Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể không phải là một thuật sĩ kế toán, nhưng tính toán của bạn cần phải bổ sung. Đôi khi, ngay cả những nhà toán học vĩ đại nhất cũng mắc sai lầm. Để phát hiện và giải quyết tận gốc các sai sót trong sổ kế toán bút toán kép của bạn, hãy sử dụng số dư thử nghiệm.

Nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích để quản lý sổ sách của mình, các khoản ghi có và ghi nợ của bạn cần phải bằng nhau. Vì có rất nhiều loại tài khoản và số tiền đến và đi bạn cần phải theo dõi, nên bạn rất dễ mắc sai lầm. Sử dụng số dư dùng thử có thể giúp ngăn chặn những sai lầm gây hại cho doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu số dư dùng thử là gì và cách sử dụng.

Số dư dùng thử là gì?

Số dư thử nghiệm là một báo cáo kế toán liệt kê các số dư tài khoản sổ cái chung của bạn trong hai cột:ghi nợ và ghi có. Báo cáo cho bạn biết liệu các khoản ghi nợ và tín dụng của bạn có bằng nhau hay không.

Nếu ghi nợ và ghi có của bạn không bằng nhau, bạn phải tìm cách cân bằng các tài khoản. Bạn có thể có các khoản ghi nợ và ghi có không bằng nhau do đăng sai các bút toán kế toán, quên ghi tài khoản hoặc tính toán sai.

Đừng lo lắng nếu khoản ghi nợ của bạn không khớp với khoản tín dụng của bạn. Mục đích của việc cân bằng thử là để tìm ra sai sót và sửa chữa chúng để sổ sách kế toán của bạn được chính xác. Khi bạn tìm thấy nguồn gốc của vấn đề và thực hiện các thay đổi đối với (các) tài khoản hoặc số, bạn sẽ còn lại số dư dùng thử đã điều chỉnh.

Bạn nên chuẩn bị báo cáo số dư thử nghiệm vào cuối mỗi kỳ báo cáo. Điều này đảm bảo rằng sách của bạn chính xác và được cập nhật, điều này có thể giúp bạn tránh khỏi các cuộc kiểm tra và hình phạt.

Cách chuẩn bị số dư dùng thử

Bây giờ chúng tôi đã trả lời, mục đích của số dư thử nghiệm là gì, điều quan trọng là phải học cách tạo một tài khoản.

Để tạo số dư thử nghiệm, bạn sẽ cần thông tin sổ cái chung của mình. Bạn phải lấy các tài khoản và số tiền từ sổ sách kế toán của mình và thêm chúng vào bảng tính số dư dùng thử của bạn.

Khi chuẩn bị số dư dùng thử, hãy tách các khoản ghi nợ và tín dụng của bạn theo tài khoản. Bạn nên có ba cột:tài khoản, ghi nợ và ghi có.

Khi bạn thiết lập định dạng số dư thử nghiệm, bạn sẽ cần xem xét các mục nhập sổ cái chung của mình. Lấy thông tin từ sổ cái chung của bạn và nhập thông tin đó vào bảng số dư dùng thử của bạn. Bạn sẽ liệt kê từng tài khoản và số tiền trong số dư dùng thử.

Khi bạn đã nhập tất cả thông tin vào số dư dùng thử của mình, bạn cần tìm tổng số tiền ghi nợ bằng cách cộng tất cả số tiền trong cột ghi nợ. Sau đó, tìm tổng số cho tài khoản tín dụng.

Nếu hai số khớp nhau, bạn có số dư thử nghiệm cân bằng. Nếu hai số không bằng nhau, bạn có số dư thử không cân bằng. Trong kế toán bút toán kép, các khoản ghi nợ của bạn phải bằng các khoản tín dụng của bạn. Bạn sẽ cần tìm hiểu lý do tại sao các tổng số không bằng nhau và điều chỉnh các mục nhập của mình.

