Bạn có thể thực hiện các bước để bảo vệ đồ đạc cá nhân của mình khỏi thiên tai ở nhà. Nhưng, bạn có làm điều tương tự với doanh nghiệp của mình? Điều cuối cùng bạn muốn là không được chuẩn bị trước khi xảy ra thảm họa. Thay vì bị cuốn vào vòng xoáy khi điều bất ngờ xảy ra, hãy lập một kế hoạch sẵn sàng ứng phó khẩn cấp để an tâm.
Bị ảnh hưởng bởi một thảm họa đã tuyên bố? Bạn có thể đủ điều kiện để nhận hỗ trợ của chính phủ. Tải xuống báo cáo chính thức miễn phí của chúng tôi, Hướng dẫn Kinh doanh để Điều hướng Qua Thảm họa &Trường hợp Khẩn cấp, để biết tổng quan và liên kết.
Bạn phải chuẩn bị trước và suy nghĩ về các giải pháp khắc phục thảm họa. Hãy cân nhắc đưa bảy điều này vào kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng cho trường hợp khẩn cấp của bạn.
Một phần lớn trong kế hoạch chuẩn bị khẩn cấp cho doanh nghiệp của bạn bao gồm sao lưu các hồ sơ quan trọng của công ty. Bảo vệ các tài liệu như hồ sơ kế toán, ngân hàng hoặc báo cáo tài chính, tờ khai thuế và thông tin nhân viên. Bạn có thể sao lưu hồ sơ của mình dưới dạng điện tử hoặc nộp các bản sao giấy bổ sung để lưu giữ an toàn.
Cân nhắc quét hoặc tải hồ sơ doanh nghiệp của bạn xuống điện thoại thông minh hoặc máy tính của bạn. Hoặc, bạn có thể lưu chúng trên ổ đĩa ngoài hoặc đĩa compact. Nếu bạn chọn sao lưu hồ sơ điện tử, hãy đảm bảo rằng phương pháp này đáng tin cậy và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
Giữ các bản sao của hồ sơ kinh doanh ở một nơi an toàn (ví dụ:tủ đựng hồ sơ). Bạn cũng có thể đầu tư vào một hệ thống hồ sơ có khả năng chống cháy và chống nước để tránh làm hỏng hồ sơ.
Nếu thảm họa xảy ra với công ty của bạn, bạn cần phải ghi lại những món đồ mà bạn đã đánh mất. IRS có một tài liệu để ghi lại các khoản lỗ của doanh nghiệp bạn.
Xem lại tài liệu của IRS trước để xem nó bao gồm loại thông tin nào. Nếu trường hợp khẩn cấp xảy ra, hãy sử dụng sổ làm việc để tính toán những gì doanh nghiệp của bạn bị mất.
Một trong những cách tốt nhất để chuẩn bị cho những trường hợp khẩn cấp là mua bảo hiểm. Bảo hiểm sẽ bồi thường cho bạn phần thu nhập bị mất nếu bạn cần tạm thời đóng cửa doanh nghiệp của mình. Và, bảo hiểm có thể giúp trang trải chi phí sửa chữa nếu doanh nghiệp của bạn bị hư hỏng do thiên tai.
Nhiều cơ quan bảo hiểm đưa ra các kế hoạch trách nhiệm và tài sản dành riêng cho chủ doanh nghiệp. Các kế hoạch thậm chí có thể cung cấp bảo hiểm cho việc loại bỏ mảnh vỡ, mất thu nhập và dọn dẹp.
Xem lại chính sách của bạn với đại lý bảo hiểm của bạn để đảm bảo rằng bạn hiểu các khoản khấu trừ của bạn và các giới hạn trong phạm vi bảo hiểm của bạn. Bao gồm thông tin liên hệ của đại lý bảo hiểm của bạn trong kế hoạch chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp của bạn. Biết người cần liên hệ sau khi thảm họa xảy ra sẽ giúp đẩy nhanh quá trình.
Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập trước vào kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng cho trường hợp khẩn cấp của bạn để họ biết vai trò của mình trong quá trình này. Mỗi nhân viên nên biết phải làm gì trong trường hợp xảy ra thảm họa.
Cân nhắc thử nghiệm kế hoạch của bạn bằng cách tổ chức các cuộc họp và thực hiện các cuộc tập trận thường xuyên với nhân viên của bạn.
