Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, chắc hẳn bạn đã rơi vào bẫy khi phải thực hiện nhiều nhiệm vụ trong một khoảng thời gian có hạn.

Mặc dù không có công thức kỳ diệu nào để đạt được sự cân bằng phù hợp và quản lý thời gian của bạn một cách liền mạch, nhưng bạn có thể cải thiện kỹ năng xử lý thời gian của mình để hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong danh sách việc cần làm của mình.

Dưới đây là một số cách giúp bạn kiểm soát mọi thứ khi làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.

1. Lập danh sách việc cần làm trước khi bắt đầu ngày mới

Chúng ta quá bận tâm khi làm việc với nhiều nhiệm vụ, đến nỗi chúng ta thường có xu hướng đánh giá thấp tầm quan trọng của danh sách việc cần làm. Mặc dù hầu hết mọi thứ trong thế giới kinh doanh đều rất khó đoán và mọi thứ có thể thay đổi từng giây, nhưng việc phát triển danh sách việc cần làm có thể giúp bạn xác định rõ ràng ý tưởng, hình dung suy nghĩ và hướng tới mục tiêu cuối cùng.

Hãy nhớ rằng bạn có thể phải sửa đổi danh sách việc cần làm của mình khi ngày diễn ra. Bạn cũng có thể ghi lại tất cả các bài tập quan trọng vào đêm hôm trước, thức dậy với một khởi đầu mới và tập trung vào việc mang lại kết quả tốt nhất.

2. Xác định khẩn cấp VS. quan trọng

Nghe có vẻ không bình thường, một khi thời hạn bắt đầu đến gần, có thể khó nhìn thấy gỗ từ cây. Chúng ta bị choáng ngợp với những công việc hàng ngày đến nỗi đôi khi chúng ta không nhận ra được nhiệm vụ nào cần phải chú ý ngay lập tức. Lưu ý ngay lập tức, chúng tôi muốn nói đến những nhiệm vụ sẽ có tác động tiêu cực đến toàn bộ dự án nếu không được hoàn thành và có thể dẫn đến thất bại.

Ưu tiên, ưu tiên, ưu tiên. Xác định các nhiệm vụ khẩn cấp và xử lý các vấn đề nhức nhối trước khi trả lời một danh sách vô tận các email và trả lại các cuộc gọi ít kịp thời hơn.

Ngoài ra, đừng cố gắng tránh giải quyết các vấn đề khẩn cấp vì bạn muốn thoát khỏi một tình huống không thoải mái. Ví dụ:nếu một trong những khách hàng của bạn đang phàn nàn về dịch vụ của bạn vì họ có vấn đề với ứng dụng, bạn cần phải giải quyết vấn đề ngay lập tức và đề xuất một giải pháp thỏa mãn có thể. Bạn không nên để khách hàng của mình chờ đợi vì họ sẽ dễ trở nên khó chịu và thậm chí có thể quyết định ngừng sử dụng dịch vụ của bạn.

Những loại vấn đề này sẽ không tự giải quyết được và sẽ thường xuyên ăn thịt bạn. Sau đó, bạn sẽ không thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

3. Lên lịch thời gian cho những lần gián đoạn

Từ vô số thông báo đến từ phương tiện truyền thông xã hội, di động của bạn hoặc mọi người, có nhiều gián đoạn có thể phá vỡ sự tập trung của bạn. Mặc dù việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hàng ngày của bạn là cần thiết, nhưng điều quan trọng là phải phân bổ một chút thời gian cho những mối quan tâm làm gián đoạn quy trình làm việc sáng tạo của bạn.

Lập kế hoạch thời gian, một giờ hoặc thậm chí hai giờ và đặt tên là “giờ hành chính”. Trong giờ hành chính, hãy để tất cả các kênh liên lạc mở và bắt đầu xử lý thông tin đến từ thế giới bên ngoài. Bằng cách này, bạn có thể tập trung sự chú ý vào công việc thực sự và giảm thiểu thời gian lãng phí khi làm những việc ít liên quan hơn.

