Bạn biết rằng điều hành một doanh nghiệp có nghĩa là theo dõi tất cả tiền vào và ra của bạn. Vì vậy, bạn viết tất cả ra giấy và theo dõi từng xu và giao dịch. Nhưng, làm thế nào để bạn phân tích tất cả những thông tin đó? Câu trả lời:báo cáo kế toán. Hãy đi sâu vào bảy báo cáo kế toán bạn nên biết khi điều hành một doanh nghiệp.

Báo cáo kế toán là gì?

Bạn đã thu thập tất cả dữ liệu tài chính của mình và sẵn sàng sử dụng chưa? Tốt. Đó là cơ sở của bất kỳ báo cáo kế toán nào bạn tạo.

Báo cáo kế toán của bạn là báo cáo tài chính mà bạn sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Báo cáo có thể bao gồm thông tin tài chính, như doanh thu, chi phí và giá vốn hàng bán. Và, chúng cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về sức khỏe của sách và doanh nghiệp của bạn.

Vì vậy, bạn nên lưu giữ những báo cáo nào trên radar của mình? Kiểm tra bảy báo cáo kế toán bạn nên biết giống như mặt sau của bàn tay của bạn.

1. Sổ cái

Sổ cái chung là nền tảng của các cuốn sách của bạn để sắp xếp và tóm tắt tất cả các giao dịch. Trong sổ cái chung, hãy sử dụng ghi nợ và ghi có để hiển thị số dư giữa các tài khoản của bạn. Các khoản tín dụng và ghi nợ không cân đối tác động đến các báo cáo tài chính và đưa ra các báo cáo kế toán không chính xác.

Các phần của sổ cái chung

Sổ cái bao gồm mọi tài khoản bạn cần trong sổ sách của mình. Các tài khoản phổ biến nhất bao gồm:

• Nội dung
• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu
• Doanh thu
• Chi phí

Sổ cái chung của bạn cũng bao gồm bất kỳ khoản phụ nào mà bạn có thể có, chẳng hạn như tài khoản phải thu, tài khoản phải trả, bán sản phẩm, thanh toán tiền thuê hoặc thế chấp, v.v.

Bạn có thể sử dụng sổ cái chung để làm gì

Sử dụng báo cáo sổ cái chung của bạn làm cơ sở cho các báo cáo kế toán và báo cáo tài chính của bạn. Sổ cái chung cũng có thể giúp bạn:

• Chuẩn bị cho một cuộc kiểm tra
• Tổ chức các giao dịch kinh doanh
• Đăng ký và nhận các khoản vay kinh doanh
• Báo cáo dữ liệu tài chính thực tế
• Cân bằng sách của bạn

2. Báo cáo lãi lỗ

Báo cáo lãi và lỗ (P&L), còn được gọi là báo cáo thu nhập, cho biết tất cả doanh thu và chi phí trong một thời kỳ. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một trong ba loại báo cáo tài chính chính.

Tại sao một báo cáo cho thấy thu nhập và chi phí lại quan trọng như vậy? Vâng, báo cáo thu nhập sẽ trừ đi các khoản chi phí từ thu nhập của bạn để cho bạn biết liệu bạn có lãi hay lỗ.

Các phần của báo cáo lãi và lỗ

Báo cáo lãi và lỗ là một trong những báo cáo kế toán phổ biến nhất trong kho vũ khí của bạn. Và, nó có thể bao gồm rất nhiều mảnh khác nhau. Các phần chính của báo cáo lãi và lỗ bao gồm:

• Thu nhập
• Chi phí
• Giá vốn hàng bán
• Thu nhập ròng

Bạn có thể sử dụng báo cáo lãi lỗ để làm gì

Báo cáo thu nhập của bạn giúp bạn nhanh chóng xác định các khu vực có vấn đề để bạn có thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào trước khi chúng đổ bể. Bạn cũng có thể sử dụng báo cáo lãi và lỗ của mình để:

• Xem liệu bạn có đang thu được lợi nhuận không
• Lập kế hoạch ngân sách
• Đánh giá mức độ thành công của ngân sách
• Điều chỉnh chi phí
• Đưa ra các quyết định tài chính quan trọng (ví dụ:xác định xem bạn có nên đăng ký một khoản vay kinh doanh hay không)

3. Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một trong ba báo cáo tài chính chính khác. Tuy nhiên, nó rất khác với báo cáo thu nhập. Trong khi báo cáo thu nhập của bạn cho bạn biết bạn đang chi tiêu hoặc kiếm được bao nhiêu, bảng cân đối kế toán cho phép bạn và các bên khác (ví dụ:người cho vay) xác định sự ổn định của tài chính của bạn.

