Nếu bạn cung cấp tín dụng cho khách hàng tại doanh nghiệp nhỏ của mình, bạn có các khoản phải thu (AR). Đôi khi khách hàng thanh toán đúng hạn, trong khi những lần khác thì không. Việc xử lý các khoản phải thu có hiệu lực khi khách hàng có một hóa đơn quá hạn. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu tất cả về sự lão hóa của AR và cách nó có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
Trước khi đi xuống lỗ hổng của việc lão hóa các khoản phải thu, bạn phải biết khoản phải thu là gì. Các khoản phải thu là bất kỳ khoản tiền nào còn nợ doanh nghiệp của bạn từ việc bán tín dụng. Các mục trong AR của bạn được gọi là các khoản phải thu. Các khoản phải thu trong sổ sách của bạn đại diện cho các hóa đơn chưa thanh toán. Bạn có các khoản phải thu nếu bạn cấp tín dụng cho khách hàng (ví dụ:bạn lập hóa đơn cho khách hàng và họ sẽ thanh toán cho bạn vào một ngày sau đó).
“Sự già đi” của các khoản phải thu đề cập đến số ngày hóa đơn đã quá hạn thanh toán. Các doanh nghiệp có thể sử dụng quá trình lão hóa các khoản phải thu để theo dõi và thu thập các hóa đơn quá hạn.
Lập báo cáo già hóa khoản phải thu để xem tuổi hóa đơn chưa thanh toán. Nói chung, báo cáo được chia thành một số khoảng thời gian:
Khoảng thời gian, còn được gọi là lịch trình lão hóa, thay đổi tùy thuộc vào sở thích của bạn hoặc nền tảng kế toán mà bạn sử dụng. Dù bằng cách nào, các khoảng thời gian đến hạn trong quá khứ cho bạn biết số tiền quá hạn, số dư chưa thanh toán trong bao lâu và tài khoản nào cần được chú ý ngay lập tức (ví dụ:liên hệ với khách hàng để thanh toán).
Để chuẩn bị báo cáo lão hóa các khoản phải thu, bạn cần có tên khách hàng, số dư chưa thanh toán và lịch trình lão hóa.
Báo cáo lão hóa AR có thể được chia thành các danh mục sau:
Vì vậy, sự lão hóa của AR của bạn sẽ như thế nào? Câu hỏi hay. Xem ví dụ về báo cáo lão hóa các khoản phải thu này để xem bố cục chung:
| Tên khách hàng | Tổng số dư | Hiện tại | 1 - 30 ngày | 31 - 60 ngày | 61 - 90 ngày | 90 ngày trở lên |
| Khách hàng 1 | 2.200 đô la | 300 đô la | 1.900 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la |
| Khách hàng 2 | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la |
| Khách hàng 3 | 1.000 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 1.000 đô la | 0 đô la | 0 đô la |
| Khách hàng 4 | 500 đô la | 500 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la | 0 đô la |
| Tổng số | 3.700 đô la | 800 đô la | 1.900 đô la | 1.000 đô la | 0 đô la | 0 đô la |
Nếu bạn cập nhật sổ sách của mình theo cách thủ công, hãy theo dõi các khoản phải thu cũ của bạn thường xuyên (ví dụ:ít nhất là hàng tháng). Bằng cách đó, bạn luôn cập nhật số tiền mà mỗi khách hàng nợ bạn và mức độ quá hạn thanh toán của họ.
Để đơn giản hóa quy trình báo cáo các khoản phải thu cũ, hãy cân nhắc đầu tư vào phần mềm kế toán. Phần mềm có thể sắp xếp các tài khoản phải thu của bạn và giúp bạn cập nhật các hóa đơn khách hàng đến hạn trong quá khứ.
Khi xem xét báo cáo tuổi già của bạn, hãy xem ai nợ doanh nghiệp của bạn nhiều tiền nhất. Số tiền có hiện tại không? Hoặc, những hóa đơn này đã được chưa thanh toán trong 90 ngày trở lên? Tập trung vào việc thu các khoản thanh toán cao nhất. Hãy xem các hóa đơn đã quá hạn bao lâu trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào.