4. Tạo thời gian không có email trong ngày

Julie Morgensen, tác giả của cuốn sách “Không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng”, khuyên bạn nên dành ra ít nhất một giờ mỗi ngày khi bạn không kiểm tra email của mình. Cô ấy cũng tuyên bố rằng thời gian tốt nhất để làm điều đó là vào sáng sớm khi chúng ta có đủ năng lượng và nhiệt huyết để thực hiện các nhiệm vụ ưu tiên cao thay vì trả lời email một cách ngẫu nhiên.

5. Ô thời gian cho công việc của bạn

Cách dễ nhất để chống lại sự hoảng sợ do thời hạn chót là tạo ra các khoảng thời gian cố định và tuân thủ chúng. Đây được gọi là quyền anh thời gian. Quyền anh thời gian giúp bạn hoàn thành công việc kịp thời và tránh cho công việc của bạn bị kéo dài liên tục. Bất kể thời hạn của bạn là trong ngày hay trong tháng, thời gian bạn cần để hoàn thành nhiệm vụ của mình phụ thuộc vào thời gian bạn dành cho bản thân. Đương nhiên, hãy đảm bảo bạn đặt ra thời gian có thể đạt được và cố gắng hoàn thành thành công thời hạn của mình.

6. Nâng cấp bộ kỹ năng của bạn

Nếu bạn muốn tăng sản lượng của mình, hãy cân nhắc đầu tư vào kiến ​​thức và kỹ năng của bạn và nhóm của bạn.

Bằng cách nâng cấp các kỹ năng của mình, bạn sẽ có thể quản lý các nhiệm vụ của mình hiệu quả và dễ dàng hơn, tăng năng suất tổng thể và tận dụng tối đa nhóm của bạn. Ví dụ:nếu bạn muốn sản xuất nhiều nội dung chất lượng tốt hơn mỗi ngày, bạn nên đọc về các kỹ thuật viết mới và bắt kịp xu hướng bằng cách đọc các blog phát triển cá nhân hạng A.

7. Đầu tư vào các công cụ quản lý thời gian

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, việc xử lý nhiều tác vụ mà không sử dụng một số công cụ giao tiếp hoặc quản lý thời gian, chẳng hạn như Slack hoặc Hubstaff, gần như là điều không tưởng. Ngoài ra, nếu bạn muốn giảm thiểu thời gian sắp xếp tệp và tài liệu, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ như Dropbox và OneDrive.

Bạn nên nghiên cứu sâu rộng, xem xét các công cụ quản lý dự án tốt nhất , và chọn một cái phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Nếu bạn đang thực hiện một dự án cuối tuần, thì những thứ như Trello là đủ. Tuy nhiên, nếu các dự án của bạn kéo dài trong vài tháng hoặc thậm chí lâu hơn, thì bạn nên xem xét thêm các công cụ như Active Collab và Basecamp.

Một công cụ quản lý dự án có thể giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm đáng kể thời gian mỗi ngày bằng cách tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả hơn. Nó sẽ cho phép bạn không chỉ giao tiếp mà còn chia sẻ hình ảnh và động não các ý tưởng chỉ trong vài giây. Nó cũng có thể giúp bạn và nhóm của bạn giữ vững lập trường, tập trung vào công việc có ý nghĩa.

Bạn không nên chỉ giới hạn mình trong PM và các công cụ giao tiếp. Xác định các công việc lặp đi lặp lại chiếm nhiều thời gian của bạn và tìm kiếm các ứng dụng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

8. Hãy thực tế

Biết những hạn chế của bạn. Xét đến nhu cầu ngày càng tăng của thị trường, rất khó để thoát khỏi thực tế khắc nghiệt là phải thực hiện nhiều nhiệm vụ hàng ngày. Dù bạn muốn có thể hoàn thành tất cả các công việc hàng ngày của mình, bạn phải biết rằng mức năng suất của chúng ta không phải lúc nào cũng giống nhau. Sau khi tạo danh sách các ưu tiên, hãy xác định xem bạn làm việc hiệu quả như thế nào và bạn có thể xử lý bao nhiêu nhiệm vụ vào ngày cụ thể đó. Thay vì cố gắng quá sức, hãy tập trung nỗ lực để làm hết sức mình cho các nhiệm vụ trước mắt.