Khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, một sai sót trong sổ sách kế toán của bạn có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác, quản lý dòng tiền kém và thậm chí là một cuộc kiểm toán IRS. Để đảm bảo hồ sơ của bạn là chính xác, hãy tự làm quen với việc đối chiếu tài khoản.
Đối chiếu tài khoản là quá trình so sánh các số trong một tài khoản với một hồ sơ tài chính khác để xác minh số dư khớp nhau. Bằng cách đối chiếu các tài khoản, bạn có thể phát hiện ra các sai sót trong các bút toán và sổ cái của doanh nghiệp nhỏ. Nếu các bản ghi không khớp, bạn phải sửa đổi số dư tài khoản.
Bạn có thể so sánh tài khoản với bảng sao kê ngân hàng, bảng sao kê thẻ tín dụng, biên lai hoặc hồ sơ liên quan. Bạn có thể điều chỉnh các tài khoản của mình hàng ngày, hàng tháng, nửa năm hoặc hàng năm.
Ví dụ:bạn có thể so sánh tài khoản tiền mặt với bảng sao kê ngân hàng của doanh nghiệp. Khi bạn nhận được bảng sao kê ngân hàng của mình, hãy xác minh rằng dòng dưới cùng của nó khớp với dòng cuối cùng trong tài khoản của bạn.
Hãy coi đối chiếu tài khoản giống như hiệu đính cho kế toán. Nếu bạn không điều chỉnh các tài khoản, thông tin của bạn có thể không chính xác, không rõ ràng hoặc gây hiểu lầm. Nhưng khi bạn dành thời gian để phát hiện lỗi sớm, bạn có thể tránh được các vấn đề nghiêm trọng.
Tổng hợp các tài khoản là một quyết định thông minh cho tất cả các doanh nghiệp nhỏ. Chưa kể, một số công ty được yêu cầu thường xuyên đối chiếu các tài khoản để tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP).
Một lần nữa, mục đích của việc đối chiếu tài khoản là để xác minh rằng thông tin tài khoản của bạn là chính xác và nhất quán. Duy trì hồ sơ cập nhật ngăn ngừa một số trở ngại kinh doanh.
Tổng hợp các tài khoản của bạn có thể giúp bạn:
Nếu bạn không điều chỉnh các tài khoản của mình, bạn có thể thấu chi tài khoản . Bạn có thể nghĩ rằng mình có nhiều tiền hơn trong tài khoản nếu số của bạn không chính xác.
Ví dụ:tài khoản tiền mặt của bạn có số dư 1.000 đô la, vì vậy bạn quyết định mua một máy tính trị giá 780 đô la. Tuy nhiên, trước tiên, bạn điều chỉnh tài khoản tiền mặt của mình và phát hiện ra rằng số dư thực tế là 600 đô la. Bởi vì bạn đã điều chỉnh tài khoản của mình, bạn không thấu chi tài khoản của mình.
Việc không điều chỉnh các tài khoản của bạn cũng có thể dẫn đến hoạt động gian lận không được chú ý . Một nhân viên có thể tạo các mục nhật ký không chính xác để tự trả thêm tiền.
Giả sử một nhân viên thực hiện hành vi gian lận tiền lương và trả cho mình nhiều hơn số tiền họ kiếm được. Bạn đối chiếu các bút toán trong sổ lương của mình với tài khoản trả lương và nhận thấy rằng có nhiều tiền hơn trong tài khoản ngân hàng trả lương của bạn so với những gì bạn đã ghi trong sổ sách của mình. Do đó, bạn có thể chấm dứt nhân viên ăn cắp và tránh hoạt động gian lận tiếp theo.
Khi tài khoản của bạn có thông tin không chính xác, bạn sẽ tạo báo cáo tài chính không chính xác . Báo cáo tài chính hiển thị cho bạn thông tin về tình trạng tài chính của doanh nghiệp, bao gồm lãi và lỗ, tài sản và nợ phải trả và dòng tiền. Bạn phải tạo báo cáo tài chính chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh và đảm bảo nguồn tài chính từ các nhà đầu tư hoặc người cho vay.
Bạn đã sẵn sàng để điều chỉnh các tài khoản của mình chưa? Sử dụng các bước quy trình đối chiếu sau để có hồ sơ nhất quán.
Trước tiên, hãy so sánh tài khoản với bản ghi bên ngoài thích hợp. Nếu bạn tìm thấy sai sót trong tài khoản của mình, hãy điều chỉnh các mục nhật ký của bạn. Bạn có thể tạo một mục nhật ký mới để thêm hoặc bớt tiền khỏi tài khoản.
Khi bạn điều chỉnh các tài khoản của mình, hãy đảm bảo giữ tất cả các tài liệu hỗ trợ trong hồ sơ của bạn. Bằng cách lưu trữ tài liệu, bạn có thể sao lưu lý do bạn thực hiện các thay đổi đối với số dư tài khoản của mình.
Bạn đang tìm một cách dễ dàng để theo dõi và điều chỉnh các tài khoản của mình? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot giúp bạn dễ dàng ghi lại thu nhập và chi phí. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!