Thiết bị di động đã trở thành công cụ không thể thiếu. Chúng cho phép chúng ta làm được nhiều việc hơn là chỉ gọi điện và gửi tin nhắn văn bản. Điện thoại thông minh ngày nay được trang bị các ứng dụng mạnh mẽ giúp chúng ta quản lý cả công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Và chúng có thể là một trong những giải pháp dễ dàng nhất cho các kế toán được giao nhiệm vụ theo dõi biên lai cho các báo cáo chi phí của nhân viên.
IRS yêu cầu biên lai cho các chi phí kinh doanh trên $ 75. Nếu nhân viên của bạn thường xuyên làm mất biên lai hoặc yêu cầu bản sao từ thẻ tín dụng công ty của họ, có thể đã đến lúc giới thiệu ứng dụng quét biên lai cho nhân viên của bạn.
Công cụ tiện dụng này cho phép bạn nhanh chóng nắm bắt các giao dịch kinh doanh quan trọng như mua hàng, hóa đơn, thanh toán, v.v. và lưu trữ chúng dưới dạng kỹ thuật số. Trên thực tế, một số ứng dụng điện thoại thông minh phổ biến nhất hiện nay bao gồm máy quét biên nhận tích hợp sẵn.
Ứng dụng máy quét biên lai cho phép mọi người quét và sắp xếp các biên lai vật lý hoặc kỹ thuật số của họ vào một vị trí trung tâm và sau đó có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có truy cập internet. Ngoài ra, các chương trình ứng dụng quét biên lai tốt nhất cho phép người dùng thêm ghi chú về mỗi giao dịch và đính kèm ảnh. Ví dụ:những chi tiết này rất hữu ích khi bạn cần lập lại các bữa tối công việc.
Một số thậm chí còn cung cấp các tính năng bổ sung như phân loại tự động dựa trên loại hình kinh doanh hoặc danh mục sản phẩm.
Có một số điều cần cân nhắc khi chọn máy quét hóa đơn.
Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng nó có đủ bộ nhớ để tất cả các giao dịch sẽ nằm gọn trong dung lượng lưu trữ của nó mà không cần xóa các bản ghi cũ. Thứ hai, hãy xem nó quét tài liệu nhanh như thế nào; nếu mất quá nhiều thời gian để xử lý chúng, bạn sẽ phải chi nhiều tiền hơn mức cần thiết. Thứ ba, kiểm tra xem nó có cung cấp các chức năng hữu ích khác như theo dõi hàng tồn kho, quản lý mối quan hệ khách hàng và báo cáo chi phí hay không.
Nếu giống như hầu hết mọi người, bạn có thể có hàng đống biên lai bằng giấy cần theo dõi nhưng không muốn mang theo hoặc cất đi. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn trở về nhà vào ban đêm sau một chuyến công tác mệt mỏi hoặc một ngày dài làm việc? Bạn chỉ cần ném đống đồ đạc của mình vào ngăn kéo ở đâu đó?
Bạn có thể đã có một hệ thống nộp hồ sơ dựa trên tệp hiện có hoạt động tốt cho bạn. Nếu vậy, tuyệt vời! Nhưng nếu không, đây là một số lý do tại sao có thể đáng để tải xuống ứng dụng máy quét biên lai:
Có nhiều loại ứng dụng máy quét biên nhận khác nhau hiện nay, nhưng chúng thường được chia thành hai loại:
Loại máy quét đầu tiên hoạt động bằng cách chụp ảnh từng trang khi bạn sử dụng xong.
Nó không yêu cầu bất kỳ phần cứng bổ sung nào ngoài những gì bạn đã có — điện thoại thông minh của bạn. Bạn có thể sử dụng điện thoại của mình ở những khu vực không có Wi-Fi hoặc dịch vụ di động. Ngoài ra, thiết bị của bạn sẽ có thể lưu trữ cục bộ tất cả các tệp của nó để chúng không bị mất nếu có điều gì đó xảy ra với điện thoại của bạn.
