Tất nhiên, bạn muốn tin tưởng những người bạn thuê làm việc tại doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nhưng đôi khi, bạn nhận được một quả táo không tốt.

Nhân viên có thể ăn cắp tiền, hàng hóa và kiến ​​thức từ doanh nghiệp của bạn. Bạn cần thực hiện các chiến lược ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên trước khi bắt đầu gian lận.

Dưới đây, chúng tôi sẽ xem xét các loại hành vi trộm cắp của nhân viên, tiếp theo là các mẹo ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên.

Các kiểu trộm cắp thông thường của nhân viên

Để ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên tốt hơn, trước tiên chúng ta hãy xem xét các loại trộm cắp.

Các kiểu ăn cắp thông thường của nhân viên bao gồm:

• Larceny (ăn trộm hoàn toàn)
• Skimming (chuyển hướng quỹ kinh doanh)
• Các khoản giải ngân gian lận (kế hoạch thanh toán, báo cáo chi phí tăng cao, giả mạo séc)
• Trộm cắp nguyên vật liệu (nguyên liệu thô, hàng tồn kho)
• Đánh cắp cơ hội kinh doanh (sử dụng sai danh sách khách hàng, bí mật kinh doanh bị rò rỉ)

Bạn cần đề phòng và đề phòng những kiểu trộm cắp đó.

Dấu hiệu nhân viên ăn cắp

Vì vậy, những dấu hiệu chính cho thấy một nhân viên đang ăn cắp là gì? Nếu bạn nhận thấy bất kỳ dấu hiệu chung nào trong số này, bạn có thể có kẻ trộm trong số nhân viên của mình.

• Một nhân viên đột nhiên cực kỳ tận tâm với công việc của họ.
• Một nhân viên bắt đầu làm việc muộn hoặc làm thêm giờ.
• Một nhân viên bắt đầu sống vượt quá mức lương của họ.
• Một nhân viên phản đối những thay đổi kinh doanh ảnh hưởng đến tài chính hoặc hàng tồn kho.
• Một nhân viên đang sử dụng các công cụ và vật liệu sẵn có tại doanh nghiệp của bạn.
• Một nhân viên bắt đầu thể hiện các hành vi cờ bạc cưỡng bách.
• Một nhân viên lạm dụng ma túy hoặc rượu.

Tất nhiên, những dấu hiệu này không đảm bảo rằng một nhân viên đang ăn cắp. Bạn có thể thấy một nhân viên sống vượt quá những gì bạn trả cho họ, nhưng họ có thể có một người phối ngẫu kiếm được nhiều tiền hơn. Hoặc, một nhân viên có thể gặp vấn đề về cờ bạc nhưng không ăn cắp từ doanh nghiệp của bạn. Đừng đưa ra các giả định và buộc tội nhân viên một cách gian dối. Cố gắng tìm ra nhiều manh mối và nói chuyện với nhân viên về những thay đổi trong hành vi của họ.

Mẹo phòng chống trộm cắp của nhân viên

Tốt nhất là ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên trước khi nó bắt đầu. Hãy xem những cách sau để ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên.

Biết nhân viên của bạn

Bạn cần biết nhân viên của mình và lịch sử làm việc của họ. Đừng thuê người tốt đầu tiên mà bạn gặp. Kiểm tra lý lịch của họ trước khi bạn gia hạn lời mời làm việc.

Thực hiện kiểm tra lý lịch đối với tất cả các nhân viên tiềm năng. Việc kiểm tra lý lịch sẽ cho bạn biết về tiền sử phạm tội, học vấn và việc làm, lịch sử tín dụng và hồ sơ lái xe.

Bạn cũng nên kiểm tra tài liệu tham khảo. Yêu cầu ứng viên cung cấp cho bạn một số địa chỉ liên hệ của tài liệu tham khảo. Chúng có thể là tài liệu tham khảo chuyên nghiệp và cá nhân. Gọi cho người giới thiệu và yêu cầu họ xác minh trình độ học vấn hoặc việc làm của ứng viên. Ngoài ra, hãy hỏi họ về các nhân vật của ứng cử viên.

