Với điện thoại thông minh ngày nay, về cơ bản chúng ta mang theo máy tính ở mọi nơi, vì vậy việc kiểm tra số dư tài khoản séc của chúng ta dễ dàng như đăng nhập vào ứng dụng di động của ngân hàng hoặc trang web ngân hàng trực tuyến.
Bất chấp sự tiện lợi này, số dư bạn thấy trên ứng dụng ngân hàng của mình có thể không chính xác. Không phải tất cả các giao dịch đều rõ ràng ngay lập tức, đặc biệt nếu bạn viết séc.
Để bảo vệ khỏi việc mất dấu số dư của bạn và bị ảnh hưởng bởi phí thấu chi, bạn cần phải cân đối sổ séc của mình - đôi khi được gọi là sổ đăng ký séc. Bạn thực hiện việc này bằng cách ghi lại thủ công mọi giao dịch, cho dù đó là giao dịch mua bằng thẻ ghi nợ, viết séc, thanh toán tự động hay đặt cọc.
Cân bằng sổ séc của bạn trong thế giới kỹ thuật số ngày nay có vẻ thừa, nhưng nó rất quan trọng vì hai lý do.
Đầu tiên, việc cân đối sổ séc của bạn giúp bạn biết chính xác số tiền bạn còn lại, bao gồm bất kỳ séc đang chờ xử lý hoặc chưa thanh toán nào chưa được chuyển thành tiền mặt hoặc gửi.
Thứ hai, nó cho phép bạn phát hiện những mâu thuẫn có thể là gian lận.
Các bước này giúp bạn cập nhật số dư trên sổ séc để bạn luôn biết chính xác số tiền bạn có trong tài khoản séc và không có giao dịch nào không được công nhận. Nó cũng giúp bạn theo dõi khi nào séc xóa tài khoản ngân hàng của bạn.
Một số ngân hàng vẫn gửi sao kê ngân hàng hàng tháng vào khoảng cuối tháng, nhưng nhiều ngân hàng đã chuyển sang chỉ sao kê trực tuyến. Nếu bạn không còn nhận được sao kê giấy, hãy đăng nhập vào hệ thống ngân hàng trực tuyến của bạn và in ra sao kê hiện tại.
Nếu tài khoản séc của bạn là tài khoản chịu lãi, ngân hàng sẽ trả lãi cho bạn trên số dư của bạn mỗi khi đóng bảng sao kê hàng tháng.
Khoản thanh toán lãi suất này thường là một trong những giao dịch cuối cùng trên bảng sao kê. Nhập số tiền vào sổ đăng ký séc của bạn giống như bạn thực hiện với bất kỳ giao dịch nào khác.
Nếu ngân hàng tính cho bạn bất kỳ khoản phí dịch vụ nào để viết séc, truy cập ATM ngoại mạng hoặc bất kỳ dịch vụ nào khác, hãy tìm các khoản phí này trên bảng sao kê của bạn và ghi chúng vào sổ đăng ký séc của bạn. Nếu ngân hàng của bạn hoàn lại phí ATM, hãy tìm các khoản hoàn trả này trên bảng sao kê của bạn và nhập chúng dưới dạng tiền gửi vào sổ đăng ký séc của bạn.
So sánh tất cả các khoản tiền gửi trong sổ đăng ký séc của bạn với số tiền trên bảng sao kê hàng tháng của bạn. Đặt dấu kiểm bên cạnh tất cả các giao dịch khớp trong sổ đăng ký séc và bảng sao kê ngân hàng của bạn.
Ghi lại ngày tháng, mô tả và số tiền của bất kỳ khoản tiền gửi nào hiển thị trong sổ đăng ký séc của bạn nhưng không có trên bảng sao kê của bạn. Đây được gọi là các khoản tiền gửi chưa thanh toán.
Có thể có một khoảng trống ở mặt sau bảng sao kê của bạn để ghi chú các khoản tiền gửi chưa thanh toán. Lưu ý chúng cho sau này.
So sánh tất cả các khoản thanh toán bằng séc trong sổ đăng ký séc của bạn với các khoản trên bảng sao kê hàng tháng của bạn. Đặt một dấu kiểm bên cạnh tất cả các khoản thanh toán bằng séc phù hợp trong sổ đăng ký séc và bảng sao kê tài khoản ngân hàng của bạn.
Rút ra các bảng sao kê trước đó với các giao dịch chưa thanh toán chưa rõ ràng, chẳng hạn như séc và tiền gửi. Xem qua bảng sao kê của bạn để xem liệu những mục còn tồn đọng này có được xóa trên bảng sao kê này hay không.
