Chọn phương pháp kế toán là bước đầu tiên trong việc xử lý sổ sách của công ty bạn. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thích sự đơn giản của cơ sở tiền mặt thay vì kế toán dựa trên cơ sở tiền mặt dồn tích hoặc sửa đổi. Nhưng trước khi củng cố quyết định của bạn, hãy tìm hiểu những ưu và nhược điểm của kế toán cơ sở tiền mặt.
Hai phương pháp kế toán chính là cơ sở dồn tích và cơ sở tiền mặt. Tuy nhiên, cũng có một phương pháp thứ ba, được gọi là kế toán dựa trên tiền mặt hoặc kết hợp đã sửa đổi, sử dụng các khía cạnh của cả hai.
Họ là ai? Sự khác biệt giữa chúng là gì?
Kế toán cơ sở tiền mặt là phương pháp kế toán đơn giản nhất hiện có. Trong kế toán cơ sở tiền mặt, bạn ghi lại thu nhập khi bạn nhận được và chi phí khi bạn thanh toán. Bạn chỉ sử dụng tài khoản tiền mặt, có nghĩa là bạn không giao dịch với các tài khoản như Tài khoản phải thu, Tài khoản phải trả hoặc bất kỳ tài khoản nợ dài hạn nào. Cơ sở tiền mặt sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán một lần.
Kế toán dồn tích , mặt khác, là một phương pháp kế toán phức tạp hơn. Trong kế toán dồn tích, bạn ghi lại thu nhập và chi phí bất cứ khi nào một giao dịch diễn ra, ngay cả khi bạn thực tế không nhận hoặc thanh toán. Bạn sử dụng các tài khoản nâng cao hơn, như Tài khoản Phải thu và Phải trả. Bạn cũng có thể theo dõi các khoản nợ dài hạn. Accrual sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép.
Kế toán cơ sở tiền mặt được sửa đổi là sự kết hợp giữa kế toán dồn tích và kế toán dựa trên tiền mặt. Nó có nhiều tài khoản hơn so với phương pháp dựa trên tiền mặt vì nó sử dụng các tài khoản được sử dụng để dồn tích. Tuy nhiên, bạn chỉ ghi nhận thu nhập và chi phí khi tiền được nhận và thanh toán, giống như trong kế toán cơ sở tiền mặt. Kế toán cơ sở tiền mặt đã được sửa đổi sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép.
Tóm lại:Kế toán cơ sở tiền mặt là bản chụp nhanh các giao dịch của doanh nghiệp bạn và chỉ tập trung vào các khoản thanh toán đã thực sự xảy ra. Kế toán dồn tích là một cái nhìn chuyên sâu về các giao dịch của doanh nghiệp bạn và cũng tập trung vào các nghĩa vụ.
Nếu bạn đang nghĩ đến việc áp dụng phương pháp dựa trên tiền mặt, bạn nên biết ưu và nhược điểm của nó. Tìm hiểu thêm bên dưới.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, kế toán theo cơ sở tiền mặt có một số ưu điểm hơn so với cơ sở tiền mặt dồn tích hoặc điều chỉnh.
Vì cơ sở tiền mặt là phương pháp kế toán dễ dàng nhất, nên việc tìm hiểu, thực hiện và duy trì đối với các chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn nhiều. Chưa kể, nó cũng có thể tiết kiệm chi phí hơn.
Đường cong học tập cho kế toán cơ sở tiền mặt thấp hơn đáng kể so với kế toán dồn tích. Có ít tài khoản hơn để theo dõi và do đó ít thông tin hơn để theo dõi.
Bạn không cần phải lập kế hoạch nhiều hoặc đi vào chi tiết cụ thể với kế toán tiền mặt. Điều đó có nghĩa là có nhiều thời gian hơn cho công việc kinh doanh của bạn và ít thời gian hơn dành cho các chi tiết kế toán phức tạp.
Một ưu điểm khác của kế toán dựa trên tiền mặt là nó cho phép bạn dễ dàng xem bạn thực sự có bao nhiêu tiền mặt.
