Khi bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn cần biết một chút về kế toán. Một trong những điều cần biết là quyết toán tài khoản. Việc thanh toán tài khoản có thể rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn sử dụng tài khoản thanh toán bù trừ. Tất toán tài khoản là gì? Tại sao nó lại quan trọng? Khi nào bạn nên tất toán các tài khoản của mình? Tìm hiểu tất cả những điều này và hơn thế nữa bằng cách đọc tiếp.

Quyết toán tài khoản là gì?

Tất toán tài khoản, hay tất toán tài khoản, là hành động thanh toán mọi số dư chưa thanh toán để đưa số dư tài khoản về không.

Để thanh toán một tài khoản cũng có thể có nghĩa là hoàn thành quá trình bù trừ giữa hai hoặc nhiều bên trong một thỏa thuận. Nếu hai hoặc nhiều bên đồng ý bù trừ, họ có thể đồng ý trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ chứ không phải tiền. Hoặc, các bên có thể đồng ý trả một mức giá thấp hơn để đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ. Điều này dẫn đến một hoặc nhiều bên có số dư dương.

Ví dụ:bạn có một số dư chưa thanh toán trong tài khoản. Khách hàng A nợ toàn bộ số dư do Hóa đơn A. Khi Khách hàng A thanh toán hóa đơn, tài khoản hiện đã được tất toán.

Về cơ bản, việc thanh toán tài khoản là việc trao đổi thực tế tiền hoặc một giá trị khác (chẳng hạn như hàng hóa hoặc dịch vụ) để thanh toán cho tài khoản.

Là quyết toán tài khoản cho tài khoản tài sản hoặc tài khoản nợ phải trả?

Bạn có thể thanh toán cả tài khoản tài sản và tài khoản nợ.

Khi một cá nhân hoặc công ty nợ doanh nghiệp của bạn, tài khoản này là tài khoản phải thu (tức là tài khoản tài sản).

Nếu bạn ghi lại các khoản thanh toán bạn nợ cho người cho vay hoặc doanh nghiệp khác cho đến khi bạn trả hết số tiền bạn nợ, tài khoản bạn thanh toán là tài khoản phải trả (tức là tài khoản trách nhiệm pháp lý).

Quyết toán tài khoản và bù trừ tài khoản

Giải quyết một tài khoản thường xảy ra với các tài khoản thanh toán bù trừ. Tài khoản thanh toán bù trừ là gì? Tài khoản thanh toán bù trừ là:

• Tài khoản ngân hàng được sử dụng để giữ tiền cho đến khi các khoản thanh toán có thể chuyển sang tài khoản khác (ví dụ:tài khoản trả lương sang tài khoản ngân hàng của nhân viên), HOẶC
• Tài khoản tạm thời được sử dụng để ghi lại các giao dịch trong sổ cái chung cho đến khi các khoản tiền có thể được phân loại chính xác hoặc hoàn toàn

Bạn có thể chọn giữ nhiều khoản thanh toán trong tài khoản thanh toán bù trừ cho đến khi bạn nhận được tổng số dư đến hạn trên một hóa đơn.

Ví dụ:Công ty A có một hóa đơn với tổng số tiền là $ 5.000. Công ty A gửi năm khoản thanh toán, mỗi khoản 1.000 đô la cho các khoản thanh toán hóa đơn. Bạn giữ từng khoản thanh toán trong tài khoản thanh toán bù trừ cho đến khi nhận được tổng số tiền là 5.000 đô la. Sau khi bạn nhận được khoản thanh toán cuối cùng, tài khoản được giải quyết và bạn có thể đóng tài khoản thanh toán bù trừ.

Ví dụ về quyết toán tài khoản

Việc giải quyết các tài khoản của bạn có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt là vì bạn có thể thực hiện một số cách khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về thanh toán tài khoản.

Ví dụ 1

Công ty của bạn mở một tài khoản vay với Ngân hàng A với số tiền $ 10.000. Thỏa thuận của ngân hàng là trong năm năm cộng với lãi suất. Trong năm năm, bạn thực hiện thanh toán đúng hạn. Khi bạn thực hiện thanh toán cuối cùng, bạn quyết toán tài khoản với ngân hàng.

Ví dụ 2

Bạn mở một tài khoản vay với Ngân hàng B với số tiền 20.000 đô la sẽ được trả dần trong vòng 5 năm. Sau ba năm, bạn vẫn còn nợ 8.000 đô la. Tuy nhiên, bạn gặp khó khăn về tài chính khiến bạn không thể thanh toán khoản vay hàng tháng.

Vì vậy, bạn nói chuyện với ngân hàng của mình và đưa ra kế hoạch thanh toán một lần. Ngân hàng đồng ý rằng bạn có thể tạm dừng kế hoạch trả nợ hiện tại của mình. Tuy nhiên, Ngân hàng B yêu cầu bạn thanh toán một lần 8.000 đô la để thanh toán tài khoản của bạn.

Sau khi bạn nghỉ trả nợ một thời gian, bạn có tiền để thanh toán số dư còn lại. Khi bạn thực hiện thanh toán quyết toán, tài khoản hiện đã được giải quyết.