Nếu họ đã xóa trong bảng sao kê này, hãy kiểm tra chúng trên danh sách giao dịch chưa thanh toán và bảng sao kê hiện tại của bạn.
Nếu một giao dịch chưa thanh toán chưa xóa bảng sao kê của bạn trong 60 ngày, hãy liên hệ với người hoặc công ty bạn đã thanh toán để xem có vấn đề gì không. Nếu cá nhân hoặc công ty bị mất hoặc không bao giờ nhận được séc, hãy gọi cho ngân hàng của bạn để ngừng thanh toán.
So sánh tất cả các giao dịch khác được liệt kê trong sổ đăng ký séc của bạn với những giao dịch được liệt kê trong bảng sao kê hàng tháng của bạn. Các giao dịch như vậy bao gồm mua thẻ ghi nợ, thanh toán tự động, ACH và rút tiền ATM.
Xác minh số tiền bạn đã nhập trong sổ đăng ký séc khớp với số tiền ghi nợ trên bảng sao kê của bạn. Đặt dấu kiểm vào sổ đăng ký séc và bảng sao kê của bạn bên cạnh tất cả các giao dịch phù hợp.
Lưu ý bất kỳ sự khác biệt nào và thực hiện các bước để giải quyết chúng. Ví dụ:nếu bạn thấy khoản phí cao hơn dự kiến cho một giao dịch thẻ ghi nợ cụ thể, hãy liên hệ với công ty để thảo luận về lý do tại sao lại như vậy. Nếu không có cách giải quyết, hãy liên hệ với ngân hàng của bạn để được hỗ trợ.
Ghi lại ngày tháng, mô tả và số tiền của bất kỳ khoản thanh toán bằng séc, ghi nợ hoặc ACH nào được liệt kê trong sổ đăng ký séc của bạn nhưng không có trên bảng sao kê của bạn - những khoản không có dấu kiểm.
Lưu các giao dịch séc chưa thanh toán này để sử dụng sau này. Cũng như các khoản chưa thanh toán của bạn, có thể có một khoảng trống ở mặt sau bảng sao kê hàng tháng của bạn để ghi lại các khoản nợ chưa thanh toán này.
Ghi lại số dư cuối kỳ của bảng sao kê từ bảng sao kê hàng tháng hiện tại của bạn. Cộng tất cả các khoản tiền gửi chưa thanh toán của bạn vào số dư cuối kỳ trên bảng sao kê, sau đó trừ đi tất cả các khoản nợ chưa thanh toán. Tổng số kết quả phải khớp với số dư đăng ký séc của bạn.
Nếu có sự khác biệt giữa hai tổng, bạn cần xác định vấn đề nằm ở đâu.
Để quản lý sổ séc của bạn, bạn phải nhập tất cả các giao dịch của mình vào sổ đăng ký séc để bạn có thể quay lại chúng sau này để xem xét. Sổ đăng ký séc được duy trì tốt giúp bạn dễ dàng cân bằng sổ séc và phát hiện lỗi.
Làm theo các bước sau để duy trì sổ đăng ký séc chi tiết:
Để biết thêm chi tiết, hãy xem lại hướng dẫn của chúng tôi để viết séc và nhập các giao dịch vào sổ đăng ký séc.
Đôi khi, mọi thứ không cân bằng. Điều này có thể xảy ra do lỗi toán học, một số đã chuyển đổi, một giao dịch không được ghi chép hoặc có thể là ghi nợ hoặc tín dụng bị áp dụng sai.
Làm theo các bước sau để xác định lỗi ở đâu và cách xử lý.
Chạy qua các khoản thanh toán và ghi nợ chưa thanh toán của bạn và xác minh chúng là chính xác. Có thể bạn đã bỏ lỡ một giao dịch đã xóa trên bảng sao kê của mình hoặc nghĩ rằng bạn đã thấy một giao dịch rõ ràng trong bảng sao kê của mình nhưng thực tế lại không.
Nếu bạn tìm thấy sự khác biệt ở đây, hãy thực hiện những thay đổi cần thiết và cân bằng lại sổ séc của bạn.
Nếu Bước 1 không giải quyết được vấn đề, bạn có thể xác định lỗi có thể nằm ở đâu bằng cách phân chia đơn giản.
So sánh số dư trên bảng sao kê của bạn với số dư trên sổ séc của bạn và lấy số dư lớn hơn trừ đi số dư nhỏ hơn để nhận chênh lệch. Chia sự khác biệt này cho 9. Nếu kết quả là một số tròn - không có số thập phân - thì vấn đề của bạn là một số hoán vị. Điều này có nghĩa là bạn đã vô tình trộn lẫn thứ tự các số của mình. Ví dụ:bạn đã viết $ 154 thành $ 145.
