Việc biên soạn sổ tay nhân viên của bạn có thể là một quá trình tốn nhiều thời gian và chi tiết. Bạn không muốn bỏ lỡ bất kỳ chủ đề quan trọng nào và bạn cần đảm bảo thông tin được trình bày rõ ràng, hiệu quả - và theo cách thu hút nhân viên của bạn.

Một doanh nghiệp nhỏ có sẵn nhiều nguồn lực để giúp họ tổng hợp một sổ tay nhân viên toàn diện.

Hãy nhớ rằng bạn không muốn cuốn sổ tay nhân viên của mình xuất hiện dưới dạng quá sơ sài hoặc quá đầy các thuật ngữ pháp lý kỹ thuật - vì mọi người có thể tránh đọc nó. Bạn muốn tiếng nói, tinh thần và ý định của mình được thể hiện.

Có nghĩa là, ba nguồn này có thể giúp bạn sắp xếp suy nghĩ của mình và thu thập một số thông tin bạn cần:

1. Mẫu và công cụ có thể tùy chỉnh

Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu sổ tay nhân viên miễn phí và chi phí tương đối thấp và các công cụ "xây dựng sổ tay" trực tuyến. Một số công ty hoạt động trực tuyến tính phí vài trăm đô la để hướng dẫn bạn quy trình tạo sổ tay nhân viên chi tiết bằng cách hỏi bạn các câu hỏi về chính sách của bạn và những gì bạn muốn đưa vào sổ tay. Chúng cũng có thể cung cấp cho bạn bảng phân tích về các chính sách tại nơi làm việc ở tiểu bang của bạn, vì vậy bạn có thể dễ dàng thêm những chính sách đó vào sổ tay của mình.

Mặc dù các chương trình này có thể hợp lý hóa rất nhiều quy trình viết sổ tay, nhưng một số chương trình cung cấp nhiều tùy chỉnh hơn các chương trình khác. Nếu bạn chọn đi theo con đường này, bạn muốn đảm bảo rằng bạn không tạo ra một cuốn sổ tay mà cuối cùng sẽ cảm thấy quá chung chung.

Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều chương trình trực tuyến để xem:

Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực (SHRM). Đối với đăng ký một năm trị giá 350 đô la, Trình tạo sổ tay nhân viên SHRM hướng dẫn bạn qua tất cả các bước chính để tạo sổ tay nhân viên. Các bộ lọc dành riêng cho tiểu bang cho phép bạn bỏ qua các chính sách hiện tại của liên bang và tiểu bang “phản ánh hướng dẫn tuân thủ mới nhất tại nơi làm việc của liên bang và tiểu bang, như được kiểm tra bởi đối tác pháp lý của nền tảng, Jackson Lewis,” trang web của SHRM cho biết. “Là một người đăng ký EHB, bạn nhận được thông báo thường xuyên về bất kỳ thay đổi luật liên bang hoặc tiểu bang nào xảy ra trong thời hạn đăng ký một năm. " (Các thành viên SHRM tích cực cũng có thể tải xuống mẫu sổ tay nhân viên miễn phí.)

Luật sư tên lửa. Rocket Luật sư là một mẫu tài liệu pháp lý dựa trên trực tuyến và công ty dịch vụ pháp lý được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, trả phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Người đăng ký có quyền truy cập vào một loạt các mẫu - bao gồm một công cụ sổ tay nhân viên hướng dẫn họ qua bảng câu hỏi để tạo một sổ tay tùy chỉnh. Nó cũng cung cấp các chính sách liên bang và tiểu bang cụ thể.

Blissbook. Nhiều công ty đã loại bỏ sổ tay nhân viên bằng giấy của họ và chuyển sang chỉ sử dụng kỹ thuật số. Điều này có thể mang lại những lợi thế, chẳng hạn như giúp việc cập nhật sổ tay dễ dàng hơn (không cần phải phân phối lại các bản sao trên giấy), cũng như giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan mà họ cần. Blissbook là một công ty có thể xây dựng và quản lý sổ tay nhân viên kỹ thuật số cho công ty của bạn. Giá bắt đầu từ $ 750 (cho một công ty có tối đa 150 nhân viên) và bao gồm khả năng chữ ký điện tử và phân tích dữ liệu về số lượng nhân viên đã xem sổ tay.

Mẫu miễn phí. Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều mẫu sổ tay nhân viên miễn phí trực tuyến bằng cách thực hiện tìm kiếm trên Google cho “mẫu sổ tay nhân viên miễn phí”. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn chỉ tải xuống các mẫu từ các trang web có uy tín.

2. Chuyên gia tư vấn nhân sự

Nếu bạn không cảm thấy mình có đủ chuyên môn hoặc thời gian để viết và sắp xếp sổ tay nhân viên của riêng mình, bạn chắc chắn có thể thuê một nhà tư vấn nhân sự để làm điều đó cho bạn. Hãy tìm một nhà tư vấn địa phương, người luôn nắm vững các luật lao động và việc làm hiện hành của liên bang, tiểu bang và địa phương, đồng thời có kinh nghiệm giúp các công ty khác tạo sổ tay của họ.

Các nhà tư vấn nhân sự có thể tính phí theo giờ hoặc họ có thể tính phí dự án cố định. Bạn nên nói chuyện với ít nhất một vài người trước khi chọn người bạn sẽ thuê.

3. Luật sư việc làm

Cho đến nay, thuê luật sư là cách tốn kém nhất, nhưng bạn có thể yên tâm rằng họ sẽ rất hiểu các luật việc làm có liên quan.

