Nếu quầy của bạn ngổn ngang với các bảng sao kê và hóa đơn ngân hàng và hồ sơ tài chính cá nhân của bạn là nguyên nhân gây thất vọng, có thể đã đến lúc bạn phải kê khai các giấy tờ và cung cấp cho hệ thống xử lý thủ tục giấy tờ của bạn.

Bất cứ lúc nào cũng là thời điểm thích hợp để sắp xếp hồ sơ tài chính của bạn và thiết lập kế hoạch quản lý sự đổ vỡ của báo cáo tài khoản, thông báo chính sách, ủy quyền quỹ tương hỗ và biên lai bán hàng tạo ra tiếng ồn về thể chất và tâm lý trong nhà bạn.

Thật vậy, sự lộn xộn tạo ra căng thẳng.

Barbara Reich, một nhà tổ chức chuyên nghiệp ở Thành phố New York, và là tác giả của "Bí mật của một người mẹ có tổ chức", cho biết sự lộn xộn trên giấy tờ không chỉ tạo ra sự lo lắng mà còn dẫn đến lãng phí.

“Không có gì tốt hơn là nhìn thấy một bàn làm việc rõ ràng,” cô nói. “Bạn dành ít thời gian hơn để tìm kiếm mọi thứ và bạn tiết kiệm được tiền vì bạn không mua các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đã có.”

Reich cho biết, bằng cách kiểm soát các thủ tục giấy tờ tài chính của họ, người tiêu dùng có nhiều giờ hơn trong ngày để làm những gì họ yêu thích (tập thể dục, trò chơi điện tử) và có nhiều khả năng thanh toán hóa đơn đúng hạn hơn, điều này giáng một đòn chí mạng vào tim. phí trễ có thể tránh được.

Thêm vào đó, nó chống lại cái gọi là hiệu ứng quả cầu tuyết. Reich nói:“Nếu bạn không thanh toán hóa đơn đúng hạn, họ sẽ tiếp tục gửi cho bạn, vì vậy bây giờ thay vì một hóa đơn, bạn có bốn hóa đơn và sau đó sẽ mất nhiều thời gian hơn để xác định xem bạn đã thanh toán hay chưa,” Reich nói.

Chuyển sang màu xanh lá cây

Có lẽ nơi dễ nhất để bắt đầu chiến dịch khai báo của bạn là yêu cầu gửi tất cả các hình thức liên lạc từ các công ty dịch vụ tài chính (ngân hàng, công ty môi giới, quản trị viên kế hoạch hưu trí, v.v.) và các chủ nợ qua email.

Hầu hết những ngày này, việc chuyển đổi kỹ thuật số trở nên dễ dàng, điều này không chỉ giảm thiểu lượng thư từ ốc sên bạn cần sàng lọc mà còn làm cho các nắp băng ở cực cũng trở nên vững chắc.

Yêu cầu chủ lao động của bạn gửi trực tiếp vào phiếu lương của bạn, hủy bỏ bất kỳ tài khoản nào bạn không còn sử dụng và hợp nhất tài khoản thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng nếu có thể, Reich nói.

Trong khi bạn đang khai báo thủ tục giấy tờ, bạn cũng có thể cân nhắc việc dừng các danh mục của nhà cung cấp và các thư rác khác mà bạn không muốn nhận nữa. Catalog Choice, một nhóm phi lợi nhuận chuyên loại bỏ thư rác, cung cấp dịch vụ miễn phí để thực hiện điều đó, cũng như Hiệp hội Tiếp thị Trực tiếp, tổ chức cung cấp sổ đăng ký trực tuyến của riêng mình.)

Reich khuyên bạn nên thanh toán hóa đơn bằng chế độ lái tự động.