Lên kế hoạch về cách bạn sẽ tiếp cận với khách hàng về số tiền đến hạn trong quá khứ của họ. Ví dụ:bạn có thể gửi lời nhắc hóa đơn đến email của họ hoặc gọi điện cho khách hàng. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc thu hút khách hàng phản hồi, bạn có thể phải thuê một công ty thu nợ hoặc ghi số tiền đó là khoản nợ khó đòi vào sổ sách của bạn (mà chúng ta sẽ đề cập sau).
Lịch trình các khoản phải thu cũ có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về các vấn đề chính sách tín dụng và tài chính. Bạn có thể sử dụng lịch trình lão hóa của mình để:
Sử dụng lịch trình cũ của bạn để xác định những khách hàng chậm thanh toán hóa đơn của họ. Bạn có thể nhận thấy một kiểu thanh toán bị nhỡ với một hoặc nhiều khách hàng. Nếu bạn thấy có một số khách hàng có số tiền quá hạn, đó có thể là dấu hiệu để bạn thực hiện một số điều chỉnh đối với chính sách tín dụng của mình.
Lịch trình lão hóa cũng có thể cho bạn thấy những thay đổi gần đây đối với các khoản phải thu của bạn và giúp bạn phát hiện ra các vấn đề sớm hơn là muộn hơn. Việc phát hiện và khắc phục sự cố sớm có thể giúp bạn bảo vệ doanh nghiệp của mình khỏi các vấn đề về dòng tiền.
Một tài khoản đáng ngờ là một tài khoản mà bạn mong đợi sẽ không bao giờ được trả hết. Bạn có thể sử dụng độ tuổi để ước tính khoản trợ cấp của mình cho các tài khoản đáng ngờ sẽ là bao nhiêu.
Để làm điều này, bạn cần biết xác suất mà một tài khoản sẽ không được thanh toán hết. Sử dụng lịch trình cũ của bạn để giúp xác định tỷ lệ phần trăm khách hàng sẽ không trả tiền. Ví dụ:giả sử bạn biết các tài khoản trong phạm vi 31-60 ngày có 13% không được thu thập. Sử dụng 13% đó (cùng với dự đoán của bạn cho các phạm vi khác) để tính tổng số tiền ước tính mà bạn sẽ không thể thu được từ khách hàng. Số tiền bạn không thể thu được sẽ trở thành khoản nợ khó đòi.
Phân tích tuổi của các khoản phải thu có thể giúp bạn tăng các khoản thanh toán của khách hàng và giảm các tài khoản nghi ngờ. Bằng cách xem mức độ quá hạn của hóa đơn, bạn có thể quyết định theo đuổi khách hàng nào. Để yêu cầu khách hàng thanh toán các hóa đơn quá hạn, bạn có thể:
Nếu bạn nhận thấy rằng khách hàng của mình thường có hóa đơn quá hạn, bạn có thể muốn xem xét sửa đổi các quy tắc cấp tín dụng của mình. Cân nhắc điều chỉnh khoảng thời gian thanh toán hóa đơn hoặc giới hạn số tiền tín dụng bạn cấp cho khách hàng.
Bạn cũng có thể muốn điều chỉnh chính sách tín dụng của mình bằng cách thêm các quy tắc về lãi suất. Việc áp dụng chính sách lãi suất có thể ngăn khách hàng quá lỏng lẻo trong việc thanh toán hóa đơn của họ.
Như bạn có thể nói, một báo cáo lão hóa AR chứa đầy thông tin hữu ích. Báo cáo tình trạng nợ phải thu của các tài khoản cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể về số tiền mà khách hàng của bạn nợ. Chưa kể, nó có thể giúp bạn:
Cần một cách dễ dàng để theo dõi các hóa đơn quá hạn của khách hàng? Kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn sắp xếp hợp lý các sổ sách của mình và có một báo cáo Độ tuổi các khoản phải thu hữu ích với bảng phân tích theo ngày. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 14 tháng 8 năm 2015.
Tiếp thị qua kênh có thể giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn như thế nào
Cách các công cụ cộng tác có thể giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển
Cách ứng dụng có thể giúp khách hàng của bạn hài lòng
Cách giúp con bạn bắt đầu kinh doanh (hợp pháp)
Dịch vụ pháp lý trực tuyến có thể thực sự giúp doanh nghiệp của bạn không?