Trong trường hợp này, hãy so sánh tất cả séc và biên lai đã hủy của bạn với sổ đăng ký séc để tìm số đã hoán vị. Sửa số đã hoán vị và cân bằng lại thanh ghi sổ séc.
Nếu đó không phải là số đã hoán vị, hãy chia hiệu số cho 2. Nếu kết quả là số đô la và xu chuẩn, chẳng hạn như 2,95 - không phải 2,956 - thì hãy tìm kiếm số đó trong sổ đăng ký sổ séc của bạn. Bạn đã vô tình thêm nó vào khi lẽ ra bạn phải trừ nó đi hoặc ngược lại.
Khi bạn tìm thấy số này và xác minh được lỗi toán học, hãy đảo ngược nó nếu cần và cân bằng lại sổ đăng ký séc của bạn.
Nếu bạn vẫn không thể tìm thấy vấn đề với sổ séc của mình bị mất cân đối, hãy liên hệ với ngân hàng của bạn để được hỗ trợ thêm trong việc điều chỉnh sổ séc của bạn. Có lẽ có sự khác biệt trong giao dịch đang chờ xử lý hoặc khoản giữ tài khoản của bạn mà bạn không biết điều đó đang ngăn cản bạn có một sổ séc cân đối.
Tất cả những việc viết và cộng trừ theo cách thủ công này có vẻ thừa trong thế giới kỹ thuật số ngày nay? May mắn thay, có nhiều cách xoay quanh việc cân bằng sổ séc này bằng cách sử dụng các ứng dụng và phần mềm khác nhau liên kết trực tiếp với tài khoản ngân hàng của bạn và giúp bạn theo dõi số dư của mình.
Bạn có thể tránh tất cả số dư vào cuối tháng bằng cách đăng nhập vào ngân hàng trực tuyến của mình hàng ngày và xóa các giao dịch từ sổ đăng ký séc của bạn.
Chọn một thời điểm trong ngày khi bạn rảnh mỗi ngày và đăng nhập vào ngân hàng trực tuyến của bạn. So sánh sổ đăng ký sổ séc của bạn với các giao dịch trong ngày và kiểm tra những giao dịch hiển thị là đã hoàn thành trong tài khoản của bạn. Bỏ chọn các giao dịch và giao dịch không rõ ràng trong sổ đăng ký séc của bạn.
Lặp lại quá trình này mỗi ngày. Kiểm tra lại xem có bất kỳ giao dịch nào chưa rõ ràng để xóa mỗi ngày và kiểm tra chúng khi chúng hoàn tất. Nếu giao dịch vẫn chưa được xử lý trong 60 ngày, hãy liên hệ với người hoặc công ty bạn đã thanh toán để giải quyết vấn đề. Nếu họ không được giúp đỡ, hãy liên hệ với ngân hàng của bạn.
Cũng không thiếu các ứng dụng và phần mềm tài chính để giúp cân bằng sổ séc của bạn. Như một lợi ích bổ sung, chúng cũng có thể giúp bạn lập ngân sách.
Các ứng dụng như Mint, Personal Capital, You Need A Budget (YNAB) và các ứng dụng khác liên kết với tài khoản séc của bạn và theo dõi các giao dịch của bạn. Bạn thường phải đăng nhập và phân loại các giao dịch này, đây sẽ là thời điểm hoàn hảo để kiểm tra các giao dịch này trong sổ đăng ký séc của bạn.
Mặc dù chúng ta đang sống trong một thế giới tự động hóa quá nhiều, nhưng vẫn cần phải làm việc thủ công để đảm bảo mọi thứ đều chính xác. Điều này không rõ ràng hơn là cân bằng một sổ séc. Có, các ứng dụng và trang web ngân hàng trực tuyến của chúng tôi theo dõi các giao dịch của chúng tôi, nhưng một số giao dịch cần thời gian để đăng.
Nếu bạn bỏ lỡ giao dịch này và không thể cân đối sổ séc của mình vào cuối tháng, bạn có thể thấu chi tài khoản ngân hàng của mình và kết thúc với một khoản phí thấu chi lớn.
Nếu một số dư lớn mỗi tháng không phải là điều bạn cảm thấy thoải mái, đăng ký hàng ngày thông qua ngân hàng hoặc ứng dụng tài chính cá nhân của bạn có thể là giải pháp tốt hơn.