Hầu hết các chủ nợ, bao gồm các dịch vụ tiện ích, công ty cho vay mua ô tô, công ty bảo hiểm, câu lạc bộ sức khỏe và công ty thế chấp, đều cho phép thanh toán tự động trực tiếp từ tài khoản séc của bạn. Và, họ thường lưu giữ hồ sơ về các giao dịch tài khoản của bạn trong vài năm, điều này giúp bạn không gặp rắc rối khi phải lưu chúng. Đặc quyền bổ sung:Chuyển sang kỹ thuật số giúp giữ an toàn cho hồ sơ tài chính của bạn khỏi hỏa hoạn, lũ lụt và mất mát do nộp hồ sơ sai.

Hệ thống nộp hồ sơ 1, 2, 3

Tuy nhiên, cho dù bạn có cam kết đi đến đâu đi chăng nữa, chắc chắn bạn sẽ vẫn còn thư giấy để tranh chấp — và rất nhiều điều đó.

Để quản lý dòng chảy, bạn cần phải phân loại.

Reich nói rằng bất cứ điều gì có thể được xử lý trong ba phút hoặc ít hơn nên được xử lý ngay lập tức.

“Tôi khuyên mọi người nên ghi nhớ thẻ tín dụng mà họ sử dụng nhiều nhất vì bạn có thể xử lý các hóa đơn nhỏ hơn khá nhanh nếu bạn biết rõ số của mình,” cô nói.

Mọi thứ khác yêu cầu hành động — nộp đơn, thanh toán hoặc theo dõi — đều được chuyển vào hộp thư đến ở một vị trí tập trung. (Đó là tạm thời. Hãy thư giãn.)

Điều đó mang lại cho công việc giấy tờ của bạn một nơi để gọi về nhà, vì vậy sau này bạn sẽ không phải mất thời gian thu thập các hóa đơn từ bàn làm việc tại nhà, mặt bàn và bàn cạnh giường.

Tạo một thư mục riêng trong hộp thư đến của bạn cho những thứ cần phải xử lý trước và một thư mục khác dành cho những thứ cần được cất đi.

Sau đó, hãy chỉ định một đêm trong tuần để làm việc theo cách của bạn đến tận cùng, Reich nói, lưu ý rằng bạn không bao giờ nên lưu hồ sơ giấy như một lời nhắc nhở để theo dõi bằng một cuộc gọi điện thoại. Thanh toán, ném nó và đưa bất kỳ hành động tiếp theo nào có thể cần thiết vào danh sách việc cần làm của bạn.

Lianne Hofer, một nhà tổ chức chuyên nghiệp và là người sáng lập của The Clutter Consult ở Charlotte, North Carolina, cho biết nếu bạn muốn cắt giảm sự lộn xộn với liều lượng nhỏ hơn mỗi ngày, điều đó cũng có hiệu quả.

“Một số người thích giải quyết thư đến của họ ngay lập tức và những người khác để nó tích lũy trong vài ngày cho đến khi họ nhận được nó,” cô nói. “Bí quyết là tìm ra điểm ngọt ngào của bạn, bởi vì nếu bạn để nó tích tụ quá lâu, bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp và bạn sẽ tránh nó.”

Cũng như hộp thư đến của bạn, hệ thống tệp bạn sử dụng phải được tổ chức và bền vững.

Các chiến lược khác nhau, nhưng Hofer thích các thư mục treo được mã hóa bằng màu được gắn nhãn bởi từng tài khoản riêng lẻ.

Máy đóng gáy ba vòng có tác dụng đối với các hóa đơn ít quan trọng hơn mà chỉ cần giữ trong một năm hoặc ít hơn, bao gồm hóa đơn điện nước, bảng sao kê thế chấp hàng tháng và bảng sao kê thẻ tín dụng.

Giữ hoặc ném nó

Thật vậy, một phần thách thức của việc quản lý dòng hồ sơ tài chính và giấy tờ kê khai là biết những gì cần được lưu giữ và trong bao lâu.

