Chi phí trả trước là kết quả của việc trả trước bằng tiền mặt cho các chi phí mà một công ty sẽ phải chịu qua nhiều kỳ kế toán trong tương lai. Các công ty điều chỉnh chi phí trả trước theo định kỳ để phản ánh phần chi phí trả trước phát sinh theo thời gian. Nếu các chi phí trả trước không được điều chỉnh, chúng sẽ bị phóng đại và chi phí thực tế phát sinh sẽ bị khai thấp hơn. Việc trình bày sai chi phí trả trước và chi phí phát sinh sẽ có ảnh hưởng đến cả bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Chi phí trả trước trở thành chi phí phát sinh theo thời gian hoặc thông qua tiêu dùng. Ví dụ về chi phí trả trước bao gồm thanh toán bảo hiểm hàng năm và tiền thuê trả trước hết hạn theo thời gian hoặc đồ dùng văn phòng kéo dài trong nhiều kỳ kế toán và hết hạn theo mục đích sử dụng. Khi công ty mua chi phí trả trước, họ ghi nợ chi phí trả trước và ghi có tiền mặt. Số tiền gốc của chi phí trả trước giảm khi một phần chi phí trả trước được tính vào chi phí thực tế khi phát sinh trong tương lai.
Chi phí trả trước không phải là một khoản mục chi phí như thuật ngữ này ngụ ý mà là một tài sản được báo cáo trên bảng cân đối kế toán. Việc ghi nợ chi phí trả trước để ghi nhận các khoản trả trước cho các chi phí trong tương lai làm tăng số dư tài khoản của chi phí trả trước như một tài sản. Theo thời gian, khi các công ty sử dụng tài sản của chi phí trả trước để trang trải các chi phí trong tương lai, số dư trong tài khoản chi phí trả trước sẽ giảm theo. Tuy nhiên, nếu không thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào, số dư tài khoản vẫn như được ghi nhận ban đầu, phóng đại giá trị của chi phí trả trước như một tài sản.
Các khoản chi phí phát sinh trong các kỳ kế toán trong tương lai ngoài chi phí trả trước được báo cáo là khoản mục chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Vì các công ty đã trả trước cho các chi phí mà họ sẽ phải chịu trong tương lai, nên sẽ không có bất kỳ giao dịch nào liên quan đến việc phát sinh chi phí trong bất kỳ kỳ kế toán nào trong tương lai. Nếu không có giao dịch kinh doanh đi kèm, các công ty đôi khi có thể quên ghi chép và báo cáo một khoản chi phí sau khi đã phát sinh. Việc bỏ qua các điều chỉnh chi phí đó làm giảm chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Các công ty sử dụng các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán để điều chỉnh chi phí trả trước và ghi nhận chi phí phát sinh. Các bút toán điều chỉnh là bút toán ghi có vào tài khoản chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán và bút toán ghi nợ vào tài khoản chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Việc điều chỉnh ghi có làm giảm số dư tài khoản của chi phí trả trước và điều chỉnh ghi nợ làm tăng chi phí phát sinh. Với những điều chỉnh, chi phí trả trước là một tài sản trên bảng cân đối kế toán và chi phí phát sinh và được báo cáo trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được phản ánh một cách hợp lý theo đúng số dư của chúng.