Với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn có thể đã mua hàng cho công ty của mình bằng tín dụng trước đây. Và nếu bạn thực hiện nhiều giao dịch mua bằng tín dụng, việc theo dõi số tiền bạn nợ mỗi nhà cung cấp có thể quá sức. Giải pháp? Một báo cáo lão hóa tài khoản phải trả.
Vì vậy, một báo cáo lão hóa AP là gì? Vâng, trước khi chúng tôi có thể trả lời câu hỏi đó, bạn cần phải hiểu đầy đủ các khoản phải trả là gì.
Các khoản phải trả, hoặc AP, là số tiền bạn nợ các nhà cung cấp. Các khoản phải trả của bạn bao gồm các khoản nợ từ việc mua những thứ như hàng tồn kho, vật tư và dịch vụ để vận hành doanh nghiệp của bạn. Khi bạn mua hàng và không thanh toán ngay lập tức (hay còn gọi là mua thứ gì đó theo hình thức tín dụng), các khoản phải trả của bạn sẽ tăng lên. Nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp lập hóa đơn cho bạn và bạn sẽ thanh toán lại vào một ngày sau đó.
Một báo cáo tóm tắt tổng hợp các khoản phải trả cho thấy số dư mà bạn nợ người khác. Báo cáo giúp bạn sắp xếp và hình dung số tiền bạn nợ. Thông thường, sự già đi của các khoản phải trả bao gồm:
Sử dụng một báo cáo chi tiết về tình trạng già hóa các khoản phải trả có thể cung cấp cho bạn một cách đơn giản để theo dõi và quản lý các khoản nợ của mình. Bằng cách đó, bạn có thể thanh toán cho nhà cung cấp một cách kịp thời và tránh phí cho các khoản thanh toán quá hạn.
Vậy, sự khác biệt giữa báo cáo lão hóa AP và báo cáo lão hóa khoản phải thu là gì? Báo cáo lão hóa tài khoản phải thu (AR) ngược lại với báo cáo lão hóa tài khoản phải trả.
Thay vì hiển thị những gì bạn nợ người khác, một báo cáo lão hóa các khoản phải thu cho thấy số dư của những người khác nợ doanh nghiệp của bạn. Báo cáo lão hóa AR của bạn bao gồm thông tin chi tiết về tín dụng mà bạn cấp cho khách hàng khi họ mua thứ gì đó từ bạn.
Báo cáo các khoản phải trả cũ là một công cụ hữu ích để tổ chức và quản lý các khoản nợ của doanh nghiệp bạn. Tóm tắt về lão hóa AP của bạn cũng có thể giúp bạn:
Một lần nữa, báo cáo lão hóa các khoản phải trả có một vài thành phần khác nhau. Một số phần của lịch trình xác định tuổi AP bao gồm các cột sắp xếp các nhà cung cấp của bạn và độ tuổi của hóa đơn, tên nhà cung cấp và số tiền nợ. Mỗi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp có hàng riêng của họ bao gồm tổng số tiền bạn nợ và số nợ đã quá hạn thanh toán, nếu có.
Trên lịch trình lão hóa các khoản phải trả, thường có nhiều cột khác nhau phân loại nợ dựa trên độ tuổi của hóa đơn. Mỗi cột đại diện cho một khung thời gian sau khi bạn nhận được hóa đơn. Thông thường, các cột tăng dần trong 30 ngày:
Cột hiện tại hiển thị số dư hiện tại từ 0 - 30 ngày (còn gọi là chưa quá hạn). Đây là số dư mới của các đơn đặt hàng trong vòng 30 ngày qua.
Các cột khác là các hóa đơn đã quá 30 ngày và thường đã quá hạn thanh toán. Chúng dao động trong ngày tùy thuộc vào thời hạn quá hạn của hóa đơn. Ví dụ:nếu số dư dưới cột 1 - 30 ngày, tức là đã quá hạn 1 - 30 ngày.
Báo cáo của bạn giữ số dư đang hoạt động về số tiền bạn nợ các nhà cung cấp. Khi bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng hình thức tín dụng, bạn có thể mắc nợ một nhà cung cấp cho một số giao dịch. Trên báo cáo của mình, bạn thường có thể thấy tổng số tiền bạn nợ từng nhà cung cấp trong cột "Tổng số dư".
Báo cáo của bạn có thể giúp bạn biết khoản thanh toán nào đã quá hạn và xác định số dư nào cần thanh toán trước.
Mặc dù tóm tắt về độ tuổi AP của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau, nhưng báo cáo của bạn thường trông giống như sau:
Trong mẫu báo cáo lão hóa tài khoản phải trả ở trên, có tổng số dư được liệt kê cho từng nhà cung cấp. Và, báo cáo bao gồm số tiền quá hạn đối với từng nhà cung cấp và thời gian quá hạn.
Khi bạn thanh toán hóa đơn, hãy xóa số tiền đến hạn hiện tại hoặc quá khứ khỏi báo cáo của bạn. Ví dụ:giả sử bạn đã thanh toán hóa đơn 100 đô la đã quá hạn 61 - 90 ngày cho Nhà cung cấp 3. Sau khi bạn thanh toán 100 đô la cho Nhà cung cấp 3, hãy đảm bảo bạn thay đổi cột 61 - 90 ngày thành 0 đô la.
Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động loại bỏ số dư khỏi báo cáo lão hóa các khoản phải trả khi bạn ghi khoản thanh toán vào sổ sách của mình.
Khi sử dụng báo cáo lão hóa các khoản phải trả, hãy ghi nhớ một số điều khác để đảm bảo báo cáo của bạn là chính xác và hữu ích.
Hầu hết các báo cáo lão hóa AP không bao gồm các điều khoản của nhà cung cấp vì họ cho rằng các khoản thanh toán sẽ đến hạn trong vòng 30 ngày. Tuy nhiên, điều này không phải luôn luôn xảy ra với một nhà cung cấp. Để tránh bất kỳ khoản thanh toán trễ nào, hãy hiểu điều khoản tín dụng của nhà cung cấp của bạn. Và nếu nhà cung cấp có các điều khoản khác nhau, hãy lưu ý điều đó.
Ngoài ra, hãy đảm bảo cập nhật thường xuyên báo cáo lão hóa AP của bạn. Nếu bạn thanh toán hóa đơn, hãy xóa số tiền đó khỏi báo cáo. Nếu hóa đơn chưa được thanh toán, hãy chuyển hóa đơn đó sang cột chính xác (ví dụ:quá hạn 1 - 30 ngày). Một lần nữa, nếu bạn sử dụng phần mềm, điều này sẽ tự động được thực hiện cho bạn khi bạn ghi lại một khoản thanh toán cho nhà cung cấp của mình.
Cần một cách dễ dàng để theo dõi các tài khoản phải trả và các giao dịch khác của bạn? Của người yêu nước kế toán trực tuyến Phần mềm được thiết kế dành cho các doanh nghiệp và kế toán. Hỗ trợ tại Hoa Kỳ dễ sử dụng, giá cả phải chăng và miễn phí — còn gì bằng? Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu là ngày 13 tháng 6 năm 2017.