Các phần của bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán của bạn có ba thành phần chính:

Nội dung là những vật có giá trị mà bạn sở hữu mà bạn có thể chuyển thành tiền mặt (ví dụ:xe của công ty).

Nợ phải trả là những gì bạn nợ người khác, chẳng hạn như doanh nghiệp, chính phủ, người khác hoặc tổ chức. Ví dụ, hóa đơn chưa thanh toán là một khoản nợ phải trả.

Vốn chủ sở hữu là giá trị sở hữu của bạn trong doanh nghiệp. Tính vốn chủ sở hữu của bạn bằng cách lấy tổng tài sản trừ đi tổng nợ phải trả.

Bạn có thể sử dụng bảng cân đối để làm gì

Bảng cân đối kế toán thể hiện bức tranh toàn cảnh về tình trạng tài chính của công ty bạn tại thời điểm sử dụng tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Trên bảng cân đối kế toán, tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn phải bằng tài sản của bạn. Nếu bảng cân đối của bạn không cân đối, có thể bạn đã mắc lỗi kế toán.

Bảng cân đối kế toán cũng có thể cho bạn thấy:

• Nếu chi tiêu của bạn quá nhiều
• Tính hiệu quả của chiến lược định giá của bạn
• Nếu chiến lược tiếp thị của bạn đang có lợi cho bạn

Các bên bên ngoài cũng có thể yêu cầu xem bảng cân đối của bạn để xác định xem họ có muốn làm việc với bạn hay không. Người cho vay có thể yêu cầu bảng cân đối của bạn khi bạn đăng ký khoản vay kinh doanh. Các nhà đầu tư cần dữ liệu tài chính để xác định xem doanh nghiệp của bạn có hoạt động tốt hay không. Và, các nhà cung cấp tiềm năng có thể yêu cầu bảng cân đối kế toán của bạn để xác định xem doanh nghiệp của bạn có đủ ổn định để cung cấp hàng hóa cho họ hay không.

Bạn có thể sử dụng bảng cân đối từ các thời kỳ khác nhau để tạo bảng cân đối so sánh. Bảng cân đối so sánh so sánh tình hình tài chính của bạn qua các thời kỳ khác nhau để xác định các thay đổi hoặc xu hướng.

Bạn cũng có thể chia bảng cân đối kế toán của mình thành một bảng cân đối kế toán đã phân loại. Với bảng cân đối kế toán đã phân loại, bạn có thể thấy từng danh mục con riêng lẻ dưới các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Và, các danh mục phụ có thể hiển thị cho bạn biết bạn đang bội chi hay thiếu chi.

4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, hoặc báo cáo lưu chuyển tiền tệ, là báo cáo tài chính chính thứ ba. Báo cáo cho biết lượng tiền mặt đến hoặc rời khỏi doanh nghiệp của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể thể hiện hai điều:

1. Dòng tiền dương: Bạn kiếm được nhiều tiền hơn số tiền bạn chi tiêu
2. Dòng tiền âm : Bạn tiêu nhiều tiền hơn số tiền kiếm được

Mặc dù báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy dòng tiền vào và ra cho doanh nghiệp của bạn, nhưng nó không đưa ra một bức tranh đầy đủ và chính xác về khả năng sinh lời. Tại sao? Bởi vì bạn không bao gồm bất kỳ khoản tín dụng nào trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Ví dụ:bạn có thể cho thấy bạn đã mang lại nhiều tiền hơn số tiền bạn đã chi tiêu (dòng tiền dương), nhưng bạn có hóa đơn tổng số tiền nhiều hơn số tiền bạn có trong tay (dòng tiền âm). Hoặc, bạn có thể có một dòng tiền âm vì khách hàng có hóa đơn chưa thanh toán. Nếu bạn tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ của mình trước khi nhận tiền từ khách hàng hoặc trả tiền cho nhà cung cấp, báo cáo của bạn có thể không hoàn toàn chính xác.

