Khi bạn mở rộng tín dụng cho khách hàng, bạn phải đối phó với một thứ gọi là tài khoản phải thu. Để đảm bảo công ty của bạn được thanh toán và tất cả các sổ sách của bạn đều được cập nhật, bạn cần phải có một quy trình tài khoản phải thu vững chắc. Dưới đây là hướng dẫn từng bước của bạn về các quy trình và thủ tục phải thu đối với các khoản phải thu.

Tổng quan về các khoản phải thu

Các khoản phải thu là gì? Các khoản phải thu (AR) là số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp của bạn, thường là từ việc bán tín dụng. Các mục nhập trong AR của bạn là các khoản phải thu và những mục này đại diện cho các hóa đơn chưa thanh toán trong sổ sách của bạn.

Các khoản phải thu có thể bao gồm:

• Hoá đơn chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán
• Doanh số phát hành bằng thẻ tín dụng sẽ được thanh toán vào một ngày sau đó
• Số tiền bạn mong đợi từ khách hàng
• Thanh toán chậm từ khách hàng

Ví dụ:bạn sẽ có các tài khoản phải thu nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng để bán hàng theo hình thức tín dụng và họ sẽ thanh toán vào một ngày sau đó.

Quy trình các khoản phải thu là gì?

Quy trình tài khoản phải thu giúp bạn thu tiền khách hàng nợ cho bạn. Quy trình này bao gồm một loạt các bước, bắt đầu từ việc bán hàng và kết thúc bằng việc tính toán AR trong sổ sách của bạn (và hy vọng nhận được khoản thanh toán từ khách hàng).

Có một quy trình thu hồi các khoản phải thu chắc chắn cho phép doanh nghiệp của bạn thu về tiền mặt trước khi các hóa đơn quá hạn hoặc trở thành các khoản nợ khó đòi. Đổi lại, điều này giúp dòng tiền của bạn khỏe mạnh và thúc đẩy lợi nhuận và tăng trưởng kinh doanh.

Quy trình công nợ phải thu:4 bước

Quy trình xử lý các khoản phải thu tương tự nhau ở mỗi công ty. Thông thường, nó bao gồm bốn bước đơn giản:

1. Thiết lập các chính sách tín dụng
2. Lập hóa đơn cho khách hàng
3. Theo dõi và giám sát các khoản phải thu
4. Định khoản các khoản phải thu

Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu cách xử lý các khoản phải thu của mình như một chuyên gia và được khách hàng thanh toán chưa? Nếu vậy, hãy tiếp tục đọc.

1. Thiết lập chính sách tín dụng

Để loại bỏ những khách hàng không trả tiền cho bạn, bạn cần thiết lập và thực thi các chính sách tín dụng. Nếu bạn cần thiết lập một chính sách, hãy đảm bảo rằng bạn xác định những điều sau:

• Ai có thể đủ điều kiện nhận tín dụng
• Số tiền tín dụng bạn muốn mở rộng cho khách hàng
• Khoảng thời gian thanh toán (ví dụ:đến hạn thanh toán trong vòng 30 ngày)
• Nếu bạn muốn cung cấp chiết khấu khi thanh toán sớm và số tiền bạn định cung cấp
• Phí thanh toán chậm
• Các điều kiện tín dụng cụ thể cho doanh nghiệp hoặc ngành của bạn
• Các điều khoản và điều kiện khác

Khi khách hàng đồng ý thanh toán tín dụng, bạn có thể kiểm tra tín dụng để xác định xem họ có đáng được tín dụng hay không. Bạn cũng có thể yêu cầu họ ký một thỏa thuận hứa rằng họ sẽ trả lại tiền cho bạn nếu họ mua một thứ gì đó theo hình thức tín dụng.

2. Khách hàng lập hóa đơn

Sau khi khách hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ và đồng ý trả lại tiền cho bạn vào một ngày sau đó, bạn có thể gửi hóa đơn cho họ.

Hóa đơn của bạn phải nêu chi tiết những điều sau:

• Ngày lập hóa đơn
• Số hóa đơn, nếu có
• Ngày đến hạn
• Thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ (ví dụ:số lượng và giá của mỗi thứ)
• Thuế bán hàng, nếu có
• Giảm giá, nếu có
• Mọi nhận xét và ghi chú bổ sung
• Thông tin liên hệ của bạn
• Thông tin thanh toán (ví dụ:cách thanh toán, hình thức thanh toán bạn chấp nhận, v.v.)
• Phí trả chậm nếu hóa đơn không được thanh toán đúng hạn, nếu có
• Thông tin chiết khấu khi thanh toán sớm, nếu có

Các điều khoản thanh toán hóa đơn của bạn phải rõ ràng trong ngày đối với khách hàng của bạn. Bằng cách đó, họ biết chính xác số tiền họ nợ, khi nào đến hạn thanh toán và hậu quả của việc thanh toán chậm.

