Mọi doanh nghiệp đều có hợp đồng, với cả khách hàng và nhà cung cấp. Hợp đồng tạo thành mạch máu của bất kỳ doanh nghiệp nào và chúng thường là tài sản kinh tế lớn nhất của công ty. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý Hợp đồng &Thương mại Quốc tế (IACCM):
Bằng cách xử lý tốt hơn các hợp đồng của công ty, bạn có thể tăng lợi nhuận hàng năm lên gần 10%. Đối với các công ty đang đối mặt với những thách thức về tài chính, sự gia tăng này có thể là điều đưa họ từ bờ vực thảm họa trở lại thời thịnh vượng.
Định nghĩa được chấp nhận phổ biến nhất về quản lý hợp đồng là quá trình tạo, thực hiện và phân tích hợp đồng để đảm bảo rằng công ty thực hiện tốt nhất khả năng của mình cả về hoạt động và tài chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro. Nói cách khác, đó không chỉ là một hệ thống lưu trữ và lưu trữ, trong đó các hợp đồng chỉ được xem xét khi đến thời điểm thương lượng lại hoặc nếu có vấn đề. Quản lý hợp đồng đề cập đến việc coi các hợp đồng là tài liệu sống xác định chức năng của tổ chức, biết chính xác nghĩa vụ của công ty - và những gì người khác có nghĩa vụ phải làm cho công ty.
Do đó, việc quản lý hợp đồng kém có nghĩa là không tuân thủ các hợp đồng và hoàn thành các nghĩa vụ. Nó có thể biểu hiện theo vô số cách.
Tiền phạt và hình phạt . Hầu hết các hợp đồng bao gồm các điều khoản nêu rõ hậu quả của việc không tuân thủ các điều khoản hợp đồng. Nếu không có quản lý hợp đồng, các điều khoản nhất định có thể không được đáp ứng, dẫn đến các khoản tiền phạt và hình phạt nặng nề. Điều này hoạt động theo cả hai cách; nếu nhà thầu của bạn không đáp ứng các nghĩa vụ của họ, bạn có quyền áp dụng các biện pháp trừng phạt đối với họ, nhưng nếu bạn không cập nhật hợp đồng, bạn có thể bỏ lỡ những cơ hội đó.
Thời hạn bị bỏ lỡ. Rất ít hợp đồng được kết thúc mở. Hầu hết đều có ngày hết hạn và thời hạn gia hạn. Nếu bạn đã ký hợp đồng với một nhà cung cấp và bỏ lỡ thời hạn gia hạn, bạn có thể phải đối mặt với sự gián đoạn kinh doanh do hợp đồng bị hủy bỏ hoặc phải trả nhiều tiền hơn cho các sản phẩm hoặc dịch vụ do không thương lượng lại hoặc tự động gia hạn. Mặt khác, nếu bạn không chủ động liên hệ với khách hàng hoặc cộng sự của mình trước khi hợp đồng hết hạn, bạn có thể mất khách hàng hoặc buộc phải thương lượng lại các điều khoản kém thuận lợi hơn.
Tổn thất do bỏ lỡ nghĩa vụ . Nếu không có thông tin chi tiết bạn có được từ quản lý vòng đời hợp đồng, bạn có thể không có bức tranh chính xác về lịch sử thanh toán của khách hàng và hiệu suất nói chung và bạn có thể phát triển các hợp đồng ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận sau này.
Hợp đồng không hợp lệ . Các luật và quy định luôn thay đổi, và không phải tất cả các hợp đồng đều được áp dụng theo các điều khoản cũ. Khi có những thay đổi đáng kể đối với các quy tắc, hợp đồng cần được sửa đổi hoặc cập nhật để phản ánh điều đó, hoặc chúng có thể bị coi là vô hiệu trước tòa. Điều này có thể dẫn đến thua lỗ hàng nghìn đô la.
Đây chỉ là một số cách mà việc quản lý hợp đồng kém làm tổn hại đến doanh thu của bạn. Bạn có thể tránh điều này bằng cách triển khai một hệ thống quản lý hợp đồng để đảm bảo các hợp đồng của bạn được tổ chức. Sau đó, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy những gì bạn có trên sách.
Bước đầu tiên để có một hệ thống quản lý hợp đồng thực sự là hợp nhất các hợp đồng của bạn thành một kho lưu trữ duy nhất. Hợp đồng không nên được lưu trữ trên hàng chục máy tính của nhân viên, trong email, hoặc trong tủ hồ sơ - hoặc kết hợp nhiều nơi. Thay vào đó, sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng được ưu tiên hơn. Một chương trình như vậy sẽ cho phép bạn lưu trữ tất cả các hợp đồng của mình ở một nơi, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin cụ thể khi cần.
Một lợi ích khác khi triển khai hệ thống quản lý hợp đồng là không chỉ các hợp đồng của bạn ở cùng một nơi, mà bạn còn có được khả năng hiển thị mà bạn cần để chủ động trong việc ký kết hợp đồng của mình. Một số công ty chọn sử dụng phần mềm bảng tính để theo dõi các ngày và mốc quan trọng trong hợp đồng của họ, nhưng hệ thống đó có thể cồng kềnh và không chính xác. Chưa kể, rất khó để theo dõi tất cả các khía cạnh của hợp đồng trong một bảng tính, có nghĩa là nhân viên của bạn có thể bỏ lỡ những điểm chính và cân nhắc khi đánh giá và thực hiện hợp đồng.
Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của việc chuyển sang quản lý hợp đồng - thay vì “lưu trữ” hợp đồng đơn giản - là bạn sẽ thấy lợi nhuận tăng lên. Mọi doanh nghiệp đều muốn thấy lợi nhuận cuối cùng lành mạnh hơn, vì vậy hãy ngừng để tiền trên bàn bằng cách không quản lý các hợp đồng của bạn.