Các phần của báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ thường có ba phần:

1. Hoạt động: Số tiền bạn nhận được từ khách hàng và chi tiêu để vận hành doanh nghiệp của mình. Phần hoạt động cho biết liệu bạn có đang tạo ra đủ doanh thu từ việc bán hàng để trang trải chi phí của mình không
2. Đầu tư: Việc mua hoặc bán tài sản dài hạn, chẳng hạn như cổ phiếu hoặc tài sản. Bạn có thể chi tiền cho một khoản đầu tư (ví dụ:thế chấp) hoặc kiếm tiền từ việc bán (ví dụ:bán cổ phiếu)
3. Tài chính: Dòng tiền vào hoặc ra từ các khoản nợ, cho vay hoặc cổ tức. Dòng tiền âm trong phần này cho thấy bạn đang trả hết nợ

Bạn có thể lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ để làm gì

Sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ để xác định xem thu nhập và chi phí của bạn có đồng bộ hay không. Dòng tiền âm cho thấy bạn có thể cần tăng doanh số bán hàng hoặc giảm chi phí. Dòng tiền dương cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn đang mang lại nhiều hơn số tiền bạn chi tiêu.

Các nhà đầu tư có thể yêu cầu xem báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn để xác định xem việc đầu tư vào doanh nghiệp của bạn có xứng đáng với rủi ro hay không. Nếu bạn kiếm đủ tiền mặt để thanh toán các chi phí, bạn có thể là một rủi ro tốt. Các nhà cung cấp cũng có thể yêu cầu xem báo cáo để đảm bảo rằng bạn có tiền để thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ.

5. Già hóa các khoản phải thu

Nếu bạn sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, bạn sẽ sử dụng báo cáo tổng hợp các khoản phải thu (AR). Báo cáo lão hóa AR cho biết tất cả số tiền nợ doanh nghiệp của bạn. Sử dụng báo cáo để theo dõi và quản lý tất cả các hạn mức tín dụng mà bạn mở rộng cho khách hàng của mình.

Báo cáo khoản phải thu ghi chi tiết số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp của bạn. Bạn có gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ không? Nếu vậy, hãy ghi lại số tiền còn nợ doanh nghiệp của bạn trong AR. Tất cả các khoản phải thu trên báo cáo cũ thể hiện các hóa đơn chưa thanh toán.

Các phần của báo cáo lão hóa AR

Nói chung, báo cáo được chia thành một số khoảng thời gian:

• 1 - 30 ngày (đến hạn ngay lập tức)
• 31 - 60 ngày
• 61 - 90 ngày
• Hơn 91 ngày

Báo cáo lão hóa AR cũng bao gồm các danh mục sau:

• Tên khách hàng
• Tổng số dư cho mỗi khách hàng
• Số tiền hiện tại
• Ngày quá hạn (ví dụ:31 - 60 ngày)
• Tổng số cho mỗi cột

Bạn có thể sử dụng báo cáo lão hóa AR để làm gì

Tại sao báo cáo lão hóa các khoản phải thu lại quan trọng như vậy? Báo cáo cho bạn biết khách hàng nợ bạn bao nhiêu tiền và số dư chưa thanh toán là bao lâu. Biết thông tin này cho phép bạn nắm bắt được các khoản thu, dự báo dòng tiền và ước tính nợ xấu. Ngoài ra, bạn có thể biết khách hàng nào nợ mình để có thể gửi lời nhắc thanh toán và liên hệ với những người thanh toán muộn.

6. Già hóa các khoản phải trả

Mặt trái của việc lão hóa các khoản phải thu là báo cáo lão hóa các khoản phải trả (AP). Thay vì hiển thị số tiền mà khách hàng nợ bạn, báo cáo lão hóa của AP nêu chi tiết số tiền doanh nghiệp của bạn nợ người khác. Đối với tình trạng lão hóa các khoản phải thu, chỉ sử dụng báo cáo lão hóa các khoản phải trả nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích.

Báo cáo lão hóa AP của bạn hiển thị các hóa đơn bạn cần thanh toán. Chỉ ghi lại các hóa đơn trong báo cáo phải trả của bạn khi một nhà cung cấp mở rộng tín dụng cho bạn. Làm không nhập các khoản thanh toán mà bạn trả ngay cho nhà cung cấp.

