Thanh toán chậm có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng về dòng tiền đối với một doanh nghiệp nhỏ. Bạn không thể chờ đợi những hóa đơn quá hạn. Vì vậy, bạn sẽ làm gì khi khách hàng không trả tiền?
Có một số bước bạn có thể thực hiện để thu các khoản thanh toán trễ. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn biết rằng hầu hết khách hàng có ý định trả tiền cho bạn. Nhưng đối với những khách hàng thanh toán muộn, hãy thử các mẹo dưới đây của chúng tôi.
Nếu bạn có một khách hàng thanh toán muộn, hãy giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp khi bạn theo đuổi việc thanh toán. Tôn trọng có thể giúp quá trình thu thập dễ dàng hơn cho cả bạn và khách hàng.
Dưới đây là tám mẹo để biết khi nào khách hàng không thanh toán:
Để được thanh toán đúng hạn, hãy bắt đầu bằng chân phải. Thanh toán nhanh chóng bắt đầu bằng việc thiết lập các điều khoản thanh toán trước khi bạn thực hiện một dịch vụ hoặc cung cấp hàng hóa. Điều khoản thanh toán nêu rõ kỳ vọng của bạn đối với khách hàng và kỳ vọng của khách hàng đối với bạn.
Điều khoản thanh toán bao gồm:
Đối với các điều khoản thanh toán hóa đơn, bạn nên phác thảo rõ ràng giao dịch. Khách hàng của bạn nên hiểu và đồng ý với các điều khoản bằng văn bản.
Bao gồm các điều khoản thanh toán trong hóa đơn. Gửi hóa đơn ngay sau khi hoàn thành một dịch vụ hoặc giao hàng hóa. Bạn có thể viết "hóa đơn kèm theo" trên phong bì để nó không bị ném sang một bên. Nếu bạn gửi hóa đơn qua email, hãy sử dụng từ “hóa đơn” trong dòng chủ đề.
Bạn cần viết ra mọi bước của quy trình thanh toán, từ các điều khoản thanh toán cho đến khi nhận thanh toán. Các tài liệu bao gồm hợp đồng, hóa đơn và biên lai giao hàng.
Bạn không cần một hệ thống phức tạp để theo dõi các chứng từ thanh toán. Tuy nhiên, bạn muốn có hồ sơ đầy đủ của mỗi giao dịch. Bạn có thể lưu hồ sơ trên giấy và lưu trữ chúng. Hoặc, bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến để dễ dàng gửi và theo dõi hóa đơn cho khách hàng.
Sau khi lập hóa đơn cho khách hàng, hãy gửi lời nhắc thanh toán trước ngày đến hạn. Thời điểm tốt để gửi lời nhắc là một tuần trước ngày đến hạn. Bao gồm tất cả thông tin khách hàng cần để thanh toán cho bạn. Bằng cách đó, họ có thể sẵn sàng thanh toán mà không cần phải tìm hóa đơn gốc.
Nếu thanh toán chậm, hãy gửi thư yêu cầu thu tiền. Bức thư đầu tiên phải cung cấp thông tin hữu ích về khoản thanh toán. Khách hàng có thể chỉ đơn giản là quên hoặc làm mất hóa đơn. Người liên hệ đầu tiên phải là một lời nhắc nhở thân thiện để chuyển khoản thanh toán.
Với mỗi lá thư, hãy tăng mối quan tâm của bạn về khoản thanh toán. Bạn có thể cần liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email hoặc gặp trực tiếp.
Không có vấn đề gì xảy ra với thanh toán, hãy duy trì sự chuyên nghiệp. Bạn có thể thất vọng với khách hàng, nhưng danh tiếng của doanh nghiệp bạn đang bị đe dọa. Cách bạn đối xử với khách hàng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ thương hiệu của bạn. Lịch sự, rõ ràng và thấu hiểu khi tiếp cận với những khách hàng thanh toán muộn.
Đạo luật Thực hành Thu hồi Nợ Công bằng (FDCPA) đặt ra các hướng dẫn về việc thu các khoản thanh toán chậm. Đạo luật bảo vệ quyền lợi của khách hàng được đối xử công bằng trong quá trình thu hồi nợ. Bạn có thể bị kiện vì vi phạm FDCPA.
Khách hàng có thể không thanh toán được toàn bộ số tiền trên hóa đơn cùng một lúc. Thay vào đó, có thể dễ dàng hơn nếu thanh toán nhiều đợt trong tổng số tiền. Đảm bảo rằng bạn có chính sách thanh toán hóa đơn khách hàng bằng văn bản và có chữ ký trước khi bắt đầu làm việc.
Loại gói thanh toán phổ biến là thanh toán 30/30/40. Khách hàng đặt cọc trước cho bạn 30% tổng hóa đơn. Dự án được nửa chặng đường, bạn thu thêm 30% hóa đơn. Khi bạn hoàn thành dự án, bạn sẽ thu được 40% cuối cùng của tổng số tiền đến hạn. Bạn có thể thực hiện các điều chỉnh thanh toán cho khách hàng của mình trong suốt dự án.
Nếu bạn không thể tự mình thu tiền, bạn có thể cần phải tuyển dụng các chuyên gia để giúp thu thập hóa đơn. Đại lý thu tiền sẽ theo đuổi khoản thanh toán của khách hàng cho bạn. Bạn sẽ nợ một phần thanh toán của khách hàng cho cơ quan thu nợ.
Các cơ quan thu hồi hơn 50 tỷ đô la mỗi năm cho các tổ chức của Hoa Kỳ.Bạn cũng có thể thuê một luật sư để giúp bạn thu tiền thanh toán. Trước khi thuê một chuyên gia, hãy chắc chắn rằng chi phí bỏ ra là xứng đáng. Nếu số tiền nợ bạn nhỏ, bạn có thể muốn tự mình xử lý khoản thanh toán chậm.
Có thể rẻ hơn nếu nộp đơn kiện tại một tòa án nhỏ. Bạn không cần phải thuê luật sư cho một tòa án khiếu nại nhỏ. Đảm bảo rằng khách hàng sống gần bạn vì bạn phải ra tòa ở nơi có khách hàng.
Đôi khi, theo đuổi một khoản thanh toán muộn không còn đáng giá nữa. Biết khi nào cần thanh toán. Quyết định xem nỗ lực thu tiền của bạn có đang khiến bạn phải trả giá nhiều hơn số tiền nợ hay không. Bạn không muốn kết thúc mà không có số tiền thanh toán cộng với việc nợ một tấn cho nỗ lực thu thập của bạn.
Bạn có cần một cách dễ dàng để theo dõi các hóa đơn của mình không? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn tạo hóa đơn, theo dõi số tiền nợ bạn và ghi lại các khoản thanh toán. Và, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.