Thẻ ghi nợ xuất hiện đầu tiên, bạn có thể quẹt như thẻ tín dụng. Sau đó là các dịch vụ chuyển tiền mặt như PayPal và Venmo. Điều đó dẫn đến séc giấy gần như tuyệt chủng.
Nhưng điều quan trọng vẫn là biết cách viết séc. Một số công ty, cá nhân và tổ chức vẫn thích chúng hơn. Ví dụ, nhiều chủ sở hữu bất động sản vẫn yêu cầu kiểm tra tiền thuê nhà vì dấu vết giấy tờ mà họ để lại và các khoản phí liên quan đến việc chấp nhận thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ.
May mắn thay, việc viết séc rất đơn giản khi bạn hiểu cách thức hoạt động của nó.
Viết séc đơn giản như làm theo các bước đơn giản. Bạn có thể làm chúng theo bất kỳ thứ tự nào bạn thích miễn là có tất cả thông tin cần thiết. Nhưng hầu hết mọi người chuyển từ trên xuống dưới khi điền vào các ô trống cần thiết.
Mọi chi phiếu đều cần có ngày tháng. Nếu không có một, ngân hàng sẽ không chấp nhận nó. Viết ngày hôm nay vào dòng ngày ở góc trên bên phải của séc. Bạn có thể sử dụng bất kỳ định dạng nào bạn thích cho ngày miễn là ngày đó được công nhận rộng rãi ở quốc gia bạn đang sinh sống. Ví dụ:ở Hoa Kỳ, bạn có thể viết ngày 30 tháng 9 năm 2021; Ngày 30 tháng 9 năm 2021; hoặc 30/9/2021.
Tốt nhất là tránh các định dạng ngày được sử dụng chủ yếu ở các quốc gia khác, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng dấu gạch chéo. Ví dụ:ở Anh, họ hoán đổi thứ tự tháng và ngày, điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn ở Hoa Kỳ
Viết họ và tên hợp pháp của người nhận trên dòng sau từ “Thanh toán cho đơn hàng của” - không có biệt hiệu hoặc chữ viết tắt.
Nếu bạn viết séc cho nhiều bên, hãy phân tách chúng bằng dấu “và” nếu cả hai bên phải có mặt để chuyển séc hoặc dấu “hoặc” nếu chỉ một bên phải có mặt để chuyển séc. Không bao giờ sử dụng các ký tự khác, chẳng hạn như dấu gạch chéo hoặc dấu gạch ngang, vì nhân viên giao dịch ngân hàng có thể hiểu sai ý nghĩa của nó.
Nếu viết séc cho một công ty, hãy viết tên ưa thích của công ty trên dòng này (không bao gồm tên cá nhân của nhân viên trừ khi họ yêu cầu bạn).
Trong hộp số tiền, hãy viết số của séc bằng số. Ví dụ:“$ 5,75”. Luôn viết số đầu tiên càng gần mép trái của ô càng tốt và điền vào ô càng nhiều càng tốt để ngăn người nhận thanh toán thay đổi số tiền séc. Bạn có thể vẽ một đường thẳng hoặc nguệch ngoạc sau chữ số cuối cùng đến cuối hộp nếu cần.
Đánh vần số đô la bằng văn bản với các xu được biểu thị dưới dạng phân số trên dòng số đô la. Ví dụ:trên séc trị giá 150,50 đô la, bạn sẽ viết, "Một trăm năm mươi và 50/100." Cố gắng lấp đầy toàn bộ dòng bằng số tiền của bạn và lấp đầy bất kỳ khoảng trống nào bằng một đường thẳng hoặc nguệch ngoạc.
Viết bất kỳ ghi chú nào liên quan đến séc, bao gồm ngày dịch vụ, những gì bạn đã viết séc hoặc số tài khoản trên dòng ghi nhớ, cũng có thể được gắn nhãn “Ghi chú” hoặc “Cho”. Bạn có thể để trống phần này, nhưng tốt nhất là bạn nên thêm thứ gì đó để ghi nhớ sau này, cho tổ chức tính tiền mặt biết khoản thanh toán áp dụng cho những gì hoặc bảo vệ bạn khỏi các khiếu nại về việc không thanh toán.
