Bán lẻ là một ngành kinh doanh phức tạp và đầy thách thức, đặt ra nhiều vấn đề từ quản lý hàng tồn kho đến phòng chống trộm cắp. Khi giá cả giảm do các nhà bán lẻ lớn, như Amazon, và chi phí lao động tăng cao, các doanh nghiệp bán lẻ hiện đại phải đối mặt với nhiều cạm bẫy khác nhau.

Với rất nhiều thông tin chi tiết cần xem xét, hơn bao giờ hết, quản lý hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong thành công của ngành bán lẻ.

Trong loạt blog gồm hai phần này, chúng tôi tiết lộ các nguyên tắc và kỹ thuật cốt lõi mà bạn nên áp dụng để quản lý một cửa hàng thành công.

Hợp lý hóa hoạt động tại cửa hàng

Cho dù bạn có biết hay không, nhiều công việc hàng ngày chi phối hoạt động bán lẻ nhỏ đều dựa trên các chiến lược và phong cách cũ, như đếm hàng tồn kho bằng tay, tạo lịch trình thủ công và nhập từng giao dịch bán hàng vào sổ sách kế toán phần mềm. Mặc dù những phương pháp này có thể hữu ích, nhưng chúng khiến bạn tốn thời gian mà có thể được đầu tư vào nơi khác.

Thay vì để các kỹ thuật rườm rà làm ảnh hưởng đến năng suất của bạn, hãy thực hiện các bước để hợp lý hóa các hoạt động và tận dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả nhất.

• Tạo danh sách việc cần làm và công việc: Có hai loại người trên thế giới:những người lập danh sách và những người liên tục gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ vì họ không làm như vậy. Vì dung lượng bộ nhớ làm việc của chúng ta có hạn, với tư cách là người quản lý, danh sách việc cần làm chính là chiếc phao cứu sinh của bạn. Thay vì lập kế hoạch cho những việc cần chăm sóc và hy vọng rằng bạn có thể nhớ chúng một cách vô ích, hãy lập danh sách những việc cần làm cho người bạn thân mới của bạn. Danh sách bạn sử dụng có thể phức tạp đến mức cần thiết, ghi lại tất cả các thủ tục mở, hàng ngày và đóng cửa cũng như các công việc hàng giờ như sắp xếp các kệ hàng và giám sát nhân viên. Các thành viên trong nhóm của bạn cũng có thể sử dụng danh sách; điều này có thể giúp đảm bảo tất cả các nhiệm vụ cần thiết của nhân viên được quản lý phù hợp.
• Sử dụng các công cụ tự động: Tự động hóa là một lợi ích to lớn đối với các loại hình kinh doanh, và bán lẻ không phải là ngoại lệ. Hầu như tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách sử dụng công nghệ tự động, bao gồm quản lý hàng tồn kho, lập lịch trình cho nhân viên, theo dõi bán hàng và tạo báo cáo. Với hệ thống POS phù hợp, bạn có thể tối ưu hóa tất cả các tác vụ này, đưa bộ công cụ quản lý đầy đủ vào tầm tay của bạn.
• Duy trì đồng hồ cửa hàng: Bạn có biết trước mình đang làm gì mỗi giây phút mỗi ngày không? Nếu không, bạn nên. Đồng hồ cửa hàng là lịch trình từng giờ để chỉ ra những gì đang xảy ra tại cửa hàng của bạn. Ví dụ:lúc 9 giờ sáng, bạn có thể vào cửa hàng, bật đèn, dọn dẹp và đảm bảo cửa hàng của bạn đã sẵn sàng hoạt động. Vào lúc 10 giờ sáng, có thể bạn sẽ mở khóa cửa, đảm bảo nhân viên của bạn có mặt để hỗ trợ khách hàng, sau đó quay lại làm các công việc hành chính.

Sử dụng các kỹ thuật tinh gọn

Trong kinh doanh, thuật ngữ “tinh gọn” đề cập đến các chiến lược và quy trình giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa hiệu quả để tăng lợi nhuận cuối cùng của bạn. Mặc dù thuật ngữ này được áp dụng phổ biến nhất cho các ứng dụng sản xuất và chế tạo, nhưng nhiều nguyên tắc tinh gọn có thể được áp dụng cho hoạt động kinh doanh bán lẻ của bạn.

Ví dụ, hãy xem xét lịch trình của cửa hàng. Nếu bạn giống như nhiều chủ cửa hàng, bạn có thể có cùng một số lượng người làm việc vào cùng một thời điểm, mỗi ngày bạn mở cửa. Có thể bạn có thêm một vài người trong lịch trình vào cuối tuần hoặc những ngày lễ nhiều mua sắm, nhưng nếu không, việc lên lịch là tương đối thường xuyên. Bằng cách sử dụng chiến thuật tinh gọn để sửa đổi lịch trình, các nhà bán lẻ có thể sử dụng xu hướng dữ liệu do hệ thống quản lý bán lẻ của họ cung cấp để xác định chính xác thời điểm cửa hàng bận rộn nhất - và thời điểm cần ít nhân viên hơn để hoạt động thành công. Chỉ cắt giảm một vài thành viên trong nhóm khi họ không cần thiết có thể dẫn đến tiết kiệm hàng nghìn đô la mỗi tuần.