Báo cáo Người tiêu dùng đề xuất một hệ thống đơn giản:Giữ một tệp (ví dụ như đàn accordion) cho các hồ sơ bạn sẽ giữ trong vòng dưới một năm, chẳng hạn như biên lai ATM, tiền gửi ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn cho đến khi bạn đối chiếu chúng với bảng sao kê hàng tháng của mình. Sau đó, cắt nhỏ bất cứ thứ gì bạn không cần để khai thuế. Các hợp đồng bảo hiểm và báo cáo đầu tư, theo gợi ý, nên được giữ cho đến khi các hợp đồng bảo hiểm mới đến.

Một tệp khác nên chứa các giấy tờ bạn cần lưu giữ lâu hơn một chút — một năm hoặc hơn. Điều đó bao gồm các tài liệu cho vay cho đến khi khoản vay được trả hết, quyền sở hữu xe ô tô của bạn cho đến khi bạn bán chúng và bất kỳ thủ tục giấy tờ nào cho thấy giá mua ban đầu (cơ sở chi phí) của cổ phiếu, trái phiếu hoặc quỹ tương hỗ mà bạn sở hữu cho đến khi bạn bán chúng, vì vậy bạn có thể tính toán khoản lãi (hoặc lỗ) chịu thuế của bạn.

Hồ sơ thứ ba, Consumer Reports gợi ý, nên dành riêng cho các mặt hàng bạn phải giữ trong bảy năm, cụ thể là tờ khai thuế và tài liệu hỗ trợ như biên lai. Sở Thuế vụ có thể thu các khoản thuế chưa thanh toán hoặc bắt đầu các thủ tục pháp lý trong tối đa sáu năm nếu bạn đã báo cáo dưới 25% tổng thu nhập của mình.

Cuối cùng, Báo cáo Người tiêu dùng đề xuất các tài liệu quan trọng nhất, khó thay thế và phải được lưu giữ mãi mãi, được tách biệt và bảo mật.

Nó lưu ý rằng một tệp điện tử an toàn chống cháy hoặc được bảo vệ bằng mật khẩu, có thể đủ cho các báo cáo ngân hàng và đầu tư hàng năm, tài liệu kế hoạch bất động sản, thông tin hưu trí, chính sách bảo hiểm, cuống phiếu lương, chứng từ thuế và danh sách kiểm kê két an toàn của bạn.

Nhưng két an toàn, nó gợi ý, là sự lựa chọn tốt hơn cho giấy khai sinh và khai tử, thẻ an sinh xã hội, hộ chiếu, tài liệu bảo hiểm nhân thọ, tài liệu vay nợ, nghị định kết hôn và ly hôn, thông tin xuất ngũ, tiêu đề xe và một bản kiểm kê đồ đạc trong nhà của bạn (nếu bạn cần yêu cầu bảo hiểm).

Các hồ sơ tài chính qua email cũng nên được xử lý tương tự, Reich nói. Thay vì lưu chúng trong hộp thư đến của bạn, cô ấy đề xuất tạo các thư mục kỹ thuật số cho tất cả các tài khoản tài chính của bạn và kéo chúng vào các thư mục thích hợp ngay sau khi bạn đọc chúng.

Cô ấy nói, để giữ cho các báo cáo ngân hàng và hồ sơ tài chính của bạn luôn sẵn sàng, hãy cân nhắc lưu chúng dưới dạng PDF trên máy tính của bạn.

Sẽ mất một chút thời gian để chuyển đổi hệ thống lưu trữ hồ sơ của bạn, nhưng phần thưởng xứng đáng với chi phí bỏ ra.

Hofer nói:“Chúng tôi lãng phí quá nhiều thời gian và năng lượng và vô cùng thất vọng khi không thể bắt tay vào làm mọi thứ khi cần”. “Hãy tưởng tượng bạn có thể bình tĩnh hơn và làm việc hiệu quả hơn bao nhiêu khi bạn có một hệ thống có tổ chức và bạn sẽ có thêm bao nhiêu thời gian rảnh trong ngày.”