Ví dụ:ngày dịch vụ có thể phù hợp với một dịch vụ định kỳ mà bạn thanh toán định kỳ, như dịch vụ cảnh quan hàng tháng. Điều đó cho phép bạn dễ dàng theo dõi khoảng thời gian séc đó trong trường hợp có tranh chấp về việc tài khoản của bạn bị chậm thanh toán.
Và việc ghi số tài khoản của dịch vụ bạn đang thanh toán, chẳng hạn như số tài khoản dịch vụ cáp hoặc điện của bạn, sẽ cho công ty biết tài khoản nào sẽ áp dụng thanh toán nếu séc được tách ra khỏi cuống thanh toán.
Viết séc dùng để làm gì là một dấu vết khác trên giấy cho phép bạn theo dõi những gì bạn đã mua. Bằng cách này, nếu người mà bạn thanh toán đã xác nhận rằng séc dành cho một mặt hàng khác, bạn có bằng chứng chứng minh rằng séc dành cho mặt hàng chính xác.
Điều cần thiết là phải biết cách ký séc đúng cách. Ký tên đầy đủ của bạn trên dòng chữ ký của séc. Sử dụng cùng một chữ ký và cách viết chính xác tên của bạn như ngân hàng có trong hồ sơ.
Ví dụ:nếu tài khoản séc của bạn có tên “John M. Hancock”, bạn phải ký tên vào séc “John M. Hancock”.
Sau khi hoàn thành séc, hãy nhập ngay chi tiết séc vào sổ đăng ký séc của bạn để theo dõi và cân đối. Sổ đăng ký séc là tập tài liệu giống như bảng tính đi kèm với séc của bạn. Nó bao gồm tất cả các cột giống như séc của bạn với các hàng để nhập dữ liệu séc riêng lẻ.
Trong hàng trống đầu tiên, hãy nhập số séc từ séc bạn vừa viết vào cột có nhãn “Số séc” hoặc chỉ “Không”.
Nhập ngày bạn viết séc vào cột ngày. Cột này rất nhỏ, vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng các chữ số có dấu gạch chéo giữa chúng, chẳng hạn như 9/30, bỏ qua năm.
Khoảng trống ở bên phải cột số séc và ngày là cột mô tả dài hơn. Viết séc bạn đã viết cho ai vào chỗ trống này.
Ở bên phải mô tả của bạn là cột có nhãn “Thanh toán” hoặc “Số tiền”. Viết số đô la của séc dưới dạng số. Khi séc xóa tài khoản ngân hàng của bạn, hãy đánh dấu vào ô nhỏ bên cạnh số tiền thanh toán.
Cột ngoài cùng bên phải là vùng cân bằng. Trừ số tiền séc khỏi số dư tài khoản ngân hàng của bạn và ghi số tiền đó vào khoảng trống này. Số đó là số dư tài khoản mới của bạn. Ví dụ:nếu số dư tài khoản séc của bạn là 500 đô la và bạn đã viết séc 250 đô la, bạn sẽ viết “250 đô la” vào khoảng trống này.
Một số sổ đăng ký kiểm tra cũng có một dòng ghi nhớ. Nếu vậy, hãy sử dụng nó để ghi lại bất kỳ thông tin quan trọng nào về séc, chẳng hạn như tháng dịch vụ mà séc được thanh toán hoặc số tài khoản của dịch vụ. Ví dụ:bạn có thể viết “Thanh toán tiền điện tháng 9, tài khoản # 903207204.”
Séc có nhiều phần in sẵn mà người viết séc phải biết. Hiểu thông tin chúng chứa có thể hữu ích khi cố gắng cung cấp thông tin tài khoản để thanh toán hóa đơn hoặc gửi tiền trực tiếp.
Ở góc trên cùng bên trái của séc là phần có tên và địa chỉ của chủ tài khoản.
Một số người yêu cầu công ty in séc thêm số điện thoại, ngày sinh hoặc số giấy phép lái xe của họ vì nhiều nhà bán lẻ yêu cầu thông tin đó để xác nhận danh tính của bạn. Đó không phải là một ý tưởng hay, vì nó khiến người bán ít có khả năng kiểm tra xem đó có thực sự là bạn hay không.