Chúng không hoạt động tốt khi bạn cần chụp nhiều ảnh cùng một lúc vì chúng sẽ chỉ ghi đè lên nhau. Vì chúng lưu mọi thứ cục bộ, bạn sẽ mất quyền kiểm soát lượng dung lượng mà những bức ảnh đó sử dụng. Nếu bạn muốn xóa chúng sau này, bạn sẽ phải làm như vậy theo cách thủ công. Ngoài ra, những loại máy quét này không nhận dạng được văn bản rất tốt. Họ có thể nhận ra các con số một cách chính xác, nhưng bất kỳ thứ gì khác có thể bị đọc nhầm.
Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản, dễ thiết lập và miễn phí, thì không đâu xa hơn Quickbooks Online. Nó cung cấp các tính năng cơ bản như lập hóa đơn, kiểm soát hàng tồn kho và xử lý bảng lương. Nhưng nếu bạn muốn có thêm chức năng nâng cao, chẳng hạn như tạo báo cáo tùy chỉnh, tích hợp với các gói phần mềm khác và quản lý nhiều công ty, bạn có thể cần phải nâng cấp lên Quickbooks Pro.
Nếu bạn đi du lịch thường xuyên, Expensify có ý nghĩa như một công cụ để quản lý biên nhận của bạn. Nó hoạt động giống như nhiều công cụ theo dõi chi phí khác bằng cách cho phép bạn nhập các giao dịch theo cách thủ công hoặc tự động bằng cách sử dụng dữ liệu lấy trực tiếp từ thẻ tín dụng.
Sự khác biệt là khi bạn mua hàng bằng thẻ của mình, Expensify sẽ thu thập thông tin liên quan về từng giao dịch — như số chuyến bay mà họ đã thực hiện, giá bao nhiêu và thậm chí là trạng thái của họ.
Expensify là một trong những ứng dụng yêu thích của chúng tôi để quét biên lai vì nó giúp bạn dễ dàng quản lý chúng ở mọi nơi. Ngoài ra, bạn không cần phải lo lắng về việc mất các tài liệu quan trọng nữa vì Expensify quét mọi biên nhận vào cơ sở dữ liệu của chính nó.
Điều này có nghĩa là bạn sẽ không mất bất cứ thứ gì ngay cả khi bạn vô tình xóa nội dung nào đó trên điện thoại của mình. Điều duy nhất bạn cần làm là mở ứng dụng bất cứ khi nào bạn nhận được tài liệu mới.
Đối với những doanh nghiệp có ít nhân viên hơn, có thể chỉ có chỗ cho một người làm sổ sách của họ. Đó là lý do tại sao chúng tôi thích sử dụng Bench như một người quản lý tài chính cá nhân và máy quét biên lai. Nó làm cho việc theo kịp các hóa đơn, thanh toán nợ, tiết kiệm cho hưu trí và lập kế hoạch thuế dễ dàng.
Ứng dụng cho phép chúng tôi đặt mục tiêu, ngân sách, thanh toán các hóa đơn định kỳ, quản lý các khoản đầu tư và thậm chí theo dõi số tiền chúng tôi đã chi cho cà phê kể từ ngày 1 tháng 1.
Không cần đầu tư vào phần mềm đắt tiền cho các doanh nghiệp có ít nhân viên hơn khi bạn có thể thu được lợi nhuận tốt bằng cách sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí. Điều đó nói lên rằng, nếu bạn muốn một thứ gì đó đơn giản và dễ thiết lập, thì Bench rất đáng để thử. Nó cho phép người dùng tải lên tệp PDF của riêng họ và hình ảnh của biên lai, hóa đơn, hóa đơn, v.v. và cung cấp các chức năng báo cáo cơ bản như tạo biểu đồ và đồ thị.
Ứng dụng WellyBox là một cách tuyệt vời để quét biên lai từ bất kỳ doanh nghiệp nào chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Nó cũng là một công cụ tuyệt vời nếu bạn tự kinh doanh vì nó cho phép bạn theo dõi tất cả các khoản chi phí của mình ở một nơi.
Phiên bản miễn phí bao gồm quét không giới hạn nhưng chỉ lưu cục bộ trên điện thoại của bạn; tuy nhiên, các phiên bản trả phí có nhiều dung lượng lưu trữ hơn.
Bạn có thể tìm thấy ứng dụng WellyBox tại iTunes và Google Play dành cho thiết bị Android.
