Phụ trách một hiệp hội nhà chung cư không phải là việc dễ dàng. Với tư cách là cá nhân hoặc công ty quản lý, bạn thường chịu trách nhiệm bảo trì các tòa nhà, hồ bơi và các khu vực chung khác. Bạn cũng phải thực thi các quy tắc liên quan đến những gì chủ nhà có thể làm với tài sản của họ, và điều này có thể gây ra nhiều tranh cãi. Theo CNNMoney.com, các chủ nhà phải trả bất kỳ khoản tiền nào từ 100 đến 10.000 đô la một năm để sống trong một cộng đồng được quản lý và điều này tạo ra một áp lực rất lớn đối với hiệp hội phải chịu trách nhiệm về tài chính, đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo trì và vệ sinh cũng như nâng cao giá trị tổng thể của nhà chung cư.
Xác định các hoạt động chính mà bạn sẽ chịu trách nhiệm. Sử dụng phần mềm xử lý văn bản, lập hồ sơ về các lĩnh vực nghĩa vụ của Hiệp hội nhà chung cư. Chúng có thể bao gồm:bảo trì các tòa nhà, cảnh quan, hồ bơi, phòng giải trí và các tiện ích chung khác; Nhặt rác; dọn dẹp khẩn cấp, chẳng hạn như tuyết hoặc băng, và an ninh tòa nhà. Lưu ý các lĩnh vực quản lý khác, chẳng hạn như thực thi các quy tắc cộng đồng cho chủ nhà, phản hồi các khiếu nại, tổ chức các cuộc họp của hiệp hội thường xuyên và thu phí hàng tháng hoặc hàng năm.
Xác định nhân lực cần thiết để vận hành cơ sở. Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp địa phương để cung cấp các dịch vụ bảo trì. Hãy chuẩn bị để thuê luật sư nếu có hành động pháp lý.
Lập kế hoạch ngân sách hàng năm một cách cẩn thận. Tạo mẫu trong chương trình bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Excel. Bắt đầu với mức sửa chữa lớn nhất - chẳng hạn như thay thế mái nhà - sau đó phân bổ thích hợp cho các dịch vụ vệ sinh, thay thế nhựa đường, tạo cảnh quan, kiểm soát dịch hại, sưởi ấm và điều hòa không khí, sơn ngoại thất và hơn thế nữa. Khảo sát tất cả các đơn vị để xác định những gì cần thiết và để lại nguồn dự trữ để tính đến các kịch bản thiên tai.
Tài liệu hóa một bộ tiêu chuẩn sửa chữa và bảo dưỡng. Điều này rất quan trọng để lập kế hoạch duy trì lâu dài các hoạt động của tòa nhà điển hình. Hãy nghĩ về những gì cấu thành "sạch". Đặt tiêu chuẩn cho những gì bạn cho là cần thiết để lên lịch kiểm soát dịch hại, dịch vụ sưởi ấm / điều hòa không khí và bảo trì thường xuyên khác. Bằng cách quyết định mức độ khẩn cấp của việc sửa chữa nhất định, bạn sẽ giảm nguy cơ vượt quá ngân sách của mình. Ngoài ra, điều này cho phép bạn tập trung vào các hoạt động thiết yếu cần thiết để điều hành cộng đồng.
Hãy ngoại giao hết sức có thể với chủ nhà. Tranh chấp về các quy tắc của hiệp hội có thể nhanh chóng dẫn đến các cuộc chiến pháp lý. Các cuộc họp của hiệp hội là diễn đàn mở để chủ nhà nêu các vấn đề. Khi các khiếu nại được nêu ra trực tiếp hoặc bằng văn bản, hãy phản hồi một cách hiệu quả và tôn trọng.
Ghi chép và đánh giá tất cả các hoạt động một cách thường xuyên. Đánh giá cuối năm về ngân sách và hoạt động của bạn giúp bạn xác định những gì đã hoạt động và liệu bạn có cần thay đổi cách tiếp cận của mình vào năm tới hay không. Giữ tất cả biên lai bảo trì, hợp đồng pháp lý, thông tin bảo hiểm và hồ sơ tài chính cùng nhau trong một hệ thống lưu trữ có tổ chức để tham khảo trong tương lai.
Nếu cộng đồng của bạn có từ 30 căn hộ trở lên, thì việc thuê một công ty quản lý bất động sản có thể hợp lý vì một cá nhân sẽ khó quản lý hiệu quả tất cả các hoạt động của chung cư.
Xem xét tư cách thành viên của Viện Hiệp hội Cộng đồng (CAI). Tổ chức quốc gia này cung cấp tài nguyên giáo dục, bản tin, cơ hội hội thảo và các công cụ khác để quản lý hiệp hội nhà chung cư.
Bạn có thể phải đối mặt với hành động pháp lý tốn kém nếu bạn không cập nhật các quy tắc xây dựng hoặc không lưu giữ hồ sơ chính xác về hoạt động tài chính.
Phần mềm xử lý văn bản
Phần mềm bảng tính
Tủ hồ sơ