Công việc từ xa đã trở thành một công việc chính yếu của các công ty lớn nhỏ. Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là nơi để tồn tại.
Vậy quản lý nhân viên từ xa trông như thế nào?
Chúng tôi đã tìm đến các chủ doanh nghiệp để nhận được lời khuyên của họ về cách quản lý một nhóm từ xa.
Có thể bạn đã nghe nói về một số công cụ này. Những người khác có thể làm bạn ngạc nhiên.
Chỉ có rất nhiều điều có thể được thực hiện thông qua email. Khi bạn cần hoàn thành một việc gì đó bên ngoài chuỗi email dài vô tận và bạn đang thiếu kết nối trực tiếp thường xảy ra trong các cuộc họp truyền thống, Zoom sẽ là công cụ cần thiết của bạn. Trong khi hội nghị truyền hình nhóm là tính năng chính, Zoom cũng có khả năng chia sẻ màn hình cũng như khả năng ghi lại các cuộc họp để sử dụng trong tương lai hoặc cho những cá nhân không thể tham dự.
- Jon Schneider, Recruiterie
Việc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive không chỉ cho phép bạn lưu trữ các tệp lớn ở một vị trí tập trung mà còn cho phép bạn cộng tác làm việc trên các tệp với các thành viên trong nhóm trong thực tế- thời gian, sử dụng các tính năng của Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày được cung cấp thông qua Google Drive. Lưu trữ đám mây cũng hữu ích khi tệp quá lớn để gửi qua email, chỉ cần chia sẻ những tài liệu này qua Google Drive đảm bảo bất kỳ ai cũng có thể lấy chúng bất kỳ lúc nào.
- Denise Gredler, BestCompaniesAZ
Phần mềm Quản lý Dự án là công cụ hữu ích của tôi để quản lý nhân viên từ xa cho một đại lý PR Kỹ thuật số. Cho dù bạn thích Asana, Trello hay thứ gì đó tương tự, phần mềm quản lý dự án sẽ cách mạng hóa khả năng quản lý của bạn. Hầu hết các phần mềm không chỉ có thể tùy chỉnh và trực quan mà còn rất đẹp đối với những người quản lý như tôi, những người muốn tổ chức thẩm mỹ. Vì vậy, trước khi bạn nghĩ đến việc thuê một trợ lý, hãy thử một công cụ quản lý dự án.
- Emily Bosak, Markitors
Microsoft Teams rất có giá trị đối với nhóm từ xa của tôi. Đây là nơi mà hầu hết các thư từ với nhóm xảy ra. Đó là một ứng dụng trò chuyện được thiết kế cho các cuộc họp và tài liệu. Nó cũng hoạt động tốt cho các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên nhưng tốt nhất khi bạn đang đưa ra một đề xuất hoặc phác thảo một dự án cùng với nhóm. Bạn có thể thực hiện cuộc gọi điện video, chia sẻ màn hình và ghi lại mọi cuộc thảo luận trong các tin nhắn dạng dài. Nó gần như được phát minh lại email và không kết thúc ở đó. Bạn có thể làm được nhiều việc hơn với Microsoft Teams khi kết nối nó với các ứng dụng được hỗ trợ khác bằng quy trình làm việc tự động của Zapier. Theo dõi các hóa đơn trong Nhóm khi chúng được thanh toán, nhận được khả năng hiển thị ngay lập tức với các khách hàng tiềm năng mới bằng cách đăng chúng lên kênh tự động khi chúng đến và hơn thế nữa.
- Manny Hernandez, Wealth Growth Wisdom, LLC
Khi bạn có một nhóm nhân viên làm việc từ xa, có khả năng làm việc ở những nơi khác nhau và vào những thời điểm khác nhau, Trello là một sự gửi gắm của Chúa. Thực tế là bạn có thể sử dụng nó miễn phí cũng giúp! Có một phiên bản “Vàng” thương mại, nhưng tôi luôn thấy rằng chức năng miễn phí là đầy đủ hơn cả. Về cơ bản là một sự thay thế cho một bảng trắng văn phòng khổng lồ được bao phủ bởi các ghi chú dán, Trello giúp dễ dàng và trực quan để quản lý các dự án, giao nhiệm vụ cho những người tham gia khác nhau và làm việc cộng tác. Nó đòi hỏi sự tham gia của cả nhóm, vì mọi người cần làm phần việc của mình để đảm bảo các bảng được sử dụng nhất quán và luôn cập nhật. Tuy nhiên, tôi chưa gặp phải bất kỳ doanh nghiệp nào mà việc sử dụng Trello (hoặc tương tự) không giúp ích một cách nghiêm túc cho năng suất và tổ chức.
- Ben Taylor, HomeWorkingClub.com
Threads là một trang tổng quan trực quan giúp nắm bắt, biên dịch và tổ chức tất cả các thông tin liên lạc của doanh nghiệp bạn thành một nền tảng dễ truy cập. Đối với nhân viên từ xa và người quản lý của họ, Threads tạo ra một quy trình giao tiếp được tổ chức hợp lý với các tính năng bao gồm tích hợp CRM, quản lý hộp thư đến được chia sẻ, cũng như ghi âm và ghi âm cuộc gọi.
