Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn có thể cần phải thuê một công nhân vào lúc này hay lúc khác. Và tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, bạn có thể cần thuê nhân viên, nhà thầu độc lập hoặc cả hai để hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, bạn thực sự biết bao nhiêu về các nhà thầu độc lập và nhân viên? Bạn có thể thoát khỏi việc chỉ thuê các nhà thầu độc lập không? Đọc tiếp để tìm hiểu nhà thầu độc lập là gì và họ khác với nhân viên như thế nào.
Các nhà thầu độc lập không giống như những nhân viên bình thường. Nhà thầu độc lập là một cá nhân có thể điều hành hoạt động kinh doanh của riêng mình nhưng cũng thực hiện công việc cho các doanh nghiệp khác. Các cá nhân được phân loại là nhà thầu độc lập không được coi là nhân viên của doanh nghiệp của bạn.
Không giống như nhân viên, các nhà thầu độc lập không bị khấu trừ thuế từ tiền lương của họ. Bạn không cần giữ lại các khoản thuế Medicare hoặc An sinh xã hội từ tiền lương của các nhà thầu độc lập. Thay vào đó, các nhà thầu phải trả thuế tư doanh trên thu nhập của họ.
Dưới đây là một vài ví dụ về các nhà thầu độc lập trong kinh doanh:
Bạn có thể sử dụng một nhà thầu độc lập để thực hiện công việc hoặc hoàn thành một dự án cụ thể tại doanh nghiệp của bạn. Ví dụ:bạn có thể thuê một nhà thầu để sửa sang lại mặt tiền cửa hàng của doanh nghiệp mình.
Khi bạn thuê một nhà thầu độc lập, bạn phải yêu cầu nhà thầu điền vào Mẫu W-9, Yêu cầu Mã số Nhận dạng Người nộp thuế. Hãy nghĩ về Biểu mẫu W-9 như là Biểu mẫu W-4 dành cho các nhà thầu. Trên biểu mẫu, nhà thầu phải cung cấp thông tin, chẳng hạn như:
IRS Mẫu W-9 được sử dụng để báo cáo khoản bồi thường cho nhân viên không có việc làm từ $ 600 trở lên. Vào cuối năm, hãy sử dụng Biểu mẫu W-9 để tạo Biểu mẫu 1099-NEC, Bồi thường cho người lao động, cho các nhà thầu của bạn.
Đảm bảo giữ một bản sao của Biểu mẫu W-9 của mỗi nhà thầu trong hồ sơ của bạn. Không gửi Biểu mẫu W-9 cho IRS.
Phân loại sai các nhà thầu độc lập là điều tối kỵ trong thế giới kinh doanh. IRS có các định nghĩa nghiêm ngặt để xác định xem một công nhân có phải là nhân viên hay người lao động độc lập hay không.
Một lần nữa, nếu người lao động là nhân viên, bạn phải khấu trừ và nộp một số khoản thuế thay mặt cho họ (ví dụ:thuế FICA, thuế thu nhập liên bang, v.v.). Và với tư cách là người sử dụng lao động, bạn có trách nhiệm đóng góp cho người sử dụng lao động một số loại thuế, chẳng hạn như thuế An sinh xã hội và Medicare.
Nếu công nhân của bạn là nhà thầu, bạn thường không chịu trách nhiệm khấu trừ hoặc nộp bất kỳ khoản thuế nào thay cho họ.
Điều quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn là xác định chính xác phân loại của người lao động. Nếu bạn phân loại sai một nhân viên, bạn có thể phải chịu một số hình phạt và tiền phạt nặng.
Cả IRS và Đạo luật Tiêu chuẩn và Lao động Công bằng (FLSA) đều có các quy định về phân loại.
Các nguyên tắc của IRS giúp bạn xác định xem nhân viên của bạn là nhân viên hay nhà thầu độc lập.
Thông thường, một doanh nghiệp có một công nhân theo hợp đồng cho nhà thầu biết phạm vi công việc nhưng không có quyền kiểm soát cách nhà thầu hoàn thành dự án.
IRS chia mức độ kiểm soát và mức độ độc lập đối với các nhà thầu thành ba loại:
Trước khi phân loại nhân viên, hãy xem xét mức độ kiểm soát của bạn đối với nhân viên trong ba loại trên.
Khi xem xét kiểm soát hành vi , hãy nghĩ xem liệu công ty của bạn có khả năng và quyền kiểm soát những gì nhân viên đang làm và cách họ hoàn thành nhiệm vụ.
Nếu bạn có quyền kiểm soát dự án, người lao động có thể là một nhân viên. Nếu bạn không thể kiểm soát công việc, người lao động có nhiều khả năng là một nhà thầu.
Đối với tài chính , hãy tự hỏi mình, Tôi có thể kiểm soát các khía cạnh kinh doanh khác trong công việc của người lao động không ? Điều này có thể bao gồm những thứ như cách bạn trả lương cho nhân viên hoặc cách bạn xử lý các khoản bồi hoàn chi phí. Ví dụ, nếu bạn cung cấp vật tư cho nhân viên, họ có thể đang vượt qua lãnh thổ của nhân viên. Nhưng nếu người lao động tự mang đồ cho họ, họ có nhiều khả năng trở thành nhà thầu.