Ví dụ 3

Để giữ an toàn cho tài khoản ngân hàng của công ty bạn, bạn sử dụng tài khoản thanh toán bù trừ phụ. Trước khi trả lương cho nhân viên của mình, bạn chuyển tiền cho các khoản tiền lương và tiền thuế của họ vào tài khoản thanh toán bù trừ. Khi nhân viên gửi ngân phiếu lương của họ, những kiểm tra đó sẽ xóa tài khoản.

Tuy nhiên, các khoản thuế sẽ nằm trong tài khoản thanh toán bù trừ cho đến khi bạn thực hiện thanh toán cho cơ quan thuế thích hợp. Sau khi nhân viên gửi séc của họ và bạn nộp thuế, số dư tài khoản thanh toán bù trừ bằng không. Vì vậy, bạn đã tất toán tài khoản.

Ví dụ 4

Doanh nghiệp của bạn sản xuất gỗ xẻ và bạn cần một phần bổ sung được xây dựng trên cửa hàng bán lẻ của bạn. Bạn làm việc với một công ty xây dựng chuyên về xây dựng công trình, Công ty B. Vì vậy, bạn đồng ý cung cấp gỗ xẻ cần thiết cho Công ty B để đổi lấy việc họ xây dựng phần bổ sung trên cửa hàng bán lẻ của bạn.

Giá trị của phần bổ sung vào cửa hàng của bạn cao hơn giá trị của gỗ. Tuy nhiên, việc giải quyết tài khoản diễn ra khi bạn hoàn tất giao dịch. Số dư tín dụng được chuyển đến Công ty B, nhưng tài khoản đã được tất toán.

Mặc dù giá trị của cả hai không bằng nhau, nhưng việc trao đổi giá trị trong thỏa thuận đã giải quyết tài khoản.

Ví dụ 5

Bạn có một số dư chưa thanh toán trong tài khoản trên sổ sách của mình. Khách hàng A nợ toàn bộ số dư và chỉ có một hóa đơn. Công ty A gửi một khoản thanh toán một lần cho hóa đơn chưa thanh toán của họ. Khi Khách hàng A thanh toán hóa đơn và bạn ghi lại giao dịch, tài khoản hiện đã được thanh toán.

Tài khoản thanh toán so với các khoản thanh toán bằng tài khoản

Vậy, sự khác biệt giữa tài khoản quyết toán và tài khoản quyết toán là gì? Mặc dù tên rất giống nhau, nhưng có sự khác biệt khá lớn giữa cả hai.

Một lần nữa, quyết toán tài khoản là khi bạn thanh toán các số dư chưa thanh toán thông qua thanh toán hoặc bù trừ.

Tuy nhiên, tài khoản thanh toán là tài khoản ngân hàng được sử dụng để theo dõi số dư thanh toán giữa các ngân hàng. Kế toán cán cân thanh toán quốc tế sử dụng tài khoản quyết toán để theo dõi các khoản tiền trong các giao dịch tài sản dự trữ của ngân hàng trung ương. Các giao dịch dự trữ thường liên quan đến vàng, ngoại hối, tiền gửi ngân hàng và các quỹ quốc tế khác.

Tài khoản thanh toán thường chỉ theo dõi các quỹ liên quan đến việc các quốc gia giải quyết thâm hụt hoặc thặng dư trong cán cân thanh toán. Các quốc gia cũng theo dõi các khoản tiền đến và đi của họ giữa các quốc gia khác bằng tài khoản thanh toán.

Kế toán ngày thanh toán

Khi bạn thanh toán các tài khoản của mình, bạn thường làm như vậy vì bạn đã ghi lại các giao dịch để dự kiến ​​nhận tiền hoặc thực hiện thanh toán. Tuy nhiên, kế toán ngày quyết toán là một phương pháp bạn có thể sử dụng để nhập thông tin vào sổ sách của mình chỉ khi bạn hoàn thành giao dịch.

Với kế toán ngày thanh toán, hãy nhập các giao dịch vào sổ cái chung của bạn khi giao dịch xảy ra. Phương pháp này đảm bảo rằng mọi thứ trên sổ cái chung của bạn đã thực sự diễn ra với số tiền chính xác được ghi lại. Bạn tất toán tài khoản tại thời điểm bạn ghi lại giao dịch.

Ví dụ, bạn đăng ký khoản vay từ Ngân hàng A vào ngày 15 tháng 12, nhưng ngân hàng không phát hành khoản vay cho đến ngày 15 tháng 1. Với phương pháp kế toán ngày tất toán, báo cáo tài chính từ tháng 12 không bao gồm khoản vay.

Trong khi kế toán ngày thanh toán cho phép bạn biết các giao dịch thực tế, phương pháp này không cho phép bạn thấy tác động của các giao dịch tiềm năng hoặc sắp tới. Vì vậy, bất kỳ giao dịch nào đang chờ xử lý trên bảng cân đối kế toán của bạn sẽ không hiển thị trên sổ cái chung của bạn. Và, các giao dịch không có trên sổ cái của bạn sẽ không xuất hiện trên các báo cáo tài chính khác của công ty bạn.

Việc ghi lại các khoản thanh toán và các giao dịch tài chính khác không phải là một quá trình tốn nhiều thời gian. Yêu nước trực tuyến phần mềm kế toán giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng nhập tất cả các hóa đơn, hóa đơn và các khoản thanh toán để bạn có thể quay trở lại công việc kinh doanh. Bắt đầu dùng thử 30 ngày miễn phí của bạn ngay hôm nay!