- John Yardley, Chủ đề
Time Doctor là công cụ tôi muốn giới thiệu cho bất kỳ ai cần quản lý nhân viên từ xa. Time Doctor là một công cụ theo dõi năng suất. Ứng dụng này chụp ảnh màn hình của người dùng và ghi lại thời gian họ làm việc trong ngày. Một mối quan tâm của nhiều người về phần mềm theo dõi thời gian là nó có thể xâm phạm quyền riêng tư cá nhân như thế nào. May mắn thay, Time Doctor rất dễ tùy biến. Bạn có thể chọn và chọn thông tin nào được ghi lại và lưu, chẳng hạn như các lần gõ phím và nhấp chuột. Time Doctor giúp chúng tôi biết rằng nhóm từ xa của chúng tôi đang đi đúng hướng và làm những gì họ phải làm trong suốt cả ngày. Tuy nhiên, chỉ riêng công cụ theo dõi thời gian sẽ không giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Giao nhiệm vụ với các mốc và thời hạn rõ ràng sẽ giúp nhóm từ xa của bạn làm việc hiệu quả nhất có thể!
- David Lynch, Payette Forward
Slack là một công cụ tuyệt vời để làm việc từ xa vì nó thu hẹp khoảng cách trong giao tiếp nội bộ thường bị thiếu khi bạn không ở trong văn phòng. Nó cho phép đồng đội và các phòng ban di chuyển các dự án một cách nhanh chóng bằng cách chia sẻ ý tưởng và nhận xét trong thời gian thực. Tính năng 'nhắc nhở' luôn hữu ích cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ và thời hạn quan trọng. Bạn có thể tạo lời nhắc cho bài tập và tin nhắn để không bị mất dấu và để mọi thứ trôi qua vết nứt. Đối với bất kỳ ai làm việc từ xa, đây có thể là một tính năng thay đổi trò chơi. Về cơ bản, đây là một công cụ cộng tác từ xa để nhắn tin tức thì và đảm bảo rằng công việc luôn hiệu quả. Ngoài ra, khi bạn biết mọi người đang làm gì, bạn có thể duy trì động lực và rõ ràng trong vai trò của mình ngay cả khi làm việc từ xa và Slack giúp bạn đạt được điều đó.
- Nate Masterson, Maple Holistics
Chúng tôi đã thử khá nhiều công cụ để quản lý nhóm từ xa trong ba năm mà chúng tôi làm việc từ xa. Một trong số đó nổi bật là Jira vì một số lý do. Trước hết, chúng tôi có khá nhiều nhà phát triển trong nhóm của mình và Jira là một trong những nhà phát triển hoàn hảo. Bạn có thể theo dõi các vấn đề và lỗi, có quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, tạo lộ trình sản phẩm và hơn thế nữa. Bạn thậm chí có thể điều chỉnh Jira theo phong cách làm việc ưa thích của mình - chúng tôi làm việc theo phương pháp nhanh nhẹn và Jira tự thích nghi rất tốt. Nó cũng có thể được sử dụng cho các phòng ban khác - những người làm marketing của chúng tôi thích sự đơn giản và dễ sử dụng của nó nếu bạn chỉ sử dụng các tính năng chính của nó. Chúng tôi có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về ai đã làm gì và khi nào, công việc có được hoàn thành hay không và họ đã dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ nhất định. Nói cách khác, tất cả những gì cần thiết để biết liệu một nhóm từ xa có thực hiện công việc của mình hay không là đăng nhập vào Jira.
- Malte Scholz, Airfocus
DocHub là một công cụ tuyệt vời mà nhóm bảo lãnh, nhà thầu từ xa của tôi và tôi sử dụng gần như hàng ngày tại công ty của tôi, Simple Life Insurance, cung cấp dịch vụ môi giới độc lập cho bảo hiểm nhân thọ . DocHub về cơ bản giống như một trình tạo PDF cộng tác sống động. Do chúng tôi đang nghiên cứu và viết báo giá chính sách cho khách hàng tiềm năng ngày này qua ngày khác, chúng tôi cần một công cụ tạo ra các mẫu chính sách phù hợp mà chúng tôi có thể chia sẻ và điều chỉnh dễ dàng giữa các thành viên trong nhóm. DocHub nhận được điểm thưởng vì nó tích hợp với Google Drive và Gmail, cả hai đều được chúng tôi sử dụng. Thêm vào đó, giao diện trông rất giống Microsoft PowerPoint, khiến nó cực kỳ thân thiện với người dùng. Tuy nhiên, phần tốt nhất của DocHub là chức năng ký điện tử của nó. Một lần nữa, vì chúng tôi đang soạn thảo các chính sách, chúng tôi cần các tính năng chú thích và chữ ký điện tử dễ dàng cho cả bản thân và khách hàng của chúng tôi.
