Hóa đơn và bảng sao kê thường xuyên được sử dụng trong kinh doanh. Bạn gửi hóa đơn và sao kê để lập hóa đơn cho khách hàng. Và, các nhà cung cấp gửi cho bạn hóa đơn và bảng sao kê để bạn biết mình nợ bao nhiêu. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa hóa đơn và bảng sao kê là gì?

Sự khác biệt giữa hóa đơn và bảng sao kê là gì?

Để gửi và nhận hóa đơn và bảng sao kê một cách chính xác, bạn cần biết chúng là gì. Hãy xem bên dưới để biết sự khác biệt giữa hóa đơn và bảng sao kê.

Hóa đơn là gì?

Khi bạn mua thứ gì đó mà không thanh toán ngay lập tức, bạn sẽ nhận được hóa đơn ghi chi tiết giao dịch. Và, khi khách hàng của bạn mua thứ gì đó mà không thanh toán ngay, bạn sẽ gửi hóa đơn cho họ. Bạn cũng có thể nghe thấy một hóa đơn được gọi là hóa đơn.

Ví dụ, một khách hàng thường xuyên gọi cho bạn để đặt hàng đồ dùng văn phòng. Bạn có thể không nhận thanh toán vào ngày hôm đó. Thay vào đó, bạn sẽ chuẩn bị hóa đơn và đưa cho khách hàng của mình khi họ đến lấy hàng.

Chi tiết hóa đơn

Hóa đơn có thể được viết trên giấy hoặc được gửi qua email. Khi bạn gửi hóa đơn, hãy bao gồm các chi tiết thanh toán sau:

• Tổng số tiền đến hạn. Hãy rõ ràng về số tiền khách hàng nợ bạn. Nếu có, hãy bao gồm thuế. Số tiền thuế phải được dán nhãn rõ ràng trước khi cộng vào tổng số tiền.
• Hàng hoá và / hoặc dịch vụ đã mua. Khách hàng của bạn muốn biết chính xác những sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ được lập hóa đơn. Bạn nên liệt kê chi phí của từng hàng hóa hoặc dịch vụ để khách hàng biết tổng số tiền đã đạt được như thế nào.
• Khi nào khoản thanh toán đến hạn và cách thanh toán. Hãy rõ ràng về ngày đến hạn thanh toán và cách khách hàng có thể thanh toán. Điều này có thể giúp bạn tránh những trường hợp khách hàng không trả tiền.
• Ngày giao dịch và hóa đơn. Đảm bảo khách hàng biết khi nào họ mua hàng và khi nào hóa đơn được gửi.
• Số hóa đơn. Để đơn giản hóa hồ sơ doanh nghiệp của bạn, hãy đánh số thứ tự của mỗi hóa đơn.
• Thông tin khách hàng. Bất kể bạn gửi hóa đơn bằng thư, email hay gửi hóa đơn bằng tay, hãy bao gồm thông tin của khách hàng. Tên, doanh nghiệp (nếu có), địa chỉ và số điện thoại của khách hàng đều là những thông tin cần thiết.
• Thông tin người bán. Bao gồm thông tin doanh nghiệp của bạn để khách hàng biết chính xác hóa đơn đến từ đâu. Liệt kê tên và địa chỉ doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, hãy bao gồm tên, địa chỉ email và số điện thoại của bạn để khách hàng có thể liên hệ với bạn.

Ghi hóa đơn

Lưu hồ sơ các hóa đơn bạn gửi cho khách hàng. Bằng cách đó, bạn có thể theo dõi các khoản thanh toán hóa đơn và việc lập bảng sao kê dễ dàng hơn. Phần mềm kế toán doanh nghiệp cơ bản có thể giúp bạn dễ dàng tạo hóa đơn và theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán.

Bạn cũng cần theo dõi các hóa đơn bạn nhận được. Đảm bảo rằng bạn ghi lại số tiền bạn nợ và các hóa đơn đã thanh toán.

Câu lệnh là gì?

Bảng sao kê là danh sách các hóa đơn chưa thanh toán bao gồm tổng số dư chưa thanh toán trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn nhận báo cáo từ nhà cung cấp và gửi báo cáo cho khách hàng.

Chi tiết báo cáo

Khi bạn gửi một tuyên bố cho khách hàng, thông tin sau phải được bao gồm:

• Hóa đơn gần đây. Phải có một danh sách các hóa đơn đã được phát hành trong khoảng thời gian của bảng sao kê. Mỗi hóa đơn phải có ngày, số hóa đơn, số tiền đã mua, các khoản thanh toán đã thực hiện và số dư hóa đơn.
• Thông tin khách hàng. Bao gồm tên, doanh nghiệp (nếu có), địa chỉ và số điện thoại của khách hàng.
• Thông tin người bán. Tên, doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn phải được đánh dấu rõ ràng trên bảng sao kê.
• Ngày sao kê được đề cập. Đảm bảo rằng khách hàng biết khoảng thời gian mà báo cáo bao gồm. Ví dụ:hãy viết rằng bảng sao kê bao gồm các giao dịch từ ngày 1 tháng 6 năm 2016 đến ngày 1 tháng 7 năm 2016.
• Ngày sao kê. Cũng bao gồm ngày bạn chuẩn bị báo cáo.
• Số báo cáo. Tuyên bố phải có một số cho hồ sơ của bạn.

Ghi lại các câu lệnh

Bao gồm các báo cáo bạn nhận được từ các nhà cung cấp trong sổ kế toán của bạn. Việc ghi lại các bảng sao kê giúp bạn xác minh rằng các hóa đơn và bảng sao kê có khớp với nhau hay không. Nếu bạn mắc phải những sai lầm khi điều chỉnh một bản sao kê, hãy gọi cho nhà cung cấp của bạn.

Đồng thời, ghi lại các bản sao kê và hóa đơn bạn gửi cho khách hàng. Ví dụ:nếu khách hàng cho rằng tuyên bố không chính xác, bạn có thể sử dụng hồ sơ của mình để xác minh thông tin chính xác. Nếu có sai sót, bạn có thể giải quyết nó. Nếu không có sai sót, bạn có thể cho khách hàng xem các bản sao hóa đơn để xác nhận rằng bản sao kê là chính xác.

Bạn muốn một cách dễ dàng để theo dõi tiền đến và tiền đi? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot theo dõi chi phí và thu nhập của bạn. Đừng lo lắng về các bản ghi vô tổ chức. Hãy thử nó cho miễn phí ngay hôm nay!

Đây không phải là tư vấn pháp lý; để biết thêm thông tin, vui lòng nhấp vào đây.