Kỹ năng lưu trữ hồ sơ mạnh mẽ? Bạn đang kinh doanh. Kỹ năng lưu trữ hồ sơ kém? Đã đến lúc phải nâng nó lên. Lưu giữ hồ sơ kinh doanh là một phần quan trọng trong việc vận hành một doanh nghiệp lành mạnh, đưa ra các quyết định và đủ điều kiện nhận các khoản vay và tín dụng thuế kinh doanh.
Cho dù bạn đang nộp thuế hay đăng ký để được xóa khoản vay theo hình thức PPP, bạn sẽ biết rằng việc này sẽ dễ dàng hơn bao nhiêu khi bạn có tổ chức hơn.
Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng lưu trữ hồ sơ tài chính của mình lên một tầm cao mới, hãy xem năm mẹo sau.
Điều đầu tiên trước tiên… bạn cần lưu giữ những loại hồ sơ nào, và trong bao lâu?
Có một số hồ sơ kinh doanh bạn nên nắm giữ. Khi nghi ngờ, tốt hơn là bạn nên an toàn hơn là xin lỗi và giữ lại hồ sơ hơn là vứt bỏ hoặc xóa chúng đi.
Đảm bảo giữ các bản ghi sau:
OK, bây giờ bạn cần lưu giữ những hồ sơ này trong bao lâu? Vâng, nó phụ thuộc vào loại bản ghi. IRS có khung thời gian cho một số hồ sơ trong khi Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) quy định thời hạn cho những hồ sơ khác. Và, các đơn vị khác (ví dụ:công ty bảo hiểm) có thể khác nhau về thời gian lưu trữ hồ sơ.
Nói tóm lại, bạn có thể cần lưu giữ hồ sơ ở bất kỳ đâu trong khoảng thời gian từ hai năm đến vô thời hạn. Dưới đây là tóm tắt ngắn gọn về các yêu cầu lưu trữ hồ sơ cơ bản:
| Record | Khoảng thời gian |
| Hồ sơ dựa trên tính toán lương: - Thẻ thời gian và phiếu công việc - Bảng tỷ lệ tiền lương - Lịch làm việc và thời gian - Các khoản bổ sung hoặc khấu trừ vào lương | 2 năm |
| Hồ sơ khai thuế thu nhập | 3 năm |
| Hồ sơ bảng lương: - Tiền lương được trả - Tiền thưởng - Thanh toán tài khoản phúc lợi | 3 năm |
| Hồ sơ mua bán | 3 năm |
| Thỏa thuận thương lượng tập thể | 3 năm |
| Hồ sơ thuế việc làm | 4 năm |
| Yêu cầu khấu trừ nợ khó đòi | 7 năm |
| Hồ sơ khai thuế thu nhập nếu bạn không khai | Vô thời hạn |
Một lần nữa… khi nghi ngờ, tốt hơn là bạn nên an toàn hơn là xin lỗi và lưu giữ hồ sơ lâu hơn bạn cần. Kiểm tra với kế toán, tiểu bang hoặc IRS của bạn nếu bạn có thắc mắc về khoảng thời gian lưu trữ hồ sơ.
Việc trộn tiền có thể dẫn đến nhầm lẫn và hồ sơ bị xáo trộn. Để có hồ sơ rõ ràng, hãy cân nhắc mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tách biệt với tài khoản cá nhân của bạn.
Bằng cách tách các khoản tiền của mình, bạn có thể theo dõi tốt hơn những khoản chi phí và thu nhập nào là của bạn và những khoản nào là của doanh nghiệp bạn. Điều này là cần thiết cho một số việc, như yêu cầu khấu trừ thuế và đăng ký các khoản vay hoặc tín dụng kinh doanh.
Tùy thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn, bạn có thể phải tạo một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng. Các công ty được cấu trúc dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc tổng công ty, cũng như những công ty hoạt động dưới hình thức kinh doanh dưới tên (DBA), phải tạo một tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh.
Các quan hệ đối tác và tư nhân độc quyền không có DBA về mặt pháp lý không phải mở một tài khoản riêng. Nhưng một lần nữa, việc tách các tài khoản làm cho việc lưu giữ hồ sơ kinh doanh dễ dàng hơn.