Giám sát nhân viên

Khi bạn giám sát chặt chẽ nhân viên của mình, bạn có thể ngăn chặn được hành vi trộm cắp tại nơi làm việc. Bạn sẽ biết nhân viên đang làm gì và quan sát bất kỳ hành vi bất thường nào.

Giờ đây, bạn không cần phải liên tục nhìn qua vai của nhân viên. Điều đó sẽ tạo ra một môi trường làm việc mà nhân viên nghĩ rằng bạn không tin tưởng họ. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra định kỳ xem nhân viên đang làm gì. Nói chuyện với họ về các dự án hoặc nhiệm vụ của họ.

Máy tính an toàn

Giới hạn những người có quyền truy cập vào máy tính của công ty bạn và thông tin trên chúng. Nếu nhân viên không cần quyền truy cập vào máy tính hoặc một số tệp nhất định, đừng cấp cho họ quyền truy cập. Ví dụ:không phải tất cả nhân viên đều cần quyền truy cập vào phần mềm tính lương của bạn.

Bạn cũng nên thường xuyên thay đổi mật khẩu. Và, bạn nên sử dụng một mật khẩu khác nhau cho mỗi tài khoản. Bằng cách thay đổi mật khẩu định kỳ và sử dụng mật khẩu duy nhất, bạn sẽ khiến nhân viên khó bẻ khóa chúng hơn.

Tạo hệ thống trách nhiệm giải trình

Nếu bạn để nhân viên xử lý tiền, bạn cần một hệ thống trách nhiệm. Một nhân viên không nên có toàn quyền kiểm soát tiền của doanh nghiệp bạn.

Có nhiều người xử lý tiền của doanh nghiệp của bạn. Đó có thể là hai nhân viên. Hoặc, bạn có thể là người thứ hai.

Bằng cách có hai người tìm kiếm tiền, khả năng xảy ra hành vi sai trái sẽ thấp hơn. Nếu một người xử lý tiền không đúng cách, hy vọng người kia sẽ tiếp tục với hành vi gian lận.

Tiến hành đánh giá

Bạn có thể ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên bằng cách thực hiện đánh giá nội bộ thường xuyên. Khi thực hiện kiểm toán, bạn sẽ xem xét hồ sơ tài chính của doanh nghiệp mình để xác minh rằng chúng là chính xác. Việc kiểm tra nhằm mục đích tìm ra các vấn đề trong hồ sơ của bạn, chẳng hạn như thiếu tiền hoặc dữ liệu không chính xác.

Nhiều doanh nghiệp thực hiện một cuộc kiểm toán lớn mỗi năm một lần. Bạn có thể tự mình kiểm toán doanh nghiệp hoặc thuê một kế toán làm việc đó cho bạn.

Khi bạn tiến hành kiểm tra thường xuyên, bạn có thể phát hiện ra hành vi trộm cắp của nhân viên. Bạn có thể thấy nơi một nhân viên đã đọc lướt, thay đổi hồ sơ hoặc ăn cắp hoàn toàn. Bạn thực hiện kiểm tra càng thường xuyên, bạn có thể phát hiện ra các vấn đề càng nhanh.

Bạn cũng có thể cân nhắc thực hiện các cuộc kiểm toán không báo trước. Nếu bạn luôn thực hiện kiểm toán trong cùng một khoảng thời gian, một nhân viên trộm cắp có thể biết khi nào cần che đậy hành vi gian lận của họ. Tuy nhiên, một cuộc kiểm tra không báo trước có thể khiến một nhân viên đang nghiên cứu sách của bạn bị loại bỏ.

Bằng cách theo dõi kế toán của doanh nghiệp, bạn có thể theo dõi khả năng có hành vi trộm cắp của nhân viên. Để làm được điều đó, bạn cần phần mềm kế toán dễ sử dụng và lấy thông tin từ đó.