Ở góc trên bên phải của séc là một dãy số ngắn, thường là bốn chữ số. Đó là số séc mà người viết séc có thể sử dụng để theo dõi séc có vấn đề hay không.
Số kiểm tra hiếm khi bắt đầu ở số một. Thay vào đó, khi bạn nhận được một tài khoản séc mới với một cuốn sổ séc mới, số séc thường bắt đầu bằng hàng trăm hoặc hàng nghìn.
Bạn cũng có thể tìm thấy số séc ở cuối séc, giữa số định tuyến và số tài khoản hoặc ở bên phải số tài khoản.
Có một loạt các số do máy tính tạo bên dưới dòng ghi nhớ. Nhồi giữa hai biểu tượng và bên cạnh số séc và số tài khoản là số định tuyến của Hiệp hội Ngân hàng Hoa Kỳ gồm chín chữ số.
Trình đọc séc được vi tính hóa sử dụng số định tuyến để xác định ngân hàng xuất xứ của séc. Số định tuyến của mỗi ngân hàng là duy nhất, mặc dù các ngân hàng quốc gia hoặc đa quốc gia lớn như Wells Fargo có thể có nhiều hơn một.
Số tài khoản séc là tập hợp các số do máy tính tạo ở bên phải số định tuyến. Trình đọc séc được vi tính hóa kết hợp những số này với số định tuyến để biết séc đến từ tài khoản nào trong một ngân hàng cụ thể.
Hãy nhớ rằng, chuỗi số ngắn bên cạnh số tài khoản là số séc. Nó không phải là một phần của số tài khoản.
Khi viết séc, điều quan trọng là phải thực hiện các bước để đảm bảo kẻ gian lận không thể lấy séc và truy cập tiền trong tài khoản ngân hàng của bạn. Những mẹo này có thể giúp bạn tránh gian lận séc rút tiền ngân hàng tiềm ẩn này.
Những kẻ lừa đảo sử dụng séc có thể sử dụng nhiều mánh khóe để ăn cắp tiền mặt của bạn, và một trong những mánh khóe lâu đời nhất là rửa séc. Đó là một quá trình mà tội phạm đánh chặn các cuộc kiểm tra và xóa tất cả thông tin ngoài chữ ký của bạn về mặt hóa học.
Nếu bạn sử dụng bút chì hoặc mực có thể tẩy xóa, công việc của tội phạm thậm chí còn dễ dàng hơn và chỉ cần một cục tẩy.
Khi chỉ còn lại chữ ký của bạn, bọn tội phạm có một tấm séc trống mà chúng có thể viết cho chính mình và lấy tiền từ tài khoản ngân hàng của bạn.
Luôn sử dụng mực gốc gel màu xanh lam hoặc đen vĩnh viễn khi điền vào séc. Mực dạng gel giữ màu trên giấy, khiến việc kiểm tra hóa chất gần như không thể thực hiện được. Bút bi và bút đánh dấu dễ rửa trôi hơn.
Nếu tội phạm chỉ biết được số định tuyến của bạn, thì chúng không thể làm được gì nhiều với số đó. Nhưng nếu họ nhận được số định tuyến và số tài khoản của bạn, họ cũng có thể có thẻ ghi nợ và mã PIN của bạn.
Những kẻ lừa đảo có thể dễ dàng chuyển tiền mặt vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng của bạn nếu chúng có số định tuyến và số tài khoản của bạn. Điều tồi tệ hơn là những con số này được in ở cuối mỗi séc, vì vậy bạn phải cẩn thận khi làm việc với séc.
Những lời khuyên này sẽ giúp bạn giữ những con số quan trọng này an toàn.
Luôn cất sổ séc của bạn ở nơi an toàn mà không ai có thể lấy được, chẳng hạn như trong ngăn bàn có khóa hoặc két an toàn. Nếu bạn phải mang theo bên mình, hãy đặt nó vào túi trước hoặc một túi an toàn bên trong túi của bạn.