Một số doanh nghiệp còn tách biệt các quỹ bằng cách tạo một tài khoản trả lương. Tài khoản ngân hàng trả lương chỉ chứa tiền liên quan đến bảng lương. Nó tách biệt với một tài khoản ngân hàng kinh doanh thông thường. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng xử lý các khoản thuế trả lương nếu bạn không sử dụng hệ thống trả lương Full Service.
Khi nói đến việc lưu giữ hồ sơ kinh doanh, một trong những điều bạn cần làm là ghi lại các giao dịch của mình thông qua các mục nhật ký. Các bút toán này là nền tảng của sổ kế toán doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Có một số mục nhật ký bạn sẽ cần để thực hiện phạm vi từ đơn giản đến phức tạp. Từ việc tạo các mục nhật ký bán hàng đến ghi nhận lãi dự thu, bạn cần phải làm quen với rất nhiều thứ.
Để bắt đầu, hãy hiểu những điều cơ bản về các mục nhập nhật ký:ghi nợ và ghi có. Các khoản nợ và tín dụng là các mục bằng nhau nhưng ngược lại trong sổ của bạn. Khi một giao dịch diễn ra, một tài khoản tăng trong khi tài khoản kia giảm. Điều này được thể hiện thông qua các khoản ghi nợ và ghi có.
Các khoản nợ và tín dụng ảnh hưởng đến tài khoản theo cách khác nhau. Các tài khoản tài sản và chi phí được tăng theo các khoản ghi nợ và giảm các khoản ghi có. Các tài khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu được tăng theo các khoản tín dụng và giảm theo các khoản ghi nợ.
Khi bạn biết những điều cơ bản về ghi nợ và ghi có, bạn đang trên đường tạo các mục nhật ký cho các bản ghi chi tiết.
Còn gì rắc rối hơn việc làm đổ cà phê vào hồ sơ kinh doanh quan trọng hoặc vô tình ném chúng ra ngoài? Mặc dù tủ hồ sơ có thể cung cấp một ngôi nhà an toàn cho hồ sơ của bạn, nhưng tự nó có thể không phải là phương pháp lưu trữ hiệu quả nhất.
Cân nhắc tạo bản sao kỹ thuật số của hồ sơ kinh doanh của bạn. Bằng cách đó, bạn có nhiều hơn một bản sao.
Bạn có thể quét các bản ghi trên giấy vào máy tính của mình, tải xuống các tệp đã được kỹ thuật số hoặc thậm chí chụp ảnh và tải chúng lên máy tính của bạn.
Và để có một hệ thống lưu trữ hồ sơ đáng tin cậy hơn nữa…
Đôi khi, khi bạn trì hoãn, bạn sẽ kiếm được nhiều việc hơn cho bản thân sau này. Điều này cũng đúng với việc lưu giữ hồ sơ kinh doanh.
Có thể bạn bỏ theo dõi tiền đến và tiền đi vì nghĩ rằng bạn có thể quay lại và thêm chúng vào sau. Tuy nhiên, điều này có thể khiến bạn lăn lộn trên đường và lãng phí nhiều thời gian hơn để sắp xếp hồ sơ.
Tại sao lại tắt nó đi và kết thúc với cơn đau đầu lớn hơn?
Đơn giản hóa mọi thứ bằng cách hợp lý hóa quy trình lưu trữ hồ sơ. Đầu tư vào một phần mềm kế toán mạnh để dễ dàng nhập chi phí, thu nhập và quản lý sổ sách của bạn.
Ngoài ra, nếu bạn chọn phần mềm trực tuyến, hồ sơ kinh doanh của bạn sẽ ở trên đám mây chứ không phải là một đống trên bàn làm việc. Và nếu phần mềm kế toán của bạn cho phép bạn thực hiện những việc như chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, tạo hóa đơn và nhập các giao dịch ngân hàng, thì hồ sơ của bạn sẽ ở một vị trí mà không tốn nhiều công sức.
Bạn đang tìm kiếm phần mềm có thể dựa vào? Phần mềm kế toán Patriot’s Premium có các tính năng bạn cần để theo dõi hóa đơn, nhập các giao dịch ngân hàng, ghi nhận quỹ và hơn thế nữa. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!