Bạn biết câu nói cũ — tiền làm cho thế giới quay tròn. Ngày nay, có nhiều lựa chọn thanh toán khác nhau để giữ cho thế giới quay. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp thích giới hạn khoản thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt. Các doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt có làm tắc nghẽn dòng tiền không?
Doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt hoạt động dựa trên các giao dịch tiền mặt. Doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt chỉ chấp nhận tiền mặt của khách hàng. Doanh nghiệp sử dụng toàn bộ tiền mặt thường không chấp nhận séc, thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng, lệnh chuyển tiền, tín dụng hoặc ví điện thoại di động. Và, một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt có thể chủ yếu sử dụng tiền mặt để thanh toán cho các nhà cung cấp.
Nhưng, liệu một doanh nghiệp có thể chỉ chấp nhận tiền mặt? Vâng, điều hành một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt là một lựa chọn khả thi cho các doanh nhân. Không có luật liên bang nào nói rằng bạn phải chấp nhận các phương thức thanh toán khác từ khách hàng.
Hạn chế thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt là phổ biến trong một số ngành công nghiệp. Ví dụ về các doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt bao gồm:
Một số loại hình kinh doanh, giống như những loại ở trên, hiếm khi chấp nhận thẻ tín dụng. Điều này có nghĩa là khách hàng sẽ không bị che khuất khi phải trả tiền mặt.
Hãy nhớ rằng có những lợi ích và nhược điểm của việc hạn chế giao dịch bằng tiền mặt. Trước khi quyết định điều hành một công ty hoàn toàn bằng tiền mặt, hãy cân nhắc những ưu và nhược điểm này.
Chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng cho doanh nghiệp nhỏ có thể quá sức. Và đối với một số công ty nhỏ, việc chấp nhận nhiều tùy chọn thanh toán không phải là ưu tiên. Bạn có thể chọn chỉ chấp nhận tiền mặt vì các yếu tố như giá sản phẩm, số lượng nhân viên và phí thẻ tín dụng.
Dưới đây là một số lợi ích khi điều hành một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ với các sản phẩm giá rẻ, phí thẻ tín dụng có thể làm tê liệt. Bạn có thể không muốn chuyển phí thẻ tín dụng cho khách hàng hoặc tự chuyển hóa đơn.
Nếu chấp nhận thẻ tín dụng, bạn cần thiết lập tài khoản người bán, mua hoặc thuê thiết bị xử lý và thanh toán phí thẻ tín dụng mỗi khi khách hàng mua hàng.
Bạn không phải trả thêm phí khi khách hàng đưa tiền mặt cho bạn.
Chỉ chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt giúp đơn giản hóa trách nhiệm của bạn khi thiết lập. Tuy nhiên, bạn phải ghi lại các giao dịch tiền mặt trong sổ kế toán của mình.
Chọn chỉ chấp nhận tiền mặt sẽ đưa tiền vào sổ đăng ký của bạn ngay lập tức. Bạn không cần phải lo lắng về việc khi nào hoặc liệu khách hàng có trả tiền cho bạn hay không.
Các doanh nghiệp mở rộng tín dụng cho khách hàng thường không nhận được thanh toán cho đến vài tuần sau thời điểm mua hàng. Và, đuổi theo những khách hàng không chịu trả tiền có thể khiến bạn bực bội và không có kết quả.
Khi bạn chỉ chấp nhận tiền mặt, bạn không cần phải lo lắng về việc gian lận thẻ tín dụng. Gian lận thẻ tín dụng luôn là mối lo ngại đối với các doanh nghiệp chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng.
Gian lận thẻ tín dụng khiến bạn tốn kém thời gian và tiền bạc vì nó có thể dẫn đến các khoản bồi hoàn. Khoản bồi hoàn là khi ngân hàng hoặc nhà cung cấp thẻ tín dụng yêu cầu người bán hoàn lại tiền cho chủ thẻ tín dụng.
Khoản bồi hoàn có thể là hợp pháp hoặc gian lận. Bằng cách giới hạn các tùy chọn thanh toán của bạn thành tiền mặt, bạn không cần phải lo lắng về việc gian lận khoản bồi hoàn.
Bất chấp một số lợi ích của việc kinh doanh chỉ sử dụng tiền mặt, việc hạn chế các hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể gây tổn hại cho công ty của bạn.
Đa số người tiêu dùng (77%) thích sử dụng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng. Con số đó tiếp tục tăng lên. Điều hành một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt có thể khiến một tỷ lệ lớn người tiêu dùng không mua hàng của bạn.
Dưới đây là một số nhược điểm của việc chỉ chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt.
Có thể bạn đã ăn tối tại một nhà hàng dành cho mẹ và con. Khi bạn đi thanh toán, nhân viên thu ngân nói với bạn rằng họ không lấy thẻ. Bạn chạy băng qua đường đến một cây ATM chỉ để nhận một khoản phí rút tiền không mong muốn.
Bất tiện, phải không?
Chỉ chấp nhận tiền mặt có thể gây bất tiện cho khách hàng của bạn và ngăn cản bạn bán hàng. Và nếu khách hàng không có tiền mặt, họ có thể không muốn quay lại doanh nghiệp của bạn.
Thay vì khuyến khích các giao dịch mua lớn, hoạt động kinh doanh chỉ sử dụng tiền mặt có thể khiến họ nản lòng. Và chúng ta đều biết rằng không khuyến khích bán hàng trực tiếp dẫn đến dòng tiền chậm lại.
Một nhược điểm khác của việc chỉ chấp nhận tiền mặt là rủi ro bảo mật gia tăng. Giữ một lượng lớn tiền mặt trong doanh nghiệp của bạn có thể khiến bạn dễ bị trộm.
Khi bạn chỉ chấp nhận tiền mặt, bạn sẽ có một lượng lớn tiền mặt trong sổ đăng ký vào cuối ngày. Tài sản của bạn có thể trở thành mục tiêu của những tên trộm, đặc biệt nếu bạn quảng bá sự thật rằng bạn là doanh nghiệp chỉ thu tiền mặt trên mặt tiền cửa hàng của mình.
Chỉ chấp nhận tiền mặt cũng có thể khiến bạn có hành vi trộm cắp của nhân viên. Không giống như thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, nhân viên có thể rút tiền mặt từ máy tính tiền.
Ngoài hành vi trộm cắp, bạn có nguy cơ nhận tiền giả khi kinh doanh chỉ sử dụng tiền mặt.
Điều hành một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt có nghĩa là bạn phải đếm tất cả tiền mặt bằng tay. Điều đó làm cho việc duy trì tổ chức trở nên khó khăn hơn.
Việc trốn thuế kinh doanh chỉ sử dụng tiền mặt dễ dàng hơn vì không có dấu vết kiểm tra đối với hồ sơ của bạn.
Barbara Weltman, blogger khách mời của Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ (SBA), nói:“Các doanh nghiệp kinh doanh tiền mặt bị nghi ngờ bỏ qua thu nhập vì họ có thể; có rất ít hoặc không có dấu vết giấy. ”
Chỉ chấp nhận tiền mặt có thể là một dấu hiệu đỏ của cuộc kiểm toán IRS cho thấy rằng bạn có thể không phải trả thuế cho thu nhập của mình.
Điều hành một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt có nghĩa là bạn cần phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa bổ sung.
Khách hàng của bạn nên biết ngay rằng bạn chỉ chấp nhận tiền mặt và nhân viên của bạn nên xử lý tiền mặt một cách cẩn thận. Ngoài ra, bạn phải giữ cho sổ sách kế toán của mình ở trạng thái quan trọng nhất. Và, bạn cần phải nộp các biểu mẫu thích hợp cho IRS.
Nếu bạn quyết định kinh doanh hoàn toàn bằng tiền mặt, hãy xem kỹ các mẹo sau.
Treo biển hiệu xung quanh doanh nghiệp của bạn để khách hàng biết bạn không chấp nhận thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng. Khách hàng có thể trở nên khó chịu nếu họ dành một giờ trong cửa hàng của bạn, đi thanh toán bằng thẻ tín dụng và biết rằng họ cần tiền mặt.
Và, bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm trên trang web của công ty bạn hoặc các tài khoản mạng xã hội mà bạn chỉ chấp nhận tiền mặt. Bằng cách đó, người tiêu dùng biết rằng họ cần rút tiền mặt trước khi đến doanh nghiệp của bạn.