Ví dụ về số dư dùng thử

Hãy xem các ví dụ để giúp bạn học thử kế toán số dư. Đây là cách trang tính của bạn sẽ tìm kiếm số dư dùng thử:


Bây giờ, bạn cần học cách đọc số dư thử nghiệm. Để xác định xem số dư của bạn có bằng nhau hay không, chỉ cần nhìn vào tổng giá trị. Như bạn có thể thấy, các khoản ghi nợ bằng với các khoản tín dụng. Điều này có nghĩa là bạn không cần điều chỉnh bất kỳ điều gì với số dư dùng thử của mình.

Đôi khi, các khoản ghi nợ và tín dụng của bạn sẽ không bằng nhau. Nếu có sai sót, bạn sẽ có số dư bản dùng thử không cân bằng:

Có một sự khác biệt $ 500 giữa các khoản ghi nợ và tín dụng. Bạn cần xem lại sổ cái chung của mình để xác định lỗi ở đâu. Bắt đầu bằng cách xem các khoản phải thu và mục hàng tồn kho của bạn (bạn có ba mục nhập).

Mục nhập đầu tiên, được tạo vào ngày 12/1, là không cân bằng. Bạn đã ghi nợ 1.000 đô la nhưng chỉ ghi có khoảng không quảng cáo trị giá 500 đô la. Đây là mức chênh lệch $ 500. Bây giờ bạn đã biết lỗi ở đâu, bạn có thể điều chỉnh mục nhập để nó trông giống như sau:

Tiếp theo, bạn có thể cập nhật số dư dùng thử của mình với giá trị mới. Bây giờ, số dư thử nghiệm đã điều chỉnh của bạn là chính xác. Số dư dùng thử đã điều chỉnh của bạn sẽ trông giống như sau:

Bạn có số dư dùng thử đã điều chỉnh… bây giờ thì sao?

Ngoài việc xoa dịu các kế toán viên và kiểm toán viên của bạn, số dư thử nghiệm được điều chỉnh là điều cần thiết cho sức khỏe doanh nghiệp của bạn. Số dư dùng thử xác minh sổ sách kế toán của bạn là chính xác và số dư dùng thử đã điều chỉnh sửa chữa các sai sót trong sổ sách của bạn.

Bạn có thể đã biết tầm quan trọng của những cuốn sách chính xác. Họ giữ cho doanh nghiệp của bạn hợp pháp và tránh xa rắc rối kiểm toán. Bạn cũng cần có sổ kế toán chính xác để tạo báo cáo tài chính. Sử dụng báo cáo tài chính để đưa ra các quyết định về doanh nghiệp của bạn, như cắt giảm chi phí kinh doanh ở đâu và làm thế nào để tăng tốc dòng tiền.

Có ba báo cáo tài chính chính được sử dụng trong kinh doanh:báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bạn cần sử dụng thông tin từ sổ sách kế toán của mình để lập báo cáo tài chính. Nếu bạn không sử dụng số dư thử nghiệm, bạn có nguy cơ phải lập báo cáo tài chính với dữ liệu có thể không chính xác.

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng số dư dùng thử của mình:

Lập báo cáo thu nhập từ số dư thử nghiệm: Báo cáo thu nhập tóm tắt các khoản thu và chi của bạn. Bạn cần thông tin từ các bút toán kế toán chính xác của mình để tạo báo cáo.

Lập bảng cân đối từ số dư thử nghiệm: Bảng cân đối kế toán cho bạn biết tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn. Bạn phải sử dụng sổ kế toán của mình để tạo bảng cân đối kế toán.

Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ từ số dư thử nghiệm: Thông thường, bạn tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ bằng cách sử dụng thông tin từ báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán của mình.

Về cơ bản, số dư thử nghiệm của bạn là một anh hùng không được công nhận cần thiết để ra quyết định. Bạn cần số dư thử nghiệm để điều chỉnh sổ sách kế toán của mình. Bạn cần điều chỉnh các bút toán kế toán để lập báo cáo tài chính. Và, bạn cần báo cáo tài chính để đưa ra quyết định về doanh nghiệp của mình, đảm bảo nguồn tài chính và hơn thế nữa.

Giữ sổ sách chính xác và bắt lỗi có thể tốn nhiều thời gian. Thay vào đó, hãy thử kế toán trực tuyến của Patriot Software cho doanh nghiệp nhỏ. Duy trì hồ sơ chính xác và tạo báo cáo tài chính. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!