Việc được tổ chức quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn? Theo một nghiên cứu gần đây của Office Depot, phần lớn các chủ doanh nghiệp nhỏ (83%) cho rằng văn phòng có tổ chức là một phần quan trọng để vận hành thành công một doanh nghiệp. Trên thực tế, gần 2/3 (63%) tin rằng văn phòng càng được tổ chức tốt, doanh nghiệp càng có lãi.
Cụ thể, các chủ doanh nghiệp nhỏ nói rằng tổ chức là điều cần thiết để đáp ứng thời hạn và tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Cá nhân tôi, tổ chức luôn là một thách thức đối với tôi, nhưng tôi luôn cố gắng cải thiện.
Điều quan trọng là phải hiểu tổ chức có ý nghĩa như thế nào đối với bạn — và điều đó có thể khác nhau đối với mỗi người. Ví dụ, tôi có một đồng nghiệp làm việc xung quanh là những chồng giấy, giá sách tràn ngập và các ghi chú Post-it ở khắp mọi nơi. Đối với hầu hết mọi người, nó có thể trông giống như vô tổ chức hoàn toàn, nhưng cô ấy có thể ngay lập tức tìm thấy thứ mình cần giữa tất cả “mớ hỗn độn”. Mặc dù tôi không quá cực đoan, nhưng tôi hoạt động tốt hơn khi các dự án mà tôi hiện đang làm việc chất đống xung quanh tôi trong tầm nhìn dễ thấy, thay vì được lưu trữ trong ngăn kéo bàn. Mặt khác, tôi biết một số chủ doanh nghiệp không thể hoàn thành công việc gì trừ khi máy tính để bàn của họ sạch như bàn mổ. Để mỗi người của riêng mình! Chìa khóa là biết cách bạn làm việc hiệu quả nhất và không cố ép mình vào một hệ thống không phù hợp với bạn.
Những vấn đề tổ chức nào đang cản trở doanh nghiệp của bạn nhiều nhất? Với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, chúng ta nên tập trung vào điều gì sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất - không phải cố gắng sắp xếp từng inch vuông trong văn phòng của bạn. Bạn có gặp khó khăn khi đặt tay vào các tài liệu quan trọng, chẳng hạn như hợp đồng hoặc đề xuất, khi bạn cần chúng nhất không? Hay là vấn đề nhiều hơn là vấn đề quản lý thời gian — ví dụ:tự đặt lịch hẹn nhiều lần cho các cuộc hẹn hoặc bỏ lỡ các cuộc gặp khách hàng vì lịch của bạn không có tổ chức? Tìm ra những gì quan trọng nhất để làm cho doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru hơn và nhắm mục tiêu các nỗ lực tổ chức của bạn vào đó.
Khi bạn đã có kế hoạch cho những gì bạn muốn hoàn thành, hãy tích trữ các công cụ cần thiết để đạt được điều đó. Các doanh nhân trong cuộc khảo sát của Office Depot cho biết thư mục tài liệu là công cụ tổ chức được họ sử dụng nhiều nhất (85%), tiếp theo là giá và ngăn kéo (69%), lịch (68%), hộp đựng (64%) và ghi chú dán (61%) . Có các phụ kiện tổ chức phù hợp sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ theo thứ tự. Lập kế hoạch trước khi mua sắm sẽ giúp bạn không mua những thứ bạn không cần.
Ngày nay, có rất nhiều lựa chọn để tổ chức kỹ thuật số đến mức bạn có thể sắp xếp văn phòng của mình theo thứ tự mà không cần in, nộp hoặc lưu trữ một tờ giấy nào. Mặc dù cách tiếp cận kỹ thuật số không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng nếu nó phù hợp với bạn, thật tuyệt! Bạn đang tiết kiệm cây và tiết kiệm không gian. Ngoài những lợi ích này, việc số hóa thông tin quan trọng đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn một bản sao. Chỉ cần lưu trữ nó trên đám mây và / hoặc trên ổ đĩa sao lưu, và bạn sẽ có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng của mình cho dù bạn ở đâu hoặc ngay cả khi thảm họa xảy ra (như hỏa hoạn thiêu rụi các tủ tài liệu của bạn). Mua một máy quét tốt để quét các tài liệu quan trọng của bạn, chẳng hạn như hồ sơ nhân viên, hồ sơ thuế, hợp đồng và hơn thế nữa, thực sự có thể thay đổi cuộc đời bạn. Tất nhiên, để đảm bảo bạn có thể tìm thấy thông tin của mình trên đám mây, bạn cần tạo hệ thống đặt tên tệp và thiết lập các thư mục kỹ thuật số để lưu trữ mọi thứ.
Tổ chức công việc kinh doanh của bạn có vẻ quá sức nếu bạn không tự nhiên gọn gàng. Nhờ nhân viên của bạn trợ giúp (ví dụ:họ có thể xử lý việc quét và các yếu tố điều hành khác mà bạn không có thời gian). Bạn cần trợ giúp nhiều hơn những gì nhân viên của bạn có thể cung cấp cho bạn? Cân nhắc thuê một nhà tổ chức chuyên nghiệp chuyên về chủ doanh nghiệp. Họ có thể giúp bạn bắt đầu đi đúng hướng bằng cách loại bỏ những gì bạn không cần, quyết định những gì bạn cần và sắp xếp phần còn lại theo cách phù hợp với bạn.
Việc tổ chức công việc kinh doanh của bạn cảm thấy rất tuyệt vời — nhưng cũng như với bất kỳ hình thức thay đổi nào khác, bạn rất dễ trở lại những thói quen cũ (và xấu). Để tránh điều này, hãy dành ra 30 phút mỗi tuần để sắp xếp văn phòng của bạn. Tôi thích làm việc này vào các buổi chiều thứ Sáu để có thể cảm thấy như mình đang kết thúc một tuần thật tốt. Bằng cách thường xuyên sắp xếp một chút, bạn sẽ có thể giữ cho mọi thứ ổn định mà không cần phải nỗ lực quá nhiều và việc duy trì tổ chức dường như không quá sức.
Cần thêm ý tưởng để tổ chức doanh nghiệp của bạn tốt hơn? Các cố vấn kinh doanh tại SCORE có thể trợ giúp mọi thứ, từ việc chọn sản phẩm phù hợp đến số hóa văn phòng và sắp xếp hợp lý các ngày của bạn. Truy cập www.score.org để tìm hiểu thêm.