Nhân viên của bạn có biết cách xử lý tiền mặt đúng cách không? Nhân viên của bạn có trung thực và đáng tin cậy không?
Yêu cầu nhân viên phải qua đào tạo trước khi bắt đầu làm việc. Hướng dẫn nhân viên cách nhận biết tiền có phải là tiền giả hay không.
Cẩn thận hơn khi thuê nhân công mới. Bất kể bạn có điều hành một công việc kinh doanh hoàn toàn bằng tiền mặt hay không, bạn phải tiến hành kiểm tra lý lịch về các ứng viên. Xem qua các tính năng bảo mật trên hóa đơn, chẳng hạn như con dấu của Cục Dự trữ Liên bang, in tăng và in vi mô. Và, bạn có thể cân nhắc đầu tư vào nguồn cung cấp để giúp nhân viên phát hiện các hóa đơn giả, chẳng hạn như bút phát hiện hàng giả.
Đảm bảo nhân viên không bị phân tâm khi nhận tiền mặt. Nếu không, họ có thể trả lại cho khách hàng số tiền thay đổi sai.
Bạn hy vọng rằng nhân viên của bạn là người lành mạnh về mặt đạo đức, nhưng mọi thứ vẫn xảy ra. Kiểm tra để đảm bảo rằng nhân viên của bạn không lấy bất kỳ tiền mặt nào từ máy tính. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tự cân đối tiền mặt với băng đăng ký mỗi ngày.
Chỉ chấp nhận tiền mặt có thể dẫn đến thiếu hồ sơ. Bạn không có biên nhận đã ký hoặc bảng sao kê điện tử đến từ việc quẹt thẻ tín dụng. Thay vào đó, bạn cần ghi lại:
Đảm bảo giữ một bản sao biên nhận của mỗi khách hàng để làm hồ sơ của bạn.
Duy trì hồ sơ rõ ràng giúp mọi thứ dễ dàng hơn khi tính toán tổng thu nhập của bạn. Và, hồ sơ kỹ lưỡng có thể giúp bảo vệ bạn trong trường hợp kiểm tra.
IRS cảnh giác cao độ khi các doanh nghiệp chỉ hoạt động bằng tiền mặt. Nếu IRS đánh giá bạn là một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt, đừng lo lắng. IRS cung cấp Hướng dẫn Kỹ thuật Kiểm toán (ATG) cho các doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt.
IRS yêu cầu bạn điền vào Biểu mẫu 8300 nếu khách hàng thanh toán hơn 10.000 đô la tiền mặt trong một giao dịch hoặc hai hoặc nhiều giao dịch có liên quan.
Nhập thông tin của khách hàng, mô tả về giao dịch và thông tin về doanh nghiệp của bạn trên Biểu mẫu 8300.
Nộp Mẫu 8300 bằng điện tử hoặc qua đường bưu điện trước ngày thứ 15 sau khi bạn nhận được khoản thanh toán lớn bằng tiền mặt. Và, hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp một bản tuyên bố bằng văn bản cho khách hàng có tên trên Biểu mẫu 8300 trước ngày 31 tháng 1 sau giao dịch.
Để chống lại những tiêu cực liên quan đến việc điều hành một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt, hãy xem xét mở rộng các loại thanh toán bạn chấp nhận.
Nhiều doanh nghiệp thành công chấp nhận nhiều lựa chọn thanh toán khác nhau, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, tín dụng và séc. Để bắt kịp xu hướng, hãy cân nhắc việc chấp nhận thanh toán bằng ví di động.
Bạn có thể yêu cầu khách hàng chi một số tiền nhất định để sử dụng các phương thức thanh toán thay thế. Ví dụ:khách hàng có thể phải chi ít nhất 15 đô la để thanh toán bằng thẻ.
Đừng quên ghi lại các giao dịch trong sổ kế toán của bạn nếu bạn điều hành một doanh nghiệp chỉ sử dụng tiền mặt. Theo dõi tiền mặt của bạn bằng phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot. Ghi lại các khoản thanh toán của khách hàng, tạo báo cáo tài chính và hơn thế nữa. Nhận bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay bây giờ!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là 12/8/2016.