Cách bạn sử dụng phương thức bán lẻ tinh gọn cuối cùng sẽ phụ thuộc vào cách cửa hàng của bạn hiện đang hoạt động và những điểm khó khăn mà bạn đang gặp phải, nhưng nhiều cửa hàng bán lẻ có thể hưởng lợi từ:

• Tổ chức cửa hàng dựa trên mức độ phổ biến của sản phẩm.
• Sơ đồ mặt bằng thiết kế lại việc ghép nối các mục như các mục với nhau.
• Các chiến lược thanh toán được cập nhật để giảm thiểu thời gian xếp hàng chờ đợi và đăng ký.
• Căn chỉnh lối đi để tối đa hóa lưu lượng xe hàng.
• Sử dụng trực quan phòng lưu trữ dựa trên cách bố trí cửa hàng.
• Tối ưu hóa các quy trình hành chính, chẳng hạn như nghĩa vụ kế toán và trả lương.

Sử dụng các Chỉ báo Hiệu suất Chính

Thường được gọi là KPI, các chỉ số hiệu suất chính có thể cung cấp thông tin chi tiết về doanh nghiệp của bạn mà bạn không biết là mình cần. Những chỉ số này có thể là một phần quan trọng trong việc đánh giá về cơ bản doanh nghiệp của bạn, cho biết bạn đang làm tốt những gì và chưa tốt. KPI có thể liên quan đến các chỉ số tài chính, như tổng doanh thu hoặc các lĩnh vực khác của doanh nghiệp bạn, như vòng quay hàng tồn kho.

Mặc dù KPI có thể tồn tại ở nhiều mức độ, nhưng một số thống kê quan trọng nhất trong hoạt động bán lẻ nhỏ bao gồm:

• Biên lợi nhuận gộp: Được tính bằng cách chia lợi nhuận gộp cho doanh thu, con số này có thể cho bạn biết thêm về lợi nhuận thực tế mà bạn đang kiếm được khi bán hàng của mình.
• Giữ chân khách hàng: Có bao nhiêu khách hàng quay lại? Bằng cách theo dõi doanh số bán hàng lặp lại, bạn có thể tìm hiểu thêm về mức độ mà khách hàng thích những gì bạn cung cấp.
• Vòng quay hàng tồn kho: Biết mức độ thường xuyên bạn phải chuyển hàng tồn kho của mình có thể là một phần thiết yếu để xem xu hướng bán hàng của bạn như thế nào theo thời gian. Đầu tiên, chọn một khoảng thời gian như 30 ngày và tính giá vốn hàng bán trong khoảng thời gian này. Sau đó, chia con số này cho khoảng không quảng cáo trung bình của bạn trong khoảng thời gian đó.
• Bán hàng theo danh mục: Một số danh mục sản phẩm có thể hoạt động tốt hơn những danh mục sản phẩm khác. Đánh giá loại nào thành công nhất có thể giúp bạn học cách ưu tiên khoảng không quảng cáo của mình.
• Bán hàng theo foot vuông: Bằng cách chia doanh số bán hàng cho diện tích mặt bằng trong cửa hàng, bạn có thể thấy mức độ hiệu quả của việc sử dụng không gian và hiệu quả của các nhân viên, đặc biệt là so với các đối thủ cạnh tranh và theo thời gian.
• Chi tiêu trung bình của khách hàng: Nếu khách hàng trung bình của bạn chỉ chi 15 đô la cho bạn thay vì 150 đô la, bạn có thể muốn xem xét tăng nỗ lực của mình để thúc đẩy doanh số bán hàng cho những người mua sắm hiện tại. Con số này có thể được tìm thấy bằng cách chia tổng doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian cho tổng số giao dịch.
• Sự khác biệt qua từng năm: Doanh số bán hàng của bạn đang giảm dần qua từng năm hay tỷ suất lợi nhuận của bạn đang tăng lên? Bằng cách theo dõi số liệu thống kê từ năm này sang năm khác, bạn có thể theo dõi tốc độ tăng trưởng và hiểu được doanh nghiệp của mình đang thay đổi như thế nào theo thời gian.

Đánh giá KPI không chỉ để bạn tham khảo. Theo dõi KPI hàng tháng hoặc hàng tuần để theo dõi các xu hướng và vấn đề mà nếu không sẽ không thể nhận thấy ngay được. Nó cũng giúp chia sẻ những số liệu này với cấp quản lý và nhân viên chủ chốt thường xuyên trong các cuộc họp nhóm.

Bán lẻ ngày nay đang ở một ngã rẽ thú vị. Khi các nhà bán lẻ hộp lớn tiếp tục cắt giảm các nhà bán lẻ nhỏ về giá, thì việc áp dụng các phương pháp quản lý chặt chẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn đối với việc phát triển các công ty truyền thông.

Đọc phần 2 về bốn phương pháp bổ sung mà người quản lý cửa hàng nên áp dụng để cải thiện hiệu suất kinh doanh.