Hãy đối mặt với nó:kế toán thật khó hiểu. Có rất nhiều quy tắc phải tuân theo và các phép tính phải làm. Tuy nhiên, đó là một trong những điều bạn phải làm vì lợi ích kinh doanh của mình. Vì vậy, thay vì đi sâu vào những thứ phức tạp, hãy bắt đầu từ từ với những mục nhật ký đơn giản.
Các bút toán kế toán đơn giản tương đối dễ tạo vì chúng chỉ liên quan đến hai tài khoản. Sẵn sàng để bắt đầu?
Trong phương pháp ghi sổ kép, bút toán đơn giản là loại bút toán ghi nợ một tài khoản và ghi có tài khoản tương ứng. Một mục nhập đơn giản không liên quan đến nhiều hơn hai tài khoản. Thay vào đó, nó chỉ đơn giản là tăng một tài khoản và giảm tài khoản phù hợp.
Một mục nhật ký đơn giản thường bao gồm các thông tin sau:
Hãy xem một mục nhật ký đơn giản có thể trông như thế nào trong sách của bạn:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Tài khoản 1 | X | ||
| Tài khoản 2 | X |
Nếu bạn đang tự hỏi ghi nợ và tín dụng là gì trên thế giới, hãy dành một chút thời gian để tóm tắt lại các cốt lõi kế toán này.
Các khoản ghi nợ và ghi có là các mục nhập đối diện phải bằng nhau. Tổng cột ghi nợ của bạn phải giống với tổng cột tín dụng của bạn.
Khi bạn ghi nợ một tài khoản, bạn cần ghi có cho một tài khoản khác (và ngược lại). Vì điều này, các khoản ghi nợ và ghi có ảnh hưởng trái ngược nhau đến các loại tài khoản khác nhau trong kế toán.
Các khoản nợ làm tăng tài khoản tài sản và chi phí. Chúng làm giảm các tài khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu.
Tín dụng hoạt động ngược lại. Một khoản tín dụng làm tăng tài khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu. Các khoản tín dụng làm giảm tài khoản tài sản và chi phí.
Không phải tất cả các bút toán ghi sổ đều dễ dàng như các bút toán kế toán đơn giản. Ngoài ra còn có các mục tạp chí tổng hợp.
Bạn có thể sẽ cần phải thực hiện cả mục nhập đơn giản và kết hợp khi bạn quản lý sách của doanh nghiệp mình.
Các bút toán tổng hợp liên quan đến nhiều hơn hai tài khoản. Một bút toán tổng hợp có thể có ít nhất ba tài khoản hoặc có thể đạt đến hai chữ số (ví dụ:bút toán kế toán tiền lương).
Không giống như các bút toán đơn giản, chỉ giải quyết một ghi nợ và một ghi có, các bút toán gộp có hai hoặc nhiều ghi nợ, ghi có hoặc cả hai. Mặc dù bạn đang xử lý nhiều khoản ghi nợ và ghi có trong một mục nhập nhật ký tổng hợp, chúng vẫn cần bằng nhau.
Hãy xem ví dụ về mục nhập tạp chí tổng hợp:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Tài khoản 1 | X | ||
| Tài khoản 2 | X | |||
| Tài khoản 3 | X | |||
| Tài khoản 4 | X |
Bạn có thể sử dụng một mục nhật ký đơn giản để ghi lại một giao dịch chỉ ảnh hưởng đến hai tài khoản.
Nếu một giao dịch ảnh hưởng đến nhiều hơn hai tài khoản, bạn có thể tạo nhiều mục nhật ký đơn giản thay vì mục nhập gộp.
Một lần nữa, hãy sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép đơn giản bất cứ khi nào một giao dịch chỉ liên quan đến hai tài khoản. Dưới đây là một số ví dụ:
Dưới đây là một số trường hợp khi bạn có thể cần tạo các mục nhật ký đơn giản.
Khi khách hàng mua dịch vụ theo hình thức tín dụng, bạn phải sử dụng tài khoản Khoản phải thu (AR) để ghi lại giao dịch. Ghi nợ tài khoản AR của bạn để phản ánh sự gia tăng số tiền bạn sẽ có. Và, ghi có vào tài khoản Bán hàng của bạn.
Giả sử bạn cắt cỏ của khách hàng với giá 100 đô la. Bạn mở rộng tín dụng cho khách hàng, vì vậy họ không thanh toán cho bạn ngay lập tức. Mục nhập nhật ký đơn giản của bạn sẽ giống như sau:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Các khoản phải thu | Dịch vụ cắt cỏ | 100 | |
| Bán hàng | 100 |
Hãy nhớ rằng việc tạo một mục nhật ký bán hàng cho hàng hóa có thể liên quan đến một số tài khoản khác, chẳng hạn như tài khoản Thuế bán hàng và Chi phí giá vốn hàng bán.
Tùy thuộc vào tình huống, việc chuyển tiền giữa các tài khoản có thể yêu cầu một mục nhập nhật ký đơn giản.
Giả sử bạn muốn rút 5.000 đô la từ tài khoản Séc và gửi vào tài khoản Tiết kiệm của mình. Để thực hiện việc này, hãy ghi nợ tài khoản Tiết kiệm và ghi có vào tài khoản Séc của bạn.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Tiết kiệm | 5.000 | ||
| Kiểm tra | 5.000 |
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng các mục nhật ký đơn giản để ghi lại các giao dịch mua.
Giả sử bạn muốn mua khoảng không quảng cáo mới trị giá 400 đô la từ một nhà cung cấp. Bạn sẽ sử dụng tài khoản Hàng tồn kho và tài khoản Tiền mặt hoặc tài khoản tương đương. Ghi nợ tài khoản Hàng tồn kho và ghi có vào tài khoản Tiền mặt của bạn.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Khoảng không quảng cáo | 400 | ||
| Tiền mặt | 400 |
Khi khách hàng muốn hoàn lại tiền, bạn có thể cung cấp cho họ tiền mặt hoặc tín dụng tại cửa hàng.
Giả sử khách hàng của bạn muốn trả lại giao dịch mua gần đây vì bất kỳ lý do gì. Giao dịch mua của họ với giá 250 đô la và họ muốn được hoàn lại tiền mặt. Tạo một mục nhật ký đơn giản để hoàn lại tiền cho khách hàng của bạn bằng cách sử dụng Tài khoản Bán hàng Trả lại và Phụ cấp và Tiền mặt của bạn.
Ghi nợ Tài khoản Lợi nhuận và Phụ cấp Bán hàng của bạn là 250 đô la. Ghi có vào tài khoản Tiền mặt của bạn với số tiền tương tự.
Dưới đây là giao diện của mục nhập nhật ký:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Lợi nhuận bán hàng và phụ cấp | 250 | ||
| Tiền mặt | 250 |
Bạn muốn một cách dễ dàng hơn để quản lý sổ kế toán của doanh nghiệp mình? Sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot để hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ của bạn. Ghi lại tiền đến và tiền đi mà không gặp rắc rối khi sử dụng bảng tính. Bắt đầu thử nghiệm miễn phí ngay hôm nay!