Kế toán cơ sở tiền mặt chỉ giải quyết các khoản tiền cụ thể đi vào và đi ra, có nghĩa là nó tồn tại ở thời điểm hiện tại. Bạn không cần phải tính vào chi phí và thu nhập trong tương lai vào sổ sách của mình cho đến khi tiền mặt thực sự đổi chủ.
Một số doanh nghiệp có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng kế toán tiền mặt khi nói đến thuế. Vì bạn chỉ ghi lại thu nhập và chi phí khi tiền thực sự được chuyển đến tay, nên bạn có thể kiểm soát thời gian của các giao dịch.
Bằng cách kiểm soát thời gian giao dịch, bạn có thể tăng tốc chi phí và làm chậm doanh thu. Bằng cách đó, bạn có thể tăng chi phí và giảm thu nhập một cách hợp pháp để giảm nghĩa vụ thuế của mình.
Mặc dù có những lợi ích của nó, nhưng vẫn có một số nhược điểm khi sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Hãy xem xét những điều sau đây trước khi quyết định chọn phương pháp dựa trên tiền mặt.
Một nhược điểm của kế toán dựa trên tiền mặt là nó cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một cái nhìn hạn chế về thu nhập và chi phí của bạn.
Cơ sở tiền mặt không cho thấy các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp bạn. Kết quả là, bạn có thể nghĩ rằng bạn có nhiều tiền để tiêu hơn số tiền bạn thực có. Tương tự như vậy, nó không hiển thị các khoản nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn, điều này có thể khiến bạn quên đi các khoản nợ khách hàng chưa thanh toán.
Vì cơ sở tiền mặt chỉ là một bản tóm tắt về tài chính của doanh nghiệp của bạn, bạn có thể không có một bức tranh rõ ràng về tài chính dài hạn của mình. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định cũng như tăng trưởng.
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng kế toán theo cơ sở tiền mặt. Bạn không thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt nếu bạn:
Nếu bạn cung cấp tín dụng cho khách hàng, bạn phải sử dụng kế toán dồn tích. Tại sao? Bởi vì cung cấp tín dụng có nghĩa là khách hàng không thanh toán ngay lập tức. Bạn cần có khả năng ghi lại các giao dịch khi chúng diễn ra, không chỉ khi bạn nhận được tiền.
IRS cũng đặt ra các hạn chế đối với những người có thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Sau đây không thể sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt:
Theo IRS, bạn thường không thể sử dụng kế toán tiền mặt nếu bạn sản xuất, mua hoặc bán hàng hóa và dựa vào hàng tồn kho. Tuy nhiên, có một ngoại lệ. Nếu bạn là người đóng thuế cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể chọn không giữ hàng tồn kho nếu bạn có tổng thu nhập trung bình hàng năm là 26 triệu đô la trở xuống cho ba năm tính thuế trước đó.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể quyết định (hoặc được yêu cầu) thay đổi phương pháp kế toán. Để chuyển từ tiền mặt sang tích lũy, bạn cần thực hiện một số điều chỉnh.
Khi chuyển sổ kế toán từ tiền mặt sang dồn tích, bạn phải:
Bạn cũng phải yêu cầu thay đổi phương pháp kế toán của mình với IRS. Để làm như vậy, hãy nộp Mẫu 3115, Đơn xin Thay đổi Phương pháp Kế toán.
Bạn muốn có thể xem báo cáo trong cả ba phương pháp kế toán? Với phần mềm kế toán của Patriot, bạn có thể xem các báo cáo bằng kế toán cơ sở tiền mặt hoặc kế toán dựa trên tiền mặt đã sửa đổi, sau đó tải chúng xuống bằng phương pháp cộng dồn để cung cấp cho kế toán của mình. Vì vậy, hãy tiếp tục, chọn phương pháp phù hợp nhất với bạn. Dùng thử miễn phí ngay bây giờ!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 22 tháng 9 năm 2014.