Không có gì lạ trong thế giới kỹ thuật số ngày nay khi gửi số định tuyến và số tài khoản của bạn cho nhà tuyển dụng, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác thông qua email hoặc messenger để gửi tiền trực tiếp và các giao dịch điện tử khác. Mặc dù không có cách nào dễ dàng để làm như vậy, nhưng điều quan trọng là bạn phải cẩn thận nhất có thể bằng cách sử dụng các dịch vụ có mã hóa end-to-end.
Nếu bạn đang nhắn tin cho những số này, tốt nhất bạn nên sử dụng các ứng dụng bảo mật như WhatsApp hoặc Viber. Các dịch vụ nhắn tin này có mã hóa cần thiết để ngăn chặn việc đánh cắp dữ liệu.
Nếu bạn đang gửi email cho các số, hãy sử dụng dịch vụ mã hóa để bảo vệ dữ liệu của bạn. Nếu bạn chọn bỏ qua các dịch vụ mã hóa bên ngoài, một số dịch vụ email có mã hóa tích hợp mạnh mẽ, chẳng hạn như Gmail. Tuy nhiên, mã hóa không phải là tuyệt đối, vì vậy hãy để ý các giao dịch không mong muốn trong tài khoản của bạn.
Nếu không thể mã hóa email, bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng PDF và mã hóa tệp hoặc gửi dưới dạng tệp được bảo vệ bằng mật khẩu mà chỉ người nhận mới có mật khẩu.
Người dùng Windows có thể sử dụng AxCrypt, lựa chọn của các biên tập viên PCMag 2021 để mã hóa, trong khi người dùng Mac có thể sử dụng ứng dụng Xem trước tích hợp sẵn của hệ thống để mã hóa tệp PDF.
Nếu công ty có văn phòng thực gần đó, thì luôn an toàn nhất là gửi các số tài khoản này bằng tay. Hãy hỏi xem đó có phải là một tùy chọn hay không trước khi gửi chúng bằng điện tử. Bạn cũng có thể đến trường cũ và gửi fax hoặc gửi tài liệu đến tổ chức.
Việc nhập định tuyến và số tài khoản của bạn trực tuyến khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ cũng rất phổ biến, nhưng hãy cẩn thận khi làm như vậy. Trước tiên, hãy xác minh rằng Wi-Fi bạn đang sử dụng có an toàn không. Không bao giờ truyền dữ liệu này qua mạng Wi-Fi mở, như ở quán cà phê hoặc sân bay.
Ngoài ra, hãy xác minh rằng trang web bạn đang nhập thông tin có an toàn hay không bằng cách tìm kiếm “https” hoặc ổ khóa đóng trên trình duyệt của bạn ở đầu URL. Nếu bạn đang truy cập trang web “http” hoặc ổ khóa màu đỏ hoặc đang mở, thì trang web này không an toàn và bạn không nên nhập thông tin ngân hàng của mình.
Nếu bạn mắc sai lầm khi viết séc hoặc cần hủy séc vì bất kỳ lý do nào khác, hãy hủy séc theo cách ngăn cản mọi người sử dụng séc.
Có hai cách thường được chấp nhận để hủy séc:
Sau đó, bạn có thể hủy séc một cách an toàn bằng cách chạy nó qua máy hủy giấy hoặc đốt nó.
Dòng ghi nhớ cho phép bạn viết ghi chú hoặc thông tin khác có thể liên kết séc của bạn với một tài khoản cụ thể trong một công ty.
Bạn có thể ghi số tài khoản của mình với dịch vụ đó, nhưng hãy tránh bất kỳ thông tin cá nhân nào như số An sinh xã hội hoặc số điện thoại của bạn. Có thể rất hấp dẫn nếu công ty bạn đang thanh toán yêu cầu thông tin đó, nhưng nó có thể gây rắc rối nếu tội phạm chặn séc.
Khi bạn biết những điều cơ bản về cách viết séc và xử lý chúng một cách an toàn, bạn vẫn có thể thỉnh thoảng xuất hiện một số câu hỏi liên quan đến séc. Đây là những điều phổ biến nhất.