Ví dụ:bạn mua nguồn cung cấp từ một nhà cung cấp theo hình thức tín dụng. Bạn đồng ý thanh toán $ 500 trong bốn tuần kể từ ngày giao hàng và nhà cung cấp xuất hóa đơn cho bạn. Ghi lại thông tin hóa đơn vào sổ sách của bạn ngay sau khi bạn nhận được hóa đơn.

Các phần của báo cáo lão hóa AP

Giống như báo cáo lão hóa AR, bạn có thể chia báo cáo lão hóa AP thành các khoảng thời gian:

• Hiện tại (0 - 30 ngày tuổi)
• Quá hạn 1 - 30 ngày
• Quá hạn 31 - 60 ngày
• Quá hạn 61 - 90 ngày
• Quá hạn 90 ngày

Báo cáo lão hóa AP của bạn bao gồm:

• Tên nhà cung cấp
• Số tiền bạn nợ mỗi nhà cung cấp
• Khoảng thời gian bạn mắc nợ
• Liệu có bất kỳ khoản thanh toán nào đã quá hạn hay không

Bạn có thể sử dụng báo cáo lão hóa AP để làm gì

Bạn có thể sử dụng thông tin trong báo cáo lão hóa AP của mình để:

• Quản lý dòng tiền
• Đưa ra quyết định về khoản nợ nào sẽ trả trước
• Lập kế hoạch chi tiêu trong tương lai
• Xây dựng ngân sách kinh doanh của bạn
• Tránh thiếu các khoản thanh toán

7. Báo cáo lợi nhuận giữ lại

Báo cáo thu nhập giữ lại liệt kê các khoản thu nhập giữ lại của doanh nghiệp bạn vào cuối kỳ báo cáo. Vậy, lợi nhuận giữ lại là gì? Thu nhập giữ lại là lợi nhuận kinh doanh mà bạn có thể sử dụng để đầu tư hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả. Báo cáo lợi nhuận giữ lại còn thường được gọi là báo cáo vốn chủ sở hữu, báo cáo vốn chủ sở hữu hoặc báo cáo vốn chủ sở hữu của cổ đông.

Các phần của báo cáo thu nhập giữ lại

Có ba thông tin bạn cần biết cho báo cáo thu nhập giữ lại:

1. Bắt đầu thu nhập giữ lại
2. Thu nhập ròng
3. Cổ tức đã trả

Sử dụng công thức sau để tính toán và thiết lập báo cáo thu nhập của bạn:

Thu nhập giữ lại =Thu nhập giữ lại đầu năm + Thu nhập ròng - Cổ tức được trả

Sử dụng bảng cân đối kế toán của bạn hoặc báo cáo thu nhập giữ lại trước đó để xác định thu nhập giữ lại ban đầu của bạn trong kỳ. Thu thập thông tin thu nhập ròng của bạn từ báo cáo thu nhập của bạn. Sử dụng báo cáo thu nhập hoặc sổ cái chung của bạn để xác định cổ tức được trả.

Bạn có thể sử dụng bảng sao kê thu nhập giữ lại để làm gì

Bạn có thể sử dụng bảng sao kê thu nhập giữ lại của mình để theo dõi thu nhập giữ lại của mình và tìm kiếm nguồn tài chính bên ngoài. Tạo báo cáo lợi nhuận giữ lại mỗi kỳ kế toán để xác định xem doanh nghiệp của bạn tăng hay giảm lợi nhuận giữ lại giữa các kỳ.

Thu nhập giữ lại dương cho thấy bạn có tiền để đầu tư vào doanh nghiệp của mình (ví dụ:mua thiết bị mới) hoặc trả nợ. Thu nhập giữ lại âm cho thấy thâm hụt.

Các báo cáo kế toán của bạn có chiếm quá nhiều thời gian trong ngày không? Của người yêu nước phần mềm kế toán giúp bạn dễ dàng nhập thông tin, chạy báo cáo và quay lại ngày mới. Nếu bạn đang tìm hiểu các bảng tính và tủ hồ sơ, thì phần mềm kế toán trực tuyến của chúng tôi là dành cho bạn. Dùng thử miễn phí trong 30 ngày!