Một cuộc họp được điều hành tốt có thể chứng tỏ là vô giá đối với tổ chức của bạn và giúp thúc đẩy sự phát triển cũng như các ý tưởng mới trong tổ chức của bạn. Tuy nhiên, một cuộc họp được điều hành kém không chỉ có thể làm suy yếu tinh thần công ty mà còn khiến bạn mất hàng nghìn đô la mỗi năm với mức lương và năng suất bị giảm.
Ví dụ, một cuộc họp hàng tuần kéo dài một giờ với 10 người tham dự có thể tiêu tốn trung bình 20.000 đô la một năm. Vì vậy, bạn phải tự hỏi mình, cuộc họp có xứng đáng với chi phí không? Và nếu vậy, làm thế nào bạn có thể tối đa hóa thời gian của mình và tạo ra giá trị cao nhất từ mỗi cuộc họp?
Các cuộc họp là để tạo ra giá trị, không phải chơi trò chính trị, che đậy mặt sau của bạn hoặc đơn giản vì “đó là cách chúng tôi luôn làm mọi việc.”
Nếu cuộc họp không tạo ra giá trị, hãy hủy cuộc họp. Bạn sẽ tiết kiệm ngay lập tức từ thời gian được giải phóng của nhân viên, chưa kể đến cơ hội để họ làm những công việc khác có giá trị hơn.
Các cuộc họp là một nơi tuyệt vời để động não ý tưởng, đi đến quyết định quan trọng, thu hút sự đồng tình của nhân viên hoặc phối hợp thực hiện. Chỉ cần đảm bảo lĩnh vực bạn đang cân nhắc, quyết định bạn đang đưa ra hoặc dự án bạn đang điều phối tạo ra đủ giá trị cho công ty của bạn để công ty mang lại lợi tức tốt cho khoản đầu tư cho cuộc họp của bạn.
Hãy biến nó thành một nét văn hóa “phải có” khi có một người lãnh đạo (hoặc ít nhất là người điều hành) cho mọi cuộc họp, người đã đưa ra ý tưởng cho cuộc họp. Lý tưởng nhất, điều này có nghĩa là soạn thảo một chương trình làm việc bằng văn bản có sẵn cho tất cả những người tham gia trước cuộc họp, để họ có thể tự mình chuẩn bị.
Nếu có thông tin cụ thể hoặc công việc chuẩn bị khác mà những người tham gia cần chuẩn bị sẵn sàng, hãy trình bày rõ ràng thông tin đó trong chương trình.
Một lần nữa, đây không chỉ là về việc tạo ra một “chính sách” (mà trong nhiều tổ chức sẽ đơn giản bị bỏ qua) mà còn về việc biến nó trở thành một văn hóa cần phải có trong công ty của bạn mà đây là cách chúng tôi thực hiện các cuộc họp - chúng tôi lên kế hoạch trước cho chúng , chúng tôi đã viết các chương trình nghị sự, chúng tôi đã chuẩn bị đầy đủ.
Điều này có nghĩa là bắt đầu cuộc họp đúng giờ và mong đợi tất cả những người tham gia cuộc họp chuẩn bị sẵn sàng. Nếu Tim đến muộn hoặc không chuẩn bị trước, hãy riêng tư giữ anh ấy lại sau cuộc họp để trò chuyện với người lớn.
“Tim, tôi nhận thấy hôm nay bạn đến muộn 12 phút và bạn không có số Calloway mà chúng tôi cần để sẵn sàng chia sẻ. Có điều gì đã xảy ra cản trở việc đó không? Nó thực sự có tác động đến cuộc họp và các đồng nghiệp của bạn. ”
Tất cả chúng ta đều sẽ có lúc xảy ra sự việc, nhưng nếu Tim lặp đi lặp lại những điều sắp xảy ra thì đó là điều bạn không thể chấp nhận được. Định khung nó về tác động của hành vi đó đối với những người tham gia khác và công ty. Yêu cầu sự đồng ý hoàn toàn của anh ấy để thay đổi hành vi đó. Kiểu giao tiếp ngay lập tức và trực tiếp, tôn trọng và được thực hiện riêng tư sau cuộc họp, thường sẽ giúp làm sạch hành vi của Tim.
