Là chủ doanh nghiệp, bạn cần một cách hiệu quả để theo dõi hàng tồn kho của mình và xác định số lượng và thời điểm mua. Một cách để làm điều này là sử dụng hệ thống mua hàng. Đọc tiếp để tìm hiểu về hệ thống mua hàng và cách chúng hoạt động.

Hệ thống mua hàng là gì?

Vậy, hệ thống mua hàng chính xác là gì? Câu hỏi hay! Hệ thống mua hàng là một thành phần của quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Với hệ thống mua hàng, bạn theo dõi hàng hóa và dịch vụ bạn mua cũng như mức tồn kho tổng thể của công ty bạn.

Hệ thống mua hàng có thể giúp các công ty xác định khoảng không quảng cáo cần mua, số lượng cần mua và thời điểm cần mua.

Hệ thống mua hàng về cơ bản là một tập hợp các quy trình mà doanh nghiệp có thể sử dụng để mua hàng hóa và dịch vụ cho công ty. Mua phần mềm hệ thống có thể giúp hợp lý hóa những việc sau:

• Thực hiện các đơn đặt hàng
• Quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn
• Giữ danh sách các nhà cung cấp
• Dự báo chi tiêu trong tương lai
• Tìm kiếm thông tin mua hàng (ví dụ:ngày mua và chi phí)
• Cập nhật mức dự trữ hàng tồn kho
• Duy trì hồ sơ mua hàng chính xác

Các hệ thống mua hàng phức tạp hơn thậm chí có thể có khả năng tự động đặt hàng khoảng không quảng cáo cần thiết, quản lý hợp đồng với nhà cung cấp và tích hợp với phần mềm kế toán cơ bản của bạn để ghi lại các giao dịch.

Các loại hệ thống mua hàng

Loại hệ thống mua hàng bạn nhận được cho doanh nghiệp của mình phụ thuộc vào dữ liệu bạn cần ghi lại và theo dõi. Dưới đây là một số loại hệ thống mua hàng mà bạn có thể muốn xem xét cho công ty của mình:

• Hệ thống mua không có hàng:Nhà cung cấp giữ các mặt hàng do khách hàng đặt cho đến khi khách hàng cần.
• Đặt hàng chăn:Công ty đặt các đơn hàng nhỏ hàng ngày.
• Mua hàng điện tử:Hệ thống mua hàng được sử dụng để mua và bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ thông qua internet.
• Phương pháp hợp đồng giá:Hệ thống giúp doanh nghiệp thiết lập các thông số để mua hàng hóa và dịch vụ.
• Mua thiết bị vốn:Hệ thống mua đòi hỏi vốn cao.

Một lần nữa, bạn có thể cần phải có một loại hệ thống mua hàng cụ thể tùy thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn xử lý hàng tồn kho và ngành của bạn. Ví dụ:bạn có thể cần sử dụng đơn đặt hàng chăn ga gối đệm nếu doanh nghiệp của bạn cần mua các mặt hàng hàng ngày.

Mục đích của hệ thống mua hàng

Có nhiều đặc quyền của hệ thống mua hàng mà các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng. Đối với những người mới bắt đầu, hệ thống mua hàng có thể làm cho quá trình mua hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều đối với các doanh nghiệp. Chưa kể, hệ thống mua hàng có thể giúp giảm chi phí cung ứng và ngăn ngừa hàng tồn kho bị co lại.

Hệ thống mua hàng trực tuyến có thể cắt giảm chi phí, rút ​​ngắn thời gian của chu kỳ mua hàng và giúp giảm thiểu sai sót của con người. Ngoài ra, báo cáo hệ thống mua hàng có thể giúp quản lý ngân sách hàng tồn kho của bạn dễ dàng hơn và dự báo nguồn cung cấp nào bạn cần cho tương lai.

Nhìn chung, hệ thống mua hàng có thể đóng một vai trò to lớn trong việc kiểm soát những gì doanh nghiệp của bạn chi tiêu cho hàng hóa và dịch vụ. Hệ thống mua hàng có thể giúp bạn:

• Đảm bảo rằng bạn chỉ thực hiện các giao dịch mua cần thiết
• Đảm bảo rằng bạn đang trả giá hợp lý cho hàng hoá và dịch vụ
• Ngân sách tốt hơn cho hàng hoá và dịch vụ

Hệ thống mua hàng so với hệ thống đặt hàng

Nếu bạn đã nghe nói về hệ thống hoặc quy trình đặt hàng trước đây, bạn có thể tự hỏi, Sự khác biệt giữa hệ thống mua hàng và hệ thống đặt hàng mua hàng là gì ?

Đơn đặt hàng là một tài liệu mà người mua sử dụng để đặt hàng với người bán hoặc nhà cung cấp. Nó là một phần của hệ thống mua hàng. Một trong những quy trình bạn quản lý với hệ thống mua hàng là đặt và theo dõi các đơn đặt hàng.

Trong khi hệ thống mua hàng xử lý nhiều nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho, hệ thống đặt hàng tập trung chủ yếu vào quá trình đặt hàng. Với hệ thống đơn đặt hàng, bạn có thể theo dõi một số thứ, bao gồm thông tin đơn đặt hàng (ví dụ:ngày, số lượng mua, v.v.), khi đơn đặt hàng được nhận và các hóa đơn đã xử lý.

Cần tìm gì trong hệ thống mua hàng

Nếu bạn định sử dụng hệ thống mua hàng để quản lý hàng tồn kho, hãy làm bài tập về nhà trước. Nghiên cứu các hệ thống mua hàng khác nhau và so sánh các tùy chọn của bạn để tìm ra một hệ thống phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn đang tìm kiếm một hệ thống mua hàng, hãy xem xét những điều sau:

• Loại hệ thống bạn cần (ví dụ:thứ tự chung)
• Tính năng
• Chi phí và lệ phí
• Hợp đồng
• Tính linh hoạt (ví dụ:có thể sử dụng khi đang di chuyển)
• Dễ sử dụng
• Bảo mật phần mềm hoặc hệ thống

Bạn đang tìm một cách dễ dàng để ghi lại thu nhập và chi phí của doanh nghiệp? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn sắp xếp hợp lý các sổ sách của mình và quay trở lại công việc kinh doanh. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

Bạn muốn truyền cảm hứng cho bài viết tiếp theo của chúng tôi? Kết nối với chúng tôi trên Facebook và cho chúng tôi biết ý tưởng của bạn hoặc những câu hỏi bạn muốn được giải đáp!