Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải thực hiện một số công việc, bao gồm cả kế toán. Bạn chịu trách nhiệm tạo các mục nhật ký sau mỗi giao dịch. Nhưng đó không phải là tất cả. Bạn cũng cần biết cách ghi các bút toán vào sổ cái. Tìm hiểu cách thực hiện tại đây.
Sổ cái của bạn là một bản ghi được sử dụng để sắp xếp và tóm tắt các giao dịch kinh doanh. Trong sổ cái của bạn, ghi lại các giao dịch sử dụng ghi nợ và ghi có. Nợ và tín dụng phải luôn cân bằng. Chúng là các mục bằng nhau nhưng ngược lại. Nếu chúng không cân đối, sổ sách và báo cáo tài chính của bạn sẽ không chính xác.
Có năm loại tài khoản chính trong sổ cái:
Mỗi loại tài khoản có thể có nhiều tài khoản phụ khác nhau bên trong chúng. Ví dụ:nội dung có thể bao gồm séc hoặc tài khoản tiết kiệm.
Để đăng lên sổ cái, bạn phải sử dụng phương pháp ghi sổ kép. Với sổ sách kế toán kép, bạn ghi lại hai mục nhập cho mọi giao dịch bằng cách sử dụng ghi nợ và ghi có.
Sổ cái của bạn cung cấp thông tin cần thiết để tạo báo cáo tài chính, như bảng cân đối kế toán kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo thu nhập của bạn. Đổi lại, báo cáo tài chính của bạn có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn.
Mỗi khi doanh nghiệp của bạn thực hiện một giao dịch, bạn phải ghi vào sổ sách của mình. Có một số bước bạn phải làm theo khi tính toán một giao dịch. Bước đầu tiên là ghi lại các giao dịch trong nhật ký.
Sử dụng nhật ký của bạn để xác định các giao dịch. Nhật ký của bạn cung cấp cho bạn một danh sách đang hoạt động của các giao dịch kinh doanh. Mỗi dòng trong một tạp chí được gọi là một mục nhật ký. Và, mỗi mục nhật ký cung cấp thông tin cụ thể về giao dịch, bao gồm:
Các mục nhật ký cũng sử dụng năm tài khoản chính và tài khoản phụ để luôn ngăn nắp. Và, các mục nhật ký sử dụng / yêu cầu ghi nợ và ghi có. Khi ghi sổ nhật ký, hãy đảm bảo số dư ghi nợ và ghi có của bạn.
Các khoản nợ và tín dụng ảnh hưởng khác nhau đến năm tài khoản chính. Một số tài khoản được tăng bằng ghi nợ trong khi những tài khoản khác được tăng bằng tín dụng. Sử dụng biểu đồ bên dưới để xem các khoản ghi nợ và ghi có ảnh hưởng như thế nào đến tài khoản:
Đầu tiên, các mục nhật ký nghe có vẻ khó hiểu. Nhưng một khi bạn hiểu rõ, việc ghi lại các mục nhật ký sẽ ít đáng sợ hơn. Hãy xem cách nó được thực hiện bên dưới.
Giả sử bạn đã trả tiền thuê địa điểm kinh doanh của mình. Tiền thuê của bạn là $ 1.500 mỗi tháng. Mục nhập nhật ký của bạn sẽ trông giống như sau:
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Chi phí | Tiền thuê trả phí | 1.500 | |
| Tiền mặt | 1.500 |
Tài khoản Chi phí của bạn tăng lên khi ghi nợ. Ghi nợ tài khoản Chi phí 1.500 để thể hiện khoản tăng từ chi phí thuê nhà. Tài khoản tiền mặt của bạn là một tài sản. Để giảm tài khoản Tiền mặt của bạn, hãy ghi có 1.500.
Sau khi bạn ghi lại các giao dịch trong nhật ký của mình, đã đến lúc chuyển chúng vào sổ cái chung của bạn. Để giữ cho sổ sách của bạn chính xác, hãy đăng mọi giao dịch từ nhật ký của bạn lên sổ cái chung của bạn.
