Theo một nghiên cứu gần đây, 60% người Mỹ không có đủ tiền để trang trải một khoản chi 1.000 đô la bất ngờ. Còn doanh nghiệp của bạn thì sao? Bạn có đủ tiền để đối phó với một khoản chi tiêu đột ngột không? Nếu không, bạn cần dành một chút tình cảm cho khoản dự trữ tiền mặt của mình.
Dự trữ tiền mặt để kinh doanh có thể giúp bạn trang trải những khoản chi lớn hơn, đôi khi bất ngờ. Tìm hiểu cách quỹ dự trữ tiền mặt có thể giúp doanh nghiệp của bạn chuẩn bị cho những chi phí không lường trước được.
Dự trữ tiền mặt là một quỹ khẩn cấp cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể sử dụng một khoản dự phòng để đáp ứng các nhu cầu tài chính ngắn hạn, không có kế hoạch. Thay vì phải gánh khoản nợ từ thẻ tín dụng hoặc khoản vay, bạn có thể thanh toán các chi phí phát sinh bất ngờ bằng tiền từ quỹ dự trữ tiền mặt của mình. Thông thường, bạn tiết kiệm tiền để dự trữ trong tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Để bắt đầu dự trữ tiền mặt của bạn, hãy mở một tài khoản ngân hàng mới. Tài khoản dự trữ tiền mặt của bạn phải tách biệt với tài khoản ngân hàng kinh doanh chung và các tài khoản cụ thể khác, chẳng hạn như tài khoản trả lương.
Bây giờ bạn có thể trả lời dự trữ tiền mặt là gì, bạn có thể tự hỏi nên nhập bao nhiêu vào chúng.
Khi nói đến việc đưa tiền vào dự trữ của bạn, việc không nạp đủ có thể khiến bạn kiệt sức và cạn kiệt khi có trường hợp khẩn cấp. Đồng thời, đưa quá nhiều vào có thể gây tốn kém cho doanh nghiệp của bạn.
Tóm lại:bạn cần có đủ tiền trong khoản dự trữ tiền mặt khẩn cấp để trang trải các chi phí phát sinh ngoài dự kiến, nhưng bạn cũng không muốn quên việc đầu tư vào doanh nghiệp của mình.
Vậy, bao nhiêu là vừa phải?
Hầu hết các chuyên gia tài chính đề xuất rằng dự trữ tiền mặt trang trải cho chi phí từ ba đến sáu tháng . Tuy nhiên, không có một số lượng phù hợp với tất cả. Để tìm ra điểm quan trọng của khoản dự trữ tiền mặt, hãy xem xét nhu cầu tài chính của bạn.
Các khoản chi phí và thu nhập của doanh nghiệp có thể cho bạn biết số tiền bạn nên đưa vào tài khoản dự trữ tiền mặt của mình.
Khi biết số tiền quỹ dự trữ tiền mặt, hãy xem:
Nếu bạn có một công ty đã thành lập, hãy xem lại báo cáo lưu chuyển tiền tệ để phân tích các khoản chi phí và thu nhập trong quá khứ của bạn. Sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ của năm trước để tìm doanh thu và số tiền đã chi tiêu của bạn.
Trừ chi phí khỏi doanh thu để tìm tỷ lệ đốt tiền mặt của bạn (số tiền bạn bị mất từ chi phí). Nhân tỷ lệ đốt ròng của bạn với số tháng bạn muốn tiết kiệm trong khoản dự trữ tiền mặt của mình. Ví dụ:nếu bạn muốn một khoản dự trữ kéo dài ba tháng, hãy nhân tỷ lệ ghi ròng với ba.
Ngân sách kinh doanh và dòng tiền dự kiến của bạn cũng có thể giúp bạn xác định quy mô dự trữ của mình.
Trừ doanh thu dự kiến cho chi phí dự kiến. Dự báo hữu ích cho các doanh nghiệp mới thành lập chưa có báo cáo tài chính trước đó.
Đảm bảo rằng ngân sách kinh doanh của bạn tính cho tất cả các chi phí của bạn. Bạn cần đủ tiền để đặt mua nguyên liệu và trả lương cho nhân viên.
Đặc biệt chú ý đến chi phí chung của bạn, mà bạn nên liệt kê trong ngân sách của mình. Chi phí chung bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và bảo hiểm. Bất kể bạn tạo ra bao nhiêu doanh thu, bạn phải trả cùng một lượng chi phí chung. Bạn có thể sử dụng khoản dự trữ của mình để thanh toán chi phí chung khi doanh số bán hàng thấp.
Được rồi, vì vậy bạn biết rằng có thêm tiền mặt sẽ tốt cho công việc kinh doanh nhỏ của bạn. Tuy nhiên, dự trữ tiền mặt thực sự là gì sẽ làm gì cho bạn?
Dưới đây là năm thứ mà dự trữ tiền mặt của bạn có thể giúp trang trải.
Nếu bạn trả lương cho nhân viên theo tần suất trả lương hai tuần một lần, bạn sẽ có hai tháng trong năm với ba kỳ trả lương thay vì hai kỳ. Tùy thuộc vào số lượng nhân viên bạn có, những khoản tiền lương "bổ sung" này thực sự có thể tăng lên.
