán trở nên thực sự có khả năng phục hồi kỹ thuật số.

Giới thiệu về Mô-đun

Modulr là công cụ thanh toán dành cho kế toán, phòng biên chế và kiểm soát tài chính, giúp họ tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng cho quản trị viên thanh toán . Chúng tôi yêu thích các khoản thanh toán và chúng tôi đang làm việc cùng với cộng đồng Người tìm đường kế toán để làm cho công nghệ thanh toán hoạt động tốt hơn cho các kế toán viên.

Bài viết này được đóng góp bởi Người tìm đường Lucy Cohen của chúng tôi, người đồng sáng lập Mazuma - dịch vụ kế toán dựa trên đăng ký đầu tiên của Vương quốc Anh. Vai trò của Lucy tại Mazuma là dẫn dắt công ty về phía trước thông qua đổi mới, công nghệ và phát triển kinh doanh.