- Ty Stewart, Simple Life Insure
Là một công ty ảo 100% hoạt động theo môi trường làm việc hướng tới kết quả, hệ thống báo cáo hàng tuần như Weekly10 là nhu cầu cần thiết để chúng tôi quản lý nhân viên và các dự án. Nếu bạn không muốn bị gián đoạn cả ngày (hoặc tự làm gián đoạn việc nhân viên của mình yêu cầu cập nhật), việc cung cấp một nền tảng đơn giản cho phép bạn hiểu rõ về hiệu suất tự báo cáo của họ một cách thường xuyên có thể giúp bạn luôn cập nhật thời hạn, mục tiêu. và năng suất.
- Laura Spawn, Giọng hát ảo
Công cụ quản lý từ xa hàng đầu của chúng tôi là chương trình có tên Toggl. Toggl là một ứng dụng theo dõi thời gian và nó được chứng minh là rất cần thiết trong việc quản lý các dự án và giờ làm việc của nhân viên từ xa. Có thể dễ dàng bị quản lý sai và thiếu tổ chức khi làm việc từ xa, và Toggl giúp chúng tôi theo dõi những dự án mà nhân viên đang thực hiện và bao nhiêu giờ làm việc dành cho các dự án đó. Chương trình cũng giúp chúng tôi phân tích tổng lượng tài nguyên đang được dành cho các nhiệm vụ và dự án khác nhau, giúp chúng tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên và thúc đẩy hiệu quả và năng suất của mình.
- Chane Steiner, Đáng tin cậy
Ngay cả trước khi đại dịch bắt đầu, một số công ty đã làm việc từ xa vì những ưu điểm đã được chứng minh của nó như hiệu quả, tính linh hoạt và ít căng thẳng. Tuy nhiên, vì có sự khác biệt rất lớn giữa làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà, các công ty có xu hướng sử dụng một số công cụ sẽ giúp họ điền vào sự khác biệt. ProofHub là một phần mềm quản lý trực tuyến được nhiều nhóm từ xa tin tưởng sử dụng để đưa mọi thứ về cùng một chỗ. Đồng nghiệp có thể có kết nối nhất quán với các đối tác và khách hàng riêng lẻ. ProofHub đi kèm với rất nhiều điểm nổi bật, ví dụ, niêm phong dựa trên web, các cuộc trò chuyện, trò chuyện để chia sẻ phản hồi. ProofHub trở thành một phần mềm từ xa tất cả trong một là điều cần thiết tuyệt đối phải có đối với các nhóm yêu cầu mức độ thành thạo hơn về trình độ của quản lý.
- Sonya Schwartz, Her Norm
Instagantt gần đây là một trang yêu thích của tôi và còn nhiều hơn thế nữa không chỉ là sơ đồ dòng thời gian. Phần mềm plugin tiện lợi này cho Asana đã là một giải pháp thanh lịch cho tất cả các nhu cầu quản lý dự án của chúng tôi. Khi số lượng thành viên trong nhóm và mức độ phức tạp của các dự án tăng lên theo cấp số nhân, do đó, nhu cầu quản lý tất cả các dự án đồng thời với nhiều bên liên quan chồng chéo khác nhau. Thêm vào đó là không có khả năng cộng tác trực tiếp, và bạn có một thảm họa đang chờ đợi xảy ra. May mắn thay, Instagantt là một vị cứu tinh vì nó cho phép nhóm của tôi theo dõi tất cả các chi tiết thích hợp. Giao diện trực quan hấp dẫn và vô cùng hữu ích, nhưng cách mà tôi có thể chỉ định, lập kế hoạch, ưu tiên và đặt thời hạn mới là điều tách biệt công cụ này với đối thủ. Điều này trực tiếp đưa vào quản lý khối lượng công việc cũng như thời gian và chi phí là những tùy chọn khác mà người ta có thể kích hoạt. Cuối cùng, bảng điều khiển và các tùy chọn báo cáo nằm ở trên cùng của lĩnh vực này. Nói cách khác, tôi không thể giới thiệu phần mềm này đủ, đặc biệt là khi xử lý một số lượng lớn các dự án và / hoặc nhiều người cùng một lúc.
- Jessica Lim, My Perfect Resume
Tiền eo hẹp đối với các doanh nghiệp nhỏ. Đó là lý do tại sao khi nói đến các công cụ trực tuyến, tôi tìm kiếm những công cụ có giá cả phải chăng để tối đa hóa việc sử dụng từng đồng. Tôi sử dụng hai công cụ bổ sung cho nhau và tăng năng suất tối đa. Chúng tôi sử dụng Skype cho hội nghị truyền hình. Nó có thể được sử dụng cho các hội nghị kinh doanh lên đến 250 người. Nó tương thích với MS Office và có thể được tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh. Nó cũng có rất nhiều kênh truyền thông khác nhau để thúc đẩy năng suất, khuyến khích cộng tác và mời các ý tưởng và đổi mới. Điều tốt nhất về điều này là nó rất phải chăng. Skype là công cụ hội nghị truyền hình rẻ nhất trên thị trường hiện nay.
- Jeremy Harrison, Hustle Life Media, Inc