Tùy thuộc vào sở thích của doanh nghiệp bạn, bạn có thể gửi hóa đơn giấy hoặc điện tử. Nếu sử dụng phần mềm kế toán, bạn có thể hợp lý hóa quy trình gửi hóa đơn điện tử và nhận thanh toán của khách hàng.

3. Theo dõi và giám sát các khoản phải thu

Khi khách hàng của bạn đồng ý trả lại tiền cho bạn sau đó, bạn phải đảm bảo rằng họ thực sự tuân theo lời hứa đó.

Theo dõi và giám sát các khoản phải thu của bạn đối với từng khách hàng nợ bạn. Bạn nên giữ một danh sách có tổ chức những điều sau đây cho từng khách hàng:

• Tên khách hàng
• Tổng số dư nợ
• Số tiền hiện tại
• Ngày quá hạn, nếu có

Để đơn giản hóa quy trình này và đỡ khó khăn hơn, bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán để tạo và xem báo cáo lão hóa các khoản phải thu. Báo cáo lão hóa AR cho bạn biết khách hàng nào có hóa đơn chưa thanh toán. Và, một số phần mềm thậm chí có thể giúp bạn tiếp cận những khách hàng thanh toán trễ bằng lời nhắc thanh toán tự động.

Nếu bạn đang xử lý mọi việc theo cách thủ công, hãy đảm bảo theo dõi khách hàng khi các khoản thanh toán của họ quá hạn. Bạn có thể gửi hàng loạt lời nhắc thanh toán theo cách thủ công hoặc liên hệ với từng khách hàng. Nếu bạn không thể yêu cầu khách hàng trả tiền, bạn có thể phải thuê một đại lý thu phí.

Khi nói đến các khoản phải thu, phần mềm kế toán tạo ra sự khác biệt.

Thông qua phần mềm kế toán, bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng, gửi lời nhắc thanh toán tự động, tạo và xem các báo cáo tình hình nợ phải thu, v.v. Nhưng, làm thế nào để bạn biết phần mềm nào là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn? Hướng dẫn có thể tải xuống miễn phí của chúng tôi có thể giúp ích.

Nhận hướng dẫn miễn phí của tôi!

4. Định khoản các khoản phải thu

Để hoàn thành các quy trình kinh doanh các khoản phải thu, bạn cần phải ghi các khoản phải thu vào sổ sách của mình. Điều này bao gồm việc ghi lại các khoản thanh toán hóa đơn.

Ghi lại từng khoản thanh toán đến trong sổ sách của bạn cho phù hợp. Trong bước này của quy trình, bạn cũng nên cập nhật bảng cân đối kế toán, điều chỉnh các khoản nợ khó đòi và hạch toán các hóa đơn chưa thanh toán.

Cập nhật tài khoản phải thu một cách thường xuyên (ví dụ:hàng tháng) để đảm bảo sổ sách của bạn chính xác nhất có thể.

Bạn đã sẵn sàng làm cho quá trình xử lý các khoản phải thu của mình trở nên dễ dàng chưa? Làm theo một số mẹo

Việc tinh chỉnh quy trình các khoản phải thu là điều bắt buộc, đặc biệt nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình được thanh toán kịp thời.

Để quá trình xử lý khoản phải thu của bạn diễn ra nhanh chóng, hãy xem xét thực hiện theo một số mẹo sau:

• Có một hệ thống có tổ chức để theo dõi và giám sát AR
• Ưu tiên các tài khoản có giá trị cao
• Tự động hóa các quy trình bất cứ khi nào có thể (ví dụ:sử dụng phần mềm kế toán)
• Ghi lại AR vào sách của bạn thường xuyên
• Đặt lời nhắc để tiếp cận những khách hàng thanh toán muộn
• Đảm bảo các điều khoản tín dụng của bạn rõ ràng nhất có thể
• Khuyến khích khách hàng bằng chiết khấu khi thanh toán sớm
• Cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều cách để thanh toán (ví dụ:thẻ tín dụng, tiền mặt, séc, v.v.)

Bạn càng tận dụng được nhiều ý tưởng cải tiến quy trình phải thu, thì (hy vọng) bạn sẽ nhận được các khoản thanh toán của khách hàng và làm đầy túi của mình nhanh chóng hơn.