Trừ khi bạn sở hữu một doanh nghiệp dựa trên dịch vụ, bạn có thể có hàng tồn kho. Biết bạn có bao nhiêu hàng tồn kho là rất quan trọng để quản lý sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ chính xác, đặt hàng mới và đưa ra quyết định giá cả. Vậy, hàng tồn kho là gì?
Khoảng không quảng cáo đại diện cho hàng hóa mà doanh nghiệp nhỏ của bạn có để bán hoặc lưu kho. Hàng tồn kho của doanh nghiệp nhỏ của bạn bao gồm các nguyên liệu thô được sử dụng để tạo ra thành phẩm, các mặt hàng trong quá trình sản xuất và thành phẩm.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp nhỏ là một loại tài sản. Tài sản là tài sản làm tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Ghi hàng tồn kho như một tài sản hiện tại trên bảng cân đối kế toán doanh nghiệp nhỏ của bạn. Tài sản lưu động là tài sản có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm.
Khi bạn bán hàng tồn kho, bạn ghi lại doanh thu trên báo cáo thu nhập của mình. Bạn cũng phải tính giá vốn hàng bán (COGS) và ghi lại nó trên báo cáo thu nhập của mình. COGS đề cập đến chi phí để sản xuất hàng hóa của bạn (ví dụ:mua hàng tồn kho, chuyển nguyên liệu thô thành hàng hóa bạn bán, v.v.).
Hàng tồn kho có thể đắt. Bạn không chỉ cần mua hàng tồn kho và hy vọng nó sẽ bán được mà còn phải lo lắng về việc mất hàng tồn kho.
Mất khoảng không quảng cáo, được gọi là sự co lại của khoảng không quảng cáo, là khi lượng hàng tồn kho của bạn giảm xuống do các mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc bị đánh cắp.
Giả sử bạn mua 100 bóng đèn, nhưng 30 bóng đèn rơi khỏi kệ và vỡ. Bạn có hàng tồn kho co ngót 30 bóng đèn. Việc hàng tồn kho bị co lại rất tốn kém vì bạn đã trả tiền cho các mặt hàng nhưng không thể bán chúng. Cố gắng hạn chế sự co rút hàng tồn kho để giảm chi phí của bạn.
Biến hàng tồn kho thành tiền mặt và chuyển một phần tiền mặt trở lại thành hàng tồn kho về cơ bản là chu kỳ sống của doanh nghiệp của bạn. Khi nói đến nó, khoảng không quảng cáo đại diện cho giá trị doanh thu có thể có của công ty bạn.
Bởi vì hàng tồn kho đóng một vai trò thiết yếu trong doanh nghiệp của bạn, bạn cần phải biết cách quản lý nó. Mục đích chính của quản lý hàng tồn kho là tăng thu nhập với chi phí thấp.
Quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ bao gồm việc đưa ra các quyết định mua hàng khôn ngoan, theo dõi các giao dịch mua nguyên liệu mới, theo dõi hàng tồn kho trong suốt quá trình sản xuất, bán bớt hàng tồn kho và hạn chế sự co rút.
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần có đủ hàng tồn kho trong tay, giảm thiểu tình trạng co ngót và ngăn hàng tồn kho đọng lại trong phòng sau, nhà kho hoặc mặt tiền cửa hàng.
Sử dụng công cụ theo dõi hàng tồn kho và ghi lại khoảng không quảng cáo khi nó đi vào hoạt động kinh doanh của bạn. Khi bạn thận trọng trong việc theo dõi hàng tồn kho, bạn biết khi nào nên đặt hàng vật liệu mới. Do đó, bạn có thể tránh không có đủ hàng tồn kho.
Để giảm độ co rút, hãy kiểm tra kỹ các con số của bạn. Ủy quyền quản lý hàng tồn kho cho hai hoặc nhiều nhân viên để ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên. Đào tạo nhân viên về cách xử lý hàng tồn kho đúng cách để tránh thiệt hại. Thực hiện các quy trình xử lý mới nếu tỷ lệ thiệt hại cao. Và, ngăn chặn hành vi trộm cắp bằng cách theo dõi các hành vi đáng ngờ của khách hàng.
Nếu hàng tồn kho lỗi thời đang chất đống trong doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn biết mình cần phải loại bỏ nó. Để bán bớt hàng tồn kho cũ và nhường chỗ cho hàng tồn kho mới, hãy giảm giá, chẳng hạn như mua một tặng một.
Bạn phải ghi hàng tồn kho trong sổ kế toán của bạn. Để duy trì hồ sơ chính xác về hàng tồn kho của bạn, bạn phải cập nhật sổ sách kế toán khi bạn mua hàng tồn kho mới, mất hàng tồn kho đến độ co ngót và bán thành phẩm.
IRS đặt ra các yêu cầu lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho cho hầu hết các doanh nghiệp. Nếu bạn bắt buộc phải sử dụng kế toán dồn tích, bạn cần phải thường xuyên định giá hàng tồn kho của mình. Các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kế toán dựa trên tiền mặt cũng phải hạch toán và định giá hàng tồn kho, nhưng các yêu cầu khác nhau.
Theo yêu cầu của IRS, bạn phải định giá khoảng không quảng cáo của mình vào đầu và cuối năm. Bạn cần sử dụng những đánh giá này để xác định giá vốn hàng bán của mình. Ghi lại khoảng không quảng cáo đầu và cuối vào sổ kế toán của bạn.
Để định giá khoảng không quảng cáo của bạn, hãy đưa ra một hệ thống nhất quán sử dụng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Để biết thêm thông tin về các yêu cầu quản lý hàng tồn kho, hãy tham khảo IRS Publication 334.
Để tuân thủ các yêu cầu của IRS, bạn phải duy trì hồ sơ kế toán chính xác cho các giao dịch kinh doanh. Tại sao làm cho nó phức tạp? Quản lý sổ sách của bạn bằng phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay bây giờ!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 2 tháng 4 năm 2015.