Các khoản phải thu, đôi khi được rút ngắn thành "các khoản phải thu" hoặc "A / R", là khoản tiền khách hàng nợ của một công ty. Nếu một công ty đã giao sản phẩm hoặc dịch vụ nhưng chưa nhận được thanh toán, thì đó là một khoản phải thu.
Bản chất của số dư tài khoản phải thu của một công ty phụ thuộc vào lĩnh vực nó hoạt động kinh doanh, cũng như các chính sách tín dụng mà ban quản lý công ty áp dụng. Một công ty theo dõi A / R của mình như một tài sản hiện tại trên cái được gọi là "bảng cân đối kế toán". Trong số các giá trị khác, bảng cân đối kế toán bao gồm số tiền mà một công ty dự kiến sẽ được thanh toán (dưới dạng tài sản) và số tiền mà công ty dự kiến thanh toán (dưới dạng nợ phải trả). Hiểu được các vấn đề A / R trong việc tìm hiểu sức khỏe tổng thể của công ty.
Cách tốt nhất để hiểu các khoản phải thu là xem giao dịch và cách thức nó kết thúc trên bảng cân đối kế toán.
Hãy tưởng tượng rằng Walmart, người mua, muốn đặt một bộ đóng hộp mới sách từ nhà xuất bản, là người bán.
Một công ty bán sản phẩm theo hình thức tín dụng, nghĩa là trước khi được thanh toán, đặt các điều khoản cho A / R của nó. Các điều khoản bao gồm số ngày khách hàng phải thanh toán hóa đơn trước khi họ bị tính phí trả chậm. Khi người mua không tuân thủ các điều khoản thanh toán, người bán có thể tiếp cận khách hàng của mình và đưa ra các điều khoản mới hoặc một số biện pháp khắc phục khác để thu trên hóa đơn.
Nếu không có tiến trình nào xảy ra, thì số dư A / R sẽ bị thay đổi chuyển đến cơ quan thu nợ, hoặc trong trường hợp nghiêm trọng hơn, công ty kiện người hoặc tổ chức nợ tiền, yêu cầu tòa án giải tỏa bằng cách thu giữ tài sản.
Các công ty thường sử dụng bất kỳ thuật ngữ A / R nào đã biết. Chúng được biểu thị bằng "net 10", "net 15", "net 30", "net 60" hoặc "net 90". Các con số đề cập đến số ngày mà số tiền ròng đến hạn thanh toán và dự kiến sẽ được thanh toán. Ví dụ:nếu một lần bán hàng có giá trị ròng là 10, bạn có 10 ngày kể từ thời điểm lập hóa đơn để thanh toán số dư của mình.
Để giải phóng dòng tiền và tăng tốc độ họ có thể truy cập , nhiều công ty cung cấp chiết khấu thanh toán sớm đối với số dư A / R dài hơn để cố gắng khiến khách hàng của họ thanh toán sớm hơn.
Lợi ích tốt nhất của khách hàng là nhận chiết khấu và thanh toán sớm. Giảm giá giúp họ tiết kiệm được nhiều hơn những gì họ có thể kiếm được bằng cách sử dụng tiền của họ.
Có số tiền A / R lớn đến hạn trên bảng cân đối kế toán có vẻ như nó sẽ tốt. Bạn sẽ nghĩ rằng mọi công ty đều muốn có một lượng tiền mặt trong tương lai tràn đến, nhưng thực tế không phải vậy. Tiền trong A / R là tiền không có trong ngân hàng và nó có thể khiến công ty gặp rủi ro ở một mức độ nào đó. Nếu Walmart phá sản hoặc đơn giản là không thanh toán, người bán sẽ bị buộc phải xóa số dư A / R trên bảng cân đối kế toán của mình thêm 1,5 triệu đô la.
Chịu mất mát này và bị mắc kẹt với 50.000 đơn vị sách tùy chỉnh có thể là bi kịch cho người bán. Nếu bạn đang suy nghĩ về triển vọng tăng trưởng trong tương lai của một công ty, hãy nhớ xem sổ các khoản phải thu của công ty đó. Nó phải được đa dạng hóa.
Nếu một khách hàng hoặc khách hàng đại diện cho hơn 5% hoặc 10% của tài khoản phải trả, thì sẽ có rủi ro, điều này có thể gây lo ngại.
Các công ty tích trữ tiền mặt để chuẩn bị cho những vấn đề như thế này. Dự trữ là các khoản phí kế toán cụ thể làm giảm lợi nhuận mỗi năm. Nếu dự trữ không đủ hoặc cần phải tăng lên, thì cần phải tính thêm các khoản phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Các khoản dự trữ được sử dụng để giải quyết mọi vấn đề, từ kỳ vọng trả lại bảo hành cho đến các khoản dự phòng cho khoản vay khó đòi tại các ngân hàng.
Một số công ty có mô hình kinh doanh khác và yêu cầu được trả trước. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không ghi lại một giao dịch A / R mà thay vào đó, doanh nghiệp ghi một khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán vào một tài khoản được gọi là doanh thu chưa thực hiện hoặc doanh thu trả trước.
Khi kiếm được tiền, bằng cách vận chuyển các sản phẩm đã hứa, sử dụng phương pháp "phần trăm hoàn thành", hay đơn giản là khi thời gian trôi qua, nó được chuyển từ doanh thu chưa thực hiện trên bảng cân đối kế toán sang doanh thu bán hàng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Điều đó làm giảm trách nhiệm pháp lý và tăng doanh số bán hàng được báo cáo.
Một nơi tốt để xem xét vấn đề này là trong ngành quản lý tài sản. Khách hàng thường trả phí cho một cố vấn đầu tư đã đăng ký bốn tháng một lần, được lập hóa đơn trước. Công ty tư vấn nhận được tiền mặt nhưng chưa kiếm được. Đối với mỗi ngày làm việc trôi qua, một khoản phí nhất định sẽ được kiếm và không được hoàn lại.
Một công ty quản lý tài sản chọn thanh toán khoản nợ còn lại tay, sẽ tạm thời có số dư A / R trên bảng cân đối kế toán, thường chỉ trong một hoặc hai ngày do phí được tính từ tài khoản lưu ký của khách hàng.
Tỷ lệ vòng quay A / R là một phép đo cho thấy mức độ hiệu quả của một công ty trong việc thu hồi các khoản nợ. Nó chia doanh số tín dụng của công ty trong một thời kỳ nhất định cho A / R trung bình của nó trong cùng thời kỳ. Kết quả cho bạn biết công ty đã thu thập A / R trung bình bao nhiêu lần trong khung thời gian đó. Con số này càng thấp, công ty càng kém hiệu quả trong việc thu hồi nợ.
Khi thu tiền mặt dựa trên số dư A / R, một công ty đang chuyển đổi số dư từ tài sản hiện tại sang tài sản hiện tại khác. Số dư A / R của nó giảm, trong khi số dư tiền mặt của nó tăng lên. Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu không đổi.
Về bản chất, việc sử dụng A / R làm trì hoãn các khoản thanh toán tiền mặt từ khách hàng, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền trong ngắn hạn. Số dư các khoản phải thu của doanh nghiệp càng cao thì doanh nghiệp nhận được tiền từ hoạt động bán hàng càng ít. Đó là lý do tại sao điều quan trọng đối với các công ty sử dụng A / R là theo dõi tỷ lệ doanh thu và chủ động với khách hàng để đảm bảo thanh toán đúng hạn.