Các cuộc tập trận có thể giúp bạn vạch ra những điểm khó khăn trong kế hoạch của mình và cho nhân viên biết các quy trình thảm họa cần tuân theo.
Trong và sau thảm họa, thông báo và cập nhật cho nhân viên về tình hình. Thiết lập một hệ thống cảnh báo cho nhân viên về thảm họa và kế hoạch hành động của bạn. Bạn có thể thông báo cho nhân viên qua điện thoại hoặc email.
Đảm bảo rằng doanh nghiệp và nhân viên của bạn được chuẩn bị và bảo vệ nếu trường hợp khẩn cấp xảy ra. Để đảm bảo bạn sẵn sàng nếu thảm họa xảy ra trong quá trình làm việc, hãy đầu tư vào vật tư.
Dự trữ các nguồn cung cấp như đèn pin, bộ sơ cứu, pin, nước, thực phẩm khó phân hủy và dụng cụ. Làm cho nguồn cung cấp dễ dàng tiếp cận tại nơi làm việc. Ngoài ra, hãy cân nhắc đầu tư vào các thiết bị khác, chẳng hạn như máy phát điện dự phòng, phòng trường hợp doanh nghiệp của bạn bị mất điện trong cơn bão.
Cũng giống như nhân viên, bạn cũng nên liên hệ với các nhà cung cấp kinh doanh trước khi thảm họa xảy ra.
Trao đổi với các nhà cung cấp của bạn về các bước cần thực hiện nếu thảm họa xảy ra. Thảo luận về kế hoạch dự phòng với nhà cung cấp trong trường hợp bạn không thể sử dụng hoặc tiếp cận với một nhà cung cấp nhất định. Ngoài ra, hãy cân nhắc tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp khác trong trường hợp bạn không thể sử dụng các nhà cung cấp chính của mình.
Giữ danh sách các nhà cung cấp và thông tin liên hệ của họ trong kế hoạch ứng phó với thiên tai của bạn để dễ dàng truy cập.
Như đã đề cập, bạn nên liệt kê tất cả các địa chỉ liên hệ trong kế hoạch chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp của mình.
Liệt kê tất cả thông tin liên hệ cho các nhà cung cấp, nhân viên và đại lý bảo hiểm của bạn. Bạn cũng có thể thêm thông tin cho nhân viên khẩn cấp, chẳng hạn như số điện thoại của bệnh viện hoặc trạm cứu hỏa gần đó.
Cập nhật danh sách thường xuyên trong trường hợp thông tin thay đổi. Cũng nên xem xét sao lưu thông tin liên hệ dưới dạng điện tử.
Nếu thảm họa xảy ra với doanh nghiệp của bạn, IRS có thể đề nghị giảm thuế cho bạn. IRS có thể cho bạn thêm thời gian để nộp thuế theo bảng lương hoặc kéo dài thời hạn.
Với một khoản phí, IRS có thể giúp bạn khôi phục các tài liệu thuế bị mất. Nộp Mẫu 4506, Yêu cầu Bản sao Tờ khai Thuế, để yêu cầu bản sao của các tờ khai thuế trước đây.
Liên hệ với IRS để biết thêm thông tin về việc giảm thuế và khôi phục thông tin thuế.
Khi thảm họa ập đến doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn có thể khó tập trung và đi đúng hướng. Dưới đây là một số điều cần nhớ nếu thảm họa xảy ra:
Sử dụng phần mềm kế toán dễ dàng nhưng mạnh mẽ của Patriot để theo dõi các nhà cung cấp, thu nhập và chi phí của bạn. Phần mềm được lưu trữ trên đám mây, vì vậy thông tin của bạn vẫn an toàn và có thể truy cập được nếu thảm họa xảy ra. Bạn còn chờ gì nữa? Bắt đầu với bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 8 tháng 6 năm 2011.
Bạn có thực sự cần CFO cho doanh nghiệp nhỏ của mình không?
Bạn có kế hoạch 5 năm cho doanh nghiệp của mình không?
Doanh nghiệp nhỏ của bạn đã chuẩn bị cho một vụ kiện chưa?
Cách lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
S Corporation so với C Corporation:Đơn vị nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn?