Khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, mọi chi phí nhỏ đều có giá trị. Đưa ra quyết định mua hàng kém có thể gây gánh nặng tài chính không cần thiết cho doanh nghiệp của bạn và làm giảm lợi nhuận của công ty bạn theo thời gian. Trước khi bạn mua tài sản mới cho doanh nghiệp của mình, hãy thực hành tính chi phí vòng đời.
Việc biết chi phí chu kỳ sống hoặc chi phí toàn bộ cuộc đời của một tài sản sẽ ảnh hưởng đến việc lập ngân sách kinh doanh, định giá sản phẩm và ra quyết định.
Chi phí vòng đời, hay chi phí toàn bộ vòng đời, là quá trình ước tính số tiền bạn sẽ chi cho một tài sản trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó. Chi phí trọn đời bao gồm chi phí của một tài sản từ khi bạn mua nó đến khi bạn loại bỏ nó.
Mua một tài sản là một cam kết chi phí vượt quá giá của nó. Ví dụ, hãy nghĩ về một chiếc xe hơi. Thẻ giá của ô tô chỉ là một phần của chi phí vòng đời tổng thể của ô tô. Bạn cũng cần xem xét các chi phí cho bảo hiểm xe, lãi suất, xăng, thay dầu, và bất kỳ bảo dưỡng cần thiết nào khác để giữ cho xe hoạt động. Không lập kế hoạch cho những chi phí bổ sung này có thể khiến bạn quay trở lại.
Chi phí để mua, sử dụng và duy trì một tài sản kinh doanh sẽ tăng lên. Cho dù bạn đang mua ô tô, máy photocopy, máy tính hay hàng tồn kho, bạn nên cân nhắc và lập ngân sách cho các chi phí trong tương lai của tài sản.
Thực hiện đánh giá chi phí vòng đời giúp bạn dự đoán tốt hơn số tiền doanh nghiệp của bạn sẽ phải trả khi bạn mua một tài sản mới.
Để tính toán chi phí vòng đời của một tài sản, hãy ước tính các chi phí sau:
Cộng các chi phí cho từng giai đoạn của vòng đời để tìm tổng số của bạn.
Bạn có thể sử dụng dữ liệu trước đây để giúp bạn tạo dự đoán chi phí chính xác hơn. Để đơn giản hóa quy trình, hãy bắt đầu với chi phí cố định của bạn. Chi phí cố định đối với doanh nghiệp là những khoản chi phí giữ nguyên từ tháng này sang tháng khác. Sau đó, ước tính chi phí biến đổi, là những chi phí thay đổi.
Bạn cũng có thể sử dụng chi phí vòng đời để xác định giá tài sản vô hình của mình. Tài sản vô hình là tài sản phi vật chất, chẳng hạn như bằng sáng chế, thương hiệu của doanh nghiệp và danh tiếng của bạn.
Mặc dù việc cộng toàn bộ chi phí của tài sản vô hình khó hơn so với tài sản hữu hình (tài sản vật chất), nhưng vẫn có thể thực hiện được. Xem xét tổng chi phí mua và duy trì một tài sản vô hình.
Ví dụ, bằng sáng chế trị giá hàng nghìn đô la. Bạn cũng có thể cần thuê một luật sư để giúp bạn có được một luật sư. Và, bạn sẽ cần phải trả phí để duy trì bằng sáng chế của mình.
Hoặc, xem xét thương hiệu của doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể chi tiền cho tất cả những thứ đi vào việc tạo dựng thương hiệu của mình, chẳng hạn như phát triển biểu tượng, đăng ký tên của bạn và thiết lập một trang web doanh nghiệp nhỏ. Hơn nữa, bạn sẽ chi tiền cho việc tiếp thị và duy trì thương hiệu của mình.
Giả sử bạn muốn mua một máy photocopy mới cho doanh nghiệp của mình.
Mua hàng: Giá mua là $ 2.500.
Cài đặt: Bạn chi thêm 75 đô la để thiết lập và giao hàng.
Hoạt động: Bạn cần mua hộp mực và giấy cho nó, vì vậy bạn ước tính bạn sẽ chi 1.000 đô la cho những vật tư này trong suốt thời gian sử dụng của nó. Và, bạn mong đợi tổng số điện mà máy photocopy sẽ sử dụng là 300 đô la.
Bảo trì: Nếu máy photocopy bị hỏng, bạn ước tính tổng số tiền sửa chữa sẽ là 450 đô la.
Tài chính: Bạn mua máy photocopy bằng thẻ tín dụng của cửa hàng, có lãi suất 3,5% mỗi tháng. Bạn trả hết máy in vào tháng tiếp theo, nghĩa là bạn nợ 87,50 đô la tiền lãi (2.500 đô la X 3,5%).
Khấu hao: Bạn dự đoán máy photocopy sẽ mất giá $ 150 mỗi năm.
Thải bỏ: Bạn ước tính sẽ tốn 100 đô la để thuê một nhà thầu độc lập để loại bỏ máy photocopy khỏi doanh nghiệp của bạn.
Mặc dù giá mua máy photocopy là 2.500 đô la, nhưng chi phí vòng đời của máy photocopy có thể khiến doanh nghiệp của bạn mất hơn 4.500 đô la.
Như đã đề cập, tiến hành phân tích chi phí chu kỳ sống giúp bạn ước tính giá trị của một tài sản trong suốt vòng đời của nó.
Hãy xem một số lý do tại sao việc biết tổng chi phí của một tài sản có thể dẫn dắt các quyết định kinh doanh của bạn.
Sử dụng chi phí vòng đời giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng. Nếu bạn chỉ tính đến chi phí ban đầu của một tài sản, thì về lâu dài bạn có thể chi tiêu nhiều hơn. Ví dụ:mua một tài sản đã qua sử dụng có thể có giá thấp hơn, nhưng nó có thể khiến bạn tốn nhiều chi phí sửa chữa và hóa đơn điện nước hơn so với một mô hình mới hơn.
Quản lý chi phí vòng đời phụ thuộc vào khả năng đầu tư thông minh của bạn. Khi bạn quyết định giữa hai hoặc nhiều nội dung, hãy cân nhắc chi phí tổng thể của chúng, không chỉ thẻ giá trước mặt bạn.
Làm thế nào để bạn biết liệu bạn có nên mua một tài sản hay không? Nói chung, bạn cân nhắc những ưu và nhược điểm của việc mua hàng của mình. Nhưng nếu bạn chỉ xem xét chi phí ban đầu, ngắn hạn, bạn sẽ không biết liệu tài sản đó có mang lại lợi ích tài chính cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài hay không.
Bằng cách sử dụng chi phí vòng đời, bạn có thể dự đoán chính xác hơn liệu lợi tức đầu tư (ROI) của tài sản có xứng đáng với chi phí bỏ ra hay không. Nếu bạn chỉ xem xét chi phí mua hiện tại của tài sản và không tính đến chi phí trong tương lai, bạn sẽ ước tính ROI cao hơn.
Khi biết tổng giá của nội dung là bao nhiêu, bạn có thể tạo ngân sách thể hiện chi phí thực tế của doanh nghiệp. Bằng cách đó, bạn sẽ không đánh giá thấp chi phí kinh doanh của mình.
Ngân sách được tạo thành từ chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Nếu bạn đánh giá thấp chi phí của một tài sản trong ngân sách của mình, bạn đang đánh giá quá cao lợi nhuận của mình. Không hạch toán được các khoản chi phí có thể dẫn đến bội chi và âm dòng tiền.
Bạn đang tìm một cách đơn giản để theo dõi chi phí của doanh nghiệp? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot được tạo ra cho những người không phải là kế toán, giúp bạn dễ dàng theo dõi các khoản chi của mình. Và, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!