Nếu bạn muốn người nhận tránh chuyển tiền mặt hoặc gửi séc cho đến một ngày cụ thể, bạn có thể viết ngày sau trên dòng ngày. Nó được gọi là "postdating" séc. Kiểm tra luật địa phương của bạn liên quan đến séc quá hạn, vì một số tiểu bang có thể có hướng dẫn cụ thể hoặc có thể cấm hoàn toàn.
Ngoài ra, séc trở thành giá thầu hợp pháp ngay khi bạn ký tên và ngân hàng có thể rút tiền từ tài khoản của bạn trước ngày bạn ghi séc. Ngân hàng không bắt buộc phải xác định ngày đăng của bạn. Vì vậy, chỉ sử dụng séc có thời hạn với những người bạn biết và tin tưởng. Và đừng bao giờ gửi chúng đến một doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ không xem xét trước khi họ xử lý séc.
Nếu bạn mắc một lỗi nhỏ, chẳng hạn như viết sai chính tả tên người nhận, bạn có thể sửa lỗi đó bằng cách gạch bỏ lỗi và viết lại những gì bạn dự định ngay sau lỗi đó, sau đó viết tắt bên cạnh lỗi để cho biết bạn chấp thuận thay đổi. Nếu lỗi quá nghiêm trọng, chẳng hạn như viết sai số tiền, tốt nhất là hủy hoàn toàn séc và bắt đầu làm mới.
Nếu bạn đang viết séc để rút tiền mặt tại ngân hàng, bạn có thể viết "Tiền mặt" trên dòng người nhận thanh toán. Đó được gọi là “viết séc thành tiền mặt”.
Bạn có thể đưa séc tiền mặt cho bên khác, nhưng một số ngân hàng có chính sách nghiêm ngặt đối với việc chuyển séc này bằng tiền mặt. Nếu bạn làm mất séc hoặc ai đó đánh cắp nó, bất kỳ ai cũng có thể rút tiền mặt.
Nếu ngân hàng của bạn sử dụng séc được viết thành tiền mặt, bạn có thể sử dụng chúng trong trường hợp khẩn cấp, nhưng nếu không, hãy sử dụng thẻ ATM của bạn.
Có một cách an toàn hơn để chuyển tiền giữa các tài khoản hoặc nhận tiền mặt cho chính mình một cách khó khăn. Chỉ cần viết séc với tên của chính bạn trên dòng người nhận thanh toán. Bạn có thể rút tiền mặt bằng séc hoặc gửi vào tài khoản của mình.
Tùy chọn này tương tự như viết séc thành tiền mặt. Nhưng sẽ an toàn hơn vì chỉ bạn mới có thể gửi hoặc rút tiền mặt bằng séc.
Lưu ý rằng mặc dù bạn đã thanh toán cho chính mình, bạn vẫn phải tuân theo các quy tắc của ngân hàng để chuyển tiền mặt, chẳng hạn như nhận dạng thích hợp.
Công ty đã quét séc của bạn và sử dụng thông tin này để tạo một khoản thanh toán điện tử. Nó không cần séc nữa, vì vậy nó sẽ trả lại séc cho bạn để lưu hồ sơ của bạn.
Viết séc có thể là một phương thức thanh toán sắp chết, nhưng nó còn lâu mới tuyệt chủng - chỉ có nguy cơ tuyệt chủng. Nhiều tổ chức và cá nhân vẫn thích séc vì chúng thường không bị tính phí xử lý liên quan đến thẻ. Séc cũng cung cấp một dấu vết rõ ràng từ bạn đến người nhận và không có nguy cơ liên quan đến việc nhập thông tin thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng trực tuyến.
Vì vậy, mặc dù bạn chỉ có thể viết khoảng hơn chục séc mỗi năm, nhưng đó vẫn là một quá trình mà bạn nên biết cách thực hiện một cách an toàn.
Nếu bạn quá tải với séc theo dõi, bạn có thể hợp lý hóa bằng cách sắp xếp một cuốn séc với những séc trùng lặp. Dưới mỗi tấm séc là giấy chuyển khoản carbon để chuyển tất cả thông tin từ tấm séc bạn vừa viết sang một tờ séc trùng lặp bên dưới. Điều đó có nghĩa là nếu bạn quên ghi séc, bạn luôn có thể tìm thấy thông tin trên bản sao.