Ngay cả khi bạn quyết định tự làm sổ tay nhân viên của mình bằng cách sử dụng các mẫu và công cụ có thể tùy chỉnh, bạn luôn có thể cân nhắc việc thuê một nhà tư vấn nhân sự hoặc luật sư việc làm để xem lại sổ tay nhân viên của bạn trước khi bạn phân phối nó cho nhân viên. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng và bạn không phải trả tiền thuê bên ngoài để tạo toàn bộ sổ tay nhân viên.

Nếu bạn chọn trả tiền cho sự trợ giúp chuyên nghiệp, đừng quên việc tạo ra một cuốn sổ tay nhân viên được xây dựng dựa trên văn hóa, giá trị và tiếng nói của bạn. Một chuyên gia bên ngoài có thể giúp bạn giải quyết các chính sách và luật - nhưng họ không biết nơi làm việc của bạn như bạn.

Làm thế nào để Nhân viên thực sự đọc nó

Khi bạn đã tạo xong sổ tay nhân viên của mình, thách thức lớn tiếp theo là khiến nhân viên của bạn thực sự đọc nó. Điều quan trọng là nhân viên phải hiểu các quy tắc và chính sách tại nơi làm việc của bạn, để họ không vi phạm và bạn sẽ không phải liên tục thực thi chúng. Hơn nữa, nếu bạn biết họ đã đọc sổ tay nhân viên, thì bạn biết họ ít nhất cũng biết các quy tắc và chính sách của doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Rất may, việc để nhân viên của bạn đọc sổ tay nhân viên không phải là khoa học tên lửa. Dưới đây là bốn mẹo giúp sổ tay nhân viên của bạn được đọc và tham khảo:

1. Gọi nó là thứ gì đó hấp dẫn hơn là một cuốn sổ tay nhân viên.

Cân nhắc tìm một tiêu đề nghe ít giống một cuốn sổ tay hơn và giống một hướng dẫn hữu ích hơn. (Hãy suy nghĩ theo dòng của “Cuốn sách tuyệt vời sẽ khiến cuộc sống của nhân viên trở nên tuyệt vời hơn.” Chà, ít nhất hãy nghĩ về cách làm cho cuốn sách đó trở nên thú vị.)

Big Spaceship, một nhà sản xuất ứng dụng di động ở Brooklyn, New York, đã đặt tên cho cuốn sổ tay nhân viên sành điệu của mình là Sổ tay hướng dẫn của chúng tôi , trong khi trang thông tin tài chính The Motley Fool gọi cuốn sổ tay trực tuyến của mình là The Fool Rules!

2. Tập trung cuốn sổ tay vào các phần mà nhân viên sẽ quan tâm nhất.

Nói cách khác, hãy sắp xếp sổ tay nhân viên của bạn sao cho những thông tin thú vị nhất - chẳng hạn như giá trị và văn hóa công ty cũng như lợi ích của nhân viên - được ưu tiên hàng đầu. Nếu bạn bắt đầu với các chính sách hoặc luật, nhân viên có nhiều khả năng ngừng đọc.

3. Cung cấp sổ tay nhân viên theo cách mà họ không thể bỏ lỡ.

Nhiều công ty đang chuyển sang các sổ tay trực tuyến có thể tồn tại trên hệ thống mạng nội bộ của công ty hoặc thậm chí trực tuyến trên internet. Điều này mang lại nhiều lợi ích:Bạn có thể thêm nhiều yếu tố hấp dẫn hơn như video, nếu bạn muốn và cuốn sổ tay có thể được tìm kiếm (vì vậy ai đó có thể chỉ cần nhập “lợi ích” và chuyển đến phần họ đang tìm kiếm).

Ngay cả khi bạn không muốn tạo một cuốn sổ tay kỹ thuật số, hãy cân nhắc cách giao nó vào đúng thời điểm và địa điểm. Chỉ cần đưa nó vào gói chào mừng nhân viên mới có thể không hiệu quả. Cân nhắc đặt nó trên bàn của họ vào ngày đầu tiên đi làm và cho họ thời gian để đọc trong ngày làm việc.

4. Yêu cầu nhân viên đọc nó và cho biết họ có.

Nó hơi cũ một chút, nhưng bạn có thể muốn cân nhắc việc yêu cầu nhân viên ký - bằng bút hoặc điện tử - sau khi họ đọc đến cuối sổ tay nhân viên, xác nhận rằng họ đã nhận và xem xét thông tin.

Giữ Sổ tay của Bạn Tiện dụng - và Cập nhật

Sổ tay nhân viên nên được coi là một tài liệu sống - không phải là một dự án sử dụng một lần. Việc làm và luật lao động thay đổi thường xuyên và các chính sách về nhân viên của bạn cũng có thể cần thay đổi - khi nhu cầu kinh doanh và nhân sự của bạn phát triển.

Xem lại sổ tay nhân viên của bạn ít nhất mỗi năm một lần và tìm cách làm cho nó tốt hơn và hữu ích hơn cho nhân viên của bạn. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn đủ lớn để có một nhóm nhân sự, hãy yêu cầu họ theo dõi các câu hỏi phổ biến của nhân viên mà họ nhận được trong suốt cả năm.

Hãy nhớ rằng sổ tay nhân viên của bạn là một tài nguyên quý giá có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, thông báo cho nhân viên của bạn và cuối cùng là bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong trường hợp có vụ kiện. Bạn nên dành đủ thời gian để tạo và tinh chỉnh nó để giúp đảm bảo rằng bạn cung cấp cho nhân viên của mình hướng dẫn hữu ích nhất có thể.

Tạo và quản lý sổ tay nhân viên toàn diện chỉ là một trong nhiều công việc của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ. Đôi khi, bạn có thể cảm thấy như thể bạn có quá nhiều trách nhiệm - từ thiết kế và tuyển dụng sản phẩm, kế toán và bán hàng, cho dù trực tuyến hay trực tiếp.