Receipts By Wave là một lựa chọn tuyệt vời khác nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quét biên nhận đơn giản nhưng mạnh mẽ. Ứng dụng này cho phép người dùng tạo các mẫu độc đáo của riêng họ dựa trên nhu cầu của họ. Sau đó, bạn có thể sử dụng chúng để ghi lại biên nhận từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào.
Sau khi được chụp, chúng sẽ được gửi trực tiếp đến hộp thư đến của bạn, nơi bạn có thể xem lại chúng sau này. Không có giới hạn khi bạn muốn lưu trữ bao nhiêu biên lai.
Ứng dụng cho phép người dùng quét biên nhận bằng một lần nhấn, gửi trực tiếp đến email của bạn hoặc lưu chúng dưới dạng tệp PDF. Bạn cũng có thể thêm ghi chú vào mỗi biên lai, giúp dễ dàng theo dõi các chi tiết bạn được yêu cầu đưa vào báo cáo chi phí của mình.
Ứng dụng này hoạt động tuyệt vời nếu bạn muốn loại bỏ giấy lộn xộn và đảm bảo mọi thứ được lưu trữ đúng cách. Ngoài ra, nếu bạn có nhiều người sử dụng cùng một thiết bị, bạn sẽ có thể biết ai đã mua hàng khi nào.
Ứng dụng di động Shoeboxed cho phép người dùng quét biên lai vào tài khoản của họ trong vài giây. Sau đó, bạn có thể sắp xếp chúng bằng cách sử dụng các thẻ hoặc danh mục và tìm kiếm qua tất cả các tài liệu đã quét của mình cùng một lúc. Phiên bản miễn phí bao gồm các lần quét không giới hạn mỗi tháng, trong khi các phiên bản trả phí cung cấp thêm tính năng chỉnh sửa tài liệu và chuyển đổi PDF.
Ứng dụng máy quét hóa đơn này hoạt động như một phép thuật! Chỉ cần chụp ảnh biên lai của bạn bằng camera tích hợp và tải chúng lên Evernote. Sau đó, bạn có thể truy cập các tệp đó thông qua trình duyệt web hoặc qua email. Dữ liệu của bạn sẽ luôn an toàn và bảo mật nhờ công nghệ mã hóa của công ty. Ngoài ra, bạn nhận được tới 2 GB dung lượng lưu trữ miễn phí mỗi tháng.
Nếu bạn không muốn chi tiền cho một ứng dụng, chúng tôi khuyên bạn nên xem phiên bản miễn phí. Ngoài việc lưu biên nhận trực tuyến, bạn cũng có thể đồng bộ hóa chúng giữa nhiều máy tính. Tất cả những gì bạn cần làm là đăng ký một tài khoản miễn phí và bắt đầu lưu biên nhận của mình ngay hôm nay.
Bạn có thể bắt đầu sử dụng công cụ này ngay lập tức mà không cần bất kỳ thiết lập nào. Đơn giản chỉ cần quét biên nhận của bạn và lưu chúng vào máy tính của bạn qua Dropbox. Sau đó, tải các tệp đó lên máy chủ của ứng dụng, nơi chúng sẽ được xử lý tự động. Sau đó, kết quả sẽ được gửi lại thiết bị của bạn để bạn có thể xem chúng khi rảnh rỗi.
Dịch vụ này hoạt động tuyệt vời để theo dõi tất cả các giao dịch của bạn, đặc biệt là khi đi du lịch nước ngoài. Tuy nhiên, một số người có thể thấy quá tốn thời gian vì nó yêu cầu nhập dữ liệu theo cách thủ công.
Xử lý bằng máy 100% - Không giống như nhiều ứng dụng quét biên nhận khác, Veryfi không dựa vào sự can thiệp của con người. Thay vào đó, nó sử dụng các thuật toán nâng cao để xử lý mọi hình ảnh trong vòng vài giây. Do đó, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ điều gì trong quá trình thanh toán.
Tóm lại, có rất nhiều tùy chọn có sẵn cho bất kỳ ai muốn tạo một hệ thống đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi chi phí.
Bài đăng này ban đầu xuất hiện trên Your Money Geek.