Sử dụng sổ cái của bạn để phân loại và tổ chức các giao dịch. Khi đăng các mục nhập vào sổ cái, hãy chuyển từng mục nhập nhật ký vào một tài khoản cá nhân.
Chuyển số tiền ghi nợ và ghi có từ nhật ký của bạn vào tài khoản sổ cái của bạn. Các mục nhật ký của bạn hoạt động giống như một tập hợp các hướng dẫn. Khi đăng các mục nhật ký vào sổ cái chung của bạn, không được thay đổi bất kỳ thông tin nào. Ví dụ:nếu bạn ghi nợ một tài khoản trong sổ nhật ký, hãy ghi nợ chính tài khoản đó trong sổ cái của bạn.
Hãy nhớ rằng sổ cái chung của bạn liệt kê tất cả các giao dịch trong một tài khoản. Điều này cho phép bạn biết số dư của từng tài khoản. Nhưng để tìm số dư, bạn cần phải làm một số phép toán. Sau khi đăng các mục vào sổ cái, hãy tính các số dư sau:
Nếu bạn không muốn tự mình tính toán lộn xộn, hãy cân nhắc đầu tư vào phần mềm kế toán. Với phần mềm kế toán, bạn có thể ghi lại các giao dịch trong sổ cái của mình và phần mềm sẽ xử lý các phép tính cho bạn.
Nếu bạn hơi lạc lõng — đừng căng thẳng. Thay vào đó, hãy làm theo các bước dưới đây để đăng các bút toán vào sổ cái:
Để giữ cho hồ sơ của bạn chính xác, bạn nên đăng lên sổ cái chung khi bạn thực hiện các giao dịch. Vào cuối mỗi kỳ (ví dụ:tháng), hãy chuyển các mục nhật ký vào sổ cái của bạn.
Các bút toán trên sổ cái được tách thành nhiều tài khoản khác nhau. Các tài khoản, được gọi là tài khoản T, sắp xếp các khoản ghi nợ và ghi có của bạn cho từng tài khoản. Có một tài khoản T cho mỗi danh mục trong nhật ký kế toán của bạn.
Dưới đây là một ví dụ về tài khoản sổ cái chung của bạn có thể trông như thế nào sau khi đăng các mục nhập nhật ký:
| Ngày | Mô tả | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Đặt cọc | 2.000 | |
| XX / XX / XXXX | Thuê | 1.500 | |
| XX / XX / XXXX | Đặt cọc | 1.000 | |
| XX / XX / XXXX | Đặt cọc | 3.000 | |
| Khoảng không quảng cáo | 1.000 | ||
| Tổng phụ | 6.000 | 2.500 | |
| Tổng số | 3.500 |
Hàng Tổng phụ cung cấp cho bạn chi tiết về tổng phụ cho các khoản ghi nợ và tín dụng của bạn. Vì đây là tài khoản Séc (tài sản), hãy khấu trừ tín dụng từ các khoản ghi nợ của bạn để nhận tổng số dư của tài khoản.
Có một số lý do tại sao các mục sổ cái lại rất quan trọng. Các mục trên sổ cái:
Cùng với các đặc quyền trên, việc đăng các bút toán lên sổ cái giúp bạn nắm bắt được các sai sót kế toán trong hồ sơ của mình. Việc phát hiện sớm những sai lầm sẽ giúp bạn tránh khỏi những vấn đề lớn hơn sắp xảy ra, như báo cáo tài chính và hồ sơ thuế không chính xác.
Luôn cập nhật sổ cái của bạn có thể giúp bạn tránh bị phạt và đảm bảo rằng hồ sơ của bạn cung cấp cho bạn bức tranh chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn.
Ghi lại các giao dịch trong sách của bạn không phải là một quá trình khó khăn. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot giúp dễ dàng giữ cho sổ sách của bạn được cập nhật và chính xác. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 11 tháng 5 năm 2017.