Cuối cùng, bạn cần xem xét loại mối quan hệ của mình với người lao động. Tự hỏi bản thân những câu hỏi như:
Tự hỏi bản thân những loại câu hỏi này có thể giúp bạn xác định xem công nhân của mình là nhà thầu hay nhân viên.
Một số tiểu bang đặt ra luật riêng khi phân loại các nhà thầu độc lập. Ví dụ:California có luật California AB 5 mới yêu cầu hầu hết các ngành sử dụng bài kiểm tra ABC để xác định xem một công nhân có phải là nhà thầu hay không.
Kiểm tra với tiểu bang của bạn để xem liệu có bất kỳ luật cụ thể của tiểu bang nào mà bạn phải tuân theo khi phân loại công nhân hay không.
Ngoài các quy định của IRS, người sử dụng lao động cũng phải xem xét các quy định từ FLSA. FLSA cung cấp sáu yếu tố để giúp người sử dụng lao động xác định tình trạng của người lao động. Các yếu tố bao gồm:
Người sử dụng lao động phải xem xét tất cả các điểm trên để xác định phân loại công nhân, không chỉ một. Nếu bạn không chắc chắn về việc liệu các yếu tố của FLSA có áp dụng cho nhân viên của mình hay không, hãy liên hệ với Bộ Lao động để biết thêm thông tin.
Tình trạng việc làm của một công nhân xác định nghĩa vụ thuế tiền lương của bạn. Như đã đề cập, nếu bạn phân loại một công nhân là nhân viên, bạn phải giữ lại một số loại thuế nhất định, như thuế An sinh Xã hội hoặc Medicare. Với tư cách là người sử dụng lao động, bạn cũng có thể chịu trách nhiệm nộp thuế thất nghiệp (ví dụ:thuế FUTA).
Khi bạn làm việc với một nhà thầu độc lập 1099, không khấu trừ thuế. Thay vào đó, bạn sẽ cung cấp Biểu mẫu 1099-NEC của IRS cho từng nhà thầu độc lập hiện hành để họ có thể báo cáo thu nhập trên tờ khai thuế. Cung cấp Biểu mẫu 1099-NEC cho các nhà thầu mà bạn đã trả 600 đô la trở lên trong năm.
Khi bạn gửi Biểu mẫu 1099-NEC cho IRS, bạn cũng phải gửi Biểu mẫu 1096. Biểu mẫu 1096 là biểu mẫu tóm tắt của tất cả 1099 biểu mẫu bạn gửi.
Bạn phải cung cấp một bản sao của Biểu mẫu 1099-NEC cho mỗi nhà thầu áp dụng trước ngày 31 tháng 1. Ngoài ra còn có một số bản sao khác mà bạn phải nộp cho các cơ quan khác nhau. Hãy xem bảng phân tích các bản sao khác nhau và người nhận của chúng bên dưới.
| Bản sao của Biểu mẫu 1099-NEC | Người nhận |
|---|---|
| Sao chép A | IRS (cùng với Biểu mẫu 1096) |
| Sao chép B | Nhà thầu độc lập |
| Sao chép C | Doanh nghiệp (lưu trong hồ sơ của bạn) |
| Sao chép 1 | Trạng thái (nếu có) |
| Sao chép 2 | Nhà thầu độc lập |
Nếu bạn gặp khó khăn khi xác định trạng thái của nhân viên, đừng lo lắng. Có một số cách bạn có thể thực hiện để xác minh xem công nhân có phải là nhà thầu độc lập hay nhân viên hay không. Bạn có thể tham khảo ý kiến của một luật sư doanh nghiệp nhỏ hoặc một chuyên gia khác hoặc nộp Mẫu SS-8.
Mẫu SS-8, Xác định Tình trạng Công nhân vì Mục đích của Thuế Việc làm Liên bang và Khấu trừ Thuế Thu nhập, giúp bạn xác định tình trạng của một người lao động.
Bạn hoặc nhân viên của bạn có thể nộp Biểu mẫu SS-8 bằng cách điền và gửi biểu mẫu đến IRS.
Sau khi bạn nộp Biểu mẫu SS-8, IRS sẽ gửi cho bạn và nhân viên của bạn một lá thư xác định hoặc một thông tin hoặc thư lịch sự nêu rõ phân loại của nhân viên và các bước bạn cần thực hiện (nếu có).
Bạn có cần một cách dễ dàng để theo dõi khoản thanh toán của một nhà thầu độc lập không? Phần mềm kế toán của Patriot cho phép bạn ghi lại các khoản thanh toán của nhà thầu độc lập không giới hạn. Hãy dùng thử với bản dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Bạn nghĩ gì về bài viết này? Hãy truy cập Facebook để cho chúng tôi biết!
Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là 28 tháng 3 năm 2012.