Có một chương trình làm việc là một việc, nhưng hoàn toàn là một việc khác để thực sự tuân theo nó.
Đảm bảo rằng bất cứ ai chủ trì cuộc họp sẽ hướng dẫn cuộc trò chuyện, tạo tiếng nói cho tất cả những người tham gia, đẩy lùi những khoảnh khắc kém hiệu quả trong quá khứ khi cuộc họp sắp đi vào ngõ cụt. Tất nhiên, có những lúc đường tiếp tuyến mà Sarah đưa ra rất rực rỡ và tạo ra một cách hoàn toàn mới để nhìn nhận tình huống và cách hành động tốt nhất.
Các nhà lãnh đạo giàu kinh nghiệm biết khi nào để tính tự phát và sáng tạo ngự trị tự do. Đôi khi, việc từ bỏ chương trình làm việc đã được hình thành trước của bạn là một bước đi đúng đắn cho công ty.
Để có một cuộc họp hiệu quả là một điều, nhưng để đạt được giá trị của cuộc họp đó, mọi thứ phải được hoàn thành. Vào cuối cuộc họp, hãy quay lại và làm rõ một cách rõ ràng các cam kết hành động trong cuộc họp. Nó có thể giống như sau:
“Hãy tóm tắt lại những gì chúng tôi đã đồng ý làm. Tim, bạn có hai bước hành động kể từ hôm nay, X và Y, cả hai bước này sẽ được thực hiện trước ngày kết thúc kinh doanh vào thứ Sáu này. Bạn đã đồng ý đánh dấu chúng hoàn thành trên bảng dự án khi hoàn thành. Sarah, bạn sở hữu mục Z, sẽ đến hạn vào ngày 15 và bạn sẽ đưa ra bản tóm tắt kết quả trong báo cáo hàng tuần tiếp theo của mình… ”
Làm rõ ai sở hữu nhiệm vụ nào, thời điểm và cách họ sẽ “kết thúc vòng lặp” bằng cách báo cáo lại việc hoàn thành nhiệm vụ là một nửa trận chiến cho trách nhiệm giải trình. Nửa còn lại đang tiếp tục theo dõi để đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao. Theo mặc định, người lãnh đạo cuộc họp phải có trách nhiệm kiểm tra tình trạng của tất cả những người có nhiệm vụ và quy trách nhiệm cho họ nếu không được thực hiện như đã thỏa thuận. Tất nhiên, người đó có thể ủy thác trách nhiệm tiếp theo này, nhưng theo mặc định, điều này hoạt động tốt.
Đây là email liệt kê các điểm dữ liệu, quyết định, các bước tiếp theo (Ai? Cái gì? Khi nào? Cách đóng vòng lặp?).
Một nhận xét cuối cùng về việc thực hiện — với tư cách là người lãnh đạo trong công ty của bạn, bạn phải mô hình hóa hành vi mà bạn muốn người khác bắt chước.
Vào cuối cuộc họp, bạn có rõ ai là người thực hiện các bước tiếp theo và vào thời điểm nào không? Bạn có theo dõi họ và yêu cầu họ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao không? Bạn có thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ hành động của mình ngoài các cuộc họp không?
Văn hóa chịu trách nhiệm được xây dựng một phần lớn bởi các nhà lãnh đạo luôn thực hiện các hành vi mà họ muốn nhóm của mình tiếp thu.
Khi bạn bắt đầu thực hiện 7 bí quyết này, bạn sẽ thấy rằng các cuộc họp của mình ngắn hơn và hiệu quả hơn, dẫn đến năng suất cao hơn trong các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.