Để giúp trang trải chi phí của ba tháng lãnh lương, hãy bỏ tiền vào quỹ dự trữ tiền mặt của bạn trong suốt cả năm. Bằng cách đó, bạn có thể sử dụng tiền nếu dòng tiền của bạn trong ba tháng lãnh lương eo hẹp.
Bất kể ngành kinh doanh của bạn là gì, bạn đều có thể có doanh số bán hàng cao và thấp trong suốt cả năm. Ví dụ:sau kỳ nghỉ lễ, bạn có thể nhận thấy doanh số bán hàng của mình giảm mạnh.
Trong những tháng doanh thu chậm, bạn có thể gặp khó khăn trong việc trang trải các chi phí thường xuyên của mình. Bạn có thể sử dụng dự trữ tiền mặt của mình để tránh rơi vào lãnh thổ dòng tiền âm.
Nếu bạn kinh doanh theo thời vụ, việc quản lý dòng tiền của bạn cũng có thể khó khăn. Nếu bạn chỉ hoạt động một phần trong năm, bạn có thể cần phải trích lập dự phòng để trang trải chi phí của mình.
Đôi khi, bạn cần thiết bị, phần mềm hoặc máy móc mới để giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình. Lợi tức đầu tư có thể cao trong dài hạn, nhưng chi phí mua nó trong ngắn hạn thì sao?
Thay vì vay hoặc tăng số dư thẻ tín dụng doanh nghiệp của mình, bạn có thể chọn sử dụng khoản dự trữ của mình để thực hiện các giao dịch mua mới.
Trong kinh doanh, có một số khoản chi phí mà bạn có thể dự báo được và một số khoản chi phí hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Các sự kiện như thiên tai có thể ập đến, tạm thời ngừng hoạt động kinh doanh, phá hủy tài sản và khiến bạn hoang mang không biết mình sẽ trang trải chi phí như thế nào.
Dự trữ tiền mặt có thể giúp bảo vệ bạn khỏi các vấn đề tài chính do chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
Bị ảnh hưởng bởi một thảm họa đã tuyên bố? Tải xuống báo cáo chính thức MIỄN PHÍ của chúng tôi, Hướng dẫn Kinh doanh để Điều hướng Thông qua Thảm họa &Trường hợp Khẩn cấp, để biết tổng quan về hỗ trợ của chính phủ và các liên kết.
Đôi khi bạn có cơ hội kiếm thêm doanh thu và phát triển doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, những cơ hội này thường đòi hỏi bạn phải tiêu tiền trước.
Dự trữ tiền mặt cho phép bạn thực hiện các chi phí cần thiết liên quan đến việc phát triển doanh nghiệp của mình, điều này cuối cùng có thể dẫn đến khoản thanh toán lớn hơn.
Ví dụ, một khách hàng muốn bạn hoàn thành một công việc lớn. Bạn cần thanh toán nguyên vật liệu, vật tư và tiền lương trước khi bắt đầu công việc. Hoặc, bạn đang tụt hậu trong việc hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng và cần mở rộng. Dù bằng cách nào, một số tiền mặt bổ sung từ quỹ khẩn cấp có thể giúp bạn giải cứu.
Nếu bạn quyết định bắt đầu một quỹ dự trữ tiền mặt, bạn sẽ bỏ tiền vào và rút tiền ra khỏi nó. Khi làm như vậy, bạn cần ghi nhật ký để có thể cập nhật các cuốn sách của mình.
Khi bạn gửi tiền vào tài khoản dự trữ tiền mặt của mình, bạn cần phải tăng nó lên thông qua ghi nợ. Bởi vì bạn đang lấy tiền từ tài khoản tiền mặt thông thường của mình, bạn cũng phải ghi có vào tài khoản tiền mặt của mình.
Dưới đây là một ví dụ về cách nó sẽ trông như thế nào:
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Dự trữ tiền mặt Tiền mặt | Gửi tiền vào tài khoản Dự trữ tiền mặt | X | X |
Để rút tiền từ tài khoản dự trữ của bạn, hãy giảm số tiền đó thông qua một khoản tín dụng. Và, ghi nợ vào tài khoản tương ứng mà bạn đang chuyển tiền (ví dụ:tài khoản trả lương để giúp trang trải ba tháng lương).
Dưới đây là một ví dụ về cách nó sẽ trông như thế nào:
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Bảng lương Dự trữ tiền mặt | Rút tiền từ tài khoản Dự trữ tiền mặt | X | X |
Để đảm bảo số dư của bạn được ghi chính xác vào sổ sách, bạn có thể thực hiện đối chiếu bảng sao kê ngân hàng. Bằng cách đó, bạn có thể đối chiếu bảng sao kê ngân hàng với sổ sách kế toán của mình.
Bạn có cần một cách đơn giản để theo dõi tiền mặt của doanh nghiệp mình không? Phần mềm kế toán của Patriot rất dễ sử dụng và dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Bắt đầu bản dùng thử miễn phí của bạn ngay bây giờ!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 9 tháng 8 năm 2016.