Việc theo dõi các khoản chi phí có thể khó khăn khi bạn đang cố gắng vận hành một doanh nghiệp với tất cả các nhiệm vụ hành chính đi kèm với nó.
Biên lai có thể bị thất lạc, quên yêu cầu và số tiền bị ghi sai. Việc tìm kiếm thời gian để dành cho các khoản chi phí là rất khó và bạn dễ bị choáng ngợp bởi tất cả các thủ tục giấy tờ.
Expensify là một cách dễ dàng giúp bạn nắm được chi phí của mình bằng các hệ thống tự động khi cần thiết để làm cho toàn bộ quy trình trơn tru và dễ sử dụng.
Expensify là một gói phần mềm theo dõi chi phí mang tính cách mạng được xây dựng để hợp lý hóa việc quản lý doanh nghiệp của bạn.
Nó giúp đẩy nhanh quá trình, tự động hóa tất cả các bước phù hợp và nó có thể tích hợp liền mạch vào lịch trình làm việc của người dùng, sử dụng tính năng nhận dạng ký tự quang học đáng tin cậy và một hệ thống quy trình làm việc hoàn hảo.
Lợi ích chính của Expensify là khả năng tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt, đẩy nhanh quá trình.
Toàn bộ quy trình quản lý chi phí và biên nhận có thể trở nên tự động, giúp quản trị viên của bạn có thể tự do hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách hơn.
Biên lai có thể dễ dàng bị mất hoặc thất lạc, hoặc bị hư hỏng và khó đọc.
Hệ thống của Expensify cho phép bạn chụp ảnh biên lai, sau đó nó sẽ tự động gửi báo cáo chi phí mà bạn không cần phải nhập thêm bất kỳ thông tin hay nỗ lực nào.
Nhân viên trực tiếp gửi biên lai của họ qua ứng dụng dành cho thiết bị di động đến hộp thư đến và một bên có thẩm quyền phù hợp có thể nhanh chóng chấp nhận hoặc từ chối khoản chi mà không cần phải xem toàn bộ báo cáo.
Thẻ công ty có thể được quản lý dễ dàng từ vị trí trung tâm; tất cả các giao dịch thẻ sẽ tự động điền, với mọi giao dịch được đối chiếu với biên lai tương ứng mà không cần phải dành hàng giờ nghiền ngẫm từng mẩu giấy.
Một trong những vấn đề quan trọng đối với chi phí là nhận được sự ủy quyền của các bên cần thiết để tiến hành. Tuy nhiên, nhìn chung, những người này thường là những người khó nắm bắt nhất, khiến toàn bộ quá trình trở nên khó khăn và đau đớn một cách không cần thiết.
Expensify cung cấp tùy chọn cho quản trị viên để tùy chỉnh các quy tắc chính sách chi phí cho công ty cụ thể của họ.
Expensify có thể được định cấu hình để gắn cờ bất kỳ khoản chi phí nào cần người quản lý xem xét tự động. Ví dụ:những người trên một mức giá nhất định hoặc từ một khu vực cụ thể.
Mọi thứ khác, chẳng hạn như một bữa ăn 10 đô la hoặc cà phê 3 đô la, có thể được phê duyệt tự động, tiết kiệm thời gian và công sức quý báu.
Ngoài việc tự động cho phép các yêu cầu, quản trị viên cũng có thể thiết lập các hạn chế và phụ cấp tự động khác, chẳng hạn như mức phí theo dặm tiêu chuẩn, phí công tác phí, mức giá giờ mặc định, đơn vị tiền tệ và giới hạn danh mục.
Ví dụ:ứng dụng có thể đặt giới hạn về số tiền có thể chi tiêu cho khách sạn hoặc hoạt động giải trí của khách hàng.
Nếu một thay đổi được thực hiện trong hệ thống kế toán của bạn, có thể là một thách thức để đảm bảo rằng bản cập nhật được chuyển và nhận dạng trên tất cả các hệ thống.
Với Expensify, bạn có thể tự động đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào trong thời gian thực.
Điều này cho phép hiển thị rõ ràng liên tục về tài chính của công ty bạn, điều này có thể rất có giá trị đối với thời gian kiểm tra và tính thuế.
Vì hệ thống biết điều gì sẽ xảy ra và được thông báo ngắn gọn về những khoản chi phí cần chấp nhận và từ chối, mọi vi phạm chính sách sẽ ngay lập tức được gắn cờ và xác định.
Điều này cho các bên liên quan biết liệu một khoản chi phí đã được nộp muộn, vi phạm quy tắc hay sự thật cần được kiểm tra hay chưa.
Một tính năng chính của Expensify là khả năng tích hợp dễ dàng với nhiều chương trình phần mềm khác có thể đã được sử dụng trong doanh nghiệp của bạn.
Các tích hợp tương thích bao gồm:
Phần mềm cũng có thể tích hợp thành công các biên lai từ một loạt các doanh nghiệp như:
Expensify chia các kế hoạch của mình thành hai loại chính:cá nhân và nhóm. Mỗi gói trong số hai gói đều cung cấp các tính năng và lợi ích khác nhau.
Như một phần thưởng, Expensify cho phép bạn dùng thử các dịch vụ của họ miễn phí trong bảy ngày và thời gian dùng thử này có thể được kéo dài tới 28 ngày nếu bạn thêm nhân viên hoặc sử dụng một số tính năng có sẵn khác.
Bạn cũng được hưởng năm SmartScan mỗi tháng trên tài khoản miễn phí, trước khi nâng cấp để truy cập nhiều hơn.
Expensify thậm chí còn cung cấp tùy chọn đăng ký hàng năm hoặc thanh toán linh hoạt, cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn tài khoản của mình và các tính năng được sử dụng. Thời gian dùng thử này cho phép bạn chọn gói tốt nhất cho nhu cầu của công ty bạn.
Chi phí là một yếu tố thiết yếu của kinh doanh, nhưng thật không may, chúng có thể chiếm nhiều thời gian hơn mong muốn.
Theo đuổi chi phí và biên lai, phê duyệt và từ chối yêu cầu cũng như nhầm lẫn về giới hạn và giới hạn đều có thể làm mất thời gian quý giá mà có thể tập trung vào những nơi khác trong doanh nghiệp.
Họ cũng có thể gây đau đầu khi khai thuế, vì thiếu tài liệu quan trọng, dẫn đến sự chậm trễ và thất vọng trong một quy trình vốn đã căng thẳng.
Expensify cung cấp một giải pháp giúp tự động hóa và theo dõi chi phí trong khi phù hợp dễ dàng với phần mềm và quy trình hiện có.
Nó đảm nhận một số nhiệm vụ tốn thời gian và tẻ nhạt nhất, chẳng hạn như tự động phê duyệt số tiền nhỏ hơn, đặt giới hạn và hạn chế đối với những gì có thể được yêu cầu, đồng thời gắn cờ ngay lập tức bất kỳ vi phạm hoặc nhầm lẫn nào xảy ra, cho phép các bộ phận liên quan giải quyết chúng hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm sự trợ giúp để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của mình thì Expensify chắc chắn là một khoản đầu tư đáng giá.